O custo de funcionário é o valor total que uma empresa gasta para manter um colaborador, além do salário. Ele inclui encargos trabalhistas, como INSS e FGTS, benefícios (vale-transporte, alimentação e plano de saúde), impostos e custos indiretos, como treinamentos e ferramentas de trabalho.
Ter a noção exata de quanto custa um funcionário de carteira assinada permite um planejamento mais preciso, uma melhor gestão de produtividade e uma tomada de decisão mais informada, independentemente do porte da empresa.
Neste texto, vamos abordar os aspectos relacionados ao custo de um funcionário, desde a definição e importância até a análise detalhada dos componentes obrigatórios e opcionais.
Durante os tópicos, discutiremos como calcular esses custos em diferentes regimes de tributação, considerando as particularidades do Simples Nacional, Lucro Presumido e Lucro Real.
Por fim, veremos como calcular o Retorno sobre Investimento (ROI) do custo dos funcionários, uma métrica importante para avaliar a eficiência dos investimentos em capital humano.
Boa leitura!
O que é o “custo de funcionário”?
O custo de funcionário refere-se ao total de despesas que uma empresa assume ao contratar e manter um colaborador. Isso vai além do salário-base e inclui diversos componentes, tanto obrigatórios quanto opcionais.
Entre os componentes obrigatórios estão os encargos sociais, como INSS, FGTS e férias remuneradas, que são regulamentados pela Consolidação das Leis do Trabalho (CLT).
Além disso, existem os benefícios opcionais, como vale-alimentação, plano de saúde e bônus, que variam conforme a política de benefícios corporativos.
Compreender o custo de um funcionário permite calcular com precisão o impacto financeiro da folha de pagamento, ajudando a planejar o orçamento da empresa e a tomar decisões sobre contratação e retenção de talentos.
Por que é importante para uma empresa calcular o custo de funcionário?
Calcular o custo de funcionário é uma prática importante para o sucesso e crescimento de uma empresa. Esse cálculo extrapola a folha de pagamento, abrangendo todos os custos diretos e indiretos associados à contratação e manutenção de colaboradores.
A seguir, confira a importância de calcular o custo de um funcionário em diferentes aspectos da administração empresarial!
Planejamento financeiro e controle de custos
Entender exatamente quanto custa um funcionário permite um planejamento preciso das despesas, facilitando a elaboração de orçamentos realistas. Esse controle é importante para evitar déficits e assegurar a saúde financeira, resultando em uma alocação mais adequada de recursos.
Tomada de decisão estratégica
Ao calcular esses custos de maneira precisa, os gestores podem tomar decisões informadas sobre contratação, expansão ou redução de equipes. Isso é especialmente importante em momentos de crescimento ou crise, em que a gestão de produtividade e a otimização dos recursos humanos se tornam cada vez mais relevantes.
Análise de rentabilidade
Ao conhecer todos os componentes dos custos de um funcionário, é possível calcular o Retorno sobre Investimento (ROI) desses custos, avaliando se o desempenho e a produtividade dos colaboradores estão alinhados com os gastos realizados. Essa análise é importante para identificar áreas de melhoria e potencializar os resultados financeiros.
Conformidade legal e fiscal
Manter a conformidade legal e fiscal é outra razão central para calcular o custo de funcionário. Cumprir todas as obrigações trabalhistas e fiscais evita multas e penalidades que podem comprometer a saúde financeira da empresa.
Benchmarking, competitividade e negociação de benefícios
Por fim, o cálculo dos custos de funcionários é relevante para o benchmarking e a competitividade no mercado. Conhecendo detalhadamente esses custos, a empresa pode comparar suas práticas com as de concorrentes, identificando oportunidades de melhorias e ajustes.
Quais são os componentes obrigatórios do custo de funcionários CLT?
Os componentes obrigatórios do custo de funcionários CLT são elementos que toda empresa deve conhecer e considerar ao contratar colaboradores. Esses componentes vão além do salário-base, incluindo uma série de encargos e benefícios obrigatórios estabelecidos pela legislação trabalhista brasileira.
Saiba mais a seguir!
Salário bruto
O salário bruto é o valor total que um funcionário recebe antes das deduções de impostos e contribuições. Esse valor é a base para o cálculo de vários encargos e benefícios trabalhistas. O salário bruto deve estar de acordo com o piso salarial da categoria ou convenção coletiva, garantindo que os funcionários recebam o mínimo estipulado pela legislação.
INSS (Instituto Nacional do Seguro Social)
A contribuição previdenciária paga pela empresa ao INSS geralmente corresponde a um percentual crescente e proporcional ao salário bruto do funcionário. Essa contribuição é destinada à seguridade social e garante benefícios como aposentadoria, auxílio-doença e pensão por morte.
