Obrigações fiscais: guia prático para a sua empresa

As obrigações fiscais incluem uma série de tributos, declarações e documentos que devem ser apurados, pagos e enviados para o controle do Fisco e a manutenção da regularidade do negócio.

Poucas áreas em um negócio exigem tanta precisão e controle quanto o cumprimento das obrigações fiscais. Elas compreendem um conjunto completo de regras, prazos e procedimentos que afetam diretamente a saúde financeira e a regularidade de qualquer empresa — independentemente do porte ou do setor de atuação.

Por outro lado, dominar esse cenário não precisa ser sinônimo de dor de cabeça. A união entre o conhecimento certo, uma boa estrutura de gestão e as ferramentas certas favorecem o cumprimento dessas demandas. Assim, é possível ter uma rotina mais previsível, segura e alinhada à estratégia financeira.

Ao longo deste artigo, você entenderá quais são as principais obrigações fiscais de uma empresa, a diferença entre obrigações fiscais e tributárias e como melhorar sua gestão.

Continue a leitura e confira!

O que é uma obrigação fiscal?

Uma obrigação fiscal é o dever legal de empresas ou pessoas quanto ao cumprimento de regras estabelecidas por entes federativos — como União, estados e municípios.

Entre as principais obrigações para considerar estão:

• declarar corretamente receitas;
• manter registros organizados;
• enviar informações exigidas para os órgãos competentes;
• apurar e pagar os tributos devidos, dentro dos prazos.

Note que o cumprimento das obrigações fiscais não envolve apenas o pagamento dos impostos devidos. Também é preciso cumprir uma rotina de conformidade, que inclui o registro, armazenamento e envio de informações relevantes. 

No geral, concluir esses deveres garante tanto que a empresa esteja em conformidade com o Fisco quanto ajuda a manter o equilíbrio do sistema tributário brasileiro.

No contexto empresarial, o cumprimento das obrigações fiscais requer domínio da estrutura tributária e acompanhamento das atualizações legais. Os processos internos também devem estar alinhados às demandas nesse contexto.

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Qual é a diferença entre obrigações fiscais e obrigações tributárias?

Apesar de parecerem semelhantes, as obrigações fiscais e as obrigações tributárias não são sinônimos. Elas representam relações diferentes com o Fisco e também geram demandas distintas.

As obrigações tributárias existem entre o contribuinte e o órgão federativo a partir de um fato gerador. É o caso da venda de um produto ou a prestação de serviço, os quais geram a obrigação de apurar e pagar impostos.

Vale notar que esse tipo de vínculo pode ser principal ou acessório. A obrigação tributária principal se relaciona ao pagamento do imposto em si. Então ela envolve o pagamento dos tributos, taxas e eventuais contribuições.

Já as obrigações tributárias acessórias compreendem outras atividades que o contribuinte deve exercer na sua relação com o Fisco. Elas podem incluir ações como emitir nota fiscal, entregar declarações e manter a atualização de livros fiscais, com o objetivo de informar, controlar e comprovar as operações.

Por sua vez, as obrigações fiscais são um conceito mais amplo: elas envolvem tanto as obrigações tributárias quanto outros deveres legais que garantem a conformidade fiscal. Alguns exemplos incluem manter a atualização cadastral, atender fiscalizações e seguir normas do regime tributário escolhido.

Diante disso, faz sentido dizer que toda obrigação tributária é uma obrigação fiscal, mas o contrário não é verdadeiro. Afinal, nem toda demanda fiscal nesse sentido se relaciona à apuração ou ao pagamento de tributos.

Quais são as obrigações fiscais de uma empresa?

Independentemente do seu porte ou segmento, toda empresa tem obrigações fiscais a cumprir. Conhecê-las é um passo importante para evitar riscos e manter a saúde financeira e a conformidade em dia.

A seguir, descubra quais são as principais obrigações fiscais de uma empresa!

Obrigações principais

As obrigações fiscais principais são aquelas diretamente ligadas ao pagamento de tributos. Elas surgem a partir da realização de atividades econômicas, como vender produtos ou prestar serviços.

