Controle de Vendas Externas: quais indicadores e ferramentas utilizar?

Saiba quais indicadores usar no controle de vendas externas e 9 apps para otimizar a rotina da sua equipe de vendas!
17 de junho de 2021
8 min de leitura

O controle de vendas externas é essencial para garantir a saúde das operações e investir nos projetos e regiões mais viáveis. 

No entanto, pode ser um grande desafio – já que são diversas variáveis que irão impactar no controle de vendas externas. 

Saiba quais indicadores usar no controle de vendas externas e 9 apps para otimizar a rotina da sua equipe de vendas!

Quais as vantagens de formalizar e automatizar o controle de vendas externas?

Além das vendas e receita geradas, temos também fatores como os custos e a produtividade que estão envolvidos no processo de vendas externas. 

Formalizar e automatizar o controle de vendas externas traz vantagens como: 

  • Maior controle financeiro dos custos da operação;
  • Melhor controle de reembolsos de despesas;
  • Maior previsibilidade dos custos;
  • Melhor controle de produtividade;
  • Maior produtividade para os vendedores externos;
  • Melhor gestão de tempo tanto para vendedores quanto para o administrativo-financeiro.

Ao investir em processos e relatórios de vendas padronizados e em ferramentas que automatizam os processos, tanto os vendedores quanto o departamento financeiro têm mais tempo para dedicar a atividades mais importantes. 

Atualmente, tecnologias permitem monitorar rotas e visitas em tempo real, gerar relatórios de visitas via app mobile, enviar relatórios de despesas corporativas automatizados, assinar documentos digitalmente, fazer controle de ponto a distância e outros.

Veja a seguir quais indicadores usar para o controle de vendas externas e apps para ajudar a sua equipe a ter mais tempo para o que realmente importa!

Quais indicadores utilizar no controle de vendas externas?

Para controle de vendas externas, é interessante considerar indicadores relacionados a 3 dimensões: 

  • Vendas; 
  • Custos;
  • Produtividade/processos. 

Em relação às vendas em si, para o controle de vendas externas, é interessante mensurar indicadores básicos como:

  • Receita;
  • Ticket médio;
  • Custos ;
  • Margem de lucro;
  • Metas de vendas;
  • Retorno por centros de custos (projetos, regiões, vendedores).

Em relação aos custos, é necessário mapear todos os custos envolvidos nas vendas externas. 

Os custos envolvidos em uma venda não incluem apenas o custo do produto ou o custo do serviço prestado

É necessário considerar também os custos envolvidos para efetuar as vendas – como o custo do vendedor externo. 

Sabemos que o custo de um funcionário não é apenas o seu salário, envolvendo também encargos e benefícios.

No caso dos vendedores externos, por exemplo, podem compor o seu custo: salário, despesas a serem reembolsadas (km rodado, passagens aéreas, hospedagem, alimentação) ou diárias de viagem/adiantamentos, celular corporativo, uniforme, entre outros.

Também nessa dimensão de custos, além dos custos totais usados para calcular margem de lucro, é interessante também analisar algumas métricas como:

  • Custo por vendedor;
  • Custo por aquisição de cliente (CAC);
  • Custo por região;
  • Custo por projeto.

Em ferramentas de gestão de despesas corporativas, como o VExpenses, você pode analisar em tempo real todos os gastos por centros de custos (projetos, regiões) e funcionários. 

Para o controle de vendas externas, também é importante o controle de produtividade

É claro que nem todas as visitas se transformam em vendas/clientes. 

A rotina dos vendedores externos pode incluir atividades como: prospecção de potenciais clientes, estabelecimento de contato/relacionamento, identificação de oportunidades de vendas e efetivação da venda em si. 

Por isso, não é interessante considerar apenas as metas de vendas em si, mas também outros indicadores que compõem a jornada até a venda. 

Alguns exemplos de indicadores para controle de vendas externas podem ser:

  • Quantidade de contatos realizados via email, telefone e mensagens;
  • Propostas enviadas;
  • Visitas realizadas;
  • Quantidade de up sells e cross sells (vendas de atualizações, complementos e produtos que aumentam o ticket médio).

