O fechamento financeiro é o processo de consolidar e revisar as informações financeiras de uma empresa em períodos específicos, como mensal ou anual. Ele envolve coleta de dados, reconciliação de contas e elaboração de demonstrações financeiras.
Você sabe como a eficiência do fechamento financeiro impacta a saúde da sua empresa?
Esse processo deve acontecer periodicamente para mensuração do desempenho financeiro de uma empresa e planejamento dos próximos passos.
Neste texto, vamos explicar os objetivos do fechamento financeiro, desde as periodicidades mais usuais — como o fechamento financeiro mensal e anual — até as etapas, em sequência, para executá-lo de forma mais eficiente.
Além disso, veremos como a tecnologia pode se tornar uma grande aliada, automatizando tarefas e reduzindo erros que comprometem a precisão dos dados.
Quer melhorar o controle financeiro da sua empresa e garantir que nada passe despercebido? Continue a leitura e descubra como um fechamento bem-feito pode transformar sua gestão!
Principais objetivos do fechamento financeiro
O fechamento financeiro é uma das etapas mais importantes para garantir a organização e melhoria das finanças de uma empresa, garantindo que tudo esteja em ordem para os períodos seguintes.
Esse processo consolida as informações financeiras e oferece uma visão completa da situação do negócio — abrindo espaço para ajustes e melhorias, quando necessário.
A seguir, veremos os três principais objetivos que um fechamento financeiro eficiente deve alcançar.
Precisão nas demonstrações financeiras
Um fechamento financeiro preciso e bem-feito evita erros que poderiam comprometer a análise dos resultados e das finanças da empresa, focando a clareza e exatidão dos números e permitindo que as análises posteriores reflitam a realidade do negócio.
Essa precisão se faz necessária tanto no fechamento financeiro mensal quanto no anual, visto que a consistência dessas informações ao longo do tempo ajuda a tomar decisões mais acertadas e baseadas em fatos concretos.
Conformidade fiscal e regulatória
Manter a conformidade fiscal e regulatória significa estar em dia com as obrigações legais da empresa, evitando problemas com órgãos competentes.
O fechamento financeiro garante que todas as transações e operações estejam devidamente documentadas e em conformidade com as exigências demandadas.
Além de evitar possíveis multas ou sanções, esse cuidado facilita processos como a auditoria financeira, pelos quais muitas empresas passam periodicamente. Com dados organizados e prontos, a empresa se mantém tranquila quanto ao cumprimento das normas.
Tomada de decisões
O fechamento financeiro também tem um papel importante na tomada de decisões.
Com dados precisos e sempre atualizados, os decisores podem avaliar o desempenho da empresa e planejar os próximos passos com maior clareza: seja para identificar novas oportunidades, ajustar a estratégia ou otimizar custos, o fechamento financeiro proporciona a visão necessária para escolher o caminho mais adequado.
Quais são os períodos de fechamento financeiro?
Existem diferentes períodos de fechamento financeiro, e cada um deles tem uma função específica na organização das finanças de uma empresa.
Embora muitos negócios escolham realizar fechamentos em outros intervalos, aqui vamos priorizar os três principais: mensal, trimestral e anual.
Lembre-se de que escolha do período depende das necessidades da gestão financeira empresarial e do nível de detalhamento que se deseja obter.
Fechamento mensal
O fechamento financeiro mensal é um dos mais comuns e serve para acompanhar mais de perto o desempenho da empresa.
Ele envolve a consolidação das receitas e despesas de cada mês e possibilita identificar rapidamente qualquer desvio ou oportunidade. Além disso, esse tipo de fechamento é útil para a elaboração de relatórios gerenciais que tenham foco na gestão de curto prazo.
No fechamento mensal, é possível monitorar o fluxo de caixa, conferir a conciliação bancária e ajustar o orçamento caso necessário, já pensando no planejamento do mês seguinte.
Fechamento trimestral
O fechamento trimestral oferece uma visão mais ampla do desempenho da empresa em intervalos de três meses.
Essa periodicidade é interessante para empresas que desejam analisar o progresso financeiro de forma um pouco mais espaçada, mas sem perder de vista os detalhes de curtíssimo prazo.
Nesse período, é possível observar tendências e comparações entre os trimestres, além de avaliar a evolução de metas e resultados.
Esse tipo de fechamento costuma ser utilizado em conjunto com auditorias financeiras internas, garantindo que a empresa esteja no caminho certo e dentro das conformidades fiscais e regulatórias.
Fechamento anual
O fechamento financeiro anual é o momento de fazer um balanço completo do ano fiscal da empresa. Aqui, são consolidadas todas as informações financeiras acumuladas durante o ano, incluindo receitas, despesas, ativos e passivos.
Esse fechamento é essencial para a apresentação de resultados oficiais e é utilizado para fins de planejamento estratégico para o ano seguinte.
Além de ser uma exigência para muitas empresas, o fechamento anual serve como base para relatórios mais detalhados e decisões de longo prazo. Ele também é utilizado para a elaboração do Imposto de Renda e demais obrigações fiscais.
Agora que já separamos os fechamentos por períodos, vamos separar o processo de realizar o fechamento de maneira lógica e prática? Saiba mais no próximo tópico!
Como fazer o fechamento financeiro com mais eficiência?
O fechamento financeiro é um processo que pode variar em complexidade dependendo da sua periodicidade — mensal, trimestral ou anual —, como vimos no tópico anterior. No entanto, os princípios básicos são os mesmos.
