A Voit Consultoria alcançou uma economia expressiva, reduzindo em mais de 15% os custos com reembolsos ao automatizar o controle de despesas com a VExpenses. Confira o case completo!
Fundada a partir da parceria entre dois amigos, Gabriel Ferreira e Aymée Ferraz, a Voit oferece consultoria multidisciplinar para empresas — seja em Finanças, Gestão de Pessoas, Design de Processos, Customer Success, Treinamentos e Recrutamento e Seleção. O objetivo é amparar os empresários em todas as dimensões necessárias.
Com quase 10 anos de atuação e mais de 40 consultores-parceiros, a Voit cresceu de forma consistente, com uma metodologia “hands-on” e presença ativa no dia a dia dos clientes.
Esse crescimento trouxe também novos desafios internos: com uma operação mais robusta e dinâmica, a Voit percebeu a necessidade de otimizar o reembolso de deslocamento dos consultores, já que esse processo começou a demandar cada vez mais tempo e esforço da equipe.
O desafio: mais de 40 planilhas para gerenciar os reembolsos
Ao chegar à Voit no início de 2024, Ludmilla Braz, Head de Gente e Cultura, rapidamente identificou um gargalo operacional nos processos de reembolso e prestação de contas.
“Cada consultor tinha a sua própria planilha, e eu precisava fechar todas essas planilhas sem erro. Era uma validação que levava horas”, relembra Ludmilla.
Os trajetos e quilometragem eram inseridos manualmente por cada parceiro — assim, no fim do mês, a equipe da Voit precisava revisar planilhas individuais de mais de 40 profissionais.
Esse fluxo, além de tomar muito tempo, estava sujeito a erros e dificultava a previsibilidade dos gastos. O atraso no preenchimento das planilhas também impactava os prazos dos reembolsos, prejudicando tanto a Voit quanto os próprios consultores.
Foi nesse cenário que Ludmilla, buscando no mercado uma solução capaz de transformar esse processo, encontrou a VExpenses.
A busca por atendimento humano e tecnologia eficiente
Com mais de 5 mil clientes espalhados pelo mundo, a VExpenses é a plataforma líder em gestão de despesas e viagens corporativas na América Latina. Oferecemos soluções de adiantamentos e reembolsos, cartões corporativos, controle de combustível e gestão completa de viagens a trabalho.
Ludmilla relata que, logo que conheceu a VExpenses, a primeira interação com a nossa equipe já fez toda a diferença.
“Quando eu fiz o contato com o pessoal da VExpenses, fui muito bem atendida, muito mesmo. Houve toda uma cordialidade e paciência para mostrar a plataforma e as funcionalidades, fazer a negociação…”, conta Ludmilla.
Além do ótimo atendimento, outros diferenciais da VExpenses também chamaram a atenção: escaneamento rápido de cupons fiscais, aplicativo simples de usar, usabilidade intuitiva para os consultores e gestores e a possibilidade de personalização conforme as necessidades da Voit.
Redução de custos e eficiência para mais de 40 consultores
Com a implementação da VExpenses, todos os consultores lançavam as despesas diretamente na plataforma. As informações passaram a ficar concentradas e protegidas no nosso sistema, com integração direta ao ERP utilizado pela Voit.
Com isso, muitos passos foram otimizados. Por exemplo, não precisavam mais receber cada nota fiscal via e-mail, validar uma por uma e lançar no sistema financeiro.
Ao adotar a VExpenses, a Voit reduziu em mais de 15% os gastos com reembolsos. Além disso, eliminou a necessidade da mão de obra extra que seria necessária para realizar as atividades que agora são feitas pela plataforma.
“Se não trouxesse a tecnologia para ajudar, precisaria aumentar o orçamento e contratar mais pessoas”, afirma Ludmilla. Ela ainda destaca que a nossa ferramenta trouxe segurança e garantia, além de permitir identificar duplicidades que, manualmente, passavam despercebidas.
Agora, a Voit consegue cadastrar diferentes projetos na plataforma e acompanhar os custos por projeto e tipo de despesa (como despesas com combustível). Isso permite avaliar a viabilidade financeira de cada iniciativa.
O sucesso foi tanto que, hoje, todo novo consultor da Voit já recebe um treinamento sobre o uso da plataforma VExpenses, que agora faz parte do manual de processos da empresa.
VExpenses: a escolha da Voit para garantir segurança, economia e simplicidade
A história da Voit com a VExpenses mostra como a tecnologia, quando aliada a um atendimento próximo e personalizado, pode transformar por completo a rotina de empresas que buscam eficiência e controle financeiro.
Quer conquistar resultados como os da Voit e também se tornar um case de sucesso? Assista a uma demonstração gratuita da nossa plataforma e veja, na prática, como transformar a gestão de despesas da sua empresa com uma solução descomplicada, segura e eficiente!
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