A política de reembolso de despesas, também conhecida como política de devolução, é um conjunto de normas responsáveis por regulamentar o processo de reembolsos corporativos nas empresas. Continue a leitura para saber mais.
Uma grande parcela das empresas não possui uma política de reembolso de despesas, ficando exposta ao risco de fraudes.
Segundo a pesquisa realizada pela Chrome River Technologies, as fraudes em despesas representam um custo médio anual de 2,8 bilhões de dólares às empresas americanas. A maioria dessas fraudes ocorrem apoiadas em pequenas irregularidades, como o sumiço de comprovantes, despesas disfarçadas ou uso de serviços não autorizados.
Por esse motivo, ter uma política para reembolso de despesas forte e eficiente é extremamente importante para se proteger de situações como essas.
Para te ajudar a fazer isso, listamos neste artigo os cuidados essenciais que você deve tomar ao elaborar e atualizar a política de reembolso da sua empresa. Continue a leitura e confira!
O que é uma política de reembolso?
A política de reembolso de despesas é um conjunto de normas que regulamenta os reembolsos.
Os reembolsos de despesas acontecem quando a empresa deve ressarcir os funcionários por despesas corporativas que eles pagam do próprio bolso.
É obrigação da empresa, perante a lei, arcar com os custos relacionados às atividades de trabalho. Confira mais detalhes em reembolso de despesas: você está cumprindo a lei?
A política para reembolso da empresa serve como um guia. Nela, deve conter todas as informações necessárias sobre o assunto, como:
- Como deve ser o processo para solicitar reembolso;
- Valores;
- Outros aspectos importantes, que variam de empresa para empresa.
Alguns exemplos de despesas corporativas normalmente cobertas por política de reembolso das empresas são passagens aéreas e rodoviárias, quilometragem rodada, hospedagem e alimentação.
Para que a política da empresa funcione bem, além de formalizá-la em um documento e divulgá-la, é essencial monitorá-la e integrá-la com o processo de prestação de contas dos funcionários.
Em aplicativos como o VExpenses, voltado para gestão de despesas corporativas, é possível automatizar um workflow completo para a gestão de reembolsos: desde a prestação de contas até a aprovação e baixa de pagamentos.
Por que é importante ter uma política de reembolso na empresa?
Primeiramente, a política de reembolso corporativo permite evitar processos trabalhistas. Com a política bem estruturada, a empresa não deixará de cumprir a obrigação de arcar com despesas corporativas.
Em caso de processos trabalhistas, a política para solicitação de reembolso da empresa e comprovantes de pagamentos servem como documentos comprobatórios a respeito dos reembolsos.
- Evita processos trabalhistas
O acordo apenas por contrato para o reembolso de despesas pode não ser suficiente – já que pode deixar de abordar pontos importantes e não ser atualizado conforme necessário.
Essa política se aplica a todos os casos, até mesmo naqueles em que os gastos não foram previstos desde a contratação – unificando as regras para reembolso.
- Evita fraudes
Esse tipo de política na empresa também é importante para formalizar regras e evitar fraudes e erros de comunicação em relação a reembolsos, e também melhora a gestão financeira.
Assim, a política de reembolso da empresa:
- Auxilia na organização e no controle financeiro;
- Alinha quais itens são reembolsáveis pela empresa e quais não são;
- Ajuda a identificar fraudes na prestação de contas;
- Facilita o processo de reembolso, otimizando o tempo demandado na prestação de contas e na análise de solicitações de reembolsos;
- Evita conflitos na solicitação e aprovação de reembolsos.
- Facilita análises
Quando bem aplicada, facilita análises financeiras e ajuda na criação de orçamentos mais próximos da realidade. Também permite que os funcionários planejem melhor as despesas de viagem, para evitar situações inesperadas.
- Melhora a transparência
Ela também melhora a transparência e confiança entre empresa e colaboradores – aumentando a satisfação no trabalho. Transparência e satisfação, por sua vez, são importantes para reter talentos e gerar maior comprometimento.
Tão importante quanto ter uma política para reembolsos na empresa é colocá-la em prática.
O VExpenses, plataforma ideal para gestão de reembolsos, verifica automaticamente se a política de reembolso da empresa está sendo cumprida e emite alertas para os reembolsáveis.
Além disso, o VExpenses possui a funcionalidade Hórus, que é voltada para a prevenção de fraudes, capaz de identificar lançamento de notas fiscais com itens como bebidas alcoólicas e notas duplicadas.
Com o Hórus do VExpenses é possível evitar os erros e imprecisões que podem acabar passando na conferência manual de notas fiscais para reembolso.
Quando acionar a política de reembolso?
Sempre que um colaborador tem algum custo corporativo, especialmente quando se trata de viagens de negócios, a política de reembolso pode ser acionada.