Também é possível dividir as obrigações fiscais de acordo com a esfera de competência — que pode ser a União (federal), a unidade federativa (estadual) ou a prefeitura (municipal).

Entre os tributos federais, estão:

• Imposto de Renda da Pessoa Jurídica (IRPJ) e Contribuição Social sobre Lucro Líquido (CSLL), que incidem sobre o lucro apurado da empresa;
• PIS e Cofins, que são contribuições sobre o faturamento e cujas regras variam com o regime tributário;
• INSS patronal, que é a contribuição previdenciária a ser paga sobre a folha de pagamento dos colaboradores.

Na esfera estadual, o Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS) é o principal tributo a observar e as regras variam entre estados e operações. No contexto municipal, há o Imposto sobre Serviços (ISS), o qual também tem regras que variam com cada município.

Veja um resumo com as informações sobre essas obrigações:

Confira também: Planejamento Tributário Empresarial: o que é e como fazer? 

Obrigações acessórias

As obrigações acessórias são as exigências que não envolvem o pagamento direto de tributos, mas servem para o Fisco manter o controle sobre o cumprimento das obrigações principais. Para tanto, elas servem como registros da movimentação fiscal, contábil, trabalhista e previdenciária do negócio.

Entre as principais obrigações acessórias que existem, estão:

• Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais (DCTF): indica quais foram os tributos federais apurados e seus respectivos pagamentos.
• Escrituração Contábil Digital (ECD): substitui os livros contábeis físicos e reúne lançamentos do diário, razão e demonstrações contábeis.
• Escrituração Contábil Fiscal (ECF): indica ao Fisco as informações que compõem a base de cálculo do IRPJ e da CSLL.
• Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas (e-Social): unifica o envio de informações sobre vínculos, folha de pagamento e obrigações trabalhistas.
• Escrituração Fiscal Digital de Retenções e Outras Informações Fiscais (EFD-Reinf): complementa o e-Social com dados sobre retenções e pagamentos a terceiros.
• Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) e Nota Fiscal de Serviço Eletrônica (NFS-e): são os documentos fiscais digitais obrigatórios para operações de venda e prestação de serviços, respectivamente.
• Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte (DIRF): detalha os valores de IR e outros tributos retidos sobre pagamentos a terceiros.
• Relação Anual de Informações Sociais (RAIS), Guia de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social (GFIP) e Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (CAGED): obrigações relacionadas à gestão de pessoas, sendo parte do controle do governo sobre vínculos empregatícios.
• Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais (DEFIS): obrigatória para empresas optantes pelo Simples Nacional, substitui a ECF nesse regime. Informa dados econômicos, fiscais e contábeis da empresa ao longo do ano.
• Declaração do Simples Nacional (PGDAS-D): também voltada às empresas do Simples Nacional, usada para apuração e geração do DAS (Documento de Arrecadação do Simples Nacional).

Outras obrigações

Além das obrigações principais e acessórias, as empresas devem atender a outras exigências para manter a regularidade fiscal.

Uma dessas obrigações é a manutenção da regularidade cadastral nos órgãos públicos, como Receita Federal, Secretarias de Fazenda estaduais ou prefeituras. Se houver inconsistências no CNPJ, na inscrição estadual ou na inscrição municipal, a empresa pode ficar impedida de emitir notas fiscais e pode até ter benefícios fiscais bloqueados.

Também é preciso ter atenção ao atendimento a fiscalizações e intimações eletrônicas. Com a digitalização de dados, o Fisco já é capaz de cruzar dados de diferentes fontes e isso pode resultar em eventuais inconsistências.

Essas situações já não dependem de um fiscal presencial e podem ser comunicadas por plataformas como o e-CAC. É obrigação da organização verificar e concluir essas demandas dentro dos prazos definidos e com a documentação necessária.

Ainda, é preciso considerar a necessidade de armazenar os documentos fiscais e contábeis pelo período exigido — normalmente, de 5 anos. Desse modo, caso seja necessário é possível comprovar as movimentações ocorridas no período.

Quais são os riscos de não cumprir as obrigações fiscais?

