O BPO é a terceirização de processos não essenciais de uma empresa para fornecedores externos. Isso permite que a organização se concentre em suas atividades principais de maneira mais estratégica.
O Business Process Outsourcing (BPO) tem ganhado espaço no cenário corporativo como uma solução para melhorar a eficiência e reduzir os custos operacionais. Empresas de todos os portes estão buscando terceirizar processos específicos e, assim, ganhar tempo para as suas atividades principais.
No entanto, antes de adotar qualquer estratégia, é preciso compreender o que é o BPO, como ele funciona e quais são os seus benefícios e desafios.
Neste artigo, vamos explicar o conceito de BPO e as diferenças entre BPO, assessoria e consultoria, além dos principais tipos de BPO e as suas vantagens e desvantagens, com foco especial no BPO financeiro.
Boa leitura!
O que é o serviço de BPO?
O BPO é a prática de contratar fornecedores externos para gerenciar tarefas não essenciais de uma organização. Assim, em vez de manter uma equipe interna para lidar com atividades administrativas, financeiras, de TI, ou de RH, por exemplo, os grupos terceirizam essas funções para especialistas.
O objetivo do BPO é aumentar a eficiência, reduzir custos operacionais e melhorar a qualidade dos serviços. Quem opta por esse serviço consegue direcionar os esforços para atividades prioritárias, como desenvolvimento de produtos, vendas e inovação, enquanto as tarefas secundárias são realizadas por parceiros especializados.
Qual é a diferença entre BPO, assessoria e consultoria?
É comum confundir os termos BPO, assessoria e consultoria, pois todos envolvem algum nível de suporte externo, mas, na verdade, eles têm diferenças consideráveis entre si. Confira:
- BPO: terceirização completa de um processo ou conjunto de processos. O fornecedor contratado assume a responsabilidade pela operação contínua das tarefas;
- assessoria: oferece suporte pontual, ajudando o cliente em determinadas áreas;
- consultoria: fornece análises e recomendações para melhorias em processos ou áreas da corporação, ainda que não execute necessariamente as tarefas.
Portanto, enquanto a consultoria e a assessoria têm foco em aconselhar e auxiliar, o BPO vai além ao assumir integralmente a realização de determinadas atividades.
Quais são os principais tipos de BPO?
A terceirização de processos pode abranger diversas equipes dentro de uma empresa. Conheça os tipos mais comuns de BPO!
BPO de back office
O BPO de back office engloba atividades administrativas e de suporte, como o processamento de documentos, o gerenciamento de dados, o faturamento, a logística e o atendimento ao cliente. Essas operações não estão diretamente ligadas ao contato com o cliente, mas são necessárias para o funcionamento interno da corporação.
BPO de front office
O BPO de front office envolve todas as funções que têm interação direta com o público. Isso inclui suporte ao cliente, vendas, marketing e serviços de call center. Essa terceirização é muito comum em negócios que desejam oferecer um atendimento especializado sem precisar gerenciar uma equipe interna.
BPO de TI (IT BPO)
O BPO de TI, também conhecido como IT BPO, é a terceirização de processos e serviços relacionados à tecnologia da informação. Inclui a manutenção de sistemas, desenvolvimento de software, suporte técnico e gestão de infraestrutura de TI.
O IT BPO (sigla em inglês) é popular em empresas que aproveitam tecnologias avançadas sem investir em uma equipe interna de TI.
BPO de RH (HRO ou Human Resource Outsourcing)
O BPO de RH, ou HRO (Human Resource Outsourcing), refere-se à terceirização de atividades relacionadas à gestão de pessoas. Entre os serviços mais comuns estão recrutamento, treinamento, folha de pagamento, administração de benefícios e gestão de performance.
Grupos que terceirizam essas funções conseguem reduzir os custos administrativos e melhorar a eficiência na gestão de talentos.
BPO financeiro e contábil (FAO ou Finance and Accounting Outsourcing)
O BPO financeiro e contábil, conhecido como FAO (Finance and Accounting Outsourcing), envolve a terceirização de atividades como contabilidade, auditoria, controle de despesas, gerenciamento de fluxo de caixa e relatórios financeiros.
É uma solução amplamente adotada por marcas que buscam melhorar o controle financeiro sem sobrecarregar os seus recursos internos.
Como funciona um BPO financeiro?
