Um sistema ERP oferece diversas vantagens às empresas, mas também pode gerar muitas dúvidas. Entenda o que é esse tipo de ferramenta e quando é importante implementá-la.
Empresas que estão em crescimento, muitas vezes, chegam a um determinado ponto em que utilizar planilhas já não é mais algo viável. É aí que entra o sistema ERP, um software robusto com foco em gestão empresarial.
Esse tipo de tecnologia coleta e organiza as principais informações das empresas e ajudam os negócios a executarem operações eficientes e enxutas, mesmo conforme a organização se expande.
É comum que profissionais que realizam a gestão de negócios já tenham ouvido falar no termo “ERP“, mas pode ser que não saibam exatamente o que esse software de gestão empresarial pode fazer por suas equipes.
Neste post, explicaremos o que é um sistema ERP e para que serve, qual é o momento de implementá-lo no negócio e outras questões relacionadas ao assunto. Confira!
O que é um sistema de ERP
Um ERP – que significa Enterprise Resource Planning –, basicamente, é um sistema de gestão integrado. Ele tem como objetivo automatizar processos nos negócios e fornecer insights e controles internos.
Isso é feito com base no banco de dados central do sistema, que faz a coleta de informações de setores da empresa, incluindo manufatura, recursos humanos, contabilidade, vendas, marketing e assim por diante.
Então, para ficar mais claro, podemos dizer que um ERP nada mais é do que um software que integra setores, armazena informações e automatiza processos. Como consequência, as empresas são beneficiadas de diferentes maneiras, como com o aumento de produtividade, por exemplo.
Como o ERP atua nas empresas?
Todas as empresas devem concluir um trabalho que exige diversas partes interessadas com diferentes responsabilidades.
No entanto, isso é difícil quando as informações necessárias para a execução de processos e tomadas de decisões estão em diferentes sistemas – que não estão conectados entre si.
Não importa se os dados do negócio são armazenados em sistemas básicos de gerenciamento ou em planilhas, os colaboradores têm dificuldade em encontrar o que precisam.
Por exemplo, imagine que a equipe de contabilidade e do financeiro utilizam planilhas diferentes – que também possuem números diferentes – para o acompanhamento das despesas.
Quando isso acontece, torna-se muito desafiador manter todos “na mesma página”, o que dificulta a colaboração e a eficiência, principalmente à medida que o negócio cresce.
Além disso, as equipes podem perder tempo procurando documentos e podem duplicar o trabalho. Afinal, não existe um único lugar para procurar as informações atualizadas sobre a empresa.
Portanto, um ERP atua como uma ferramenta que centraliza as informações, o que evita que erros sejam cometidos por acesso a dados incorretos. Todos que têm acesso ao sistema terão acesso às mesmas informações.
Por que ERP é importante?
Um sistema ERP elimina problemas que podem ocorrer devido a fontes de dados conflitantes. Também é importante para que os gestores possam analisar diferentes cenários, descobrir melhorias de processos e gerar maiores ganhos de eficiência.
Leia também: Passo a passo: como criar processos em uma empresa para melhorar a eficiência operacional
Vale destacar que um ERP automatiza a realização de tarefas, o que também evita erros, por exemplo, na emissão de notas fiscais. Muitos processos feitos de modo manual passam a ser automatizados com um software especialista.
Isso não quer dizer que o sistema substitui as pessoas, pelo contrário. Na verdade, ele é importante para que tarefas operacionais ocorram de maneira mais efetiva, com redução de erros.
Enquanto isso, os colaboradores podem dedicar seu tempo para processos e tarefas mais relevantes, como análises mais aprofundadas de dados, por exemplo. Simplificando, esse tipo de sistema ajuda a unificar os departamentos, os principais processos do negócio e a tecnologia em toda a empresa.
Além disso, um ERP ajuda a reduzir custos, já que com ele é possível fazer uma melhor gestão financeira, controle de estoque e assim por diante.
