O controle de abastecimento é o processo de acompanhar e registrar informações sobre o combustível utilizado nos veículos de uma empresa, como a quantidade abastecida, o local e o custo. Isso permite uma gestão mais eficiente do consumo e dos custos operacionais.
A gestão inteligente de recursos é uma vantagem que vai destacar a sua empresa no mercado competitivo. E quando se trata de administração, o controle de gastos com combustível é um ponto central. Sem um gerenciamento eficaz, o negócio pode enfrentar desperdícios financeiros, custos imprevistos e até fraudes.
Por isso, neste artigo, vamos mostrar como uma supervisão estratégica das despesas com combustível pode melhorar a saúde financeira do empreendimento.
A seguir, conheça os princípios essenciais e as melhores práticas de controle de abastecimento, impulsionando a produtividade e gerando economias significativas!
O que é o controle de abastecimento e como ele funciona nas empresas?
O controle de combustível exige planejamento e supervisão cuidadosos de todas as atividades relacionadas ao abastecimento de veículos em uma companhia, incluindo:
- avaliação do abastecimento: revisão e ajuste dos procedimentos para melhorar a eficiência e reduzir custos;
- metas de desempenho: definição de objetivos claros para o uso de combustível e acompanhamento dos resultados;
- sistemas para irregularidades: criação de alertas automáticos para detectar e corrigir imediatamente qualquer anomalia ou uso inadequado;
- análise de impacto ambiental: avaliação ecológica do uso de combustível e desenvolvimento de estratégias para reduzir a pegada de carbono da frota.
Em termos simples, é um sistema de gestão que permite acompanhar, analisar e otimizar o consumo de combustível de cada veículo, evitando desperdícios e fraudes.
Por que o controle de abastecimento é importante para a saúde financeira da empresa?
Sem um controle estruturado, é comum que empresas percam visibilidade sobre seus custos operacionais e enfrentem desperdícios invisíveis. Por isso, o abastecimento precisa ser tratado como um indicador financeiro estratégico.
Veja os principais benefícios de manter uma gestão eficiente dos gastos com combustível.
Redução de custos
Uma administração exemplar identifica e elimina gastos excessivos. Com o monitoramento detalhado e a aplicação de políticas rigorosas, você controla o consumo de combustível e possibilita que os investimentos sejam alocados em áreas estratégicas.
Prevenção de fraudes
Um sistema rigoroso de administração atua na prevenção de fraudes. Ao acompanhar cada transação e usar ferramentas de monitoramento, você detecta atividades suspeitas e assegura a utilização do combustível apenas para fins empresariais. Isso protege seus recursos financeiros e mantém a integridade do negócio.
Aumento da eficiência
O controle de abastecimento contribui diretamente para o alto rendimento e para a redução de custos operacionais. Uma gestão apurada permite que os veículos funcionem com agilidade e ajuda a analisar oportunidades de melhorias, otimizando o uso do combustível e reduzindo despesas no orçamento.
7 melhores práticas de controle de abastecimento para empresas
Adote estas estratégias para revolucionar o gerenciamento de combustível nos veículos a serviço da sua empresa!
1. Implementar políticas e regras de abastecimento claras
Crie diretrizes claras e abrangentes para o abastecimento. Defina regras sobre limites de gastos e os procedimentos a serem seguidos. Documente essas diretrizes e verifique se os envolvidos estão informados e treinados.
Além disso, revise e atualize regularmente as políticas para refletir mudanças nas necessidades da empresa e nas condições do mercado. Avalie as normas estabelecidas, alinhando-as aos objetivos financeiros e operacionais do seu empreendimento.
2. Utilizar cartões corporativos para centralizar as despesas
Utilizar cartões corporativos simplifica o processo de controle e oferece diversos benefícios. Eles centralizam os dados de abastecimento em uma única conta e facilitam o acompanhamento das despesas.
Garanta que os cartões corporativos sejam usados exclusivamente para gastos relacionados ao abastecimento e implemente um procedimento rigoroso para a revisão e a aprovação das transações.
3. Monitorar e registrar dados com precisão
Mantenha um sistema de monitoramento e registro das transações de combustível. Utilize softwares de rastreamento para documentar cada fornecimento com precisão. Inclua informações como data, hora, veículo abastecido, etc.
Esse passo a passo ajuda a identificar padrões de consumo e possíveis inconsistências, facilitando a análise e a otimização dos recursos.
4. Realizar auditorias periódicas e inspeções internas
A realização de auditorias permite que o controle funcione corretamente. Durante uma inspeção, revise as transações de combustível, verifique a conformidade com as políticas estabelecidas e observe quaisquer discrepâncias ou áreas de melhoria.
Considere realizar fiscalizações internas e externas para obter uma visão abrangente e imparcial da gestão de combustível. Esse cuidado fortalece a segurança e preserva a integridade de todos os aspectos do controle operacional.
5. Treinar motoristas para condução econômica e segura
O treinamento adequado dos motoristas deve ser uma prioridade do setor de administração de combustível em uma empresa.
Por isso, ofereça treinamentos sobre os procedimentos de abastecimento e técnicas de condução otimizada — como práticas de direção mais econômica —, que reduzem o consumo de combustível e aumentam a segurança no trânsito.
6. Priorizar veículos com alta eficiência
Escolher modelos com melhor rendimento de combustível pode impactar significativamente os custos operacionais. Ao adquirir automóveis, considere o consumo energético, as emissões de gases e os custos de manutenção.
7. Elaborar relatórios e indicadores de desempenho
Elabore relatórios e análises de desempenho para uma gestão focada em resultados. Utilize os dados de abastecimento para criar documentos bem estruturados sobre o consumo de combustível, os custos e o desempenho da frota. Analise essas informações para antecipar tendências, áreas de preocupação e oportunidades de crescimento.
Relatórios e análises permitem, ainda, que você ajuste as políticas e as práticas de abastecimento, baseando-se em dados concretos.
Gestão de Combustível VExpenses: centralize e automatize o controle de abastecimento
O módulo de Combustível da VExpenses centraliza todas as despesas de abastecimentos em um sistema automatizado que garante controle, transparência e economia.
Ele facilita a rotina dos colaboradores em viagens corporativas, ao mesmo tempo em que controla os gastos e garante economia nos abastecimentos de veículos da sua empresa.
Confira mais vantagens:
- coleta de informações dos abastecimentos, como: valor pago por litro, odômetro e tipo de combustível;
- integração com o cartão corporativo VExpenses, facilitando os pagamentos nos postos e agilizando os registros dos gastos. Com o uso de um cartão para os abastecimentos seu controle financeiro fica ainda melhor;
- criação de políticas específicas para despesas de combustível e cadastramento de veículos;
- alertas de irregularidades;
- comparação das informações da despesa de combustível com as de percurso por GPS ou mapa;
- dashboard gerencial exclusivo para maior controle e análise estratégica das despesas de combustível.
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