Diárias de viagem: como funcionam, cálculo e alternativas

Diárias de viagem são valores pagos pela empresa para cobrir os custos de um colaborador durante uma viagem a trabalho. Esses valores incluem gastos com hospedagem, alimentação, transporte e outras despesas essenciais.

Quando um colaborador precisa viajar a trabalho, todos os custos devem ser cobertos pelo empregador. É nesse contexto que surgem as diárias de viagem, valor pago pela empresa para que o funcionário possa executar suas funções sem precisar gastar do próprio bolso. 

Mas como funciona esse pagamento e como calcular as despesas exatas? Há alternativas mais modernas para substituir as diárias de viagem? 

Neste texto, vamos explicar tudo o que você precisa saber sobre o tema e trazer dicas práticas para implementar na gestão de viagens do seu negócio. 

Continue a leitura! 

O que são as diárias em viagens a trabalho?

Muitas empresas adotam o pagamento de diárias para cobrir os custos básicos de seus colaboradores durante viagens corporativas. Esse valor serve para garantir que o viajante não gaste do próprio bolso com, por exemplo, hospedagem, alimentação e deslocamento, além de outras despesas básicas.

No entanto, há um ponto importante a se destacar: a diária de viagem não é um extra ou uma forma de remuneração. O objetivo é apenas reembolsar/arcar com as despesas necessárias para a execução das atividades durante a viagem. 

O que a CLT diz sobre o pagamento de diárias de viagem?

A Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) traz algumas regras importantes sobre o pagamento das diárias. O ponto principal é que elas não podem ultrapassar 50% do valor da remuneração mensal do colaborador. Caso contrário, passam a ser tratadas como salário e sofrem incidência de encargos trabalhistas.

Para evitar problemas, é essencial que a empresa tenha uma política bem definida sobre diárias de viagem, garantindo que os valores sejam proporcionais às despesas reais e estejam dentro das exigências legais.

Como calcular as diárias de uma viagem?

O cálculo das diárias de viagem deve garantir que os colaboradores tenham os custos necessários cobertos sem que a empresa exagere nos gastos. 

Para isso, é fundamental considerar diferentes variáveis e seguir uma metodologia clara para definir os valores apropriados, como veremos a seguir.

Identificação dos custos envolvidos

Cada viagem tem suas particularidades, e os custos podem variar conforme o destino, a duração da estadia e as necessidades do colaborador. Para um cálculo mais preciso, a empresa deve levar em conta os seguintes elementos:

• hospedagem — definir uma média de preços em hotéis ou outras acomodações condizentes com a política da empresa e a região visitada;
• alimentação — considerar o custo médio de refeições no local da viagem, levando em conta o número de dias que o colaborador ficará fora;
• transporte — avaliar os custos com deslocamento, como passagens aéreas, táxis, transporte por aplicativos ou aluguel de veículos;
• outras despesas — identificar eventuais custos adicionais, como pedágios, taxas locais e outros gastos que possam surgir durante a viagem.

Definição de valores conforme política da empresa

Cada empresa pode estabelecer diferentes critérios para definir as diárias, mas algumas práticas comuns são estas:

• criar faixas de valores por destino, identificando as cidades com custo de vida mais elevado;
• estabelecer categorias de cargos, garantindo que os valores reflitam as necessidades dos diferentes níveis hierárquicos;
• aplicar um teto por tipo de despesa, evitando gastos excessivos com, por exemplo, hospedagem ou alimentação.

Ajustes conforme o destino e a duração da viagem

O custo de vida pode variar bastante dependendo do destino. Por isso, é fundamental ajustar os valores das diárias para que reflitam as condições locais. 

Além disso, viagens a trabalho mais longas podem demandar um orçamento diferente, com descontos em hospedagens para estadias prolongadas ou ajustes no valor diário das refeições.

Definir um processo estruturado para o cálculo das diárias ajuda a empresa a evitar inconsistências, garantindo que os colaboradores tenham suporte adequado durante suas viagens, mas sem comprometer o orçamento corporativo.

Como funciona o pagamento de diárias?

Cada empresa pode definir a forma como prefere pagar as diárias de viagem. As opções mais comuns são:

• adiantamento do valor total: a empresa deposita um valor fixo na conta do colaborador antes da viagem. Dessa forma ele já tem os recursos necessários para cobrir suas despesas, evitando o uso do próprio dinheiro. No entanto, essa prática exige um bom controle financeiro da empresa para evitar que os valores fiquem desajustados em relação aos custos reais da viagem;
• reembolso: o colaborador arca com os custos da viagem e, depois, solicita o reembolso, apresentando notas fiscais e comprovantes das despesas. Esse modelo garante que a empresa pague apenas o que foi realmente gasto, mas pode ser um problema para o profissional, que precisa adiantar o dinheiro do próprio bolso e aguardar a restituição. Além disso, a burocracia da conferência de documentos pode tornar o processo mais demorado;
• cartão corporativo: nesse modelo, a empresa disponibiliza um cartão específico para as despesas da viagem, eliminando a necessidade de adiantar dinheiro ou fazer reembolsos. O colaborador usa o cartão para cobrir gastos com alimentação, transporte e hospedagem, seguindo os limites estabelecidos pela empresa. Esse formato garante mais controle e transparência, além de reduzir a carga administrativa de conferência e validação de despesas.

A escolha do modelo depende da política da empresa e da facilidade de gestão de cada método. O cartão corporativo, no entanto, surge como uma solução mais prática e transparente, como veremos no próximo tópico. 

Como o cartão corporativo pode substituir as diárias de viagem?

O cartão corporativo tem se tornado uma alternativa cada vez mais popular para substituir as diárias de viagem. 

Em vez de depositar um valor fixo na conta do colaborador ou exigir que ele pague os custos com recursos próprios, a empresa pode fornecer um cartão com um limite predefinido para os gastos da viagem.

Dessa forma, os valores podem ser utilizados diretamente para despesas como alimentação, transporte e hospedagem. 

O Cartão VExpenses, por exemplo, é a opção ideal para os colaboradores em viagens a trabalho, visitas a clientes e outras atividades corporativas.

Confira as vantagens do nosso cartão corporativo:

• gastos do cartão integrados ao app;
• limite de gastos definido conforme a necessidade,
• disposição de orçamento e política de despesas;
• conciliação automática das transações;
• controle dos valores e extrato de despesas;
• prestação de contas simplificada;
• muito mais segurança sobre as movimentações.

Conheça todas as soluções da VExpenses para a sua gestão de despesas e viagens

A VExpenses é uma plataforma all-in-one de gestão de despesas e viagens corporativas. Oferecemos soluções de adiantamentos, reembolsos, controle de combustível, prevenção de fraudes, cartão corporativo e gestão completa de viagens a trabalho, desde a reserva de aéreo e hotéis, até o aluguel de veículos e a prestação de contas final.