O reembolso de despesas sem dúvida alguma é um processo super importante quando se trata de viagens corporativas. Nesse sentido, a busca por sistemas e aplicativos para anotar gastos é grande, assim como por outras ferramentas que ajudem no controle dos custos.
Afinal, com a evolução do meio digital, cada vez mais a tecnologia pode nos auxiliar a tornar menos burocrático esse tipo de processo.
Atualmente já existe uma série de meios que podem ser utilizados para controlar despesas e posteriormente oferecer o reembolso para os funcionários de maneira bem prática e simplificada.
Abaixo nós separamos tudo que você precisa saber sobre o reembolso de despesas e 4 formatos para você organizar essa tarefa dentro da sua companhia. Acompanhe e descubra muito mais!
O que é reembolso de despesas corporativas?
Em linhas gerais, podemos definir o reembolso de despesas corporativas como a indenização de determinado valor para os funcionários que precisaram arcar com algum custo da empresa.
Essa prática é mais comum em casos de viagens ou deslocamentos a trabalho, onde o colaborador acaba tendo algumas despesas relacionadas a combustível e alimentação, por exemplo.
Normalmente o reembolso é calculado através de um relatório de custos fornecido pelo funcionário, com base na nota fiscal dos gastos que ele teve durante o período em que estava em atuação profissional.
Porém, a empresa pode adotar diferentes meios de acompanhar os custos com viagens e deslocamentos, adotando aplicativos e sistemas diversos.
O que é e como fazer gestão de reembolso de despesas?
A gestão do reembolso de despesas se trata do processo realizado pelo setor de Recursos Humanos e/ou Financeiro com o objetivo de controlar a devolução de valores aos colaboradores.
Ela engloba todo o acompanhamento de gastos e comprovação dos custos, garantindo que os funcionários recebam o valor completo daquilo que gastaram enquanto estavam a serviço da empresa.
Os métodos para fazer a gestão de reembolso de despesas são os mais diversos.
Grande parte das empresas utiliza um formato relacionado ao fluxo de processos, onde é possível acompanhar de maneira visual os gastos que o colaborador está tendo durante o compromisso.
Além disso, vale dizer também que o reembolso de despesas pode ocorrer em diversas ocasiões, desde o desgaste do carro do colaborador utilizado em função da empresa até a sua alimentação durante viagens corporativas, por exemplo.
Por esse motivo é muito importante que a companhia entenda exatamente quais são as suas necessidades, para então construir um processo que as atenda de maneira completa.
Inclusive fazendo um planejamento que inclui uma alçada da aprovação.Para saber mais sobre esse tema, confira nosso post sobre o que é e como construir alçada de aprovação.
4 formas de gerir e controlar o reembolso de despesas a trabalho
Como você pode perceber, o reembolso de despesas no trabalho é muito importante tanto para os funcionários quanto para a empresa.
Afinal, ele é um meio de garantir que os colaboradores poderão cumprir com suas funções em viagem, mas que não terão nenhum gasto próprio enquanto prestam seus serviços.
Nesse sentido, a companhia pode adotar diversos formatos para colocar em prática essa política.
Abaixo nós separamos os mais utilizados atualmente, para você conhecer, acompanhar e descobrir aquele que é o melhor para a sua empresa. Confira!
1. Manual
No formato manual, o processo ocorre de forma mais burocrática e demorada.
A empresa costuma orientar seus colaboradores a anotar despesas por meio de um relatório de viagem (rdv) físico ou online, ou mesmo preencher uma planilha de prestação de contas de viagem.
Normalmente, é esperado que cada linha da planilha de controle de reembolso de despesas seja referente a um único gasto, que deve ser detalhado e justificado.
O mesmo ocorre para rdv manual.
A planilha de despesas de viagem a trabalho pode ser alimentada pelo próprio colaborador ou pelo setor de Recursos Humanos/Financeiro.
Além disso, nesse método devem ser armazenadas todas as notas fiscais de maneira física, para que seja comprovado o valor gasto.
Esse formato é o menos prático entre todos, já que:
- Permite pouca agilidade no processo;
- Risco de sofrer com perdas de planilhas ou esquecimentos na hora de anotar alguns números;
- Pode ocorrer perda de comprovantes, ou mesmo desaparecimento das informações quando trata-se de papéis termossensíveis.
Entre outros contratempos que impedem a eficiência do processo.
Essas falhas podem, muitas vezes, representar um erro irreparável em relação ao financeiro do colaborador. Uma vez que ele terá que arcar com esse débito em sua conta particular.
