O uso indevido do cartão corporativo ocorre quando há despesas pessoais, fraudes ou gastos fora da política interna, podendo resultar em demissão por justa causa, devolução dos valores e até processos criminais.
O uso de cartões corporativos está em crescimento nas empresas brasileiras. Segundo a Associação Brasileira das Empresas de Cartões de Crédito e Serviços (Abecs), os gastos corporativos com cartão cresceram 12% em 2023, movimentando mais de R$ 282 bilhões no ano. No entanto, junto com a popularização, surgem desafios importantes, como o risco de uso indevido do cartão corporativo.
Essa é uma situação que pode comprometer as finanças, a reputação e a segurança da empresa. Por isso, ter uma gestão eficiente e transparente depende de saber como prevenir e lidar com essas situações.
Quer entender como proteger sua empresa do uso indevido de cartão corporativo? Continue a leitura e veja o que você precisa saber!
O que é considerado uso indevido do cartão corporativo?
Uso indevido do cartão corporativo acontece quando um colaborador realiza despesas que não estão de acordo com a política da empresa. Isso inclui gastos pessoais, compras sem autorização prévia ou despesas que não têm relação direta com a atividade profissional.
Ainda que o cartão seja uma ferramenta para facilitar o dia a dia, seu uso exige responsabilidade e alinhamento com as diretrizes internas.
Entre os exemplos mais comuns estão jantares com amigos ou familiares, abastecimento de veículos particulares, compras em sites de varejo e despesas duplicadas sem justificativa.
Em alguns casos, o uso indevido não parte de má-fé e pode ser resultado de falhas na comunicação, ausência de treinamento ou falta de clareza nas regras.
Porém, mesmo quando não há intenção de burlar o sistema, os impactos podem ser sérios: vão desde problemas de conformidade até prejuízos financeiros e desgaste da confiança entre empresa e colaborador.
O que diz a lei sobre uso indevido do cartão corporativo?
As consequências legais do uso indevido do cartão corporativo variam conforme a natureza da infração e o setor envolvido. No âmbito trabalhista, a Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) prevê, no artigo 482, a possibilidade de demissão por justa causa em casos de improbidade ou mau comportamento relacionados ao uso do cartão.
No setor público, o uso inadequado pode configurar improbidade administrativa. Quem comete a fraude fica sujeito às penalidades da Lei nº 8.429/1992, incluindo ressarcimento ao erário, perda da função pública e suspensão dos direitos políticos .
Além disso, dependendo da gravidade e da intenção, o uso indevido pode ser enquadrado como crime de estelionato, previsto no artigo 171 do Código Penal, com penas de reclusão de um a cinco anos e multa.
Quais os riscos para empresas em casos de uso indevido?
O uso indevido do cartão corporativo pode gerar prejuízos financeiros diretos, além de comprometer o controle orçamentário e expor a empresa a riscos jurídicos e fiscais. Há ainda impactos na reputação, no clima organizacional e na relação de confiança com os colaboradores.
Esses danos, mesmo quando pontuais, podem se acumular e comprometer a saúde financeira da organização no longo prazo.
Nos próximos tópicos, você vai entender quais são os principais riscos e como evitá-los. Confira!
Perdas financeiras
O uso indevido do cartão corporativo pode gerar perdas financeiras significativas e impactar diretamente a saúde do caixa da empresa. Quando colaboradores realizam despesas não autorizadas ou fora da política interna, esses gastos indevidos podem ser difíceis de recuperar, especialmente se não forem identificados rapidamente.
Em casos mais graves, o uso irregular pode ser interpretado como remuneração indireta, trazendo ainda mais custos com encargos trabalhistas e previdenciários. No geral, essas perdas comprometem a capacidade de investimento e o planejamento financeiro.
Questões fiscais e jurídicas
O uso indevido do cartão corporativo traz sérias consequências fiscais e jurídicas para as empresas.
Do ponto de vista fiscal, despesas que não estejam claramente relacionadas à atividade empresarial podem ser consideradas indedutíveis. Isso aumenta a base de cálculo para IRPJ e CSLL, gerando mais despesas.
O quadro também pode gerar multas, autuações e até questionamentos sobre acréscimos patrimoniais não declarados, especialmente em empresas do Lucro Real, Lucro Presumido ou Simples Nacional.
