Despesas corporativas: como o mercado lida com esses gastos?

Início » Gestão de Despesas » Despesas corporativas: como o mercado lida com esses gastos?
6 minutos de leitura

O pagamento de despesas de trabalho vai além de apenas ressarcir justamente os funcionários que realizam despesas corporativas com seu próprio dinheiro. Esse tema também impacta diretamente as finanças do negócio.

Entender como o mercado atua diante da gestão de despesas corporativas é fundamental para conhecer as melhores práticas e, assim, conseguir estabelecer uma política de reembolso de despesas ideal para a empresa.

Pensando nisso, o VExpenses acaba de lançar o Cenário das Despesas Corporativas no Brasil | 2021. Com base neste estudo, você poderá avaliar se suas políticas, práticas e gastos relacionados a reembolsos, adiantamentos, cartões corporativos e fundos fixos estão condizentes com aquilo que o mercado vem praticando.

Além de pioneiro, este estudo é o maior e o mais completo do Brasil, com dados de 1.423 empresas espalhadas por todo o país que concordaram em contribuir para esta pesquisa. 

Quer saber como o mercado brasileiro atua no cenário das despesas corporativas? Acompanhe o conteúdo a seguir e entenda mais sobre as melhores práticas e as principais descobertas do maior e mais completo estudo sobre o assunto!

Destaques da gestão de despesas corporativas em 2021

  1. Despesas de Alimentação representaram 23% dos gastos em 2021, seguidas por Combustível com 22% e Quilometragem com 21%.
  2. Gastos mensais com despesas de colaboradores diminuem 23% em 2021, em relação a 2020.
  3. Em 2021, o valor médio das políticas de reembolso de km rodado praticado pelas empresas foi de R$ 0,85/km.
  4. O aumento da prática do home office, elevou as despesas dos colaboradores com Correios/Malotes em 2021.
  5. 60% das empresas demonstraram aplicar políticas de gastos flexíveis, nas quais as despesas fora dos limites são avaliadas caso a caso. 
  6. Reembolso de despesas de funcionários e cartão corporativo são as formas de pagamento corporativo mais praticadas pelas empresas em 2021.

Baixe o estudo completo e confira mais detalhes sobre como o mercado brasileiro lida com as despesas corporativas!

Tendências e insights da gestão de despesas corporativas e prestação de contas no Brasil

1. Despesas corporativas com combustíveis crescem e alimentação perde espaço

Apesar de as despesas com alimentação terem sido as mais representativas em 2021, é preciso ficar de olho nos gastos com combustível.

O estudo mostrou que as despesas corporativas com combustível e percurso tem demonstrado tendência de crescimento entre as empresas pesquisadas.

Os dados referentes a essa categoria de gasto apresentam um valor cada vez mais expressivo ano após ano.

Baixe o estudo completo sobre a realidade da gestão de despesas corporativas no Brasil e confira mais detalhes sobre como o mercado lida com as despesas administrativas!

É muito importante que a empresa, além de entender como calcular o reembolso, saiba também a maneira correta de classificar os diferentes tipos de despesa e categorizá-los conforme as necessidades do negócio. São alguns exemplos:

  • Alimentação;
  • Hospedagem;
  • Combustível;
  • Percurso (R$/km);
  • Táxi;
  • Estacionamento;
  • Pedágio;
  • Passagens aéreas e rodoviárias;
  • Entre outros.

Esses gastos, no geral, são variáveis e estão relacionados à gestão de despesas de viagem.

2. Empresas gastaram menos com seus colaboradores

Em 2018, uma empresa que considerava gastar em média R$100,00 por mês com despesas dos colaboradores, reduziu em 60% seus gastos em 2021.

Confira na íntegra nosso estudo do Cenário das Despesas Corporativas | 2021, e veja como sua empresa está em relação ao mercado!

Veja também:  [GUIA] Como funciona o boleto bancário?

É evidente que a pandemia de COVID-19 teve um grande impacto no volume de gastos apresentados pelos colaboradores das empresas. Porém, quando falamos de gestão de custos, consideramos despesas fixas e variáveis. O reembolso de despesas para funcionários entra nessa conta como parte das despesas variáveis que deve ser considerada previamente para definir orçamento empresarial mais preciso.

Os gastos nos meses de maio e junho de 2021 já mostraram um grande aumento em relação aos primeiros meses do ano. Por isso, é esperado que na próxima edição desta pesquisa os valores médios de 2021 tenham subido de forma substancial.

3. O valor do km rodado praticado pelo mercado não acompanhou o aumento da gasolina

De dez/20 a jun/21, houve um aumento de 28% no aumento da gasolina ao consumidor, passando de R$ 4,20 por litro para R$ 5,40.

Porém, o valor do km rodado praticado pelas empresas não apresentou o mesmo reajuste, sendo R$ 0,85/km a política de valor mais comumente utilizada pelo mercado.

O reembolso de km rodado é uma prática utilizada para ressarcir os gastos que os funcionários têm com o deslocamento a trabalho usando veículo próprio. Empresas que trabalham com saídas externas, visitas a clientes e filiais, ou viagens a trabalho têm o reembolso de quilometragem como parte de seu dia a dia. 

