No contexto da gestão de despesas, Pix corporativo é o uso do Pix para pagar compras e serviços para a empresa. Ele pode ser útil quando um fornecedor exige pagamento imediato para liberar um serviço ou quando não aceita cartão. Em todos os casos, o gasto deve seguir a política de despesas, com identificação do responsável e da finalidade, além da nota fiscal ou do recibo exigido pela empresa.
Durante uma viagem a trabalho, um colaborador precisa pagar um traslado, mas o prestador não aceita cartão. Se a política da empresa permitir o uso do Pix nessa situação, ele pode concluir o pagamento. Em seguida, registra a finalidade do gasto e apresenta a nota fiscal ou o recibo do serviço para que o financeiro confira a despesa.
Neste artigo, você vai entender quando usar cada meio, quais regras definir antes do pagamento e o que conferir depois para manter o controle das despesas.
Para levar em conta
- A empresa deve definir em quais situações o Pix pode ser usado e quem tem autorização para pagar despesas da empresa.
- O colaborador responsável pelo pagamento deve conferir o destinatário antes de confirmar a operação e pedir o comprovante da compra para prestar contas.
- Quando o colaborador paga com recursos próprios via Pix, ele solicita reembolso. Em uma solução integrada à gestão de despesas, ele usa o meio disponibilizado pela empresa e não precisa solicitar reembolso.
- Na prestação de contas, o colaborador completa os dados da despesa.
O que é Pix corporativo e como funciona?
“Pix corporativo” é uma expressão ampla para o uso do Pix em operações de uma empresa. Neste artigo, o foco são os pagamentos de despesas corporativas, como compras e serviços necessários ao trabalho. Para pagar, o colaborador usa a chave Pix informada pelo fornecedor, lê um QR Code ou cola o código Pix Copia e Cola no aplicativo. Antes de confirmar, confere o nome de quem vai receber e o valor.
A confirmação do Pix mostra que o pagamento foi realizado. Já a gestão da despesa depende de regras para identificar o responsável e classificar e comprovar o gasto.
Pix com reembolso ou Pix integrado à gestão: qual a diferença?
Quando o colaborador paga uma despesa da empresa com recursos próprios via Pix, ele solicita reembolso depois. Para isso, apresenta o comprovante do Pix e a nota fiscal ou, se a política da empresa permitir, o recibo. Também informa a finalidade do gasto e o centro de custo, quando exigido.
Nesse caminho, o registro chega ao financeiro por meio da solicitação de reembolso. Até que ela seja enviada, a empresa pode não ter todas as informações sobre o gasto. Um prazo claro para prestar contas ajuda a reduzir esse intervalo.
Em uma solução que integra o Pix à gestão de despesas, o pagamento é feito por um meio disponibilizado pela empresa. Conforme os recursos da ferramenta, a transação pode ser associada ao colaborador e dar origem ao registro da despesa. O usuário ainda precisa informar a finalidade da compra, apresentar o documento exigido e seguir o fluxo de prestação de contas definido pela empresa.
O grau de integração varia entre soluções. Ao avaliá-las, verifique o que é registrado automaticamente, quais dados o colaborador ainda informa e como o financeiro acompanha despesas pendentes de comprovação.
O Pix vinculado ao Cartão VExpenses segue esse segundo modelo: o pagamento aparece no extrato e a plataforma cria uma despesa associada ao usuário. O registro automático inicia a prestação de contas. O colaborador ainda precisa anexar a nota fiscal e completar as informações exigidas pela empresa.
Quais são as vantagens e os cuidados do Pix corporativo?
O Pix amplia as opções de pagamento quando o fornecedor não aceita cartão ou pede essa modalidade para uma compra pontual. Sua agilidade pode ajudar a concluir uma contratação necessária ao trabalho. Antes de escolher esse meio, porém, confira se a despesa é permitida e quais condições se aplicam.
Antes do envio, confira o destinatário, a cobrança e a correspondência com a contratação. Observe as regras internas e peça a nota ou o recibo ao fornecedor. Havendo divergência nos dados do recebedor, esclareça a cobrança antes de pagar.