No aspecto jurídico, o mau uso pode ser enquadrado como improbidade, apropriação indébita ou até estelionato. Essa situação pode levar a processos criminais e responsabilização dos envolvidos, inclusive gestores que autorizam irregularidades
Além disso, a legislação trabalhista prevê demissão por justa causa e obriga o ressarcimento dos valores desviados, podendo ainda envolver o colaborador em ações judiciais e sanções administrativas.
Divergências contábeis
O uso indevido do cartão corporativo pode gerar divergências contábeis que afetam a confiabilidade dos registros financeiros da empresa.
Quando despesas não autorizadas são lançadas sem a devida categorização ou sem documentação adequada, é mais difícil identificar a natureza real dos gastos. Isso compromete o processo de conciliação contábil e a precisão das demonstrações financeiras.
Essas divergências podem se manifestar como valores incorretos, transações não reconhecidas ou até mesmo cobranças duplicadas, dificultando o fechamento do caixa e a análise de custos por centro de resultado. A falta de detalhamento nas prestações de contas também prejudica a transparência e dificulta auditorias internas, aumentando o risco de fraudes e erros contábeis.
Além disso, inconsistências recorrentes podem levar a questionamentos de órgãos fiscalizadores e impactar a tomada de decisões estratégicas, já que os relatórios financeiros deixam de refletir a realidade da empresa.
Problemas com conciliação bancária
O uso indevido do cartão corporativo pode gerar sérios problemas na conciliação bancária, dificultando a conferência entre os registros internos e os extratos bancários. Quando despesas não autorizadas ou mal documentadas são lançadas, surgem discrepâncias que tornam o processo de conferência mais complexo e demorado.
Essas divergências podem resultar em saldos inconsistentes e na dificuldade de identificar entradas e saídas legítimas. Erros de lançamento, datas incorretas ou transações não reconhecidas também aumentam o risco de falhas na conciliação, prejudicando o controle financeiro e a precisão dos relatórios contábeis
A falta de correspondência entre os valores registrados e os efetivamente movimentados pode atrasar o fechamento do caixa, gerar retrabalho e até expor a empresa a riscos fiscais, já que receitas e despesas não conciliadas podem ser questionadas em auditorias.
Como evitar o uso indevido do cartão corporativo?
Prevenir o uso indevido do cartão corporativo é uma prática essencial para garantir a saúde financeira e a transparência da empresa. Adotar políticas claras, comunicar regras e limites aos colaboradores e fiscalizar o uso são passos fundamentais nesse processo.
A tecnologia também é uma grande aliada, permitindo monitoramento em tempo real, automação de processos e maior controle sobre as despesas.
Continue a leitura para conhecer as melhores práticas para evitar o uso indevido!
Estabeleça uma política clara de uso
Estabelecer uma política clara de uso do cartão corporativo ajuda a garantir o controle financeiro e evitar prejuízos à empresa. Uma política bem estruturada define exatamente:
- quem pode utilizar o cartão;
- quais despesas são permitidas;
- os limites de gastos por categoria;
- procedimentos para prestação de contas, incluindo a obrigatoriedade de anexar comprovantes.
O documento deve ser objetivo, acessível e amplamente divulgado entre os colaboradores. Ele também deve detalhar as penalidades para o uso indevido e os processos de autorização para despesas específicas.
Além disso, é importante revisar e atualizar a política periodicamente, acompanhando as mudanças no cenário da empresa e no mercado.

Implemente um processo de aprovação padrão
Implementar um processo de aprovação padrão é fundamental para garantir controle, transparência e agilidade na gestão das despesas corporativas. Esse procedimento deve ter etapas claras para a solicitação, análise e autorização dos gastos. Assim, há como reduzir riscos de erros, fraudes e divergências contábeis.
O primeiro passo é mapear todas as etapas do fluxo de aprovação, desde o pedido inicial até a autorização final. Documentar essas regras em políticas internas facilita o entendimento e a adesão dos colaboradores.
Um dos pontos centrais é estabelecer alçadas de aprovação, ou seja, limites de autoridade para diferentes níveis hierárquicos, considerando fatores como valor da despesa, categoria, urgência e impacto no orçamento. Por exemplo, despesas rotineiras podem ser aprovadas por gestores de área, enquanto valores mais altos exigem validação de diretores ou do conselho administrativo.
