Controlar gastos corporativos na sua empresa é fundamental para evitar dores de cabeça e manter o caixa bem longe do vermelho. Essa deve ser uma preocupação permanente das empresas de pequeno e médio porte.
Tudo bem, você já deve ter sido bastante alertado a esse respeito, então, qual a novidade? A novidade é que o avanço da tecnologia pode te auxiliar no cumprimento dessa tarefa.
Muitas empresas já aderiram às novidades das tecnologias que são capazes de monitorar gastos. As principais ferramentas são sites, softwares e aplicativos que auxiliam no controle das despesas e ajudam os empresários a enxergar melhor onde é necessário implementar cortes e fazer mudanças.
Essas empresas estão atingindo melhores resultados e você não vai querer ficar de fora, vai?
Funções da tecnologia no gastos corporativos
A principal atribuição dessas ferramentas é evidenciar o excesso de gastos. Elas ajudarão a identificar custos e receitas do seu negócio e servirão de alerta para antecipar possíveis problemas no caixa.
Alguns aplicativos possuem sugestões para você cortar um gasto aqui e outro ali e orientam o empresário a fazer pequenas mudanças que farão grande diferença no orçamento final da empresa.
Participação da equipe
Seus funcionários, também, podem ajudar no controle dos gastos usando aplicativos que coletam informações dos custos realizados em viagens a serviço, por exemplo.
Essa é uma excelente maneira de reunir os gastos com hospedagens, almoços e demais despesas relacionadas ao deslocamento para captar novos clientes e para realizar outras demandas.
Viagens corporativas geram diversos custos e as novas tecnologias podem funcionar muito bem para evitar excessos e exercer o controle dos limites.
Mais do que apenas cobrar os funcionários para que eles não cometam abusos na hora de gastar o dinheiro de empresa nas viagens a serviço, é importante reforçar que essas ferramentas também servirão para facilitar o cumprimento dessa demanda, que é uma responsabilidade deles.
As ferramentas podem ajudar a arquivar notas, recibos e evitar a perda desse tipo de comprovante. Assim, fica mais fácil reembolsar o devido valor gasto. Além disso, elas podem armazenar os relatórios dessas despesas.
Outra utilidade das novas tecnologias são os lembretes das datas de pagamentos. Você vai evitar atrasos e conseguir se antecipar para não ter nenhum tipo de surpresa desagradável. O armazenamento de informações é seguro, mas você terá que informar os gastos com precisão para que as ferramentas funcionem de forma eficaz.
Ferramentas x Soluções
Se você ainda prefere utilizar métodos antigos para controlar gastos, saiba que eles demandam mais tempo, esforços e não são tão precisos. Por outro lado, as soluções digitais possuem ferramentas que fazem cálculos com precisão. Elas otimizam o trabalho e oferecem segurança para seus dados.
Lembre-se: as novas tecnologias são ferramentas. Elas não podem ser encaradas como a solução em si. Pequenas e médias empresas têm que saber controlar seus gastos a fim de que não precisem se preocupar em reduzi-los a todo momento.
Os serviços disponíveis nas novas tecnologias revelarão eventuais desperdícios, mas caberá às equipes implementá-los e a se conscientizar para não repeti-los nos meses seguintes.
Você já adotou o uso da tecnologia na sua empresa? Compartilhe sua experiência nos comentários e conte o que melhorou!
