Os dispositivos móveis – smartphones, tablets, etc. – estão cada vez mais presentes em nosso dia a dia, inclusive quando se trata do ambiente profissional. Por esse motivo, a mobilidade corporativa é um assunto que chama a atenção nos dias atuais.
Uma grande quantidade de empresas está fornecendo aos seus colaboradores – como no caso de vendedor externo – soluções móveis que podem substituir a forma tradicional de realizar suas tarefas de trabalho.
Hoje, ao realizar uma boa gestão de mobilidade empresarial, uma empresa pode atualizar seus processos de negócios, fazendo com que eles se tornem mais modernos e eficientes.
Toda essa mudança é conhecida como mobilidade empresarial ou corporativa e, devido aos diversos benefícios que promove para as empresas e colaboradores, está se tornando algo extremamente importante no mundo dos negócios. Continue a leitura para saber mais sobre esse conceito e sobre como fazer o reembolso de despesas corporativas nesse caso!
O que é mobilidade corporativa?
A mobilidade corporativa – também conhecida como mobilidade na empresa –, basicamente, é uma tendência em todo o mundo cujo objetivo é proporcionar um modelo de trabalho alternativo.
Seu foco está em tornar mais simples e eficiente o trabalho de colaboradores fora do ambiente tradicional corporativo, utilizando a tecnologia para atingir seu objetivo.
Vale destacar que segundo uma pesquisa divulgada pelo App Annie, os brasileiros usaram o celular mais de 5 horas por dia em 2021. Essa informação deixa claro que as pessoas passam cada vez mais tempo utilizando dispositivos móveis.
Dito isso, é importante que exista uma facilidade para que as pessoas consigam desempenhar suas funções de trabalho ao utilizar smartphones, tablets e outros dispositivos.
Para que isso realmente aconteça, é importante que exista uma boa gestão de mobilidade na empresa e investimento em segurança e proteção de dados – da empresa e dos colaboradores.
Portanto, podemos dizer que a mobilidade corporativa, resumidamente, é um conjunto de ações que visa tornar simples, seguro e viável a possibilidade dos funcionários trabalharem de qualquer lugar.
É importante deixar claro que cada empresa possui suas próprias necessidades quando se trata de uso de dispositivos móveis. O que funciona bem para o seu negócio pode ser inadequado para outros.
O que é mobilidade no trabalho?
Algumas pessoas podem se confundir quando se trata de mobilidade corporativa e mobilidade no trabalho. Porém, estamos falando da mesma coisa, apenas com nomes diferentes.
A mobilidade no ambiente de trabalho é justamente ter a liberdade de poder executar suas tarefas corporativas em dispositivos móveis, como celulares, tablets e notebooks, independente do local onde você estiver.
Leia também: 5 bons motivos para investir em mobilidade na sua empresa
Benefícios da mobilidade corporativa
Existem diversos benefícios que sua empresa pode obter ao implementar e aproveitar a mobilidade na empresa e todos os seus aspectos. Confira quais são alguns deles a seguir.
1. Aumento de produtividade
O fato de seus colaboradores utilizarem soluções móveis para que realizem suas funções de trabalho em qualquer lugar faz com que ocorra o aumento da produtividade, uma vez que os funcionários podem gastar menos tempo com coisas desnecessárias, como se locomover até o escritório.
2. Melhoria na comunicação
Os aplicativos personalizados para as empresas podem ser compostos por diversas ferramentas de comunicação.
Assim, é possível fornecer uma conexão em tempo real com um sistema de gestão central, bem como entre os colaboradores, sem ter a necessidade de todos estarem presentes em uma mesma sala, por exemplo.
Além disso, a mobilidade corporativa também facilita o contato de diferentes trabalhadores, que estejam em diferentes regiões, uma vez que a internet pode facilitar essas reuniões.
3. Maior eficiência
Os dispositivos móveis podem oferecer aos colaboradores todas as informações necessárias para realizarem suas tarefas com sucesso.
Eles não precisarão mais lidar com papéis e pastas perdidas. Tudo o que precisarem estará a apenas alguns toques ou cliques de distância.
