Entenda como a Fazenda Futuro conseguiu expandir seus negócios por todo o Brasil em apenas 1 ano de vida com o auxílio da tecnologia ao otimizar o tempo de seus colaboradores!
“Hoje perdemos muito pouco tempo para fazer o reembolso de despesas. O VExpenses resolveu todos os problemas que tínhamos nesse processo.”
Departamento Financeiro na Fazenda Futuro
O que você verá nesse case?
O processo de reembolso de despesas todo offline ainda é uma prática muito comum em muitas empresas de todos os portes e segmentos. Mas você já pensou o que pode estar perdendo nesse processo?
Um dos maiores problemas quando falamos em processos offline é a lentidão e a morosidade que isso pode gerar. O processo passa a depender de inúmeras etapas, que dependem de provas físicas para dar sequência, como, por exemplo o envio de relatórios impressos. Isso, muitas vezes, resulta em atrasos dos prazos acordados inicialmente entre as partes envolvidas no reembolso: o colaborador e os aprovadores das despesas.
Além disso, a falta de confiança no processo passa a ser uma preocupação constante para a empresa, o que resulta em pontos de baixa eficiência, atrapalhando o desenvolvimento da companhia.
O VExpenses surgiu para melhorar esses processos e otimizar o tempo de seus funcionários. Entenda como a Fazenda Futuro aderiu à tecnologia de reembolsos e conseguiu expandir ainda mais suas atividades em todo o Brasil com apenas 1 ano de vida!
Sobre a Fazenda Futuro
A Fazenda Futuro é uma startup brasileira do ramo alimentício nascida em abril de 2019. Com sede no Rio de Janeiro, foi a precursora no desenvolvimento de carne de plantas com a mesma textura, suculência e gosto de carne animal no país, proporcionando a mesma experiência da carne animal, porém sem sofrimento animal e com muito menos impacto ambiental.
Seu primeiro ano de vida foi comemorado com muito sucesso no mercado. A Fazenda Futuro já levou seus produtos a mais de 6 mil pontos de venda, desde grandes redes de supermercados até redes de restaurantes nacionais. A empresa já conta com uma equipe de mais de 45 funcionários.
Sempre muito atentos às megatendências de hábitos de consumo mundiais, estão alinhados com o vegetarianismo e o veganismo, utilizando matéria-prima vegetal em seus produtos. Para eles, inovação, sabor e sustentabilidade coexistem para que novas possibilidades de um consumo consciente sejam reais e deliciosas.
O Desafio
Em seus primeiros meses de vida, a Fazenda Futuro contava apenas com uma equipe de cinco vendedores espalhados pelo território nacional e mais sete pessoas para o backoffice.
O processo de reembolso de despesas, em especial para os vendedores, contava com a utilização de planilhas, para o cálculo dos valores reembolsáveis, e fotos de notas fiscais, para a comprovação dos gastos.
No entanto, isso gerava muitos problemas para os aprovadores de despesas: não era possível enxergar as notas com nitidez, as planilhas não eram padronizadas entre os funcionários e muitas despesas eram inseridas de forma incorreta. O time como um todo tinha bastante retrabalho, o que deixava o processo de reembolso bastante moroso.
“Antes era tudo feito por planilha, fotos das notas. Tínhamos alguns problemas: a imagem ficava bem ruim e o funcionário [que fazia o controle] não conseguia identificar; a nota chegava rasgada para a gente; utilizavam fórmulas nas planilhas que não conseguíamos entender; escreviam despesas erradas.”
Nesse momento, eram gerados cerca de cinco a seis relatórios por mês por pessoa para reembolso. Felizmente, para a surpresa da Fazenda Futuro, o mercado foi muito receptivo com seus produtos. Com isso, a equipe começou a crescer cada vez mais e a quantidade de pedidos de reembolso de despesas aumentou na mesma proporção.
O processo passou a ser realizado por e-mail. Os gestores passaram então a ter uma alta demanda de conferência de relatórios e perdiam os prazos para a aprovação dos relatórios com frequência.
“Quando começamos a crescer, aumentou o número de notas que chegavam para reembolso. Era preciso ter muito controle do processo.”
Nesse momento ficou claro para a Fazenda Futuro que era necessário a busca por soluções que resolvessem esse problema. Era preciso encontrar uma ferramenta que possibilitasse um maior controle do processo de reembolso de despesas, tornando esse processo mais ágil e confiável.
O Processo
Já sabendo que precisavam sanar os problemas que estavam enfrentando com a falta de controle desse processo, o coordenador de produção, Antonio Brandão, sugeriu que a Fazenda Futuro contratasse um software de reembolso de despesas. Com um ambiente bastante colaborativo, ele deixou aberto ao time a busca por indicações nessa área.
Outra empresa do ramo alimentício indicou a solução do VExpenses. Foi assim que a Fazenda Futuro nos encontrou. A partir disso, decidiram entrar em contato para conversar com nossos especialistas.
