Você já utiliza o FTE, ou full-time equivalent, para calcular a produtividade na sua empresa? Para os gestores que buscam aumentar a eficiência no setor de contas a pagar, esse é um ótimo indicador para usar como base.
O FTE é uma forma de visualizar de maneira objetiva o número de horas que efetivamente são trabalhadas pelos funcionários. Ou seja, permite quantificar todos os esforços que são realizados no dia a dia de trabalho.
Nesse sentido, reduzir o FTE significa uma redução da necessidade de horas trabalhadas – gerando menos custos e maior produtividade. Mas, afinal, como proporcionar uma redução do full-time equivalent no contas a pagar? Confira ao longo deste artigo.
O que é FTE?
O full-time equivalent – abreviado como FTE – é um indicador que reflete a capacidade produtiva de um funcionário. A lógica é bem simples: é impossível que um profissional passe 8 horas seguidas trabalhando sem pausas ou distrações. Mas qual é a real contribuição de cada um deles?
O FTE existe justamente para mensurar a produtividade dos colaboradores – permitindo que o gestor veja com mais clareza o tempo de produtividade mensal de cada profissional e analise se a jornada de trabalho está valendo o custo.
Um FTE de 1,0, por exemplo, corresponde às horas trabalhadas em um dia para um funcionário em tempo integral. Já o FTE para um funcionário de meio período que trabalha 20 horas por semana seria 0,5.
Exemplo: imagine que 10 pessoas trabalham no departamento de contas a pagar. Cinco deles trabalham a tempo inteiro (40 horas semanais), três ocupam um cargo a tempo parcial cada um trabalhando 20 horas semanais e os outros dois trabalham 10 horas semanais cada. O valor do FTE neste caso seria de 7,0.
Qual é a importância do FTE?
A utilização do FTE fornece informações sobre a produtividade dos trabalhadores da empresa ou de um departamento. E isso tem uma série de vantagens:
- Análise de desempenho: as empresas passam a conhecer o desempenho real no trabalho de seus funcionários. Mais importante do que saber o número de funcionários de uma empresa é entender sua performance geral.
- Ajuda na gestão de Recursos Humanos: com o valor calculado, decisões importantes de RH podem ser tomadas. Para o departamento de RH, o FTE é particularmente importante para o planejamento de gestão de pessoas. Dessa forma, as mudanças mais urgentes nas equipes e as tendências do mercado de trabalho podem ser melhor avaliadas.
- Auxílio para planejar novos projetos: funcionários com diferentes tipos de contratos de trabalho podem ser mais facilmente atribuídos a projetos, pois o desempenho de um funcionário pode ser melhor calculado – não importa quantas horas ele trabalhe por semana.
- Comparação precisa: as capacidades produtivas de diferentes empresas e departamentos podem ser comparadas mais facilmente com FTE. Isso ocorre porque se você comparar apenas o número de funcionários, os resultados são muito imprecisos.
Como calcular o full-time equivalent (FTE)?
Você quer entender como calcular o FTE no setor de contas a pagar? Então veja este passo a passo que preparamos:
1. Calcule o número de horas trabalhadas pelos trabalhadores integrais
O primeiro passo para definir o FTE é calcular o número de horas trabalhadas pelos funcionários em tempo integral – que são aqueles que trabalham em média 40 horas por semana, todas as semanas, por mais de 120 dias ao ano.
Para isso, basta multiplicar o número de trabalhadores por 40 (8 horas por dia x 5 dias por semana).
2. Calcule as horas trabalhadas por trabalhadores de meio período
Para calcular o número de horas trabalhadas pelos profissionais em meio período, basta multiplicar o total de horas semanais pelo número de semanas que cada trabalhador de meio período trabalhou.
Se três trabalhadores de meio período trabalharam 15 horas todas as semanas durante 30 semanas: 3 x 15 x 30 = 1.350 horas.
3. Some as horas totais trabalhadas
Efetue a soma do total de horas trabalhadas por todos os trabalhadores – integrais e de meio período.
4. Divida o total de horas trabalhadas pelo número de horas integrais
Finalmente, com base no número total de horas trabalhadas, você pode calcular o FTE. Esse cálculo pode ser feito de forma anual, mensal ou diária – dividindo o total de horas trabalhadas pelo número de horas integrais.
- FTE anual: divisão das horas totais por 2.080 (8 horas por dia x 5 dias por semana x 52 semanas por ano).
- FTE mensal: divisão das horas totais por 173,33 (2.080 / 12).
- FTE diário: divisão das horas totais por 8 (8 horas de trabalho diárias).
