É possível aumentar produtividade na empresa e reduzir custos? Neste artigo veremos que sim!
A produtividade diz respeito à relação entre as entregas e os recursos necessários para produzi-las.
A produtividade melhora conforme se otimiza o emprego dos recursos para produzir o mesmo ou um nível maior de entregas.
No entanto, a qualidade é um fator importante. Uma empresa pode se tornar mais produtiva ao cortar custos e reduzir a qualidade dos produtos e serviços.
Porém, a produtividade empresarial nem sempre está atrelada apenas à quantidade.
Foi-se o tempo em que custos reduzidos era sinônimo de redução na qualidade das entregas e dos processos de trabalho, em que reinava a dicotomia custo x qualidade.
A seguir, confira 5 dicas básicas para aumentar a produtividade na sua empresa e também reduzir custos.
O que você vai encontrar nesse artigo:
1. Melhore o processo de recrutamento e seleção
Você deve saber que o salário é uma pequena parcela dos gastos de Gestão de Pessoas com cada funcionário.
Junto aos salários, a organização paga uma série de encargos mensais e uma demissão envolve uma série de gastos. Sem contar outros investimentos feitos para um funcionário como treinamentos e cursos.
Por isso, nossa primeira dica para aumentar a produtividade e reduzir custos é aprimorar o processo de recrutamento e seleção, para assim evitar gastos com demissões e perda dos investimentos realizados para capacitação.
Para que a relação entre a empresa e o funcionário seja mutuamente satisfatória e que cresçam juntos, considerar elementos e valores da cultura empresarial na seleção é muito importante, além dos requisitos e habilidades necessários.
2. Otimize a Gestão do tempo
O tempo é um dos recursos mais importantes e delicados de uma organização. Não é à toa que tanto se diz que tempo é dinheiro.
A maneira com que uma empresa gere o tempo impacta diretamente na quantidade e na qualidade de suas entregas e na sua produtividade.
Trabalhar acelerado nem sempre é sinônimo de produtividade. A produtividade pessoal está muito mais associada à otimização do tempo de trabalho.
A gestão do tempo pode ser otimizada com:
- Economia de tempo com burocracias desnecessárias;
- Automatização de processos;
- Otimização de fluxos de informações e trabalho;
- Organização pessoal;
- Emprego de ferramentas adequadas para organizar a rotina de trabalho;
- Estabelecimento de prazos e criação de cronogramas;
- A priorização de atividades.
Uma boa gestão de tempo é essencial para aumentar a produtividade. Além de impactar diretamente no processo de trabalho e nas entregas, ela também influencia na maneira com que os funcionários se sentem.
A sensação de estar sempre “apagando incêndios” é muito comum em empresas de diversos setores, causando situações estressantes que prejudicam as pessoas, a nível de estresse, como também seus desempenhos do dia a dia.
Mesmo que haja funções em que a urgência é inerente, muitas vezes a frequência de situações urgentes pode ser atenuada com a otimização da gestão do tempo.
3. Invista em análises para aumentar a produtividade na empresa
A otimização da gestão do tempo ajudará a alocar esforços de atividades mais significativas, permitindo que funcionários e departamentos assumam papéis mais estratégicos.
Entre as atividades essenciais para aumentar a produtividade e reduzir custos, estão as análises.
Seja qual for o setor, as análises são fundamentais para avaliar o desempenho e os resultados. Além disso, para identificar oportunidades de melhorias na produtividade, e gastos excedentes ou desnecessários.
No departamento financeiro, os processos analíticos são essenciais para otimizar a gestão financeira. Por isso, defina e acompanhe métricas financeiras e seus KPIs.
As análises são necessárias tanto para mensurar e avaliar o desempenho das atividades e resultados, quanto embasar o planejamento financeiro.
As análises preditivas financeiras vão além: prevêem tendências, padrões, comportamentos para extrair insights e tomar decisões.
4. Organize e otimize os processos
A organização e otimização dos processos contribui para aumentar a produtividade e reduzir custos como um misto das duas dicas anteriores.
Mapear, organizar e otimizar processos são atividades que impactam diretamente na organização das atividades e do fluxo de trabalho na empresa.
Assim, influenciam na produtividade das equipes, na gestão de tempo na organização e ainda permitem identificar falhas, gastos desnecessários e eventuais fraudes nos processos.
Na gestão financeira, por exemplo, estruturar os processos financeiros gera diversas vantagens, gera benefícios como nortear processos essenciais para sobrevivência da empresa e garantir a saúde financeira a curto, médio e longo prazo. É fundamental, portanto, para otimizar a gestão de recursos e reduzir custos.
5. Modernize a gestão de despesas
Não é segredo que modernizar a gestão de despesas permite reduzir os gastos de uma empresa e otimizar a gestão de recursos.
No entanto, sabia que modernizar a gestão de despesas impacta também na produtividade?
Segundo estudo da GBTA (Global Business Travel Association) de 2015, em média, 1 a cada 5 relatórios de despesas são enviados com erros ou faltando informações. Isso significa muitas horas gastas com revisão de relatórios de despesas e retrabalho – e lembre-se tempo ainda é dinheiro!
Conforme o estudo, o tempo médio para preencher um relatório de despesas é de 20 minutos. No entanto, nos casos em que há informações faltantes e erros, são 18 minutos, em média, para corrigir cada um.
Além disso, mesmo que os relatórios de despesas sejam comumente entregues em formato digital – via softwares ou planilhas – 71% de viajantes latino-americanos submetem comprovantes de despesas em papel.
Ou seja, há bastante falha e imprecisão nos processos de prestação de conta nas empresas, que impactam não só na qualidade das informações financeiras, mas também na produtividade dos funcionários.
Para reduzir os custos e aumentar a produtividade nesse contexto, modernizar a gestão de despesas é essencial.
Um primeiro passo? Automatizar os processos de prestação de contas e reembolso de despesas.
Como podemos te ajudar a reduzir custos e aumentar a produtividade?
O VExpenses pode ajudar a dar esse primeiro passo. Somos um software voltado para a automatização dos processos de prestação de contas e reembolso de despesas.
O aplicativo apresenta uma série de vantagens para aumentar a produtividade na sua empresa, principalmente no que tange à gestão do tempo.
Entre seus benefícios para economizar e produzir mais, estão:
- Otimiza a gestão do tempo – prático desde a prestação de contas à aprovação e geração de relatórios no seu smartphone;
- Automatiza o reembolsos de despesas, até o pagamento final – diminuindo os custos de processos manuais e otimizando os processos;
- Workflow de aprovação automatizado;
- Diminui erros e informações de recibos faltantes nos relatórios de despesas;
- Reduz o tempo e os recursos gastos com revisões e correções de relatórios de despesas;
- Reduz as fraudes no reembolso corporativo;
- Gera dados para análises, previsão de fluxo de caixa e planejamento financeiro;
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