Digitalização de processos para empresas: saiba por que investir 

Saiba como a digitalização de processos para empresas pode otimizar a gestão financeira, reduzir burocracia e erros e aumentar a eficiência.
17 de janeiro de 2025
10 min de leitura

A digitalização de processos é a conversão de atividades manuais e burocráticas em fluxos digitais, utilizando tecnologias para automatizar tarefas e centralizar informações. Isso reduz o uso de papéis, evita erros humanos e aumenta a eficiência.

A digitalização de processos é obrigatória para empresas que esperam se manter competitivas no mercado. Sobretudo no setor financeiro, que demanda decisões estratégicas e acertadas, a transformação digital surge como uma solução prática para lidar com burocracia, erros humanos e falta de visibilidade dos dados.

Neste conteúdo, vamos explicar como a digitalização pode solucionar esses e outros problemas e trazer dicas para você automatizar os processos financeiros do seu negócio. 

Boa leitura! 

O que é a digitalização de processos?

A digitalização de processos é a transferência de atividades manuais, burocráticas e baseadas em papel para um formato digital, com o uso de tecnologias que automatizam e centralizam as operações. 

Essa transformação não se limita a digitalizar documentos. Ela abrange a implementação de sistemas que conectam diferentes áreas da empresa, permitindo que informações sejam compartilhadas em tempo real e que decisões sejam tomadas com base em dados mais confiáveis. 

Para empresas que lidam com desafios como falta de visibilidade, excesso de burocracia e dificuldade de conformidade com políticas internas, a digitalização é a base para melhorar a gestão financeira e otimizar a produtividade. 

Isso tem um impacto direto na redução de custos, no aumento da eficiência e na capacidade de competir em um mercado cada vez mais exigente.

No próximo tópico, vamos explicar em mais detalhes o benefício da digitalização de processos para empresas de todos os tamanhos e segmentos. 

Quais são os benefícios da digitalização de processos para empresa?

Como dissemos, a digitalização de processos traz uma série de benefícios que impactam diretamente a eficiência operacional, a gestão financeira e a competitividade das empresas. 

Adotar soluções tecnológicas para automatizar e centralizar atividades melhora a produtividade, reduz custos e facilita a tomada de decisões estratégicas. Saiba mais a seguir. 

1. Redução de custos operacionais

A digitalização elimina a necessidade de recursos físicos, como papel e impressão, e reduz o tempo gasto em tarefas repetitivas, como a validação manual de despesas e a geração de relatórios

Empresas que adotam processos digitais podem redirecionar esses recursos para áreas estratégicas, promovendo uma gestão mais inteligente e econômica.

2. Maior eficiência e agilidade

Processos manuais são lentos e muitas vezes propensos a erros. Com a digitalização, atividades como aprovações financeiras, emissão de reembolsos e controle de despesas são realizadas de forma automática e instantânea, reduzindo gargalos e acelerando os fluxos de trabalho.

Por exemplo, uma tarefa que antes exigia várias etapas de análise manual pode ser concluída em minutos com o auxílio de sistemas integrados. Isso permite que a equipe tenha mais tempo para se concentrar em decisões estratégicas.

3. Visibilidade e controle em tempo real

A digitalização oferece ferramentas que permitem monitorar despesas, receitas e indicadores financeiros em tempo real. Isso é especialmente útil para empresas que precisam de visibilidade sobre seus gastos em diferentes departamentos, projetos ou centros de custo.

Dashboards interativos e relatórios automatizados fornecem insights detalhados, facilitando a identificação de desvios, a análise de performance e a projeção de cenários futuros.

4. Conformidade e segurança

Com a digitalização, as empresas podem, por exemplo, no contexto financeiro, configurar políticas personalizadas para garantir que todas as despesas estejam alinhadas às diretrizes internas e normas regulatórias. 

Além disso, sistemas automatizados ajudam a prevenir fraudes, inconsistências e erros humanos, aumentando a segurança dos dados financeiros.

A auditoria também se torna mais simples e eficiente, uma vez que todas as informações ficam registradas de maneira organizada e acessível.

5. Escalabilidade para atender ao crescimento

Conforme a empresa cresce, os processos manuais se tornam cada vez mais inviáveis. A digitalização prepara a organização para lidar com um maior volume de transações e atividades sem comprometer a eficiência. 

Soluções tecnológicas podem ser ajustadas e expandidas para atender às novas demandas, garantindo que a operação continue fluindo de maneira otimizada.

6. Satisfação dos colaboradores

Ao eliminar tarefas operacionais demoradas e repetitivas, a digitalização melhora a experiência dos colaboradores, que podem se concentrar em atividades de maior valor estratégico. 

Além de aumentar a produtividade, isso contribui para a motivação e o engajamento das equipes. 

Por exemplo, profissionais financeiros que antes gastavam horas verificando relatórios manuais podem usar esse tempo para planejar novas estratégias que impactem positivamente o negócio.

Leia também: Custo de funcionário: como calcular? Guia prático

7. Experiência do cliente

Embora seja um benefício indireto, a digitalização de processos impacta também a experiência do cliente final. 

Empresas com processos mais ágeis e eficientes respondem mais rapidamente a demandas de clientes, fornecedores e parceiros, fortalecendo sua imagem no mercado.

Por que a digitalização de processos é ainda mais importante para o setor financeiro?

Historicamente, o setor financeiro sempre teve uma relação intensa com o uso de planilhas e processos manuais para gerenciar informações. 