Vale destacar que os custos com viagem a trabalho são os mais comuns. Porém, a empresa também pode reembolsar gastos, por exemplo, com deslocamento dos funcionários para algum tipo de evento. É interessante que todo viajante corporativo saiba seus direitos de viagem a trabalho.
Mitos e verdades sobre a política de reembolso nas empresas
Quando se trata de política de reembolso e devoluções nas empresas, muitas dúvidas podem surgir. Pensando nisso, aqui estão alguns dos principais mitos e verdades que envolvem o assunto.
A empresa precisa reembolsar os colaboradores para custos com estação de trabalho remoto
Verdade! Embora muitas pessoas não saibam, existe a Norma da Ergonomia, também conhecida como NR 17, cujo objetivo é definir padrões para que os colaboradores desempenhem suas funções com segurança e conforto.
Portanto, caso a companhia ofereça a possibilidade de trabalho home office, ela precisa fazer uma análise de custo e definir uma média de valores para os colaboradores trabalharem em um ambiente saudável.
A empresa deve reembolsar todos os gastos dos colaboradores durante o período de trabalho
Mito! Infelizmente, existem muitos casos em que os funcionários solicitam reembolso indevido, com gastos relacionados a questões pessoais, por exemplo.
Portanto, para que as regras de reembolso de despesas fiquem claras para todos na empresa, é essencial que a companhia define uma eficiente política de reembolsos corporativos.
Com isso, os funcionários sabem quais gastos podem ou não serem custeados pela empresa.
O reembolso deve ser feito em dobro
Mito! A empresa deve reembolsar o custo que os colaboradores tiveram, e que deve ser comprovado com a apresentação de comprovantes.
Portanto, se o colaborador teve o custo de R$50 em um restaurante, por exemplo, durante uma viagem corporativa, ele receberá o valor de R$50 no seu reembolso.
A empresa só deve fazer o reembolso se comprovantes forem apresentados
Verdade! As fraudes de reembolsos corporativos são reais e, algumas delas, acontecem quando colaboradores dizem que perderam os comprovantes dos gastos.
Quando alguém deseja agir de má fé, pode dizer que perdeu os recibos ou notas fiscais para passar um valor maior de gastos.
Portanto, a empresa pode ter uma política rígida de reembolso, onde é obrigatório apresentar os comprovantes para que os colaboradores tenham direito ao reembolso.
O que a lei diz sobre política de reembolso?
A legislação é bem dinâmica e pode mudar a qualquer momento. Por isso, é muito importante estar atualizado sobre o que as normas dos regimes de contratação, seja ele CLT ou MEI, preveem para os reembolsos de despesas de funcionários.
As contratações realizadas sob o regime da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) obrigatoriamente devem utilizar um contrato para prever o reembolso de despesas dos funcionários, não devendo integrar esse valor à remuneração desses colaboradores. Ou seja, a CLT obriga todas as empresas que utilizam esse tipo de regime trabalhista a terem uma política interna de reembolso de despesas.
Em seu texto, a CLT determina, principalmente, as despesas que são de responsabilidade da empresa, além das condições gerais de ocorrência desses gastos. Entre as normas tratadas pela CLT estão as que regulamentam diárias, horas extras, reembolso, acidentes e despesas.
Para evitar problemas jurídicos, é importante que você se mantenha atento às mudanças que podem ocorrer nas normas desses regimes.
Por esse motivo, estabeleça uma rotina de conferência, consulte o diário oficial regularmente ou mesmo se mantenha atualizado com as notícias do país. Todos esses cuidados te ajudarão a evitar futuras dores de cabeça.
Qual o prazo de reembolso por lei?
Por lei, não há nada previsto em relação a prazos para pagamento de reembolsos. No entanto, isso não quer dizer que a empresa deve demorar para atender às solicitações dos colaboradores.
Esse é um tipo de informação que deve estar na política de reembolso. Ou seja, é importante que a empresa se preocupe em definir um prazo máximo para cumprir com os pagamentos, assim como é fundamental que o colaborador esteja ciente dessa informação.
Inclusive, essa é uma preocupação comum em grandes empresas, já que não querem sofrer com nenhum tipo de penalização por não pagamento de reembolsos.
Tipos de política de reembolso
Existem diferentes tipos de políticas de reembolso de despesas. Entenda melhor como cada uma delas funciona.
1. Política de reembolso simples
A política de reembolso da empresa pode ser do tipo simples. Nesse caso, é uma política com itens básicos para a regulamentação da prestação de contas e reembolso.
A política de reembolso da empresa, quando simples, deve definir aspectos como:
- Como deve ser feita a solicitação para reembolso;
- Como deve ser realizada a prestação de contas;
- Quais comprovantes de despesas são aceitos para solicitação de reembolso;
- Quais despesas são reembolsáveis;
- Regras relacionadas às despesas mais comuns, como transporte, hospedagem e alimentação.