Não cumprir por completo as obrigações fiscais — sejam principais, sejam acessórias — expõe a empresa a uma série de riscos financeiros e operacionais. Além disso, a situação pode afetar negativamente a reputação do negócio e gerar entraves diversos.

Esse, inclusive, é um problema comum, enfrentado por empresas de diversos setores e portes. De acordo com a Agência Brasil, as autuações da Receita Federal cresceram 65% e somaram R$ 225,5 bilhões, apenas em 2023.

A seguir, veja quais são os principais pontos de atenção!

Aplicação de multas e juros

O primeiro impacto direto é a aplicação de multas e juros, que variam com o tipo de obrigação descumprida e com o tempo de atraso. Em muitos casos, mesmo a penalidade mínima pode afetar diretamente o orçamento do negócio.

Além disso, os juros normalmente seguem a taxa Selic. Como consequência, o passivo tributário se torna mais oneroso com o tempo.

Autuação fiscal

Como você viu, o cruzamento eletrônico de informações permite que o Fisco identifique mais facilmente inconsistência. Com isso, a Receita Federal e os órgãos estaduais ou municipais podem exigir comprovações ou mesmo pagamento de tributos.

Na prática, essa situação pode gerar autos de infração, bloqueio do CNPJ e até mesmo exigências de regularização imediata — inclusive com cobrança retroativa.

Dificuldades na emissão de certidões negativas

Outro problema causado pelo descumprimento de obrigações fiscais é a dificuldade para emitir as certidões negativas de débitos (CNDs). Esses documentos são indispensáveis para participar de licitações e até para fechar contratos com grandes empresas, por exemplo.

A ausência da CND pode ter diversos impactos operacionais ao inviabilizar novos negócios. Como consequência, o desenvolvimento do negócio fica prejudicado.

Impactos no crédito bancário

A impossibilidade de comprovar a regularidade fiscal também restringe o acesso ao crédito bancário. Essa situação faz com que a empresa apresente um risco de crédito mais alto, o que tende a dificultar a liberação de recursos.

Mesmo nos casos em que as instituições financeiras liberam empréstimos ou financiamentos, a tendência é que os juros sejam maiores. Logo, a falta de regularidade fiscal pode contribuir para um aumento no endividamento.

Efeitos em auditorias e processos de valuation

As empresas que têm pendências fiscais costumam estar mais sujeitas a passar por auditorias detalhadas do Fisco. Isso pode gerar riscos e custos adicionais para atender a todas as exigências, por exemplo.

A existência de passivos fiscais também interfere nos processos de valuation da empresa. Em um processo de M&A, por exemplo, essa questão reduz o valor de mercado do negócio.

5 dicas práticas para a sua equipe financeira se organizar no  cumprimento das obrigações

Cumprir todas as obrigações fiscais exige mais do que conhecer as exigências. É necessário ter um método claro e uma visão ampla do negócio, dos prazos e dos detalhes. Nesse sentido, a organização da equipe financeira faz toda a diferença para mitigar riscos e melhorar os resultados.

A seguir, veja 5 dicas que ajudam a estruturar essa rotina e garantir que nenhuma obrigação fique para trás!

1. Crie e mantenha um calendário fiscal centralizado

A primeira dica envolve criar um calendário fiscal unificado, no qual devem constar os prazos de todas as obrigações principais e acessórias. Além de estabelecer os prazos, vale a pena definir os responsáveis por cada entrega.

Ainda, o calendário deve ser compartilhado com todos da equipe financeira que fazem parte do processo. Desse modo, todos terão as informações de que precisam para agir.

2. Faça reuniões fiscais periódicas

Realizar check-ins semanais ou quinzenais ajuda a identificar eventuais pendências, conferir entregas e mapear os próximos compromissos. A realização dessas reuniões também ajuda a identificar eventuais mudanças ou atualizações.

Quando bem feito, esse acompanhamento permite identificar inconsistências e evitar retrabalhos. Com a correção de falhas antes que se tornem problemas mais graves, há uma melhoria contínua no setor.