4. Fluxo de trabalho simplificado
Ao conectar um aplicativo a um sistema de gestão, de vendas, de pedidos ou qualquer outro tipo de ferramenta, é possível tornar os processos muito mais rápidos e fáceis.
5. Maior controle e segurança de dados
Geralmente, as soluções móveis possuem opções avançadas de segurança, importantes para não ocorrer o acesso não autorizado. Além disso, impede que ocorram ataques.
Portanto, com a mobilidade corporativa os dados da sua empresa estão seguros. Também é importante deixar claro que alguns aplicativos fornecem acesso remoto a dispositivos móveis. Isso permite que informações sejam apagadas caso eles sejam roubados, por exemplo.
6. Redução de custos
Com a mobilidade corporativa é possível que empresas tenham redução de custos.
A partir do momento que os colaboradores passam mais tempo fora do escritório – trabalhando em casa ou em qualquer outro local –, a empresa tem redução com:
- Transporte;
- Alimentação no escritório;
- Luz;
- Água.
Além disso, com o trabalho home office, as empresas podem diminuir o espaço de trabalho presencial.
Afinal, com menos funcionários indo trabalhar presencialmente no escritório, é possível que a empresa troque um espaço amplo – que ficará vazio – por um coworking, por exemplo.
Esse dinheiro economizado pode se tornar mais benefícios para os colaboradores, como um vale para ajudar na internet, por exemplo.
Como montar uma estratégia de gestão de mobilidade corporativa
Embora a mobilidade na empresa ofereça inúmeros benefícios, para que ela realmente seja um sucesso, é necessário montar uma boa estratégia de gestão.
Vantagens como melhoria na comunicação, aumento de produtividade e maior controle de dados podem chamar a atenção de muitos empreendedores. No entanto, não é possível usufruí-las se um plano de ação eficiente não for definido e colocado em prática.
Dito isso, aqui estão alguns passos importantes a seguir para montar uma estratégia de gestão de mobilidade corporativa.
1. Defina o perfil da empresa
A primeira coisa a fazer é entender quais são as necessidades da sua empresa que a mobilidade empresarial pode atender. Será que ela realmente é necessária no seu negócio?
Em alguns tipos de organizações, é essencial que os colaboradores realizem suas atividades de maneira presencial, principalmente nos modelos de negócio que ainda usam muitos documentos impressos, onde o colaborador pode ter dificuldade de acessar dados necessários. Entretanto, em outros negócios, o trabalho remoto é totalmente possível e benéfico.
Portanto, é importante que você trace o perfil da sua empresa para entender como o uso de dispositivos móveis realmente pode ajudá-la.
2. Entenda as necessidades do negócio
Como você deseja que a mobilidade empresarial ajude a sua empresa? Pode ser que seja para tornar os processos menos burocráticos, aumentar a segurança de dados ou outras questões. Tenha claro quais são os desafios no seu negócio e estabeleça metas, se possível, para entender se esse modelo de negócio está sendo benéfico.
3. Pesquise quais são as opções disponíveis
É muito importante observar quais são as opções disponíveis no mercado que são relacionadas à mobilidade corporativa.
Dessa maneira, você poderá identificar as que melhor podem atender as necessidades do seu negócio.
Tenha em mente que a tecnologia oferece variadas soluções que atendem a vários tipos de empresas. Portanto, cabe a você escolher as que são ideais para o seu negócio.
4. Escolha bons parceiros
Para que a mobilidade na empresa seja um sucesso é necessário buscar ajuda especializada. Logo, é importante escolher parceiros que realmente sejam ideais para o seu tipo de negócio.
5. Faça o desenho do processo
Depois que fizer o planejamento estratégico, é necessário colocar as ações necessárias em prática. Esse é o momento de planejar outro passo a passo, que deve ser seguido até que a implantação das tecnologias seja finalizada.
No desenho do processo, inclua o que deve ser feito, por quem, quais são os prazos, quais ferramentas serão utilizados e assim por diante.
Somente ao seguir uma boa execução dos passos citados acima é possível caminhar em direção a bons resultados com a mobilidade corporativa.