FGTS (Fundo de Garantia do Tempo de Serviço)
O FGTS é um depósito mensal de 8% do salário bruto do funcionário em uma conta específica. Esse fundo pode ser utilizado pelo funcionário em situações como demissão sem justa causa, compra de imóvel ou aposentadoria.
13º Salário
O 13º salário é um pagamento adicional equivalente a um mês de salário, dividido em duas parcelas anuais. Esse benefício é obrigatório e deve ser pago em duas partes, geralmente em novembro e dezembro.
Férias
Além das férias anuais remuneradas, o funcionário tem direito a um adicional de um terço do salário normal quando tira férias. Esse benefício visa proporcionar ao funcionário um descanso remunerado, incentivando a sua saúde e bem-estar.
O pagamento de 1/3 do salário do funcionário no período de férias é um benefício obrigatório. Isso garante que o funcionário tenha um valor extra durante seu período de descanso.
Imposto de Renda Retido na Fonte (IRRF)
O IRRF é um desconto feito diretamente na folha de pagamento do funcionário, conforme a tabela progressiva do Imposto de Renda. A empresa é responsável por reter e recolher este imposto, garantindo que os valores sejam corretamente direcionados à Receita Federal.
Contribuições Patronais
Além dos encargos mencionados, a empresa deve pagar contribuições adicionais como SAT (Seguro Acidente de Trabalho) e outras taxas setoriais (como SEBRAE, SENAI, etc.). Essas contribuições podem variar conforme o setor e o risco da atividade desenvolvida pela empresa.
Compreender e calcular todos esses componentes obrigatórios é de suma importância para uma gestão financeira eficiente e para assegurar a conformidade com as obrigações trabalhistas.
Além disso, esse conhecimento ajuda na gestão de benefícios corporativos e na avaliação do impacto financeiro dos custos de um funcionário na empresa.
Componentes opcionais do custo de funcionário
Além dos componentes obrigatórios, muitas empresas oferecem benefícios adicionais para os colaboradores.
São vantagens extras que podem atrair e reter talentos e melhorar a satisfação e a produtividade dos funcionários, além de fortalecer a competitividade da empresa no mercado.
A seguir, listamos alguns dos benefícios adicionais mais comuns que podem compor o custo de um funcionário. Confira!
Vale-refeição/alimentação
O vale-refeição e o vale-alimentação são benefícios que ajudam a cobrir os custos de refeições e supermercado dos funcionários. Eles são altamente valorizados pelos colaboradores e podem ser fornecidos separadamente ou juntos, dependendo da política da empresa.
Plano de saúde
O plano de saúde é um dos benefícios mais desejados pelos funcionários. Empresas que oferecem cobertura de saúde, seja parcial ou integral, demonstram preocupação com o bem-estar dos seus colaboradores, o que pode resultar em maior retenção e satisfação no trabalho.
Plano odontológico
O plano odontológico é um complemento ao plano de saúde e cobre despesas com tratamentos dentários. Assim como o plano de saúde, esse benefício é um diferencial que pode atrair e reter talentos.
Auxílio-creche
O auxílio-creche é um benefício que ajuda os funcionários com filhos pequenos a cobrir os custos de creches e educação infantil.
Seguro de vida
O seguro de vida oferece um apoio financeiro para os familiares em caso de falecimento do funcionário. Esse benefício é um atrativo adicional, mostrando que a empresa se preocupa também com a família dos seus empregados.
Participação nos Lucros e Resultados (PLR)
A Participação nos Lucros e Resultados (PLR) é um incentivo financeiro baseado nos resultados obtidos pela empresa. Esse benefício alinha os interesses dos colaboradores com os do negócio, incentivando a produtividade e a dedicação ao trabalho.
Bônus e gratificações
Bônus e gratificações são recompensas financeiras adicionais que podem ser oferecidas com base no desempenho individual ou coletivo. Esses incentivos ajudam a motivar os funcionários e a reconhecer o esforço extra e os resultados excepcionais.
Auxílio-home office
Com a crescente adoção do trabalho remoto, muitas empresas passaram a oferecer auxílio home office, que pode incluir desde a cobertura de despesas com internet e energia até a compra de equipamentos de escritório. Esse benefício é interessante para garantir que os colaboradores tenham condições adequadas de trabalho em casa.
Como calcular o custo de funcionário em cada regime de tributação?
O custo de um funcionário CLT pode variar significativamente dependendo do regime de tributação em que a empresa está enquadrada. A seguir, vamos explicar como fazer esse cálculo no Simples Nacional, Lucro Presumido e Lucro Real.
