Atuar com funcionários em teletrabalho, home office ou adotando o modelo de trabalho híbrido pode ser um desafio para muitas empresas, principalmente as mais tradicionais, que acreditam que produtividade é um conceito dependente condicionado ao controle presencial de pessoas.
Porém, com as diversas tecnologias disponíveis no mercado, ferramentas e softwares permitem que o exercício de uma função possa ser feito à distância. Além de vários processos de gestão, como é o caso do controle durante o isolamento social.
Esses processos interferem diretamente em questões igualmente importantes para as empresas e funcionários, como é o caso da produção da folha de pagamento.
O que é o controle de ponto e qual sua importância
O controle de ponto é um importante processo de gestão que mostra qual é a jornada de trabalho do funcionário, ou seja, durante quanto tempo ele fica à disposição da empresa. Assim, no controle de ponto, são registrados horários de entrada, saída e intervalo.
Com essas informações, o departamento de Recursos Humanos consegue realizar diversos outros processos de gestão que são fundamentais, como é o caso do pagamento de salário.
Vale ressaltar que, de acordo com a Lei n° 13.874/2019, conhecida como Lei da Liberdade Econômica, apenas empresas com mais de 20 funcionários têm obrigação de adotar um sistema de controle de ponto.
Porém, aquelas que possuem um número abaixo de colaboradores têm a opção de adotar o registro de ponto para realizarem uma completa gestão da jornada, evitando problemas diversos.
O controle de ponto e a pandemia da covid-19
Com a pandemia da covid-19, que há um ano mudou completamente a rotina das pessoas e das empresas em todo o mundo, o processo de controle de ponto foi um dos que mais sofreram mudanças.
A adoção repentina do home office, seguida pela adesão ao modelo híbrido de trabalho e, agora, com as empresas precisando retomar o trabalho remoto, para reforçar a necessidade de ficar em casal, têm sido buscadas alternativas para manter o controle de ponto.
A maioria dos negócios sempre contou com os modelos tradicionais, como o ponto biométrico ou eletrônico, sistemas que permitem o registro apenas quando o funcionário está presente na empresa.
Porém, com a publicação, em 2011, da Portaria 373 do Ministério do Trabalho (MTE), foi possível regulamentar os sistemas alternativos de controle de ponto e jornada, como os softwares de registro de horas trabalhadas.
Essa autorização passou a permitir, inclusive, que as empresas realizem o controle de jornada, por meio de softwares e aplicativos de controle de ponto instalados no tablet ou smartphone do funcionário, de forma que ele marque o ponto, mesmo atuando remotamente.
Com isso, especialmente agora, na pandemia, as empresas ganharam muito mais segurança e a garantia de que outros processos igualmente importantes possam também ser realizados com agilidade e sem erros, como é o caso do preenchimento da folha de pagamento.
A relação entre a folha de pagamento e o controle de ponto
A folha de pagamento, também conhecida como holerite, é um documento que reúne e organiza todas as informações relativas à remuneração do funcionário.
Nela devem constar, além do salário, informações como horas extras, atrasos, faltas injustificadas, adicionais, qualquer tipo de benefício que o funcionário receba, como é o caso do salário-família, e também os tributos que são descontados.
Assim, com essas informações, o Departamento Pessoal transforma-as em dados contábeis, que resultarão no pagamento do trabalhador, ou seja, no seu salário líquido, após realizados os descontos legais necessários.
Além de servir como um documento de transparência para que o funcionário entenda sua remuneração, a folha de pagamento também ajuda a empresa a visualizar os investimentos feitos com funcionários.
E um dos principais fatores nesse contexto refere-se à importância do controle de ponto no momento de preencher a folha de pagamento.
Isso porque é por meio desse controle que a empresa consegue ter, de forma segura e correta, sem fraude, os dados de horas trabalhadas para contabilizar o pagamento.
Sem um controle de ponto eficaz, diversos erros podem ocorrer, acarretando atrasos no fechamento da folha, excesso de gastos com o pagamento e até mesmo problemas com processos trabalhistas.
Veja abaixo os principais e mais comuns erros que podem ocorrer no preenchimento da folha de pagamento, alguns diretamente relacionados ao controle de ponto:
- realizar o pagamento com atraso, após o 5º dia útil, não cumprindo a lei;
- desconsiderar alterações que possam surgir no dia a dia do funcionário, como um afastamento pelo INSS, ou até mesmo uma alteração na legislação, como mudança no percentual de desconto de determinado imposto;
- não considerar algum imposto que deve incidir sobre o salário, de acordo com a legislação trabalhista, como é o caso do Imposto de Renda Retido na Fonte – IRRF;
- errar no momento do cálculo, realizando um pagamento para mais ou para menos;
- não contabilizar parcelas extras que possam entrar na folha, por exemplo, as horas extras, que equivalem 50% a mais em dias normais e 100% nos fins de semana e feriados.
Esses são erros que prejudicam não apenas a empresa, mas também o funcionário. Além de receber o salário com valor abaixo, por exemplo, caso a empresa deixe de repassar algum imposto, pode haver comprometimento em determinadas situações futuras, como é o caso do funcionário precisar retirar o seu FGTS e o mesmo não ter sido repassado.
Por isso, conhecer a fundo a legislação e estar atento aos cálculos e preenchimentos é fundamental.
A importância de contar com um controle de ponto online
Já deu para perceber a relação direta entre o controle de ponto dos funcionários e o preenchimento da folha de pagamento, certo? Esses processos podem se tornar ainda mais ágeis e seguros se realizados com o uso da tecnologia.
Especialmente quando se fala no controle de ponto, além dos aplicativos, já citados, outros formatos também podem ser utilizados, principalmente no contexto da pandemia da Covid-19, que pede segurança e distanciamento.
É o caso de uma tecnologia, disponível no formato de totem, que é instalado na empresa, e permite que o funcionário bata o seu ponto sem fazer qualquer contato físico com o dispositivo, por exemplo, sem necessidade de digitar uma senha.
A identificação é feita por meio do QR Code, disponibilizado pelo próprio sistema, e também por uma foto, que é capturada logo após o colaborador registrar o ponto. A foto funciona como uma validação de que é realmente o funcionário quem está realizando o registro.
Além de garantir a segurança do colaborador, especialmente durante uma pandemia com alto índice de contágio, tanto o aplicativo quanto o totem tornam o trabalho do RH mais ágil e sem chances de erro.
Os dados de registro de ponto são enviados em tempo real e disponibilizam relatórios, que mostram faltas e horas extras, por exemplo, facilitando ainda mais os cálculos e preenchimento da folha de pagamento.
Contar com a tecnologia é uma decisão que muda a rotina de qualquer empresa. E especialmente no que se refere ao controle de ponto e à folha de pagamento, reforçam a agilidade e a segurança tanto do colaborador quanto da empresa, que consegue realizar ambos os processos de gestão de forma mais ágil e eficaz.