3 ferramentas indispensáveis para implementar esse método de trabalho
Atualmente, existem diversas ferramentas que podem ser utilizadas para existir uma boa implantação e gestão da mobilidade na empresa. Porém, aqui estão algumas que você precisa ter mais atenção.
1. Política de uso
Para ser possível estar em um ambiente móvel seguro e de forma eficiente, é necessário ter um bom planejamento e isso inclui criar uma política de uso.
Tenha em mente que você não pode colocar em risco as informações da sua companhia e dos seus colaboradores.
Portanto, a política de uso deve ser desenvolvida para que todos possam trabalhar de qualquer lugar e de maneira segura. Essa política deve ser desenvolvida pensando em criar barreiras contra possíveis ataques de hackers, por exemplo, além de facilitar o trabalho dos funcionários.
As políticas para a utilização de dispositivos móveis em empresas podem variar muito de acordo com as necessidades de cada tipo de negócio.
No caso de um e-commerce, por exemplo, eles prezam que os dados dos cartões de crédito de seus clientes não sejam vazados. Enquanto isso, outras pessoas possuem foco em não deixar que ocorram ataques via e-mail.
Entenda quais são as necessidades da sua empresa e crie uma política de uso de dispositivos móveis adequada ao seu negócio e aos seus colaboradores.
2. Canais de comunicação
Se você deseja que a mobilidade empresarial seja um sucesso na sua organização, é fundamental que ofereça diferentes canais de comunicação para suas equipes.
Como estamos falando de um trabalho que não é presencial, é crucial que os seus colaboradores possam se comunicar entre si de maneira fácil, prática e segura.
Portanto, invista em canais de comunicação corporativos. Existem diversas opções disponíveis no mercado que podem atender essa necessidade, como:
- Teams;
- Zoom;
- Slack;
- Google Hangouts.
3. Time de apoio bem definido
Por fim, mas não menos importante, a sua empresa precisa contar com um time de apoio bem definido para que o trabalho fora do ambiente tradicional seja bem sucedido.
Uma equipe de TI bem estruturada e capacitada para a mobilidade corporativa pode dar o apoio necessário para todos os colaboradores.
Além disso, também pode implementar soluções tecnológicas que promovem a segurança de dados da empresa e dos colaboradores.
Importância de ter uma estratégia de gestão de mobilidade corporativa
Você já parou para pensar em quantos dispositivos você tem conectados à internet? Pode ser que você utilize um smartphone, um tablet, um notebook, entre outras opções.
Vamos supor que todos esses dispositivos são utilizados por seus colaboradores, quando trabalham em casa ou enquanto viajam. O que é necessário para eles realizarem suas atividades?
A sua empresa precisaria de uma estratégia de gestão de mobilidade corporativa para que os seus funcionários pudessem fazer o seu trabalho normalmente, de qualquer lugar.
Portanto, esse tipo de estratégia é importante para que empresas possam oferecer a possibilidade de seus colaboradores serem mais produtivos, não importa onde estiverem.
Leia também: Reembolso de despesas de viagem: veja o que é e como fazer
Como a solução de política e gestão de reembolso podem ajudar o seu negócio
Quando se trata de colaboradores que realizam suas funções em qualquer lugar, isso está diretamente relacionado a alguns gastos.
Por exemplo, imagine que você tem uma estratégia de mobilidade corporativa e algum vendedor precisa visitar um potencial cliente em outro estado. Nesse caso, ele pode ter gastos com alimentação e aplicativos de transporte, e se for preciso passar a noite, também precisará de acomodação.
Leia também: Política de reembolso para empresa: tipos, importância e como fazer!
Com isso, é crucial que a sua empresa tenha muito bem definida uma política de reembolso.
Além disso, o seu negócio pode contar com uma solução que ajude a tornar esse processo mais organizado e eficiente. Com a solução de gestão e política de reembolso do VExpenses, os colaboradores podem fazer de forma prática uma solicitação de reembolso.
Feito isso, sua empresa tem acesso a todas as solicitações, verificar se elas estão de acordo com a política de reembolso e fazer o pagamento aos colaboradores.
Quer saber mais sobre como o VExpenses pode te ajudar com a gestão e política de reembolso? Acesse o site e saiba mais sobre as soluções corporativas!