É interessante para o controle de vendas externas o uso de funil de vendas, onde é possível visualizar quantos contatos (leads) viram oportunidades e quantas oportunidades se transformam clientes/vendas. Esse tipo de acompanhamento permite gerar uma previsibilidade da receita. 

Vale lembrar que a produtividade também não deve ser medida apenas por meio de indicadores numéricos. 

É interessante para o controle de vendas externas que haja análises qualitativas – desde produtos/serviços vendidos ao desempenho dos vendedores. 

Por isso, para o controle de vendas externas é interessante também acompanhar feedbacks tanto dos vendedores quanto dos clientes. 

Para o controle de vendas externas, também é válido considerar fatores relacionados aos processos de trabalho. Alguns exemplos são km rodado, rotas percorridas e jornada de trabalho.

O mapeamento de processos também é importante para o controle de vendas externas. 

É por meio do mapeamento de processos que se identifica oportunidades de otimizar as rotinas de trabalho, ferramentas e modelos de relatórios utilizados. Com isso, além de impactar na produtividade, também permite reduzir os custos dos processos de vendas. 

9 aplicativos para utilizar com sua equipe de vendas externas

Os aplicativos são essenciais para facilitar a rotina da equipe de vendas externas. Confira algumas dicas de aplicativos úteis para o dia a dia! 

1. Apps de CRM

Para o controle de vendas externas, um sistema de gestão de clientes (CRM) é essencial.

Esse tipo de sistema funciona com base em um funil de vendas, como um painel de controle de contatos, oportunidades e clientes. 

Algumas funcionalidades comuns são: 

  • Painel de contatos divididos em funil de vendas;
  • Envio de emails automáticos;
  • Possibilidade de gravar ligações;
  • Envio de documentos para assinatura eletrônica;
  • Entre outras. 

O CRM permite automatizar tarefas, controlar agenda e filtrar os melhores contatos para a realização de visitas. 

Para a equipe de vendas externas é interessante que haja a opção de usar o CRM mobile. Existem diversas opções no mercado, como o Agendor, o HubSpot e o Pipedrive. 

2. App de prestação de conta de gastos externos

O VExpenses é um app de prestação de contas e gestão de reembolsos, adiantamentos e cartão corporativo, que permite a redução de gastos com prestação de contas em até 88%.

Permite automatizar todo o processo de prestação de contas até o reembolso. 

O vendedor externo digitaliza os comprovantes fiscais e o app preenche automaticamente o relatório de despesas, com base na tecnologia OCR. 

O relatório de despesas é encaminhado para o departamento financeiro, para a aprovação do reembolso.

Além do armazenamento seguro de comprovantes fiscais, o VExpenses também verifica automaticamente se as políticas de reembolso estão sendo cumpridas e notifica a empresa.

Outras funcionalidades interessantes são o acompanhamento de km rodado para reembolso e a geração de relatórios e dashboards para controle dos custos de vendas externas. 

3. App de controle de visitas e ordens de serviço

O Go.on também é um ferramenta para gestão de ordens de serviços online e controle de visitas por rastreamento via GPS. 

Possui versão mobile para equipe externa e dashboard na web para o controle dos agentes externos. 

4. GPS

O Waze é ideal para a otimização das rotas, permitindo informações em tempo real sobre desvios, engarrafamentos e outros tipos de imprevistos. 

Assim, é interessante utilizá-lo para encontrar o melhor caminho para os roteiros pré-estabelecidos. 

5. App de documentos digitais

O DocuSign é um app para a assinatura eletrônica de documentos, de maneira segura, prática e gratuita. 

Elimina a necessidade de impressão e digitalização de documentos assinados, reduzindo também o consumo de papel. 

6. App de contatos

O app CamCard digitaliza e armazena os dados de cartões de visitas em contatos. 

Permite também criar notas e lembretes vinculados às informações dos contatos digitalizados. 

7. Scanner mobile

O Adobe Scan também é um app de scanner, que permite digitar documentos em geral, com tecnologia OCR para reconhecimento de textos. 

8. App de gestão de tarefas

O Trello é um gestor de projetos gratuito que pode ser usado tanto para a gestão de equipes, quanto para gestão pessoal. 

A ferramenta disponibiliza templates diversos, podendo auxiliar na organização pessoal de tarefas, prazos e anotações.

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Marcela Rucireta
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