O gasto com combustível é uma das principais despesas corporativas que os profissionais que trabalham com o próprio carro tem em sua rotina. Nesses cenários surge o reembolso de combustível, direito do colaborador, assegurado pela legislação trabalhista e que deve ser cumprido pelas empresas.
O reembolso do valor gasto em combustível pode parecer um processo simples, mas muitas vezes desperta diversas dúvidas tanto no próprio funcionário, quanto no gestor responsável por autorizar o ressarcimento da despesa.
Para sanar essas dúvidas, neste artigo, vamos entender melhor sobre o reembolso de combustível, como calcular os gastos e também como otimizar o processo. Confira!
O que é Reembolso de Combustível e por que devo fazê-lo?
O reembolso de combustível diz respeito ao valor utilizado para indenizar o colaborador que pagou com o próprio dinheiro por combustível para fins corporativos.
Por se tratar de uma despesa operacional, a empresa é obrigada a arcar com o gasto de gasolina em viagem a trabalho.
Além disso, outro ponto de atenção em saber como fazer a média de consumo de combustível é o seu impacto no cálculo do valor para reembolso de km.
Mas, antes de nos aprofundarmos um pouco mais no assunto, é bom sabermos diferenciar o auxílio combustível do reembolso propriamente dito.
O auxílio combustível é um benefício e pode ser oferecido em forma de cartão ou ticket.
Trata-se de um valor previamente calculado e disponibilizado pela empresa para viagens ou até mesmo para o deslocamento do profissional de sua casa até o escritório.
Mais uma grande diferença entre as duas modalidades é que o reembolso de combustível é feito a partir da apresentação de comprovantes de pagamentos após a utilização do combustível, permitindo um controle mais assertivo dos gastos da empresa.
Já o auxílio combustível sofre poucas variações em seu valor e é acumulativo de um mês para o outro.
O que diz a lei do reembolso?
A Lei do Reembolso exige que as empresas reembolsem os funcionários por gastos que não façam parte do salário. Por exemplo, despesas com hospedagem, combustível para viajar, etc.
Para isso, a legislação também afirma que a empresa pode exigir dos funcionários a comprovação das despesas, como ao apresentar notas fiscais.
Além disso, a forma como o reembolso de despesas corporativas ocorre pode ser flexível, desde que seja devidamente acordada entre empresa e colaborador.
Quer dizer, é possível antecipar parcial ou integralmente o valor que será usado em alguma atividade, em vez de reembolsar.
Isso tudo é válido para profissionais que trabalham no modelo da Consolidação das Leis Trabalhistas (CLT).
Para entender melhor, saiba que os tipos de reembolsos para despesas corporativas, segundo a CLT, podem ser:
- auxílio home office;
- reembolso de despesas em viagens corporativas;
- reembolso em prol da empresa;
- reembolso em gastos com combustíveis.
Quais as principais formas de pagamento ou substituição do Reembolso de Combustível?
A forma de pagamento ou substituição do reembolso de combustível variam conforme as políticas e as regulamentações de cada empresa. A seguir, conheça as principais!
Vale-combustível
Os funcionários que utilizam veículos próprios para trabalhar podem receber um vale-combustível da empresa para ser usado futuramente, ao invés de pagar com o próprio dinheiro.
A empresa libera um valor fixo, que pode vir inclusive em um Cartão Corporativo, ou voucher pré-pago, e o colaborador utiliza na compra de combustível. Depois basta enviar o comprovante de pagamento para o financeiro
Reembolso por quilometragem
Em alguns casos, a empresa pode optar por reembolsar os funcionários com base na quilometragem percorrida em seus veículos pessoais para fins de trabalho.
Nesse cenário, é estabelecido um valor por quilômetro rodado, determinado pela empresa ou pelas regulamentações locais. Logo, o funcionário registra a quilometragem percorrida em um formulário ou sistema de registro.
Após esse processo, a empresa calcula a taxa do reembolso de combustível, multiplicando a quilometragem pelo valor estabelecido.
Como funciona o reembolso de quilometragem?
Entenda como funcionam as etapas de um reembolso de quilometragem na maioria das empresas.
Definição do valor a ser pago
A empresa geralmente define uma taxa de quilometragem que será utilizada para calcular o valor do reembolso.
O valor pode ser determinado internamente pela empresa, seguindo políticas internas. Outra opção é se basear em leis e regulamentações locais.
Assim, o colaborador é responsável por registrar a quilometragem percorrida em seus deslocamentos para fins de trabalho.
