Toda empresa que pretende se destacar e conquistar vantagem competitiva precisa efetuar uma boa gestão do sistema de compliance. Essa palavra se refere à conformidade de processos e tem uma relação direta com a ética e a moral.
Na prática, significa agir de acordo com um conjunto de regras, uma ordem ou um pedido. Assim, é possível evitar fraudes, irregularidades e corrupção, agindo com total responsabilidade.
Mais do que uma boa prática, o programa de compliance interfere na reputação e até na redução de custos das empresas. Isso porque são efetivados fluxos de trabalho mais eficientes, que visam à melhoria da produtividade e à padronização de processos.
Achou interessante? Então, aproveite para saber mais sobre o sistema de gestão de compliance e saiba como implementá-lo na sua empresa. Continue lendo!
O que é compliance e qual sua função?
A palavra compliance vem do verbo inglês to comply, ou seja, agir de acordo com algo. No caso de uma empresa, refere-se à conformidade e à integridade corporativa. Portanto, indica que todos os processos são executados e estão alinhados às regras de negócio, que devem ser analisadas e cumpridas em todas as circunstâncias.
Por mais que o conceito tenha tido origem nas ações anticorrupção, atualmente tem relação com diferentes questões éticas e morais. Além disso, abrange questões e obrigações:
- Trabalhistas;
- Fiscais;
- Concorrenciais;
- Regulatórias.
Dessa forma, o sistema de compliance tem tudo a ver com a governança corporativa. Essas medidas trazem segurança a todos os stakeholders, já que a transparência é a base da empresa. Ao mesmo tempo, os riscos são diminuídos, especialmente no que se refere ao cumprimento de leis e regulamentos.
O que é um sistema de compliance?
O sistema de compliance — também chamado de programa — é um código de ética desenvolvido com as normas internas da empresa. Ainda que não exista um padrão obrigatório a seguir, é importante que todas as regras estejam de acordo com as leis vigentes e as diretrizes da organização.
Ao adotá-lo, você consegue criar uma boa relação entre gestão de riscos e compliance. Isso porque adota um modelo de gestão que objetiva gerenciar, acompanhar e incentivar a todos a agirem com responsabilidade corporativa.
Dessa forma, tanto gestores quanto equipes precisam ter o mesmo senso de relevância em suas ações. Assim, todos estarão alinhados no mesmo propósito: garantir que os processos estejam de acordo com as melhores práticas do mercado.
Quais são os 7 pilares do compliance?
Para trazer benefícios financeiros, à reputação e à imagem organizacionais, a empresa precisa adotar as melhores práticas. Nesse contexto, quaisquer que sejam os tipos de compliance escolhidos, existem 7 pilares que asseguram sua boa implementação. Veja quais são eles.
1. Compromisso da liderança
As práticas de conformidade devem vir da direção e da liderança. Quando os gestores demonstram o exemplo a seguir, é mais fácil engajar todas as equipes e garantir que o sistema de compliance seja mais eficaz.
2. Instância responsável pelo programa de compliance
Quem estiver nesse cargo deve ter autonomia, autoridade e recursos humanos e financeiros adequados. Somente dessa forma consegue cumprir suas obrigações.
Muitas empresas contratam um Chief Compliance Officer (CCO). Ele é o responsável por garantir que todos estejam alinhados nas boas práticas.
No entanto, outra pessoa também pode estar nessa função. Por isso, deve ter acesso à direção quando necessário.
3. Gerenciamento de riscos
Antes de definir as regras a serem seguidas, a empresa deve conhecer sua estrutura organizacional e seus processos. Isso implica saber qual é sua área de atuação e quais são seus principais parceiros de negócio.
A partir disso, é possível fazer um levantamento de riscos, considerando as operações específicas da empresa. Afinal, uma companhia sem participação em contratos públicos tem ameaças diferentes daquelas que se relacionam com clientes governamentais.
4. Estruturação de regras e instrumentos
O código de conduta ou de ética e as regras a serem seguidas pelos colaboradores devem ser elaboradas ou atualizadas. Isso deve ser feito de acordo com o perfil da empresa e os riscos aos quais está sujeita. Além disso, outras medidas importantes são:
- Criar mecanismos de identificação e reporte de irregularidades;
- Definir medidas disciplinares para situações de violação e medidas de remediação.
Todas essas diretrizes precisam estar descritas em um plano de comunicação e treinamento. Esse documento ainda deve conter estratégias específicas para os diferentes públicos da empresa.
5. Treinamento periódico e comunicação constante
Todas as comunicações e as mensagens repassadas aos colaboradores devem fortalecer as políticas de compliance estabelecidas. Ainda, é importante fornecer treinamentos para que a pessoa exposta a situações de corrupção possa entender o fato, os riscos associados e as melhores práticas de prevenção.
Outra boa medida é realizar o due diligence antes de firmar uma parceria. Esse processo busca investigar oportunidades de negócio para identificar os riscos da operação. Ao fazer isso, vale a pena incluir cláusulas de conformidade para evitar problemas.
6. Monitoramento contínuo e teste do sistema de compliance
O programa de conformidade deve ser acompanhado, assim como seus controles internos e gastos financeiros. Todos os aprendizados devem ser incorporados às boas práticas, a fim de que o sistema continue em evolução de acordo com as mudanças de negócio.
Essa é uma forma de fazer uma realimentação contínua. Assim, o programa começa a fazer parte da rotina organizacional e está integrado a outras áreas. Por exemplo, departamento jurídico, recursos humanos, auditoria interna e setor contábil-financeiro.