Em relação ao transporte, por exemplo, é interessante definir:
- Regras relacionadas à compra de passagem aérea (com antecedência e teto para reembolso);
- Orientações sobre reembolso e situações para uso de táxis e apps de transporte;
- Normas sobre o reembolso de quilometragem rodada.
Em relação a outras despesas reembolsáveis, é interessante estabelecer regras relacionadas a hospedagens, por exemplo, se é reembolsável ou não o serviço de lavanderia e frigobar.
Tenha atenção ao processo de reembolso. É intuitivo criar uma política de reembolso e definir quais despesas são reembolsáveis. No entanto, se não especificar como deve ser a prestação de contas, quais ferramentas devem ser utilizadas e quais comprovantes são aceitos para reembolso, pouca efetividade tem a política.
Assim, mesmo que a política da empresa seja simples, é interessante contar com a tecnologia para que ela seja cumprida.
Com o VExpenses, por exemplo, os funcionários escaneiam comprovantes de despesas e os relatórios são preenchidos automaticamente para a prestação de contas. Após o preenchimento, antes de chegar ao departamento financeiro, já passa por uma revisão automática conforme a política de reembolso definida.
Com a automatização dos relatórios de prestação de contas, os funcionários tendem a ter maior adesão à política para pagamento de reembolsos da empresa.
2. Política de reembolso detalhada
A política de reembolso da empresa pode ser também do tipo detalhada ou completa. Esse modelo abrange os aspectos básicos da política simples e acrescenta outros conforme a necessidade da empresa.
É indicado para empresas em que as viagens e deslocamentos corporativos demandam um controle maior e uniformidade nos processos – como em empresas com equipes externas.
Conforme maior volume de reembolsos solicitados, maior torna-se a dificuldade de analisar essas solicitações caso a caso, por isso, um aprofundamento das regras é importante.
Em uma política de reembolso detalhada, a empresa pode incluir aspectos como:
- Autoridade e responsabilidades dos colaboradores, gestores e de funcionários administrativos em relação às viagens e deslocamentos corporativos;
- Regras mais aprofundadas sobre cada tipo de despesa reembolsável e os processos que as envolvem;
- Definição de processo de aprovação de despesas antes das viagens, junto às regras de prestação de contas e solicitação de reembolso após a realização das atividades;
- Limites de valores para as despesas reembolsáveis, com base em orçamentos e histórico de despesas;
- Regras específicas conforme diferentes tipos de viagens/cargos, se for necessário.
Ou seja, a política para reembolso, quando é do tipo detalhada, aprofunda-se nas regras relacionadas ao reembolso conforme as especificidades do negócio.
A vantagem da empresa criar uma política de reembolso detalhada é ter maior previsibilidade de despesas e situações, bem como maior praticidade para lidar com análise e aprovação de reembolsos.
Quando a política da empresa é detalhada, a tecnologia também é uma grande aliada.
Quanto maior a necessidade de controle das despesas corporativas, mais essenciais são ferramentas que automatizam os processos burocráticos e fornecem dados inteligentes, como o VExpenses.
3. Política de reembolso flexível
Tanto uma política de reembolso simples, quanto detalhada, podem ser flexíveis.
É necessário entender que nem todas as situações são previsíveis. É necessário adaptar as regras de reembolso conforme a realidade da empresa e definir como será avaliado o reembolso em situações de imprevistos.
Mesmo que haja flexibilidade em relação ao reembolso, a empresa precisa ter processos de prestação de contas e reembolso consistentes.
Também nesse aspecto, é de grande valia usar uma ferramenta que estabelece um workflow padronizado para a prestação de contas.
Em relação à flexibilidade, é possível que empresas prestadoras de serviços, por exemplo, usem a própria política de reembolso ou então a da empresa contratante (cliente). Nesse caso, é preciso formalizar antes das viagens/deslocamentos quais regras serão seguidas.
Como fazer uma política de reembolso?
A primeira coisa importante a fazer para criar uma política de reembolso eficiente é refletir sobre as seguintes questões:
- Quais despesas serão reembolsadas para os funcionários?
- Como deve ser feita a solicitação para reembolso?
- Como deve ser realizada a prestação de contas?
- Quais comprovantes de despesas são aceitos para solicitação de reembolso?
- Quais são os prazos para solicitação e pagamento de reembolso?
- Para quais cargos se aplicarão as regras de reembolso? É necessário definir diferentes critérios conforme os cargos ou centros de custo?
Ao refletir sobre essas questões e listar as despesas reembolsáveis com base na lei e na realidade da empresa, um segundo passo é calcular e definir valores para reembolso.