Isso pode ser feito usando um formulário específico fornecido pela empresa, aplicativo de rastreamento de quilometragem ou outro sistema desenvolvido para essa finalidade.
Tendo a posse dos registros, o funcionário apresenta uma solicitação de reembolso de combustível à empresa, incluindo as informações sobre a quilometragem percorrida e os cálculos correspondentes.
Prazo de pagamento
O prazo de pagamento do reembolso de combustível pode variar conforme a política da empresa. Geralmente, ela tem prazos estabelecidos para processar e efetuar os pagamentos de reembolsos de despesas.
Eles costumam ser definidos internamente pelo negócio e podem variar de dias a semanas.
Muitas empresas têm um cronograma regular de processamento de reembolsos, como uma vez por mês ou a cada quinzena.
Tipo de pagamento
Após receber a solicitação de reembolso, a empresa verifica as informações e efetua o pagamento correspondente ao funcionário.
Isso pode ocorrer por transferência bancária, cheque ou outro método acordado entre a empresa e o colaborador.
Quais os elementos considerar no cálculo do reembolso de quilometragem?
Ao calcular o reembolso de combustível, existem alguns elementos que devem ser considerados para garantir um cálculo preciso e justo. A seguir, conheça os principais!
Combustível
O custo do combustível utilizado durante as viagens deve ser considerado.
Logo, é importante acompanhar os preços praticados e utilizá-los como base para calcular o valor do reembolso de combustível por quilômetro.
Manutenção
Os custos de manutenção do veículo, como troca de óleo, revisões periódicas, reparos e desgaste de peças, precisam ser incluídos no cálculo do reembolso.
Afinal, o colaborador pode precisar arcar com eles para garantir o deslocamento adequado ao local de trabalho.
Assim, uma sugestão é estimar esses custos baseados nas despesas médias de manutenção ou com registros de despesas reais.
Seguro
O custo do seguro do veículo também deve ser levado em conta para proteger a empresa financeiramente contra danos.
Sendo assim, o valor do reembolso de combustível pode incluir uma parcela proporcional ao prêmio do seguro pago pelo funcionário.
Impostos
Também é importante considerar o IPVA (Imposto sobre a Propriedade de Veículos Automotores) no cálculo do valor de reembolso.
Depreciação
A depreciação do veículo ao longo do tempo é outro fator a ser considerado, embora seja mais complexo de calcular.
De toda forma, existem alguns métodos ou taxas de depreciação que podem ser utilizados para determinar um valor adicional no reembolso de combustível.
Como calcular Reembolso de Combustível?
Para calcular o reembolso de combustível alguns passos devem ser seguidos para que o resultado seja o mais exato possível.
Além disso, é importante estabelecer regras e até mesmo firmar um acordo entre o profissional e a empresa com o propósito de reembolsar os gastos apenas do período em que o colaborador estava em exercício de suas funções.
Administrar esses gastos é essencial para que o acordo seja justo para ambos os lados.
Uma dica aqui é utilizar uma ferramenta para mensurar essas informações como a de Reembolso de Quilometragem por GPS do VExpenses.
Essa funcionalidade indica com precisão os quilômetros rodados e quais foram as rotas percorridas, potencializando a assertividade na hora de calcular a distância e combustível gastos para fins de reembolso.
1. Quilômetro rodado x litro de combustível
Uma das principais informações para que o reembolso de combustível seja justificado para a empresa, é saber quanto gasta de combustível cada automóvel.
Veja também: Despesas comerciais e administrativas: saiba como melhorar sua gestão
Ou seja, quantos quilômetros o carro anda com um litro de combustível.
E como saber o consumo de combustível do carro?
Para ser mais preciso, você pode seguir desta maneira:
- Antes da viagem ou do deslocamento, complete o tanque e zere a quilometragem do carro.
- Ande com o carro, com finalidades profissionais, até ser sinalizado que precisa abastecer novamente.
- Caso o medidor de combustível do seu carro seja preciso (como os digitais), é possível fazer esse cálculo com mais exatidão e em menos tempo.
- Faça o cálculo de quantos quilômetros o carro andou por litro de combustível.
Com esses dados é possível calcular o consumo:
total de quilômetros rodados ÷ total de litros de combustível (km/L)
Outra alternativa é calcular o gasto de gasolina com o Google Maps.
Ao invés de zerar a quilometragem do seu carro, basta ligar o GPS depois de encher o tanque para conseguir medir a distância percorrida com exatidão.
Este resultado é importante para entender se o carro utilizado para o trabalho está tendo a autonomia que promete.