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Por que usar um sistema ERP na empresa
Um sistema ERP pode proporcionar diversos benefícios para todas as áreas da empresa. A integração entre departamentos e os gestores é importante para que processos sejam agilizados e as equipes se tornem mais produtivas.
Portanto, todos os setores do negócio são beneficiados com um software ERP. Dito isso, entenda melhor a seguir como essa tecnologia funciona em micro, pequenas, médias e grandes empresas.
Micro e pequenas empresas
Quando se trata de uma micro e pequena empresa, um sistema ERP é importante para que o negócio, desde o início, já tenha uma organização profissional.
Embora alguns empresários não se preocupem em fazer esse tipo de investimento em pequenos negócios, é importante que reflitam sobre essa decisão. Afinal, o software facilita a realização dos processos, o que promove maior tempo para se dedicarem a parte estratégica da empresa.
Médias empresas
Já as médias empresas possuem processos que são um pouco mais complexos. Portanto, um ERP ajuda os gestores a fazer análises empresariais com mais detalhes.
Além disso, com a automatização de tarefas, o negócio tem maiores chances de evitar erros e aumentar a produtividade.
Grandes empresas
Por fim, em grandes empresas, um ERP é muito importante, já que o software permite que tarefas complexas se tornem mais simples e eficazes.
Além disso, com a integração entre setores, todos os departamentos têm acesso a informações precisas, o que evita que ocorram análises incorretas e falhas na comunicação.
Vantagens e desvantagens de usar ERP
Confira a seguir quais são as principais vantagens e desvantagens de usar um sistema ERP.
Vantagens
- Otimização e automação de processos: com o uso do sistema ocorre uma redução na realização de tarefas burocráticas;
- Segurança de dados e integração: todos os dados ficam concentrados em apenas um lugar e ocorre a integração dos departamentos da empresa;
- Menor risco e melhores tomadas de decisões: com acesso mais prático e rápido às informações, é possível tomar decisões mais assertivas e reduzir riscos na operação;
- Redução de erros e problemas: as falhas e erros na operação e na gestão são reduzidos.
Desvantagens
- Custo do sistema: o custo de investimento no sistema é alto, já que estamos falando de uma ferramenta robusta, que ajuda a realizar a gestão como um todo da empresa. No entanto, o mercado disponibiliza diferentes opções que atendem aos mais variados tipos de negócios;
- Necessidade de treinamento: assim como qualquer outra tecnologia que seja implantada na empresa, no caso do ERP também é necessário que ocorra um treinamento. Assim, todos que terão acesso ao software poderão utilizá-lo da melhor maneira possível;
- Conversão de dados: ao mudar para um novo sistema ERP, pode ser necessário fazer a conversão de alguns dados para outro formato. Isso pode levar tempo e é muito importante que esteja bem alinhado com a equipe de TI;
- Complexidade: um ERP é composto por diversos módulos e recursos, e isso pode ser assustador inicialmente. Porém, é tudo uma questão de tempo e prática para entender tudo o que a ferramenta oferece.
Quando é a hora de implementar ERP na minha empresa?
O investimento em um sistema ERP deve ocorrer o quanto antes, mesmo em micro e pequenas empresas, como já esclarecemos. É importante fazer isso para que problemas sejam evitados e o negócio possa crescer devido a uma gestão eficiente.
Entretanto, não são todos os empresários que entendem a importância de utilizar um ERP. Com isso, só compreendem a real necessidade do software quando as coisas começam a dar errado.
Por esse motivo, quanto antes você puder utilizar uma ferramenta para fazer o gerenciamento da sua empresa, melhor! A tecnologia vem se atualizando e aprimorando para oferecer cada vez mais benefícios, especialmente quando se trata do mundo dos negócios.
Ao contar com um ERP, a sua empresa poderá crescer com estabilidade financeira e de maneira saudável.
Quais são os módulos básicos que um sistema ERP precisa ter?
