De que a gestão financeira precisa de ferramentas de apoio para poder se organizar, isso todo mundo já sabe. Mas nem todos os gestores entendem que, por mais que seja a ferramenta mais simples, nem sempre a planilha financeira vai te ajudar. Em alguns momentos ela pode, até mesmo, mais atrapalhar do que ajudar.
A planilha financeira pode ser uma ótima solução para ações pontuais, simples e que não exijam a criação de dashboards complexos ou meios de análise para detecção de irregularidades.
No caso de situações mais complexas, como a identificação de fraudes e irregularidades nas despesas de funcionários, optar por uma solução tecnológica ainda é a melhor saída. Afinal, a tecnologia consegue detectar ocorrências que passam despercebidas pelo olho humano.
Porém, como sabemos que ainda existem muitos adeptos da velha planilha financeira em excel, nós fizemos este guia para te ensinar como montar uma planilha financeira da forma correta, que irá mais te ajudar do que atrapalhar!
Confira!
Qual é o objetivo da gestão financeira em uma organização?
A gestão financeira empresarial abrange todo controle, acompanhamento, administração e planejamento das finanças de um negócio. Sendo assim, o seu objetivo principal é a maximização dos lucros, claro.
Para atingi-lo, é necessária a aplicação de processos, métodos, ferramentas e padronização para chegar aos melhores resultados financeiros.
Apesar de existirem algumas atividades básicas e essenciais à gestão financeira de qualquer empresa, ao mesmo tempo não existe uma receita pronta para definir quais os processos ou ferramentas que deverão ser utilizados para todas as empresas.
Já que, cada companhia é única e os seus processos são completamente individuais, que fazem todo sentido naquela realidade. Por isso é tão comum encontrar gestões financeiras diferentes em empresas parecidas.
Sendo assim, mais importante do que ter controle sobre as finanças, é traçar ações estratégicas que atendam às necessidades de cada organização.
Para isso, planejamento, projeções futuras e o apoio de uma ferramenta de dados são essenciais. Nesse caso, a planilha financeira empresarial pode ser um bom quebra-galho.
Mas, de nada adianta ter os dados e não ter um plano de ação. Dentro do financeiro, é fundamental saber fazer uso dos resultados obtidos.
A gestão financeira então, é responsável por:
- Organizar processos;
- Coletar dados;
- Planejar finanças;
- Definir metas,
- Acompanhar os resultados.
Como fazer o controle de gastos de uma empresa?
Como dissemos anteriormente, a planilha financeira pode ser um bom aliado no controle de gastos, se a sua empresa é de menor porte e ainda não possui tantos registros a serem feitos. Desse modo, não se perde informações e se mantém tudo organizado.
No caso de empresas maiores, com necessidades mais complexas, usar uma planilha financeira pode acabar mais atrapalhando do que ajudando. Isso porque além de se tornar um documento muito pesado, uma planilha com muitos dados começa a correr o risco de perda de informações, gerando enormes contratempos para o financeiro, sem falar na desconfiguração das fórmulas.
Em casos como este, para conseguir mais segurança da informação e aumentar sua capacidade analítica, é altamente recomendado que sejam implementadas outras ferramentas mais modernas e tecnológicas. Além disso, essas ferramentas costumam ser moldáveis às necessidades, tornando-as ainda mais vantajosas para as estratégias do negócio.
Veja abaixo os principais passos para fazer o controle de gastos da sua empresa, usando uma ferramenta auxiliar.
1. Tenha um amplo conhecimento sobre despesas e custos
O primeiro passo para tomar controle sobre os gastos empresariais é através do conhecimento acerca do que é feito com o ativo da companhia.
Por isso, você deve separar as despesas fixas e variáveis, além de identificar gastos desnecessários para eliminá-los.
Além disso, é muito importante conseguir entender como classificar as despesas de uma empresa para que a sua organização seja feita da forma correta.
Um bom exemplo é entender qual o custo que a empresa tem com o deslocamento de colaboradores em atuação fora do escritório.
Para manter este e outros gastos sempre sob controle, o ideal é contar com uma plataforma como a VExpenses.