Embora essas ferramentas tenham sido eficazes em momentos passados, a complexidade das operações atuais exige soluções mais robustas, ágeis e integradas.

Entre os principais desafios que tornam a digitalização indispensável no financeiro estão:

  • excesso de tarefas operacionais: processos repetitivos, como controle manual de despesas e validação de notas fiscais, consomem um tempo valioso da equipe;
  • falta de visibilidade: sem ferramentas digitais, monitorar despesas em tempo real é quase impossível, o que dificulta a tomada de decisões estratégicas;
  • risco de erros humanos: atividades manuais são mais suscetíveis a falhas que podem gerar prejuízos financeiros e comprometer a conformidade;
  • desafios de escalabilidade: à medida que a empresa cresce, os métodos tradicionais se tornam ineficazes para lidar com um volume maior de transações.

Nesse contexto, a digitalização de processos para empresas surge como uma resposta direta a todas essas necessidades, proporcionando mais controle, segurança e eficiência operacional.

Como implementar a digitalização de processos em uma empresa: passo a passo prático

Implementar a digitalização de processos em uma empresa requer planejamento, estratégia e execução bem estruturada. 

Isso vai muito além de adotar novas tecnologias, pois envolve mudanças culturais e operacionais para garantir que as soluções digitais sejam bem integradas e gerem resultados efetivos. 

Abaixo, apresentamos um passo a passo prático para guiar sua empresa nessa transformação.

1. Analise a situação atual

Antes de iniciar a digitalização, é essencial entender como os processos funcionam atualmente. Faça um estudo detalhado para identificar:

  • processos que são manuais e repetitivos;
  • áreas onde ocorrem gargalos ou atrasos;
  • atividades que consomem mais tempo e recursos;
  • o nível de conformidade com políticas internas e normas regulatórias.

Essa análise servirá como base para determinar quais processos precisam ser priorizados na transformação digital.

2. Estabeleça objetivos claros

Defina metas específicas para a digitalização, alinhadas às necessidades e estratégias da empresa. Alguns exemplos:

  • reduzir o tempo gasto em atividades operacionais;
  • minimizar erros e inconsistências nos processos financeiros;
  • aumentar a visibilidade sobre despesas e receitas;
  • melhorar a experiência dos colaboradores e clientes.

Metas claras ajudam a medir o sucesso do projeto e orientam as decisões ao longo do processo de implementação.

3. Escolha as ferramentas certas

Identifique as tecnologias e plataformas que atendem às necessidades específicas da sua empresa. 

Certifique-se de que as soluções escolhidas sejam escaláveis, intuitivas e compatíveis com os sistemas existentes.

4. Envolva as equipes desde o início

A digitalização de processos não é apenas uma mudança tecnológica — é também uma transformação cultural. Para garantir o sucesso da implementação:

  • comunique os objetivos e benefícios do projeto para todos os colaboradores;
  • envolva as equipes diretamente afetadas, como o setor financeiro, em todas as etapas do processo;
  • ofereça treinamentos para garantir que os colaboradores estejam preparados para usar as novas ferramentas.

A adesão dos colaboradores é essencial para o sucesso da digitalização.

5. Priorize a automação de processos críticos

Comece a digitalização pelos processos que têm maior impacto na operação da empresa. Isso gera resultados mais rápidos e demonstra o valor da transformação digital, além de motivar as equipes e facilitar a gestão de mudanças organizacionais

6. Realize testes e ajustes

Antes de implementar as mudanças em toda a empresa, faça testes em um ambiente controlado. Avalie:

  • a funcionalidade das ferramentas escolhidas;
  • a adesão e o desempenho das equipes aos novos processos;.
  • possíveis falhas ou limitações do sistema.

Use os resultados desses testes para fazer ajustes antes de expandir a digitalização para outros setores.

7. Monitore os resultados continuamente

Após a implementação, é fundamental acompanhar os resultados para garantir que os objetivos estão sendo alcançados. Use indicadores-chave de desempenho (KPIs), como:

  • redução do tempo gasto em atividades operacionais;
  • diminuição de erros e inconsistências;
  • aumento da visibilidade e do controle sobre as finanças.

Além disso, colete feedback das equipes para identificar possíveis melhorias e otimizações nos processos digitalizados.

Baixe gratuitamente: 4 planilhas de indicadores financeiros (rentabilidade, capital, liquidez e Atividade).

8. Escale a digitalização gradualmente

Depois de testar e validar as soluções, amplie o projeto para outros processos e áreas da empresa. Certifique-se de que a expansão seja gradual e bem planejada, garantindo que as mudanças não sobrecarreguem as equipes nem comprometam a operação.

Como a VExpenses pode ajudar a sua empresa no processo de digitalização de processos?

A VExpenses é a plataforma all-in-one que transforma a maneira como as empresas gerenciam as despesas corporativas. 

Ao digitalizar processos que antes eram manuais e burocráticos, oferecemos soluções práticas e eficientes para os principais desafios enfrentados pelo setor financeiro, como:

  • gestão de reembolsos e adiantamentos; 
  • cartão corporativo e empresarial;
  • gestão de gastos com combustível; 
  • prevenção de erros e fraudes; 
  • integração com os principais ERPs do mercado; 
  • gestão completa de viagens corporativas — da reserva de aéreo e hotéis até a prestação de contas pós-viagem. 

Quer saber mais sobre a maior plataforma de gestão de despesas da América Latina? Assista a uma demonstração gratuita das nossas soluções e entenda, na prática, como a tecnologia da VExpenses pode levar a sua empresa para o futuro! 

Tarina Lemmi
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