O OBT ou Online Booking Tool é um conceito que tem ganhado cada vez mais espaço nas empresas em todo o Brasil e em todos os setores.
Se você trabalha com uma equipe que sempre precisa viajar ou é gestor de algum setor com que possui equipes externas, pode ser o momento de implementar o OBT na sua empresa.
Caso você não domine o tema ou tenha dúvidas, está no lugar certo! Neste artigo você saberá tudo sobre OBT, quais ferramentas o compõem, como implementá-lo e qual dos tipos de OBT podem ser melhores para a sua organização.
Está curioso(a) e deseja saber mais sobre esse assunto? Aprenda tudo sobre o Online Booking Tool agora mesmo! Continue conosco e boa leitura!
O que é OBT e para o que servem essas ferramentas?
O OBT ou Online Booking Tool nada mais é que uma junção de ferramentas 100% online para a gestão de viagens.
Ou seja, ele funciona como um facilitador de viagens corporativas e auxilia em algumas tarefas burocráticas, tais como:
- Comparação de voos ou transporte rodoviário;
- Reserva de hotéis (avalia os preços e benefícios);
- Compra de passagens aéreas;
- Acompanhamento em tempo real da localização do colaborador viajante;
- Criação e confirmação de reservas de hospedagem.
Desse modo, com o Online Booking Tool ocorre uma centralização das informações de viagens realizadas pela empresa, bem como uma facilitação na troca de informações entre o colaborador e o gestor, evitando assim ruídos que possam comprometer a viagem.
Os softwares OBT são excelentes, pois agilizam tanto a vida dos gestores, quanto o dia-a-dia dos funcionários que estão em deslocamento. Afinal, você encontrará todas as informações daquela viagem em um único sistema. Prático, não é mesmo?
Já existem diversas ferramentas no mercado que podem te auxiliar a lidar melhor com a gestão de funcionários em trabalhos externos.
O VExpenses, por exemplo, oferece solução para a gestão do processo de reembolso de despesas de funcionários e pode te ajudar inclusive no cálculo do custo de km rodado para reembolso.
Quais as vantagens de usar um OBT?
Existem muitos benefícios em ter um Online Booking Tool adequado às necessidades da sua empresa. Confira abaixo as principais vantagens:
1. Economia de tempo e recursos financeiros
Um sistema OBT moderno permite que o gestor faça, em tempo real, a comparação de valores que serão despendidos em uma viagem, como:
- Transporte por aplicativo ou aluguel de veículos;
- Hospedagens;
- Passagens aéreas.
Dessa forma, é possível escolher com clareza as melhores opções para que a viagem seja o menos onerosa possível para a empresa e também a melhor época para realizá-la.
2. Melhor gestão de tempo e divisão de tarefas
Além dos benefícios que citamos acima, com o OBT é possível registrar todo o processo da viagem desde a pesquisa de passagens aéreas até o retorno do funcionário.
Assim, erros e reajustes de tarifas são infinitamente menores, já que o sistema é automatizado e garante agilidade e precisão na escolha desses bilhetes.
Além disso, basta uma pessoa clicar no sistema e gerar a viagem com todos os detalhes.
Logo, em poucos minutos tudo está salvo e arquivado. Com isso, o processo de e-mails, telefonemas e perda de tempo acaba por inteiro.
3. Autonomia para a equipe de viagem
O Online Booking Tool permite que cada colaborador acesse a sua própria “aba de viagens”.
Dessa forma, os funcionários sabem quais critérios e diretrizes precisam ser seguidos em todo o deslocamento.
Ou seja, em caso de algum descumprimento de tarefas, o gestor será informado através das ferramentas que alguém errou ou cometeu algum equívoco em seu deslocamento.