Como já citamos brevemente, um ERP é composto por diversos recursos e módulos, já que atende diversas necessidades dos negócios.
No entanto, aqui estão alguns dos principais módulos – básicos – que esse tipo de sistema precisa ter:
- Emissão automática de notas fiscais;
- Controle financeiro;
- Gestão de estoque;
- Produção;
- Compras;
- Gestão comercial.
Com os módulos citados acima a sua empresa já conseguirá operar de maneira mais eficiente, já que poderá automatizar processos burocráticos.
Porém, é importante deixar claro que alguns ERPs permitem que o gestor possa solicitar personalização de módulos para que eles atendam as especificidades do seu negócio.
Como saber se o ERP é confiável?
Assim como qualquer outro tipo de solução que você decida implementar na sua empresa, no caso do ERP também é importante analisar algumas questões antes de tomar a sua decisão de compra.
Ao fazer pesquisas, pode ser que você encontre opções de sistema ERP gratuito, mas será que isso realmente pode trazer bons resultados para a sua organização?
Aqui estão algumas coisas que você deve analisar para saber se um ERP é confiável e se vale o seu investimento.
1. Tenha muito cuidado com soluções milagrosas
É crucial que tenha muito cuidado caso encontre opções de ERPs gratuitos ou que sejam muito baratos. No caso de uma solução gratuita, provavelmente existe alguma “pegadinha” por trás da oferta. Por exemplo, pode ser que em algum momento você precise pagar por algo.
Além disso, pode ser que o sistema não ofereça segurança para os dados da sua empresa e dos seus clientes, o que é algo muito grave.
No caso dos sistemas muito baratos, eles podem até funcionar muito bem para alguns tipos de negócios, mas pode ser que não atenda às suas necessidades.
Por esse motivo, faça comparativos de preços, mas não deixe que pagar um valor mais baixo seja algo decisivo ao tomar sua decisão de escolha.
2. Faça muitas pesquisas sobre a empresa
Para que você tenha a certeza de que está investindo em um software de qualidade, é essencial que faça muitas pesquisas sobre a empresa que fez o seu desenvolvimento.
Ou seja, pesquise se a empresa é reconhecida no mercado, quais são as opiniões dos clientes, se ela está bem avaliada no Google e em sites de reclamações, e assim por diante.
Também verifique como funciona o suporte ao cliente. Se você precisar, ela se compromete em te ajudar? É importante levar tudo isso em consideração ao escolher o seu ERP.
ERP permite fazer integrações?
Os ERPs utilizam APIs abertas, o que permite que ocorram integrações com outras soluções. Mas, afinal, o que são APIs?
Basicamente, as APIs funcionam como uma ponte para que ocorram as integrações entre soluções, e isso é feito por meio de programação. Isso é feito de forma segura, o que garante proteção aos dados.
É possível realizar diversos tipos de integrações com os ERPs, e uma delas é com o BI (Business Intelligence). Enquanto o ERP faz a coleta de dados importantes sobre a operação da empresa, por exemplo, o BI consegue analisar as mesmas informações em períodos diferentes.
Dessa maneira, os gestores podem ter melhores tomadas de decisões, que podem trazer maiores resultados ao negócio.
Qual é o melhor sistema ERP?
Existem ótimos sistemas ERPs disponíveis no mercado, porém, também existem algumas opções que não são tão boas, pelo menos não para todos os tipos de negócios.
Dito isso, aqui estão algumas das principais características que um excelente sistema ERP precisa ter:
- Capacidade de integração com outras soluções;
- Integração entre departamentos;
- Flexibilidade para se adaptar ao negócio;
- Fluxo único de dados;
- Automatização de processos;
- Acompanhamento de informações em tempo real.
Como você pode ter percebido, um ERP é algo extremamente importante em empresas que desejam ter uma melhor gestão, reduzir erros e custos e aumentar a produtividade.
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