O controle de vendas externas é essencial para garantir a saúde das operações e investir nos projetos e regiões mais viáveis.
No entanto, pode ser um grande desafio – já que são diversas variáveis que irão impactar no controle de vendas externas.
Saiba quais indicadores usar no controle de vendas externas e 9 apps para otimizar a rotina da sua equipe de vendas!
Quais as vantagens de formalizar e automatizar o controle de vendas externas?
Além das vendas e receita geradas, temos também fatores como os custos e a produtividade que estão envolvidos no processo de vendas externas.
Formalizar e automatizar o controle de vendas externas traz vantagens como:
- Maior controle financeiro dos custos da operação;
- Melhor controle de reembolsos de despesas;
- Maior previsibilidade dos custos;
- Melhor controle de produtividade;
- Maior produtividade para os vendedores externos;
- Melhor gestão de tempo tanto para vendedores quanto para o administrativo-financeiro.
Ao investir em processos e relatórios de vendas padronizados e em ferramentas que automatizam os processos, tanto os vendedores quanto o departamento financeiro têm mais tempo para dedicar a atividades mais importantes.
Atualmente, tecnologias permitem monitorar rotas e visitas em tempo real, gerar relatórios de visitas via app mobile, enviar relatórios de despesas corporativas automatizados, assinar documentos digitalmente, fazer controle de ponto a distância e outros.
Veja a seguir quais indicadores usar para o controle de vendas externas e apps para ajudar a sua equipe a ter mais tempo para o que realmente importa!
Quais indicadores utilizar no controle de vendas externas?
Para controle de vendas externas, é interessante considerar indicadores relacionados a 3 dimensões:
- Vendas;
- Custos;
- Produtividade/processos.
Em relação às vendas em si, para o controle de vendas externas, é interessante mensurar indicadores básicos como:
- Receita;
- Ticket médio;
- Custos ;
- Margem de lucro;
- Metas de vendas;
- Retorno por centros de custos (projetos, regiões, vendedores).
Em relação aos custos, é necessário mapear todos os custos envolvidos nas vendas externas.
Os custos envolvidos em uma venda não incluem apenas o custo do produto ou o custo do serviço prestado.
É necessário considerar também os custos envolvidos para efetuar as vendas – como o custo do vendedor externo.
Sabemos que o custo de um funcionário não é apenas o seu salário, envolvendo também encargos e benefícios.
No caso dos vendedores externos, por exemplo, podem compor o seu custo: salário, despesas a serem reembolsadas (km rodado, passagens aéreas, hospedagem, alimentação) ou diárias de viagem/adiantamentos, celular corporativo, uniforme, entre outros.
Também nessa dimensão de custos, além dos custos totais usados para calcular margem de lucro, é interessante também analisar algumas métricas como:
- Custo por vendedor;
- Custo por aquisição de cliente (CAC);
- Custo por região;
- Custo por projeto.
Em ferramentas de gestão de despesas corporativas, como o VExpenses, você pode analisar em tempo real todos os gastos por centros de custos (projetos, regiões) e funcionários.
Para o controle de vendas externas, também é importante o controle de produtividade.
É claro que nem todas as visitas se transformam em vendas/clientes.
A rotina dos vendedores externos pode incluir atividades como: prospecção de potenciais clientes, estabelecimento de contato/relacionamento, identificação de oportunidades de vendas e efetivação da venda em si.
Por isso, não é interessante considerar apenas as metas de vendas em si, mas também outros indicadores que compõem a jornada até a venda.
Alguns exemplos de indicadores para controle de vendas externas podem ser:
- Quantidade de contatos realizados via email, telefone e mensagens;
- Propostas enviadas;
- Visitas realizadas;
- Quantidade de up sells e cross sells (vendas de atualizações, complementos e produtos que aumentam o ticket médio).
É interessante para o controle de vendas externas o uso de funil de vendas, onde é possível visualizar quantos contatos (leads) viram oportunidades e quantas oportunidades se transformam clientes/vendas. Esse tipo de acompanhamento permite gerar uma previsibilidade da receita.
Vale lembrar que a produtividade também não deve ser medida apenas por meio de indicadores numéricos.