No caso de despesas como alimentação, por exemplo, o valor pode depender do que é estabelecido por convenção coletiva da categoria.
Para reembolso de quilometragem recomendamos calcular uma taxa a ser paga por km rodado, que envolverá despesas como combustível, manutenção e impostos.
Ou seja, a partir da listagem das despesas reembolsáveis em sua empresa, é possível aprofundar-se nos detalhes que a política de reembolso da empresa deve formalizar.
Outro aspecto para considerar na política da empresa é a prestação de contas e processo de reembolso. Para quem, como e em que formato os funcionários prestarão as contas?
Também é necessário ter pelo menos um modelo de relatório para prestação de contas.
O ideal é contar com uma ferramenta que aprimore esse processo. O VExpenses, por exemplo, tem funcionalidades essenciais para a prestação de contas e reembolsos:
- Acompanhamento de km rodado;
- Preenchimento de relatórios automáticos com base no escaneamento de comprovantes fiscais;
- Armazenamento em nuvem de comprovantes de despesas;
- Workflow da prestação de contas à baixa do pagamento de reembolso;
- Alertas anti-fraude conforme a política de reembolso da empresa;
- Relatórios inteligentes sobre as despesas corporativas.
Confira a seguir quais são os 10 principais passos para seguir ao montar a sua política de reembolso.
1. Determine a elegibilidade na política de reembolsos;
2. Defina quais despesas e valores podem ser reembolsados;
3. Estabeleça os prazos envolvidos no processo;
4. Defina como será o procedimento para solicitação de reembolso;
5. Determine como a empresa avaliará e controlará as solicitações;
6. Estabeleça as regras para adiantamento;
7. Defina como a empresa irá proceder em casos não previstos;
8. Estruture um documento com as diretrizes da política para os reembolsos;
9. Comunique a todos da empresa sobre a política;
10. Analise e implante melhorias no processo.
Para entender mais e colocar a mão na massa, veja nosso artigo: Criando uma política de reembolso de despesas em 10 passos!
Como deve ser uma boa política de reembolso de despesas?
Agora que você já sabe como criar uma política de reembolso corporativo, também é importante que entenda os fatores que fazem com que o processo seja efetivo.
Tenha atenção no que está previsto na lei
Não é justo que um colaborador pague por voo e hospedagem de uma viagem corporativa, que ele precisa fazer para realizar uma reunião com cliente, por exemplo. Portanto, existem leis referentes ao processo de reembolso.
Dito isso, para evitar possíveis problemas trabalhistas, sua política para realização de reembolsos deve seguir tudo o que está previsto por lei.
Deve ser conforme as necessidades dos colaboradores
Se a sua empresa não costuma exigir a realização de viagens corporativas, isso não quer dizer que ela não precisa de uma política para reembolso.
Por exemplo, é comum que organizações realizem confraternização no fim de ano. Logo, podem oferecer a opção de voucher ou reembolso para gastos com locomoção até o local da festa.
O importante é que a sua política para os reembolsos seja feita conforme as necessidades dos seus colaboradores.
As regras precisam ser claras e diretas
Se você realmente deseja ter um processo bem definido e eficiente para reembolsos na empresa, é essencial que as regras estabelecidas sejam claras e diretas.
Portanto, o documento com a política para reembolsos deve conter uma comunicação simples e que todos consigam compreender.
Além disso, as regras devem ser disponibilizadas de forma que todos da empresa tenham fácil acesso.
Dúvidas frequentes sobre a política de reembolso
Mesmo que a sua empresa faça uma boa divulgação sobre a política de reembolso, com uma comunicação clara, ainda é comum que dúvidas sobre o assunto possam surgir entre os colaboradores. Entenda a seguir quais são algumas delas.
É necessário solicitar comprovante de todos os gastos?
Depende. Os colaboradores precisam solicitar os comprovantes de todos os gastos que constam como reembolsáveis na política de reembolso.
Ou seja, se ele está fazendo uma viagem corporativa, e gastou com alimentação – café da manhã, almoço e jantar –, e a empresa reembolsa as três refeições, então ele precisa solicitar a nota fiscal de todos eles.
O reembolso é feito assim que a solicitação é feita?
Não. A empresa tem um prazo para fazer o reembolso, e ele deve constar no documento com a política para reembolsos.
É muito importante incluir essa informação, já que os funcionários podem achar que receberão o pagamento assim que a solicitação for feita.
Como o reembolso deve ser solicitado?
Depende. A empresa pode definir que o reembolso seja feito diretamente para a equipe do financeiro ou pode disponibilizar uma ferramenta online, como um aplicativo, para que os colaboradores façam suas solicitações.
Quanto mais prático for o processo, tanto para funcionário quanto para a equipe do financeiro, melhor.
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Além disso, pode automatizar as burocracias, para ter mais tempo para o que mais importa.