O Finance and Accounting Outsourcing (FAO) é um dos modelos mais adotados pelas empresas para melhorar a sua gestão financeira e contábil.
Funciona como uma solução completa para o fechamento financeiro: os processos são transferidos para um parceiro externo especializado, que gerencia desde as tarefas mais simples, como contas a pagar e receber, até atividades complexas, a exemplo do planejamento financeiro e dos relatórios gerenciais.
Entre os principais processos financeiros terceirizados estão:
- contas a pagar e a receber: gerenciamento do fluxo de caixa e das obrigações financeiras da organização;
- faturamento e cobrança: controle de emissões de faturas e cobranças de clientes;
- conciliação bancária: comparação entre os registros internos da corporação e os extratos bancários;
- contabilidade e relatórios financeiros: elaboração e análise de documentos que ajudam na tomada de decisões assertivas;
- planejamento financeiro: auxílio no desenvolvimento de estratégias para otimizar recursos e planejar o crescimento.
Em todo caso, as tecnologias utilizadas no BPO financeiro garantem eficiência e precisão. Ferramentas de automação, como softwares de ERP, sistemas de gestão de despesas e plataformas de Business Intelligence (BI), têm um papel de destaque na coleta, na organização e na análise de dados financeiros.
Quais são os prós e os contras do BPO?
A terceirização de processos oferece diversas vantagens, mas também apresenta desafios. Confira os prós e contras dessa abordagem!
Prós do BPO
- Redução de despesas: uma das fortes vantagens do BPO é a redução dos custos operacionais. Com a terceirização, eliminam-se taxas com recrutamento, treinamento e gestão da equipe interna.
- Acesso a expertise especializada: ao contratar um BPO, o cliente se beneficia da experiência de profissionais qualificados.
- Foco nas atividades estratégicas: a terceirização permite que as lideranças se concentrem nas funções principais, como vendas e desenvolvimento de produtos.
- Escalabilidade: o BPO amplia a flexibilidade para escalar os serviços de acordo com o crescimento da empresa contratante.
- Uso de tecnologia avançada: ao terceirizar serviços para fornecedores especializados, as empresas muitas vezes têm acesso a ferramentas mais complexas do que aquelas que seriam usadas em processos internos.
Contras do BPO
- Perda de controle: no BPO, a companhia pode sentir que perde o controle direto sobre as suas operações, o que gera preocupações em relação à transparência e à comunicação.
- Riscos de segurança de dados: alguns processos — sobretudo os financeiros — envolvem informações confidenciais, e a terceirização eleva os riscos relacionados à segurança de dados, especialmente se o parceiro não tiver medidas de proteção robustas.
- Dependência de terceiros: confiar em um fornecedor externo para gerenciar processos financeiros gera dependência, o que pode ser problemático se houver falhas na prestação de serviços ou divergências contratuais.
- Custo inicial de implementação: apesar de o BPO reduzir custos em longo prazo, a implementação demanda um investimento inicial, principalmente em termos de integração de sistemas e alinhamento de operações.
Para combater esses possíveis problemas, a sua empresa deve estabelecer uma comunicação clara e transparente com o fornecedor, garantindo que haja um entendimento mútuo das operações e expectativas.
Implementar medidas rigorosas de segurança de dados, como auditorias regulares e protocolos de proteção, será crucial para minimizar riscos. Além disso, vale diversificar fornecedores e ter um plano de contingência pode reduzir a dependência excessiva de um único parceiro.
Por fim, recomendamos uma pesquisa de mercado minuciosa para escolher as melhores oportunidades, assim como um planejamento financeiro detalhado para mitigar o impacto do custo inicial de implementação.
Com essas precauções, se a sua empresa concluir que a melhor estratégia é, de fato, optar por algum tipo de BPO — seja financeiro, de TI, de back office ou front office —, vocês poderão colher benefícios significativos, minimizando impactos e antecipando a resolução de potenciais problemas.
Invista em ferramentas para decisões mais eficientes
Em conclusão, o Business Process Outsourcing (BPO) pode ser uma excelente estratégia para empresas que buscam aumentar a eficiência e reduzir custos, desde que sejam tomadas as devidas precauções.
E por falar em decisões estratégicas, sugerimos o download gratuito do nosso combo com 4 planilhas de indicadores financeiros. Essas ferramentas vão ajudar a sua empresa a monitorar a rentabilidade, a liquidez, a estrutura de capital e a atividade operacional. Aproveite!