É interessante para o controle de vendas externas que haja análises qualitativas – desde produtos/serviços vendidos ao desempenho dos vendedores.
Por isso, para o controle de vendas externas é interessante também acompanhar feedbacks tanto dos vendedores quanto dos clientes.
Para o controle de vendas externas, também é válido considerar fatores relacionados aos processos de trabalho. Alguns exemplos são km rodado, rotas percorridas e jornada de trabalho.
O mapeamento de processos também é importante para o controle de vendas externas.
É por meio do mapeamento de processos que se identifica oportunidades de otimizar as rotinas de trabalho, ferramentas e modelos de relatórios utilizados. Com isso, além de impactar na produtividade, também permite reduzir os custos dos processos de vendas.
9 aplicativos para utilizar com sua equipe de vendas externas
Os aplicativos são essenciais para facilitar a rotina da equipe de vendas externas. Confira algumas dicas de aplicativos úteis para o dia a dia!
1. Apps de CRM
Para o controle de vendas externas, um sistema de gestão de clientes (CRM) é essencial.
Esse tipo de sistema funciona com base em um funil de vendas, como um painel de controle de contatos, oportunidades e clientes.
Algumas funcionalidades comuns são:
- Painel de contatos divididos em funil de vendas;
- Envio de emails automáticos;
- Possibilidade de gravar ligações;
- Envio de documentos para assinatura eletrônica;
- Entre outras.
O CRM permite automatizar tarefas, controlar agenda e filtrar os melhores contatos para a realização de visitas.
Para a equipe de vendas externas é interessante que haja a opção de usar o CRM mobile. Existem diversas opções no mercado, como o Agendor, o HubSpot e o Pipedrive.
2. App de prestação de conta de gastos externos
O VExpenses é um app de prestação de contas e gestão de reembolsos, adiantamentos e cartão corporativo, que permite a redução de gastos com prestação de contas em até 88%.
Permite automatizar todo o processo de prestação de contas até o reembolso.
O vendedor externo digitaliza os comprovantes fiscais e o app preenche automaticamente o relatório de despesas, com base na tecnologia OCR.
O relatório de despesas é encaminhado para o departamento financeiro, para a aprovação do reembolso.
Além do armazenamento seguro de comprovantes fiscais, o VExpenses também verifica automaticamente se as políticas de reembolso estão sendo cumpridas e notifica a empresa.
Outras funcionalidades interessantes são o acompanhamento de km rodado para reembolso e a geração de relatórios e dashboards para controle dos custos de vendas externas.
3. App de controle de visitas e ordens de serviço
O Go.on também é um ferramenta para gestão de ordens de serviços online e controle de visitas por rastreamento via GPS.
Possui versão mobile para equipe externa e dashboard na web para o controle dos agentes externos.
4. GPS
O Waze é ideal para a otimização das rotas, permitindo informações em tempo real sobre desvios, engarrafamentos e outros tipos de imprevistos.
Assim, é interessante utilizá-lo para encontrar o melhor caminho para os roteiros pré-estabelecidos.
5. App de documentos digitais
O DocuSign é um app para a assinatura eletrônica de documentos, de maneira segura, prática e gratuita.
Elimina a necessidade de impressão e digitalização de documentos assinados, reduzindo também o consumo de papel.
6. App de contatos
O app CamCard digitaliza e armazena os dados de cartões de visitas em contatos.
Permite também criar notas e lembretes vinculados às informações dos contatos digitalizados.
7. Scanner mobile
O Adobe Scan também é um app de scanner, que permite digitar documentos em geral, com tecnologia OCR para reconhecimento de textos.
8. App de gestão de tarefas
O Trello é um gestor de projetos gratuito que pode ser usado tanto para a gestão de equipes, quanto para gestão pessoal.
A ferramenta disponibiliza templates diversos, podendo auxiliar na organização pessoal de tarefas, prazos e anotações.
Curtiu as dicas? Quais indicadores você usa para o controle de vendas externas? Quais apps ajudam a sua equipe de vendas? Compartilhe conosco nos comentários!
Para receber em primeira mão mais conteúdos como esse, assine a nossa newsletter!