3. Padronize processos e documentações

Uma forma de garantir um cumprimento eficiente das obrigações fiscais é por meio da padronização de processos e suas respectivas documentações. A ideia é definir fluxos operacionais específicos para a apuração e registro de tributos, organização de documentos e envio de declarações.

Essa abordagem faz sentido porque a maior parte das obrigações segue o mesmo padrão — seja quanto à forma de calcular o imposto, seja quanto às informações que devem ser enviadas. Com processos claros, há menos riscos de erros.

4. Explore o potencial da tecnologia

Incorporar a tecnologia em busca da conformidade fiscal é bastante positivo para automatizar tarefas repetitivas, ganhar eficiência e melhorar o controle geral. 

Por isso, vale a pena explorar diferentes soluções, com sistemas integrados de gestão. Esse tipo de ferramenta permite centralizar os documentos e informações, trazendo mais agilidade tanto na emissão de relatórios quanto na apuração de tributos, por exemplo.

Também é interessante contar com outras ferramentas que ajudem na gestão das finanças e, consequentemente, no atendimento a essas demandas fiscais. O objetivo é ter mais precisão e confiabilidade, ao mesmo tempo que a rotina diária é otimizada.

5. Tenha planos de contingência

Além de aplicar as dicas anteriores, é fundamental ter planos de contingência para garantir o cumprimento constante das demandas fiscais. A gestão de continuidade envolve ter alternativas para cobrir férias ou ausências de responsáveis por determinados processos, por exemplo.

Também é importante ter planos voltados para o atendimento de demandas emergenciais. Embora elas sejam menos frequentes, pode ser necessário atender a uma fiscalização para conferência de informações, por exemplo. Estar preparado ajuda a reduzir eventuais impactos financeiros e operacionais.

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Como a gestão de despesas impacta no cumprimento das obrigações fiscais?

Além dos cuidados anteriores, é essencial saber que a gestão de despesas impacta diretamente o cumprimento das obrigações fiscais de uma empresa.

O motivo é que cada gasto corporativo — seja uma viagem, um almoço com o cliente, um deslocamento — gera documentos fiscais que precisam ser registrados, validados e integrados ao sistema contábil. Falhar nesse processo pode gerar inconsistências nos dados enviados ao Fisco, o que compromete a conformidade fiscal.

Para lidar com essas questões, a VExpenses oferece uma solução completa de gestão de despesas e viagens corporativas. Com a plataforma, é possível centralizar e automatizar o registro de notas fiscais, com preenchimento automático dos dados das despesas.

Também vale destacar a integração com diversos sistemas ERPs, o que cria um fluxo de dados preciso para os sistemas contábeis. Além de reduzir o retrabalho e os riscos de erros, essa é uma solução para fortalecer o controle financeiro.

A automação proporcionada pelas soluções da VExpenses também evita lançamentos duplicados ou fraudulentos e permite acompanhar a política de reembolso em tempo real.

Outro ponto para considerar é o foco em compliance fiscal. Com a plataforma, é possível manter os registros consistentes e preparados para eventuais fiscalizações — tudo de acordo com as exigências da Receita Federal.

É por isso que, com a VExpenses, a equipe financeira reduz o risco de penalidades e torna a gestão de despesas um processo estratégico.

Mantenha a saúde financeira da empresa em dia

Cumprir adequadamente as obrigações é mais que uma obrigação legal. Além de impactar a reputação do negócio, essa questão interfere na saúde financeira, na sustentabilidade e na viabilidade do negócio ao longo do tempo.

Com o apoio de rotinas estruturadas, integração entre profissionais e controle sobre as operações, é possível alcançar e manter a conformidade fiscal. Com a ajuda das ferramentas certas, o processo se torna especialmente mais fácil.

A gestão de despesas é uma parte indispensável da conformidade junto ao Fisco e com a VExpenses fica mais fácil cumprir as obrigações fiscais.

Somos uma solução completa para a gestão de reembolsos e adiantamentos, cartão corporativo, gastos com combustíveis e viagens corporativas. Com a nossa plataforma e as diversas funcionalidades, o setor financeiro controla melhor as despesas e eventuais reembolsos, mantendo total regularidade.

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