Como reduzir o FTE no contas a pagar?
Agora que você já sabe como calcular o FTE, você pode começar a se dedicar a reduzir essa métrica. Com isso, o objetivo final é promover um trabalho eficiente usando o mínimo possível de mão de obra.
Pense no trabalho desenvolvido pela sua equipe de contas a pagar. Se fosse possível realizar o mesmo trabalho dois terços do tempo, seria ótimo, não é? Isso significaria uma redução de custos e aumento da eficiência.
Veja algumas dicas para reduzir o FTE no contas a pagar:
1. Otimize processos
Reorganizar os processos de forma mais inteligente é uma ótima maneira de diminuir o tempo necessário para a realização das atividades no setor de contas a pagar. Quanto mais intuitivos forem os processos para os funcionários, mais eles podem produzir em seu tempo de trabalho.
2. Automatize tarefas
Mais do que organizar os processos, outra alternativa é investir na automação. Quando as tarefas podem ser executadas automaticamente, os esforços humanos podem ser alocados em outras atividades de teor estratégico – gerando uma redução no FTE.
3. Invista no treinamento e desenvolvimento
Montar uma equipe bem treinada e eficiente garante que as atividades possam ser desenvolvidas em menos tempo e com mais qualidade. Por isso, os investimentos em treinamento podem ajudá-lo a reduzir o FTE no contas a pagar.
4. Incorpore a tecnologia nas atividades
Existem várias soluções digitais que podem ser incorporadas no setor de contas a pagar para promover saltos no desempenho de toda a equipe. A partir disso, a produtividade de todos pode ser otimizada.
O papel da tecnologia para melhorar a produtividade
Conforme acabamos de ver, a tecnologia pode ser sua grande aliada para aumentar a produtividade e reduzir FTE. E o que não faltam são soluções variadas que atingem todos os públicos.
A Dootax e o VExpenses são ótimos exemplos de tecnologia que ajudam a melhorar a produtividade nas rotinas financeiras e tributárias das empresas. E isso pode ser especialmente interessante no setor de contas a pagar.
VExpenses: gestão de despesas, reembolsos, adiantamentos e cartões corporativos
O VExpenses é um software de gestão de despesas corporativas e prestação de contas que facilita o processo de reembolso. Com ele, o time administrativo pode analisar despesas de forma inteligente – reduzindo os gastos com prestação de contas em até 88%.
As funcionalidades do VExpenses incluem:
- Reconhecimento automático dos dados do recibo;
- Apontamento de KM por GPS;
- Aprovação multinível;
- Políticas de despesas (controle de fraudes);
- Centros de custos e projetos;
- Integrações com sistemas de gestão;
- Funcionamento off-line;
- Mobilidade em todo o processo;
- Controle de adiantamentos;
- Conciliação de despesas do cartão.
- E muito mais!
Dootax: soluções fiscais
A plataforma da Dootax é um ótimo exemplo de solução de automação que permite a redução da sua carga de trabalho mensal. Trata-se de um software que automatiza tarefas da área fiscal. Veja quais são as soluções da Dootax:
- Dootax Pagamento de Tributos: essa é sua solução definitiva para o pagamento automático de tributos. Trata-se de um software que faz a emissão e o pagamento das suas guias tributárias de modo totalmente automático, oferecendo segurança para seu negócio.
- Dootax Gestão de Certidões: com essa solução, você gerencia todas as certidões negativas de débito e certidões positivas da sua empresa de forma centralizada, confiável e automática.
- Dootax Caixa Postal Fiscal: trata-se de uma solução de automação de Domicílio Tributário Eletrônico que permite que sua empresa gerencie diversos DTEs com organização, agilidade e segurança.
- Dootax Repositório DFe: com essa ferramenta, sua empresa arquiva documentos para que possa acessá-los com facilidade. A ferramenta tem integração com diversos canais para o recebimento do XML e armazena de forma segura todos os documentos, como NFe e CTe.
Você gostou das dicas para reduzir o full-time equivalent no contas a pagar? Quer continuar descobrindo como a tecnologia pode ajudar a melhorar a produtividade nas suas rotinas fiscais? Visite o site da Dootax e confira todas as vantagens da automação!
Este artigo foi produzido pela equipe da Dootax, startup amiga do VExpenses que nasceu para descomplicar rotinas fiscais com tecnologia. Por dois anos consecutivos, foi selecionada para a lista das 100 Startups to Watch pela revista PEGN. Sua plataforma de RPA fiscal revolucionou a maneira de lidar com as obrigações tributárias no País.
