O adiantamento de despesas é uma prática usada para cobrir custos antecipadamente. Por exemplo, se um funcionário precisa viajar a trabalho, a empresa pode fornecer um adiantamento para cobrir despesas como passagens, hospedagem e alimentação.
Uma gestão eficiente dos recursos financeiros é o primeiro passo para a sustentabilidade de qualquer empresa. Em meio às práticas mais importantes está o adiantamento de despesas, uma questão que acaba esquecida por diversos gestores.
Esse controle é imprescindível para facilitar o fluxo de caixa, afinal, ele pode impactar diretamente a produtividade e a satisfação dos colaboradores.
Neste artigo, falaremos mais sobre esse tema, oferecendo dicas de práticas e estratégias que ajudarão a sua empresa a gerenciar o adiantamento de despesas de forma eficaz.
Para saber mais, continue a leitura!
O que é o adiantamento de despesas?
Quando falamos em adiantamento de despesas corporativas, estamos pensando no pagamento antecipado de todos os gastos de um colaborador a trabalho, principalmente em viagens corporativas.
Nesse caso, antes do compromisso externo, o funcionário já recebe o valor necessário para custear suas despesas e deve manter o controle dos gastos por meio de recibos e notas fiscais.
Afinal de contas, ao fim do trabalho, ele precisará comprovar as despesas e, se necessário, fazer a devolução do valor não utilizado ou receber o valor excedente.
No caso de viagens corporativas, as despesas podem envolver hospedagem, passagens aéreas ou rodoviárias, aluguel de veículos, alimentação, entre outros.
Vale ressaltar que o adiantamento é diferente do reembolso de despesas (quando o colaborador paga com recursos próprios e solicita à empresa o ressarcimento do valor).
Mas, afinal, como funciona o adiantamento de despesas corporativas?
O adiantamento de despesas funciona de maneira simples. Imagine um colaborador que deve fazer uma viagem corporativa de 7 dias. Nesse período, todos os seus gastos precisam ser custeados pela empresa, incluindo alimentação, hospedagem e deslocamento.
Com isso, o empregador calcula os valores necessários para esse trabalho externo antes de ele ser realizado. O valor definido é repassado ao funcionário, que precisa guardar os recibos e as notas fiscais para comprovação do total utilizado.
Vale destacar que optar pelo adiantamento de despesas é uma forma de garantir um maior controle dos gastos, já que para isso é necessário definir um orçamento planejado para a viagem.
Entretanto, os gestores precisam ter em mente que imprevistos podem ocorrer, surgindo valores extras. Nesses casos, a empresa deve reembolsar o colaborador pelo valor excedente.
Quais são os principais desafios no adiantamento de despesas?
Embora seja uma prática com muitas vantagens para as empresas, existem alguns desafios, como mostraremos a seguir.
Controle e fiscalização: pode ser difícil ter um controle rigoroso acerca dos adiantamentos, especialmente em empresas com um grande volume de transações e maior burocracia para aprovação financeira.
Documentação inadequada: a falta de documentação adequada pode levar a complicações no momento da prestação de contas, resultando em problemas de conformidade e auditoria.
Processos ineficientes: outro desafio comum está relacionado a procedimentos mal definidos. Afinal, isso pode causar atrasos e erros, afetando a pontualidade da liberação dos adiantamentos.
Despesas não justificadas: um problema que ocorre quando o colaborador não consegue justificar ou documentar as despesas. Assim, pode haver um aumento nas inconsistências e desvio dos recursos.
Fraude e abuso: a ausência de um sistema de controle eficiente pode facilitar as tentativas de fraudes e abusos, o que compromete a integridade financeira da empresa.
Vale ressaltar que todos esses problemas podem ser resolvidos com o uso de uma plataforma de gestão de despesas corporativas, como vamos mostrar ao final deste texto.
7 boas práticas para o adiantamento de despesas corporativas
Como pôde ver, a gestão eficiente do adiantamento de despesas é muito importante para garantir uma boa saúde financeira. Pensando nisso, trouxemos 7 estratégias para você implementar no seu negócio. Confira!
1. Políticas claras
Primeiramente, estabeleça uma política de despesas corporativas. Tenha diretrizes claras sobre o processo de adiantamento de despesas, incluindo orientações sobre a forma e o momento em que ele pode ser solicitado, quais são os critérios para aprovação, etc.
2. Limites e categorias
Defina limites específicos para cada caso. Se possível, categorize-os de acordo com o tipo de despesa. Essa é uma maneira útil de facilitar a aprovação e o controle dos valores gastos.
3. Requisitos de documentação
Outra estratégia importante é a exigência da documentação adequada para comprovar as despesas adiantadas. Esse é um processo muito importante para garantir a transparência e conformidade com os padrões da organização. Documente de maneira detalhada os recibos e as notas fiscais para a devida prestação de contas e auditoria.
4. Gestão e controle
Implemente um sistema de gestão e controle para monitorar e gerenciar os adiantamentos liberados. Para isso, utilize ferramentas e processos que permitam aos gestores o acompanhamento em tempo real. Afinal, um bom sistema ajuda a garantir que todos os procedimentos serão seguidos e que os recursos serão usados da maneira correta.
5. Comunicação e treinamento da equipe
Os processos de adiantamento de despesas devem ser bem elaborados e repassados aos colaboradores, que precisam estar bem informados sobre as políticas e procedimentos. Se possível, realize treinamentos regulares e mantenha canais de comunicação abertos para o esclarecimento de dúvidas que possam surgir entre os funcionários.
6. Conformidade legal e fiscal
As práticas de adiantamento devem estar em conformidade com as leis e regulamentações fiscais locais e nacionais. Lembre-se de que é muito importante ter conhecimento sobre essas exigências para evitar problemas legais.
7. Aplicativos de gestão de despesas corporativas
Utilize aplicativos e ferramentas de gestão de despesas corporativas para facilitar e otimizar o processo de aditamento. Essas soluções contam com funcionalidades como: rastreamento de gastos, upload e envio de recibos e notas fiscais e muitas outras vantagens, como mostraremos a seguir.
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