Por isso é um dos tópicos do reembolso de despesas corporativas que mais geram dúvidas e interesse em empresas que trabalham com viagens corporativas. Afinal, trata-se de um pilar fundamental na otimização da gestão das despesas de viagem.

Essas oscilações de preços sempre deixam as empresas em dúvidas em relação a se o valor de reembolso por quilômetro rodado está em linha com o mercado.

Para te ajudar a calcular o valor a ser pago pela sua empresa aos colaboradores, acesse a Calculadora de valor de km rodado. Basta você inserir as premissas e o material te fornece o valor sugerido, além do valor médio praticado pelas empresas no Brasil.

4. Com o Home Office, algumas despesas aumentaram

Apesar de já ser uma prática comum no mercado de trabalho, muitas empresas ainda não estavam familiarizadas ao regime do teletrabalho quando a pandemia do COVID-19 começou. Nesse cenário, muitos gestores buscaram entender melhor a relação entre o home office e reembolso de despesas

É importante ressaltar que a legislação trabalhista prevê que o custo da atividade econômica não deve ser repassada ao colaborador e, no caso do home office, os custos que não são possíveis de serem medidos de forma direta, como luz e água, devem ser pagos pelo colaborador.

as despesas adicionais intrínsecas à execução da atividade devem ser consideradas como custos da empresa, e devem ser ressarcidas ao empregado seja por meio de ajuda de custo ou reembolso.

Veja também:  É necessário declarar reembolso de viagens a trabalho no IR?

Por isso, o aumento da prática de home office fez com que alguns gastos que eram menos comuns ganhassem mais destaque. Os maiores exemplos são: 

  • Material de Escritório;
  • Correios e Malotes;
  • Telefone/Internet/Celular.

Saiba mais sobre a gestão de auxílio home office e reembolso de despesas no home office baixando nosso estudo Cenários das Despesas Corporativas no Brasil | 2021.

5. Políticas de despesas com clientes são mais flexíveis

O estudo destaca que quando se trata de gastos de almoço/jantar com clientes, 85% das empresas permitem que os colaboradores ultrapassem os limites estabelecidos em política, desde que com justificativa plausível.

despesas com clientes

Para quem costuma viajar a trabalho para visitar clientes, é bastante comum que essas despesas venham discriminadas, destacando que foram utilizadas juntamente ou para os clientes em questão.

Nesse sentido, a classificação de despesas por centros de custos torna-se essencial em relação às despesas de reembolso. 

Por exemplo, considerando que os centros de custos são clientes atendidos, é possível identificar quais clientes geram mais ou menos despesas de reembolso com visitas/reuniões. 

6. O reembolso de despesas para funcionários ainda é o método mais utilizado

Independentemente do regime de trabalho, é de responsabilidade da empresa arcar com os gastos para que seus colaboradores possam desempenhar as suas atividades profissionais, o fazendo através do pagamento corporativo.

Ele é bastante comum no mundo dos negócios, se dividindo em diferentes formas. São elas:

  • Reembolso;
  • Adiantamento;
  • Cartão Corporativo;
  • Fundo Fixo (Caixinha);
  • Faturado.

Em 2021, o método mais usado pelas empresas ainda é o reembolso de despesas para funcionários, enquanto o adiantamento vem perdendo cada vez mais espaço.

pagamento corporativo

Acesse nosso material gratuito Pagamento de despesas de colaboradores: Como o mercado atua entre reembolso, adiantamento ou cartão corporativo? e tenha em mãos o mais completo guia sobre formas de pagamentos, suas vantagens e desvantagens, como contabilizá-las, como fazer uma política, e muito mais. Confira!

Por dentro das boas práticas do mercado em gestão de despesas corporativas

Todas as 1.423 empresas que concordaram fazer parte deste estudo já automatizaram todo o processo de prestação de contas dos gastos dos colaboradores, bem como o processo de conferência, análise e integração com seus sistemas financeiros.

Por isso, vale destacar que são empresas que já adotam boas práticas em seus processos, sendo referências na gestão de despesas dos colaboradores. 

Assim, são algumas das principais características dos processos das empresas deste estudo:

  • Captura do recibo por aplicativo;
  • Leitura automática de dados da nota;
  • Reembolso de quilometragem via GPS;
  • Integração automática com cartão corporativo;
  • Validação automática de política e itens proibidos;
  • Aprovação multinível (app ou PC);
  • Integração automática com o sistema financeiro e ERP.

CFOs modernos e profissionais de gestão financeira devem estar atentos, buscando mais eficiência, segurança, controle e economia nos processos de prestação de contas da sua empresa. E para isso, o VExpenses é uma das melhores soluções.

Isabelle Piccolo


Encantada pelo mundo do marketing, buscando, cada vez mais, pode entregar valor para as pessoas através do conteúdo. Faço parte do time VExpenses e ajudo a mudar a realidade, afinal: o tempo não tem reembolso.

Leave a Comment

Esse site utiliza o Akismet para reduzir spam. Aprenda como seus dados de comentários são processados.