Também é importante definir prazos para submissão e análise das solicitações, evitando atrasos e gargalos no processo.
Capacite e conscientize a equipe sobre o uso do cartão
Capacitar e conscientizar a equipe sobre o uso do cartão corporativo ajuda a garantir o alinhamento às políticas internas e evita o uso indevido do cartão corporativo.
O primeiro passo é promover treinamentos regulares, explicando detalhadamente as regras de uso do cartão corporativo, limites de gastos, tipos de despesas permitidas e procedimentos para prestação de contas.
Esses treinamentos devem abordar exemplos práticos, esclarecer dúvidas e destacar as consequências do uso indevido, como sanções disciplinares e impactos na imagem da empresa. Também é importante incentivar uma cultura de responsabilidade, mostrando que o cartão é uma ferramenta de trabalho e não um benefício pessoal.
A comunicação clara e contínua, aliada ao fácil acesso às políticas de uso, reforça o compromisso dos colaboradores com o cumprimento das diretrizes e contribui para um ambiente corporativo mais seguro e transparente.
Monitore os gastos
Monitorar os gastos com cartão corporativo serve para garantir transparência e manter o controle financeiro da empresa. Afinal, o acompanhamento constante permite identificar rapidamente despesas fora da política, ajustar orçamentos e evitar surpresas no fluxo de caixa.
Um processo eficiente de monitoramento envolve a análise detalhada dos extratos, a conferência dos comprovantes e a categorização das despesas por colaborador, departamento e tipo de gasto.
Relatórios periódicos também são úteis porque ajudam a visualizar padrões, identificar excessos e tomar decisões estratégicas para otimizar recursos.
Nesse sentido, é interessante recorrer a ferramentas de gestão que facilitam esse acompanhamento. Com a centralização de informações e simplificação da prestação de contas, há uma visão consolidada das transações. Assim, o monitoramento fica mais ágil e preciso.

Como melhorar a gestão dos cartões corporativos?
A evolução da gestão dos cartões corporativos depende do uso estratégico da tecnologia para ampliar o controle e a transparência. Soluções digitais permitem automatizar tarefas repetitivas, como conferência de comprovantes e categorização de despesas, liberando o time financeiro para análises mais relevantes.
Com dashboards interativos, também é possível acompanhar os gastos em tempo real, identificar tendências e agir rapidamente diante de qualquer desvio.
Outro diferencial do uso da tecnologia na gestão é a integração entre sistemas financeiros e plataformas de gestão de despesas. Essa união elimina o retrabalho e reduz erros de lançamento.
A tecnologia também facilita auditorias detalhadas, já que cada transação fica registrada de forma centralizada e acessível para consultas futuras.
Ao adotar ferramentas inteligentes, a empresa ganha agilidade para ajustar políticas, responder a mudanças do mercado e garantir que todas as etapas do processo estejam alinhadas às melhores práticas de compliance. Assim, pode-se promover uma gestão mais eficiente e segura dos cartões corporativos.
Cartão Corporativo da VExpenses
O Cartão VExpenses foi desenvolvido para transformar a gestão de despesas em um processo seguro, transparente e automatizado. Integrado à plataforma, ele permite configurar limites flexíveis por colaborador ou grupo, garantindo que cada gasto siga exatamente as políticas da empresa.
Com monitoramento em tempo real e conciliação automática das transações, você tem total visibilidade sobre as despesas e pode agir rapidamente diante de qualquer irregularidade.
O sistema de auditoria inteligente, alimentado por inteligência artificial, identifica duplicidades, itens proibidos e desvios de padrão, prevenindo fraudes e erros antes que se tornem um problema.
Além disso, a possibilidade de bloquear o cartão em caso de uso indevido e a facilidade de alocação de valores tornam o controle financeiro mais eficiente.
O Cartão VExpenses centraliza informações, elimina processos manuais e reduz o tempo gasto na prestação de contas, promovendo compliance e tranquilidade para toda a equipe.fazer uma cópia
Com essas informações, você descobriu o que caracteriza o uso indevido do cartão corporativo e, principalmente, como evitar esse problema. Desse modo, é possível evitar as diversas consequências para o negócio, mantendo mais transparência e aderência ao compliance.
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