7. Relatórios internos e disciplina
O sistema de gestão de compliance eficiente abrange a não retaliação. Por isso, vários canais estão disponíveis aos colaboradores para orientá-los e encorajá-los a denunciarem desvios que, por ventura, aconteçam. Ainda, é necessário criar protocolos para que a informação seja trabalhada da forma correta.
Quais são os 3 pilares do compliance?
Os 7 pilares do sistema de conformidade determinam como a empresa deverá atuar no dia a dia. Eles são úteis para a elaboração da política a ser adotada e definição do que será aceito ou não no negócio. Afinal, cada organização tem a sua realidade.
No entanto, todos eles são embasados em 3 pilares do compliance principais. Eles buscam evitar a ocorrência de desvios e a correção imediata, sempre que forem identificados.
Quais são eles? Conheça, a seguir.
1. Prevenir
É o principal e o que deve receber a maior parte dos recursos. Aqui, estão incluídos os procedimentos e as políticas a serem adotados. Assim, confusões e dúvidas são evitados. Ao mesmo tempo, um programa de compliance bem estruturado garante que todos assimilem o conteúdo e atuem de acordo com a integridade e a ética.
2. Detectar
Ainda que o sistema de compliance esteja bem implementado, algumas pessoas podem agir em desacordo. Nesses casos, a detecção tem um papel essencial para evitar que as práticas tenham espaço.
Essa é uma forma de mostrar que a política de conformidade foi bem estruturada e é implementada da forma correta. Ao mesmo tempo, é um exemplo para outros colaboradores.
Por esses motivos, é fundamental ter canais de denúncia. Esse é um controle social eficaz na empresa, especialmente, quando a prevenção faz o seu papel de convencimento e conscientização.
3. Corrigir
A partir da identificação de desvios, eles devem ser imediatamente corrigidos. Isso vale para qualquer nível hierárquico, inclusive, com a possibilidade de aplicação de medida disciplinar.
Vale a pena lembrar que todos os pilares devem ser executados com eficiência. Caso um deles deixe de ser colocado em prática, todos os outros acabam tendo sua viabilidade questionada.
Qual a importância do compliance?
O principal objetivo do sistema de compliance é evitar casos de corrupção e desvios. No entanto, os benefícios vão além e atingem todos os setores de forma indiscriminada.
Afinal, essa é uma forma de garantir que todas as ações estejam alinhadas à missão, à visão e aos valores organizacionais. Além disso, ajuda a construir a reputação do seu negócio. Isso porque demonstra aos clientes que todos os processos são realizados com ética e seriedade.
Tudo isso ajuda a efetivar uma gestão estratégica e menos burocrática. Nesse cenário, um exemplo de compliance é a gestão de reembolso. Sem uma política bem definida, com regras claras para todos, é fácil ocorrerem desvios. Especialmente, em viagens corporativas.
Por exemplo, se o colaborador não souber qual é o orçamento disponível, pode acabar almoçando em um local muito caro, sem ter justificativa para isso. Essa é uma situação que a empresa terá que administrar. Afinal, de um lado ele tem direito. De outro, ultrapassou um limite — que não estava claro.
Ainda que essa seja uma situação pequena e que, aparentemente, não trará muitos impactos financeiros, não pode ocorrer com frequência. Nesse caso, um sistema que permite configurar os limites de gastos ajuda a identificar irregularidades e saná-las.
Assim, você evita até mesmo os menores desvios e deixa claro que esses casos não serão tolerados. Portanto, a redução de custos é uma das vantagens de adotar um sistema de compliance. Outros benefícios são:
- Melhoria da rentabilidade do negócio;
- Cumprimento de metas;
- Aumento da sustentabilidade, inclusive financeira;
- Redução da possibilidade de sofrer multas ou sanções legais;
- Melhoria da reputação da empresa perante a sociedade;
- Atração de investidores e capital de terceiros;
- Prevenção de problemas a partir da identificação de riscos;
- Ganho de credibilidade;
- Aumento da eficiência e da qualidade dos produtos e serviços;
- Crescimento da governança corporativa;
- Consolidação de uma cultura organizacional;
- Efetividade na correção de não conformidades.
Como implementar um sistema de compliance na empresa?
Agora que você viu todos esses detalhes, talvez esteja se perguntando sobre a implantação do programa de conformidade. Para começar, é necessário ter uma equipe liderada por um profissional capacitado.
Além do conhecimento em compliance, ele também deve ter um perfil diplomático. Assim, terá capacidade de dialogar com todos os setores.
Em seguida, é necessário ter um plano de ação para implementação do sistema. Isso permitirá que as pessoas conheçam a iniciativa e a aceitem. Vale a pena definir um cronograma para esse processo, a fim de que todos saibam como ele ocorrerá.
Durante esse trabalho, crie um sistema de fiscalização. O canal de denúncias é um dos mais importantes, porque facilitará as denúncias de comportamentos inadequados.
Então, vem o monitoramento. Essa é a forma de garantir a conformidade com as regras empresariais e as melhores práticas de mercado. Dessa forma, as ações corretivas e os planos de remediação são acompanhados.
Tenha em mente que o sistema de compliance evita crises e situações complicadas. Por isso, deve ser aplicado em todos os setores. Além do mais, é necessário contar com as ferramentas certas para automatizar a identificação de desvios e facilitar o monitoramento. Assim, será possível tomar a decisão certa em todas as circunstâncias.
Então, o que achou sobre esse assunto? Aproveite para se aprofundar e leia sobre qual a relação e a importância da gestão de riscos e compliance.