Quanto mais quilômetros rodados por litro de combustível, maior é a autonomia do carro. E consequentemente, os gastos são menores e os benefícios maiores.
Por isso, este é o principal cálculo a ser feito em relação ao custo benefício que a viagem está gerando. Além de ser importante para o cálculo do valor do reembolso do km e do orçamento de custos de viagem.
2. Demais despesas
Para que o reembolso de combustível seja um acordo bem definido entre o colaborador e a empresa, é importante a definição de quais despesas em relação a utilização do carro serão ressarcidas.
Isso porque o combustível não é o único gasto que o profissional que precisa de um automóvel para trabalhar tem no dia a dia.
Gastos com seguro, taxas obrigatórias do DETRAN, limpeza, manutenção, depreciação do veículo, pedágio e estacionamento geralmente são somados ao valor de reembolso de combustível solicitado pelo colaborador.
Sempre, é claro, com o consentimento e autorização prévia da empresa registrado na política de reembolso de km.
Não são custos difíceis de serem especificados. Todos têm valores fixos, a não ser o estacionamento.
Este, deve ser somado separadamente ao reembolso de combustível, caso tenha sido utilizado enquanto o colaborador exerce as suas tarefas.
Bônus: Como economizar gasolina na estrada
O valor do combustível sofre frequentes variações e por isso é sempre importante aplicar algumas dicas no dia a dia de trabalho com o automóvel e assim economizar combustível.
1. Etanol x gasolina
Os valores do álcool e da gasolina diferem muito, assim como a performance de cada um em relação à autonomia do carro.
Por isso, este também é um cálculo específico que deve ser feito e que faz muita diferença na hora de somar os custos.
O cálculo é o seguinte:
preço do litro do etanol ÷ preço do litro da gasolina.
Veja também: TMC: entenda o que é e as vantagens para sua gestão
Se o resultado for inferior a 0,7, o álcool é mais vantajoso. Mas se o resultado for superior a 0,7, a gasolina é a melhor opção.
Esse índice de comparação baseia-se no fato de que é mais vantajoso abastecer com etanol se o valor do litro for até 70% do preço da gasolina.
Uma vez que, geralmente, a perda de eficiência do álcool em comparação com a gasolina é em torno de 30%.
A Agência Nacional do Petróleo disponibiliza resumos e pesquisas que revelam a média do preço de combustível pagos pelos consumidores.
2.Qualidade do combustível
Infelizmente, a adulteração de combustível acontece constantemente em postos corruptos e irregulares.
Para evitar o abastecimento em locais como estes, busque sempre saber sobre a qualidade do combustível que você está comprando.
A performance do carro responde muito a esta questão, além da reputação da marca e do posto em específico, e isso pode afetar a média de combustível que o seu carro gasta por trecho.
Fique atento!
3. Manutenção
A manutenção do automóvel também faz toda a diferença quando os custos são colocados na ponta do lápis.
Quando a revisão é feita com a frequência correta, a troca de óleo, filtros e peças garante que o carro se mantenha em uma performance de excelência.
Muitas vezes, uma revisão sai muito mais em conta do que a troca de uma peça extremamente desgastada.
4. GPS
Encurtar caminhos otimiza o tempo e aumenta a produtividade do trabalho.
Por isso, consulte sempre o GPS antes de iniciar uma viagem ou um deslocamento.
Muitas vezes os caminhos mais óbvios e mais conhecidos têm muito tráfego de carros e pessoas, o que pode atrapalhar os compromissos.
Atualmente, a tecnologia utilizada pelos aplicativos de GPS apresenta não só caminhos mais rápidos e seguros, como também a existência de acidentes ou instabilidades na pista.
5. Planejamento de viagens e deslocamentos
O cálculo de reembolso de combustível, afinal, acaba envolvendo valores referentes a outros gastos que não só os de abastecimento em si.
Por isso, ter um combinado bem feito entre colaborador e empresa é essencial para que os gastos sejam feitos de forma responsável e que os reembolsos sejam realizados de maneira justa.
Além disso, o orçamento da empresa também é alterado de acordo com os gastos deste tipo de demanda.
Portanto, uma avaliação interna considerando custos, despesas e receitas que envolvem o trabalho externo do colaborador podem dar uma visão ainda mais específica dos impactos financeiros para o negócio.
Agora que você já te ensinamos como saber o consumo do carro e como funciona o reembolso de combustível, é hora de melhorar o planejamento financeiro e a gestão de despesas de reembolso da sua empresa!
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