4. Tenha a melhor Política de Viagens para a sua empresa
Com o Online Booking Tool você conseguirá ter uma verdadeira e eficaz Política de Viagens para a sua organização. Afinal, com um software OBT você é capaz de:
- Estabelecer tetos de gastos para diárias por município;
- Tetos para passagens aéreas;
- Prazo mínimo (em dias) para a solicitação de viagens pelas equipes externas da empresa;
- Quais modelos de carros podem ser alugados pelos colaboradores (valores previamente estipulados);
- Dentre outras políticas que você e demais gestores considerarem prioritárias.
5. Métricas e relatórios
Atualmente, é mais necessário do que nunca evitar desperdício e ter controle total das despesas da empresa.
Com um sistema OBT você conseguirá ter 100% de certeza sobre os gastos das viagens, como elas são realizadas e se elas têm de fato dado retorno financeiro à organização.
6. Agilidade e centralização de dados
Por fim, com um processo de Online Booking Tool implementado com sucesso, você poderá ter uma única autorização para todos os recursos de uma viagem, tais como:
- Seguro viagem do colaborador;
- Serviço de hospedagem;
- Passagem aérea, dentre outras possíveis despesas.
Em síntese, com um OBT você deixará para trás aquelas horas de pesquisas em sites de hotéis, reservas de voos, bem como outras burocracias necessárias a cada viagem.
Além disso, você terá um histórico de informações e valores das viagens já realizadas pelos funcionários em todos os períodos.
Isso trará agilidade para as próximas viagens, bem como deixará as informações mais organizadas em um único sistema.
Falamos mais detalhadamente sobre viagens a trabalho no nosso artigo “Como contabilizar o reembolso de despesas de funcionários”. Dê uma olhadinha para maiores esclarecimentos e tenha mais embasamento sobre o assunto.
Qual a relação entre o Online Booking Tool e o Self Booking Tool?
O Online Booking Tool e o Self Booking Tool possuem relação entre si e você saberá mais sobre ambos os conceitos agora.
Saiba que os dois termos designam softwares com ferramentas para:
- Auxiliar gestores em informações e escolhas quando irão ocorrer viagens corporativas;
- Os dois são softwares que unem em um único lugar: reservas, pesquisas de hospedagens e busca de ofertas para passagens aéreas, aluguel de carros, etc.
Por esses motivos, tanto o Online Booking Tool quanto o Self Booking Tool têm se tornado uma tendência em todos os tipos de empresas (e de qualquer porte);
Contudo, se você acha que isso pode ser “demais” para a sua microempresa, fique tranquilo(a)! O OBT pode ser adaptado para as necessidades e demandas de qualquer organização.
Sob o mesmo ponto de vista, existem alguns softwares que poderão te ajudar não só em passagens aéreas e hospedagens, como também em outros gastos, tais como:
- Alimentação de colaboradores fora da empresa;
- Gastos com eventos corporativos diversos;
- Reembolso de gastos;
- Dentre outras despesas.
Como escolher o melhor OBT para minha empresa?
Para você escolher o melhor Online Booking Tool para a sua organização, deve levar em consideração alguns fatores como:
- Análise de dados da sua empresa para saber qual OBT se “encaixa” melhor nas suas atuais demandas;
- Tempo;
- Dinheiro;
- Cultura da empresa;
- Política de Viagens;
- Grau de exigência dos gestores em relação a viagens corporativas;
- Dentre outros fatores.
Lembre-se que um Online Booking Tool pode ser fundamental para minimizar gastos desnecessários em viagens bem como ajudar seus colaboradores na organização de informações sobre deslocamento.
Nosso artigo sobre seguro viagem para funcionário pode te ajudar a se aprofundar mais sobre o tema! Confira!
Viu só? O OBT pode oferecer muitas melhorias para a gestão de viagens corporativas da empresa, bem como, para toda a equipe e para a organização em geral.
Se você gostou do nosso artigo sobre OBT, que tal ajudar mais gestores a terem acesso a esse tipo de conteúdo? Para isso, divulgue esse post nas suas redes sociais e não se esqueça de assinar nossa newsletter para receber conteúdos exclusivos no seu e-mail!