Esses cuidados ajudam a manter a agilidade com o pagamento registrado e as pendências de prestação de contas visíveis para o financeiro. As regras de uso devem contemplar também os gastos feitos fora da rotina habitual. A seguir, veja quais decisões precisam estar definidas antes de liberar o Pix.
Quais regras definir para pagar despesas via Pix?
A política deve definir usuários autorizados, situações permitidas, limites, alçadas de aprovação e forma de comprovação. Essas decisões precisam chegar ao colaborador antes do pagamento. Explique também como agir quando um fornecedor exigir Pix para uma compra normalmente feita com cartão.
Indique quem avalia exceções, qual justificativa registrar e em quanto tempo o colaborador deve prestar contas. A autorização para usar Pix precisa considerar a finalidade do gasto e os controles efetivamente disponíveis na solução adotada. Assim, a empresa orienta pagamentos fora da rotina sem presumir que as regras do cartão se aplicam automaticamente ao Pix.
Separe também duas responsabilidades: quem autoriza o uso desse meio em uma situação excepcional e quem confere a despesa depois. Deixar ambas explícitas evita que um pagamento permitido permaneça sem documentação para o fechamento.
O que conferir em uma despesa paga via Pix?
Para conferir uma despesa paga via Pix, relacione a transação ao responsável, à finalidade da compra, ao destinatário e ao documento apresentado. Compare o valor do comprovante com a nota fiscal ou outro documento exigido pela empresa. Confira também a classificação da despesa e o centro de custo, quando aplicável.
Na prestação de contas corporativa, todas as informações são reunidas para análise e aprovação. Se o valor ou o recebedor não corresponder à compra, peça esclarecimentos antes de aprová-la.
Na conciliação, o financeiro relaciona o pagamento no extrato à despesa documentada e trata operações sem correspondência. Essa conferência ajuda a identificar pendências que o comprovante do Pix, isoladamente, não esclarece. Para aprofundar o processo, veja o artigo sobre conciliação bancária.
Como funciona o Pix vinculado ao Cartão VExpenses?
O Pix VExpenses é uma opção de envio de pagamentos vinculada ao Cartão VExpenses Individual. Quando a empresa habilita a funcionalidade, colaboradores com cartão ativo e saldo disponível podem usá-la pelo aplicativo, conforme as políticas e os limites definidos pela empresa. O cartão segue como meio habitual nas compras em que é aceito.
Após o Pix, a transação fica visível no extrato do cartão e a despesa é criada automaticamente na plataforma. O colaborador anexa a nota fiscal e completa a prestação de contas. O financeiro vê a transação associada ao usuário e pode conferir os dados da compra e as pendências de prestação de contas.
Se a sua empresa já usa os Cartões VExpenses, conheça a opção de Pix vinculada ao cartão e converse com nosso time sobre as situações em que ela pode ajudar sua operação.
Perguntas frequentes sobre o Pix corporativo
Quando vale a pena pagar uma despesa da empresa via Pix em vez de usar o cartão corporativo?
O Pix pode ser apropriado quando o fornecedor não aceita cartão ou exige essa forma de pagamento para atender uma necessidade urgente. Antes de usar, confirme que a compra é permitida pela política da empresa e que o recebedor foi verificado.
Quais regras a empresa deve definir antes de liberar pagamentos via Pix?
Defina usuários autorizados, situações permitidas, limites, alçadas de aprovação e procedimento para exceções. Especifique ainda quais dados e documentos o colaborador deve informar, além dos prazos para prestar contas. Essas regras devem ser compatíveis com os recursos efetivamente disponíveis no meio de pagamento adotado.
Como uma despesa paga pelo Pix VExpenses entra no fluxo de prestação de contas?
Depois do envio do Pix pelo aplicativo, a transação aparece no extrato do Cartão VExpenses e a plataforma cria automaticamente uma despesa. O colaborador anexa a nota fiscal, preenche os campos necessários e inclui a despesa em um relatório para aprovação. O lançamento automático inicia o processo, mas não dispensa a conferência da compra.
