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Viaje com segurança: 6 dicas para usar em viagens a trabalho

4 minutos de leitura

Para que o colaborador viaje com segurança, uma empresa deve se preparar e se preocupar com alguns detalhes que vão além dos detalhes burocráticos que envolvem esse tipo de deslocamento. 

Isso porque a partir do momento que o colaborador deixa a sua casa, principalmente em uma situação de viagem, ele já se encontra sob responsabilidade da empresa. E assim, segundo o art. 21 da Lei nº 8.213/91, qualquer acidente pode ser enquadrado como acidente de trabalho.

Por isso, os cuidados devem ir além da compra da passagem, da reserva da hospedagem e do planejamento antecipado do cronograma de trabalho

Para garantir que o seu executivo viaje com segurança, faça um bom trabalho e volte com resultados surpreendentes para a empresa, preparamos 6 dicas para proporcionar uma experiência plena e produtiva. Portanto, para se preparar para uma viagem a trabalho, continue conosco!

Por que é importante que o colaborador viaje com segurança?

Antes de mais nada, é fundamental entendermos porque é tão importante que o colaborador de uma empresa viaje com segurança. 

De uma forma geral, é para assegurar a sua integridade física e garantir que o seu trabalho possa ser realizado da melhor maneira possível – com toda a estrutura e as ferramentas necessárias.

Toda empresa deve tomar precauções sérias em relação a segurança que a sua infraestrutura proporciona aos seus colaboradores no escritório. Da mesma forma, ela também deve prestar muita atenção quando o trabalho das pessoas precisam ser realizados em outros lugares. 

Proporcionar a sensação de segurança ao colaborador impacta diretamente seu desempenho e vai além das medidas óbvias exigidas pelas autoridades. 

Quando se trata de uma viagem, então, esses detalhes passam a ser ainda mais importantes e evidentes. O funcionário estará fora do seu espaço comum, no qual desenvolve as suas atividades e colabora com os colegas diariamente.

Por isso é tão importante assegurar seu bem-estar e garantir que a sua experiência durante toda a viagem seja estável. 

Dessa forma, a empresa deve suprir as suas necessidades pessoais e profissionais e para isso um bom plano deve ser traçado antes da viagem. Veja como!

6 dicas para garantir a segurança em uma viagem a trabalho

Durante uma viagem de trabalho, muitos são os imprevistos que podem acontecer. Vôos cancelados, hospedagens fora do padrão adequado, gastos sem autorização prévia, adiamento de compromissos, entre outros.

Para que esses incidentes sejam evitados, seguem as 6 melhores dicas de como preparar uma viagem com segurança, aproveite!

1- Meio de transporte

Aeroportos e rodoviárias buscam sempre ser pontuais em relação aos seus cronogramas de entradas e saídas. Mas nem sempre o melhor acontece e as viagens podem atrasar ou até mesmo serem canceladas.

Por isso, é muito importante investir nas melhores companhias e comprar passagens para pelo menos um dia antes do primeiro compromisso que ocorrerá na outra cidade. 

Selecionando uma boa companhia, o conforto do colaborador na viagem também é garantido. E viajando com certa antecedência, evita-se com que compromissos importantes sejam adiados ou até mesmo cancelados.

2- Hospedagem

Selecionar e reservar a hospedagem do colaborador em uma rede de hotéis confiável também é muito importante. Assim, imprevistos como lotação e desconforto são mais difíceis de acontecer.

Correr o risco de ficar sem hospedagem ou até mesmo de comprometer o bem-estar do colaborador afeta diretamente a sua integridade e sua produtividade.

3- Gastos autorizados

Aqui, um fator determinante para o sucesso de uma viagem a trabalho: os gastos autorizados e a gestão dos mesmos. 

É preciso deixar claro quais são os gastos extras que o colaborador está autorizado a ter. Valores para transporte na cidade e para alimentação são os principais a serem alinhados previamente.

Para o controle tanto do colaborador em viagem, quanto do gestor que autoriza os gastos, uma ferramenta como a leitura automática de recibos, disponibilizada pela VExpenses, é essencial. 

Guardar os recibos impressos é uma dor de cabeça e o risco de perdê-los em meio às atividades corridas de uma viagem a trabalho é grande. Assim, ter um sistema que faça isso automaticamente é essencial para um melhor controle dos gastos.

4- Agenda

Conferir e confirmar as reuniões e atividades que serão realizadas pelo colaborador no local também é muito importante. 

Ter um cronograma bem estruturado faz toda a diferença na produtividade do trabalho. 

Desse modo, evita-se que a permanência do executivo em outra cidade tenha que ser estendida – o que trará mais custos e atrasará as atividades que foram previamente planejadas para os dias seguintes à viagem. 

5- Saúde

Segurança tem tudo a ver com saúde. E por isso a contratação de um seguro viagem é essencial. Este tipo de seguro é obrigatório apenas para viagens internacionais. Porém, mesmo não sendo obrigatório para viagens nacionais, o seguro viagem protege a integridade do colaborador. 

Acidentes podem acontecer em qualquer lugar e a qualquer momento. E o seguro viagem garante a proteção à saúde do colaborador em viagem. E também cobre todos os eventuais gastos causados por um possível acidente. 

6- Rotina

Como um todo, a atenção que deve ser dispensada para que um executivo viaje com segurança deve passar por toda a sua rotina. Imaginar toda a movimentação que será feita pelo profissional, desde a saída até a volta para a sua casa ou para o escritório é uma boa forma de prever tudo que será necessário para uma viagem segura.

Além disso, infelizmente algumas questões como violência e assédio são preocupações que devem ser levadas em consideração, principalmente pelas executivas em viagem. 

Manter o contato com outras pessoas do time e combinar um sinal de alerta com certeza traz mais segurança às mulheres em viagens a trabalho e pode evitar situações de perigo. 

Viagens corporativas nos projetos da empresa

As viagens corporativas são muito importantes para o crescimento da empresa. Realizá-las com pessoas de confiança e de maneira segura demandam a estruturação de alguns planos complexos pelos gestores.

Estes planos devem seguir a legislação, que propõe condições obrigatórias às empresas para que a segurança do trabalhador em viagem seja um direito perante a justiça. Não são condições difíceis de seguir, mas merecem bastante atenção. 

Para que uma viagem a trabalho seja realizada com sucesso, também é essencial entender como os custos impactam no projeto que está envolvendo aquela viagem. 

Viagens corporativas podem ser um investimento, se realizadas para a prospecção de novos clientes e realização de networking, por exemplo. 

E também podem fazer parte do desenvolvimento de um trabalho já negociado. Por isso é muito importante sempre ter previsto em contrato quais condições serão aplicadas para o caso de deslocamento de colaboradores para a realização do trabalho a ser entregue.

Se você quer saber ainda mais sobre tudo que envolve a segurança em viagens corporativas, acesse o nosso blog

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