Para a empresa, o acúmulo desses consecutivos erros financeiros pode gerar problemas trabalhistas e até mesmo de desempenho dos seus funcionários, uma vez que o estresse financeiro aumenta o presenteísmo.
2. Sistemas integrados
É comum que algumas empresas utilizem sistemas genéricos, como os ERPs ou os sistemas de controle de equipes externas, para realizar a gestão do processo de reembolso.
Normalmente, nesses sistemas, a gestão dos gastos corporativos dos funcionários não é uma prioridade a ser solucionada, e o processo fica reduzido a apenas um módulo.
Os módulos costumam ser bastante simples e, apesar de serem mais vantajosos do que o processo manual, ainda sobram alguns gargalos que esses sistemas não são capazes de resolver.
Quando tratamos de sistemas automatizados, uma boa escolha é optar por um sistema integrado.
Os sistemas integrados também são bastante utilizados para anotação de despesas corporativas, e nada mais são do que dois sistemas que permitem a centralização da gestão, ao mesmo tempo que garantem a relevância da solução total do processo.
Por exemplo: plataformas de gestão de despesas corporativas, como o VExpenses, resolvem completamente os gargalos deste processo e integram com diversos ERPs, permitindo que os gastos reembolsáveis, assim que aprovados, sejam enviados para o ERP e alocados nas contas contábeis corretas automaticamente.
Assim, é possível sair da superficialidade da solução oferecida por um sistema que é apenas um módulo, ao mesmo tempo em que garante que a gestão fique centralizada, melhorando o controle das contas.
Além disso, sistemas como o VExpenses também possuem o benefício de poderem ser acessados de qualquer lugar de maneira bem prática e rápida, através da internet.
Por exemplo, durante a viagem corporativa o colaborador pode lançar os seus custos para aprovação do RH, tudo em tempo real e de maneira super eficiente.
3. Plataformas de gestão de reembolso corporativos
Como falamos anteriormente, sempre que possível é recomendável dar preferência para sistemas especialistas.
Assim, para o caso do controle e reembolso de gastos de funcionários, considere adotar uma plataforma de gestão de despesas corporativas para sua empresa.
Isso porque ela é criada justamente para esse fim, com o objetivo de fornecer um reembolso corporativo rápido, fácil e seguro.
Dessa forma, todo o processo de controle e pagamento se torna simplificado, garantindo mais agilidade e segurança quando o funcionário precisa sair da cidade para prestar serviços para a companhia.
Além disso, uma das maiores vantagens de contar com plataformas como o VExpenses é a ter uma ferramenta que utiliza tecnologia de última geração para solucionar uma questão pontual.
Por exemplo: o Hórus, do VExpenses, consegue detectar quando algum colaborador lança uma nota para reembolso na qual consta a compra de uma bebida alcoólica ou cigarro.
Isso é possível porque o Hórus foi desenvolvido com uma tecnologia capaz de escanear o comprovante fiscal, lê-lo e identificar os itens proibidos individualmente.
Além dessa funcionalidade, o VExpenses também conta com a função GPS para cálculo do reembolso de km rodado, alertas de limites da política de reembolso de despesas, leitura automática de recibos, entre outras.
Ou seja, o VExpenses é uma plataforma de controle de reembolso capaz de oferecer para você e para os colaboradores da sua empresa uma gestão completa dos gastos e custos da viagem.
Se você está buscando por um aplicativo para anotar gastos corporativos, uma plataforma de gestão com toda a certeza é uma das melhores opções.
Acesse a nossa calculadora de reembolso para saber em quanto a sua empresa poderia reduzir os custos administrativos/operacionais utilizando o VExpenses no dia-a-dia. Vale a pena o experimento!
4. Nota de débito
A nota de débito é uma espécie de documento onde o colaborador relata todas as despesas que teve durante a prestação de serviços, mas que não se tratam necessariamente de custos empresariais.
Ou seja, suas despesas com hospedagem, alimentação e transporte são exemplos de valores que podem constar na nota de débito.
Depois de pronto, esse documento é enviado para o departamento pessoal e é examinado pelos gestores de recursos humanos, de modo a garantir um reembolso justo desses valores.
Se possível é recomendado que o funcionário envie junto do documento as notas fiscais de seus gastos, preferencialmente com seu CPF.
E aí, qual desses formatos de reembolso você já conhecia? Já faz uso de um aplicativo para anotar gastos?
Solicite um contato dos nossos especialistas e entenda como o VExpenses pode melhorar a rotina financeira da sua empresa!