Através dela, sua empresa consegue gerir e fiscalizar todos os gastos com deslocamentos. Esse tipo de controle permite uma visão geral dos gastos.
2. Realize a estruturação de processos
Como sabemos, para implementar um controle de gastos adequado, é necessário que o planejamento financeiro empresarial esteja alinhado com as políticas pré-estabelecidas. Para isso, é ideal criar processos a serem seguidos por gestores e colaboradores.
Por isso, definir o que realmente será posto em prática e conter custos é o alvo aqui. E para organizar tudo antes de decidir o que será implementado, é altamente recomendável fazer uso de uma planilha para controle financeiro da empresa.
A partir da análise geral, será possível tomar decisões específicas e minimizar os riscos de um descontrole financeiro.
3. Faça uso da tecnologia
A transformação digital não pode ser negada como uma realidade tanto da nossa vida pessoal como do setor empresarial.
Por isso, o mais inteligente a se fazer é usar a tecnologia a seu favor. Na área financeira existem muitas ferramentas que podem ser usadas como aliadas da gestão financeira.
De maneira geral, a digitalização facilita muito a rotina de quem tem interesse em reduzir gastos.
Com o próprio VExpenses é possível ter uma gestão financeira completa e eficiente, a partir de uma plataforma integrada ao seu ERP.
Se você tem interesse em entender mais sobre ERP, não deixe de ler nosso artigo exclusivo sobre como uma ferramenta ERP ajuda a reduzir custos na sua empresa.
O que é uma planilha financeira?
Uma planilha financeira é uma ferramenta prática para o controle das finanças empresariais. Através dessa ferramenta é possível cadastrar transações diárias da companhia, tanto entrada quanto saída.
Por isso, pode ser uma boa ferramenta auxiliar na gestão financeira empresarial, se considerada as ressalvas que viemos destacando durante o artigo.
Além disso, podemos destacar como as principais funções de uma planilha de controle financeiro:
- Cadastrar as receitas e despesas empresariais;
- Cadastrar datas, valores e categoriais das entradas e saídas;
- Ter uma visão das categorias que mais geram despesas ao longo do mês,
- Ter noção do saldo atual, mesmo após lançamentos.
Assim, é possível notar que através de uma planilha controle financeiro empresarial é possível gerenciar todas as movimentações de entrada e saída em uma empresa.
Essa é uma ótima ferramenta para empresas que trabalham com equipes pequenas, justamente porque é possível fazer um acompanhamento detalhado de todas as movimentações.
Como fazer uma planilha financeira de uma empresa?
Para montar uma boa planilha financeira do zero não é necessário contar com habilidades avançadas em excel, como muitos podem pensar.
1. Defina um padrão para as movimentações financeiras
De início é possível começar com uma estrutura simples para que todos os funcionários consigam acompanhá-la e modificá-la quando necessário.
Em primeiro lugar, organize um padrão para cada tipo de movimentação realizada pela empresa.
É bastante comum dividir apenas em despesas e receitas, entretanto, também é possível detalhar mais caso queira obter maior controle sobre as finanças.
Confira alguns tipos de despesas:
- Tributárias;
- Trabalhistas;
- Operacionais,
- Administrativas.
Agora entenda alguns tipos de receitas:
- Serviços;
- Vendas de mercadoria;
- Operacionais,
- Eventuais.
2. Defina um padrão para os itens da planilhas
A seguir, vale a pena definir um padrão também para detalhar os itens na planilha. Aqui é de extrema importância que todos tenham conhecimento desse fator, visto que transforma o preenchimento da planilha financeira em algo mais rápido e eficiente.
Por isso, ao definir as colunas da planilha, não deixe de conferir os dados necessários para ter controle adequado de cada movimentação.
3. Invista em uma aba de metas
Outro ponto interessante é a criação de uma seção de metas dentro da planilha. Investimentos, contratações e outros gastos devem ser registrados e acompanhados nessa seção.
Isso é importante para monitorar a proximidade da empresa com custos previstos sem comprometer outras despesas essenciais.
Esses são os passos principais para montar a planilha financeira ideal para a sua empresa.
Como dissemos, não existe um manual pronto para todos os negócios, sendo imprescindível levar em consideração a individualidade de cada companhia.
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