Ferramenta
Calculadora de Quilometragem
Utilize a nossa calculadora de km para saber o valor que sua empresa deve aplicar na hora de calcular os reembolsos.
Voltar
O controle que acompanha a operação externa
Quando a operação vai para a rua, o controle precisa acompanhar. Saiba como dar autonomia às equipes, rastrear cada gasto e entender o custo real de veículos, rotas, obras e projetos.
Etapa 1
O controle ficou no escritório
Identifique por que gastos, comprovantes e contextos chegam tarde quando o controle permanece preso ao escritório.
5 Conteúdos
Artigo
Controle de despesas da equipe externa: como reduzir custos sem perder produtividade
Descubra como controlar os gastos da equipe comercial, padronizar processos e dar mais eficiência à gestão de vendedores externos.
Material
Planilha para calcular KM rodado pelos colaboradores
Faça o download do nosso kit gratuito para aprender como calcular o valor de reembolso de KM de funcionários.
Artigo
Carro para trabalho: quais são as obrigações da empresa?
Seus funcionários utilizam o carro para trabalho? Entenda quais as obrigações legais que a empresa precisa cumprir nessas condições!
Artigo
Guia do Reembolso de Km Rodado: as melhores práticas
Tire todas suas dúvidas sobre reembolso de km rodado a trabalho agora mesmo no nosso post especial de reembolso de despesas de quilometragem!
Etapa 2
Autonomia com regras na ponta
Descubra como dar recursos às equipes com limites e regras que acompanham cada contexto de uso.
5 Conteúdos
Artigo
Cartão corporativo para gestão de abastecimento: como ter mais controle dos gastos
Veja como o cartão corporativo para abastecimento ajuda a controlar gastos, aplicar políticas e acompanhar cada despesa com combustível.
Artigo
Política de transação por categoria: evolução do cartão corporativo
Entenda como a permissão por categoria no cartão corporativo ajuda a bloquear gastos fora da política antes da compra.
Artigo
Política de Reembolso de Quilometragem: guia completo
Entenda o que é Política de Reembolso de Quilometragem, como funciona, por que adotá-la e como definir regras claras para reembolsos por deslocamento.
Artigo
Controle de abastecimento: 7 dicas para reduzir custos e melhorar a gestão de combustível
Confira as melhores práticas de controle de abastecimento para a sua empresa e garanta uma gestão mais eficaz com a solução da VExpenses!
Artigo
O que é MCC (Merchant Category Code) e como funciona
Entenda o que é MCC (Merchant Category Code), como ele classifica compras no cartão e como impacta o controle de despesas das empresas.
Etapa 3
Da despesa ao custo da operação
Consolide despesas e dados operacionais para comparar custos, encontrar desvios e planejar com mais precisão.
6 Conteúdos
Artigo
Gestão de Combustível com VExpenses: controle e economia para sua empresa
Descubra como o módulo de Gestão de Combustível da VExpenses pode ajudar sua empresa a otimizar custos operacionais e evitar desperdícios.
Material
Planilha gratuita de Comparação de Deslocamento
Com a nossa ferramenta, você pode comparar valores e escolher a melhor alternativa para o seu negócio.
Artigo
Controle de combustível para frota: por veículo, motorista e regra
Veja como controlar o combustível da frota por veículo, motorista, valor e local, e saber quanto foi gasto antes de fechar o mês.
Artigo
Rastreamento por GPS: como funciona e para quais empresas?
Entenda como o rastreamento por GPS registra percursos profissionais, controla a quilometragem e simplifica o reembolso de equipes externas.
Artigo
Como economizar combustível corporativo em tempos de preços elevados
Neste guia, você vai encontrar dicas práticas e acionáveis e entender como uma gestão estruturada pode transformar o combustível em um dado controlável.
Artigo
Análise de custos de equipe externa: quando e como fazer
Entenda porque a análise de custos da sua equipe externa representa mais economia para a sua empresa e confira um guia de como realizá-la.
Ficou com
alguma dúvida?
Perguntas frequentes sobre despesas de operações externas
As despesas perdem rastreabilidade quando o gasto acontece longe do financeiro e as informações chegam somente depois.
Isso ocorre quando a foto da nota é enviada no grupo do WhatsApp, os abastecimentos ficam em controles separados e extratos precisam ser reconstruídos no fechamento.
O financeiro conhece o valor, mas não identifica facilmente quem gastou, onde, em qual atividade e com qual finalidade.
Entre as principais despesas de equipes externas estão:
- abastecimento e pedágio;
- reembolso de quilometragem;
- alimentação e hospedagem;
- manutenção e despesas do veículo;
- materiais para obras ou atendimentos;
A empresa pode disponibilizar recursos com limites e regras adequados a cada perfil da operação.
É possível definir:
- limite por colaborador, equipe ou projeto;
- categorias de compra permitidas;
- períodos e horários de uso;
- regras específicas para abastecimento;
- centros de custo;
- políticas de quilometragem.
O limite financeiro define quanto o colaborador pode gastar em determinado período. Já as regras de transação determinam como, onde e quando esse valor pode ser utilizado.
Por exemplo, mesmo com saldo disponível, uma compra pode ser bloqueada se:
- for realizada em uma categoria não autorizada;
- acontecer fora dos dias ou horários permitidos;
- ultrapassar o valor máximo por abastecimento;
- não estiver vinculada ao veículo, motorista, obra ou rota correta;
Assim, o limite controla o valor disponível, enquanto as regras garantem que cada compra siga a política da empresa.
Para transformar uma despesa externa em custo operacional, cada gasto precisa ser associado ao recurso ou à atividade que o originou.
Os dados podem ser consolidados por:
- colaborador ou equipe;
- veículo e motorista;
- rota ou localidade;
- obra ou projeto;
- unidade ou centro de custo.
Os principais indicadores são:
- custo por veículo ou quilômetro;
- consumo médio de combustível;
- valor médio por abastecimento;
- gasto por motorista ou equipe;
- custo por rota, obra ou projeto;
- variação de odômetro e distância percorrida.
Esses dados apoiam o planejamento e revelam oportunidades de eficiência.
Quanto custa cada veículo da sua operação?
Conecte abastecimentos e despesas para comparar custos por veículo e descobrir onde economizar com a VExpenses.