Cálculo do custo de funcionário no Simples Nacional
Para empresas optantes pelo Simples Nacional, o cálculo do custo de funcionário é relativamente mais simples, já que esse regime unifica vários tributos em uma única guia de pagamento (DAS). No entanto, é importante considerar todos os componentes obrigatórios do custo de um funcionário, como salário bruto, INSS, FGTS, 13º salário, férias e adicionais.
Exemplo prático:
Imagine uma empresa que paga um salário bruto de R$ 2.000,00 a um funcionário.
No Simples Nacional, a empresa deve pagar 9% de INSS sobre o salário bruto (R$ 180,00) e 8% de FGTS (R$ 160,00), além de considerar o 13º salário (R$ 2.000,00/12 = R$ 166,67 por mês) e o adicional de férias (R$ 666,67/12 = R$ 55,56 por mês). Assim, o custo total mensal desse funcionário seria aproximadamente R$2.562,23.
Cálculo do custo de funcionário no Lucro Presumido
No regime de Lucro Presumido, as empresas devem lidar com uma estrutura tributária mais complexa, incluindo contribuições previdenciárias e impostos sobre a folha de pagamento que não são unificados como no Simples Nacional.
Exemplo prático:
Para um funcionário com salário bruto de R$ 2.000,00, a empresa paga 20% de INSS (R$ 400,00), 8% de FGTS (R$ 160,00), 13º salário (R$ 166,67 por mês), adicional de férias (R$ 55,56 por mês) e contribuições adicionais como SAT (que pode variar, mas vamos assumir 3% do salário bruto, R$ 60,00). O custo total mensal seria então R$ 2.842,23.
Cálculo do custo de funcionário no Lucro Real
O regime de Lucro Real é ainda mais complexo e exige um controle rigoroso dos custos, incluindo todas as contribuições previdenciárias e impostos sobre a folha de pagamento. Além dos componentes já mencionados, empresas nesse regime podem enfrentar alíquotas diferentes e outras contribuições específicas dependendo do setor de atuação.
Exemplo prático:
Para um funcionário com salário bruto de R$ 2.000,00, a empresa no Lucro Real deve considerar os mesmos 20% de INSS (R$ 400,00), 8% de FGTS (R$ 160,00), 13º salário (R$ 166,67 por mês), adicional de férias (R$ 55,56 por mês) e SAT (3% do salário bruto, R$ 60,00).
Além disso, é necessário incluir possíveis contribuições como RAT (Riscos Ambientais do Trabalho), que pode variar (vamos assumir 1% do salário bruto, R$20,00). O custo total mensal seria de aproximadamente R$ 2.862,23.
Entender as variações de regime de tributação é essencial para uma gestão financeira eficaz e para garantir a competitividade da empresa no mercado.
Como acompanhar o ROI do custo de funcionários?
Acompanhar o retorno sobre o investimento do custo de funcionários é importante para garantir que os recursos investidos na equipe estão gerando os resultados esperados.
O ROI pode ser calculado comparando o lucro gerado pelos funcionários com o custo total investido neles. Para isso, utiliza-se uma fórmula que subtrai o custo total do lucro gerado e, em seguida, divide o resultado pelo custo total, multiplicando o valor final por 100 para obter uma porcentagem.
Por exemplo, se um funcionário gera um lucro de R$ 10.000,00 e o custo total desse funcionário é de R$ 5.000,00, o cálculo seria: subtrai-se o custo total (R$5.000,00) do lucro gerado (R$ 10.000,00), resultando em R$ 5.000,00. Este valor é então dividido pelo custo total de R$ 5.000,00 e multiplicado por 100, resultando em um ROI de 100%.
Importância da alçada de aprovação
Manter o controle sobre o ROI é relevante para decisões dentro da alçada de aprovação da empresa. Gestores devem avaliar periodicamente se os investimentos em salários, benefícios e outros custos de funcionários estão alinhados com os objetivos estratégicos e financeiros da organização.
Indicadores e ferramentas
Utilizar indicadores de desempenho e ferramentas de gestão financeira pode facilitar o acompanhamento do ROI. Sistemas de gestão integrada e análises periódicas ajudam a identificar áreas em que os recursos humanos estão sendo bem aproveitados e em que há oportunidades de melhoria.
Acompanhe o custo de cada funcionário da sua empresa
Calcular o custo de funcionário é um passo significativo para a saúde financeira de qualquer empresa. A compreensão dos componentes obrigatórios e opcionais, bem como as variações nos diferentes regimes de tributação, permite uma gestão mais eficiente e estratégica.
Incorporar esses cálculos no planejamento financeiro ajuda a garantir a conformidade legal e fiscal, otimizar recursos e oferecer benefícios para atrair e reter os melhores talentos.
A precisão nesses cálculos também contribui para uma análise de rentabilidade mais precisa, permitindo que a empresa alinhe seus investimentos em recursos humanos com seus objetivos de longo prazo.
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