Segundo Ana Lucia, colaboradora do time Pessoal, já na apresentação da solução foi possível perceber que estávamos de acordo com muitas de suas demandas internas.
Para validar todas as funcionalidades que seriam necessárias para o sucesso da implantação do projeto, Ana Lucia ficou cerca de 10 dias vasculhando o sistema. Ela buscou utilizar todas as opções disponíveis no aplicativo, em especial a funcionalidade de percursos via GPS, que seria uma das mais usadas pela empresa, testando várias vezes em seu caminho para o escritório.
“De todos os softwares que testamos, o VExpenses foi o mais user friendly. Foi realmente muito tranquilo de mexer em todas as funções que eram oferecidas para o usuário.”
Uma das principais preocupações para eles era encontrar uma ferramenta que fosse fácil para os funcionários usarem em sua rotina. E encontraram no VExpenses essa praticidade. A facilidade em inserir despesas, criar relatórios e o fluxo para a aprovação de despesas estavam perfeitamente alinhados às necessidades de terem maior controle do processo.
“Sempre me coloquei no lugar do colaborador que presta contas. [O VExpenses] Foi muito fácil de usar, é uma grande facilidade poder inserir rapidamente as despesas no aplicativo na mesma hora. Colocar percursos para o reembolso também se tornou muito mais rápido e tranquilo.”
Um diferencial para a Fazenda Futuro, é que o sistema funciona mesmo sem internet, pois, muitas vezes, o utilizam em locais distantes e de difícil conexão. Outro atrativo, foi de que o VExpenses não tem custo fixo. O valor cobrado varia de acordo com a quantidade de usuários ativos naquele mês. Isso os ajudou a controlar as despesas ainda mais no período da pandemia do coronavírus.
A partir desse momento, iniciou-se o processo de implantação do VExpenses como solução de gestão de reembolso de despesas na Fazenda Futuro, que aconteceu de forma simples e rápida, como desejavam. O consultor enviou vídeos explicativos da plataforma e apresentou o suporte do sistema. Através desses tutoriais, rapidamente, todos os funcionários já estavam aptos a mexer na plataforma.
“Quando o processo de fato começou para todos da Fazenda Futuro utilizarem o sistema do VExpenses, a implantação foi feita em 15 dias. Tudo deu certo e foi bem rápido.”
Resultados
O VExpenses conseguiu impactar em grandes resultados para a Fazenda Futuro. O uso da plataforma fez com que seus problemas de controle e lentidão fossem resolvidos e, assim, foi possível uma melhor gestão da informação dentro da empresa.
“O acesso à essas informações se tornou muito fácil e prático para nós.”
O processo que antes dependiam de um fluxo de e-mails para os coordenadores aprovarem, agora é muito mais rápido. Com a parametrização de limites feita no sistema, as despesas que não estão dentro dos parâmetros estabelecidos pelos administradores são reprovadas automaticamente. Isso tornou o processo mais ágil e confiável, reduzindo o retrabalho e dando maior controle do reembolso para a Fazenda Futuro, o que agradou bastante os aprovadores de despesas.
“Com a implantação do VExpenses aqui, o processo como um todo foi otimizado. Hoje perdemos muito pouco tempo para fazer o reembolso de despesas. Ele realmente está nos ajudando a otimizar o nosso tempo.”
Para os colaboradores que prestam contas, o sistema foi muito bem aceito. Eles se adaptaram de forma rápida e aderiram à sua utilização imediatamente. Para eles, o maior valor gerado pelo VExpenses é a praticidade de tudo estar no aplicativo em seus celulares: as despesas podem ser inseridas na hora com apenas uma foto e os percursos funcionam mesmo sem conexão com a rede.
Para os administradores da conta, que são os aprovadores de despesas, o sistema também teve uma altíssima adesão. Segundo Ana Lucia, todos conseguem acessar facilmente os dados, sendo muito fácil utilizá-lo para fazer a análises de despesas dos funcionários. Além disso, cada vez que um relatório é enviado, uma notificação é enviada para o e-mail do administrador, o que os ajuda a controlar melhor o fluxo de aprovações daquele relatório.
“É muito bom que todas as notificações do sistema chegam no e-mail. O controle do processo é muito maior.”
Por fim, o principal benefício para o Departamento Financeiro ao utilizar o VExpenses, foi a facilidade em extrair relatórios de despesas. Dentro dele é possível encontrar todas as despesas e percursos detalhados (incluindo as notas fiscais) com datas e o valor a pagar.
“Todos os colaboradores estão muito satisfeitos com o VExpenses, tanto quem lança despesas, quanto quem confere. Agora não tenho mais reclamações dos funcionários.”
Essa é a história de sucesso que a Fazenda Futuro traçou junto ao VExpenses, e a próxima pode ser da sua empresa! Solicite contato com um de nossos especialistas e entenda como o VExpenses pode ajudar a melhorar o reembolso de despesas do seu negócio!