A seguir, apresentamos dicas práticas para melhorar cada etapa do fechamento financeiro, ajudando a evitar possíveis erros e a superar desafios frequentes encontrados pelos profissionais financeiros.
Reunir e organizar documentos
O primeiro passo para um fechamento financeiro eficiente é reunir e organizar os documentos, incluindo extratos bancários, notas fiscais, recibos, relatórios de despesas e folha de pagamento.
Com isso, a organização prévia (e transparente para os colaboradores da empresa) facilita a execução das etapas seguintes, reduzindo o risco de erros e de falta ou perda de arquivos importantes.
Portanto, podemos dizer que investir em um bom sistema de armazenamento, seja digital ou físico, ajuda a poupar tempo e evitar a perda de informações essenciais durante o fechamento financeiro.
Lançamento de todas as transações
O lançamento de todas as transações refere-se ao registro de todas as despesas e receitas.
Nesta segunda etapa, os profissionais responsáveis pelo fechamento devem ajustar qualquer informação que esteja incompleta ou incorreta para que os dados que serão registrados aqui reflitam com exatidão a situação financeira da empresa.
Reconciliação de contas
A reconciliação de contas envolve conferir e alinhar as contas bancárias, cartões de crédito, contas a pagar e a receber com os registros financeiros internos.
Nesse ponto do processo, deve-se garantir que todos os dados estejam corretos e que não haja discrepâncias entre os registros financeiros e os extratos.
A conciliação regular, seja mensal ou trimestral, ajuda a identificar e corrigir erros previamente, evitando problemas maiores no fechamento financeiro anual.
Ajustes e provisões contábeis
Ajustes e provisões contábeis envolvem fazer correções necessárias e registrar provisões para despesas futuras ou ajustes contábeis.
Isso tem por objetivo assegurar que todos os valores estejam corretamente refletidos nos relatórios financeiros, como o balanço patrimonial e a Demonstração do Resultado do Exercício – DRE.
Essa etapa pode ser considerada como preventiva, visto que, caso algumas discrepâncias contábeis não sejam encontradas ou corrigidas rapidamente, com certeza o serão em futuras auditorias financeiras, gerando, possivelmente, um prejuízo maior.
Revisão e verificação de dados
A revisão e verificação de dados consiste em revisar todos os dados financeiros inseridos e confirmar que não há erros ou inconsistências. Essa fase oferece uma oportunidade para identificar e corrigir qualquer problema antes de finalizar o fechamento.
Elaboração das demonstrações financeiras
Uma vez feita a conferência das informações, é possível partir para a elaboração das demonstrações financeiras — ou seja, a criação de documentos como o balanço patrimonial, a DRE e o fluxo de caixa.
Essas demonstrações têm um formato predeterminado e são ferramentas que fornecem uma visão clara da saúde financeira da empresa.
Para tal tarefa, é possível usar modelos e ferramentas de contabilidade que podem facilitar a preparação dessas demonstrações e garantir que todos os dados sejam refletidos de maneira precisa.
Análise dos resultados
Agora que os números estão prontos e montados em forma de demonstrações contábeis, é possível realizar a análise dos resultados.
Essa etapa consiste em comparar os dados financeiros com o orçamento, calcular e revisar indicadores financeiros para identificar tendências e projeções.
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Ajustes finais e relatórios gerenciais
Os ajustes finais e a atualização (ou criação) dos relatórios gerenciais envolvem corrigir qualquer discrepância identificada e garantir que os documentos estejam prontos para a apresentação.
Esses relatórios são usados para informar a gestão sobre a situação financeira da empresa e auxiliar na tomada de decisões.
Aprovação em conselho
Antes de finalizar o processo, os resultados financeiros devem ser apresentados e aprovados pelos conselhos competentes. Os conselhos desempenham papéis distintos e têm diferentes responsabilidades dentro da governança corporativa.
O Conselho de Administração é responsável por definir estratégias e tomar decisões de alta importância para a empresa. Ele revisa os resultados financeiros, aprova o fechamento e assegura que os dados estejam alinhados com as diretrizes e objetivos estratégicos da organização.
O Conselho de Administração tem o poder de tomar decisões sobre investimentos, fusões, aquisições e outras questões estratégicas.
O Conselho Fiscal atua com um papel específico de fiscalização. Ele revisa a conformidade das demonstrações financeiras e garante que estejam de acordo com as normas contábeis e regulamentações legais.
Embora não tome decisões estratégicas, o Conselho Fiscal assegura a transparência e a integridade dos relatórios financeiros, protegendo os interesses dos acionistas e garantindo a correta aplicação dos recursos.
Devido a seu poder hierárquico e função reguladora, a aprovação em conselho faz-se necessária para as empresas que têm tal estrutura no organograma.
Fechamento e armazenamento de dados
O fechamento e armazenamento de dados envolvem a finalização do processo e o arquivamento seguro de todos os documentos e registros financeiros. É recomendado que as empresas invistam um bom sistema de armazenamento, até para facilitar a recuperação de informações e atender a exigências de auditoria, quando necessário.
Comunicação dos resultados
Por fim, a comunicação dos resultados é o momento de apresentar os dados financeiros aos interessados, como investidores e membros da equipe de gestão.
Neste momento, vale a reflexão de como sua empresa tem feito o fechamento financeiro. Já existe um passo a passo definido? Tente otimizar sua rotina com as dicas práticas que trouxemos acima!
Como a tecnologia pode ajudar no fechamento financeiro?
Consistentemente, a tecnologia tem atualizado a forma como o fechamento financeiro é realizado, tornando o processo mais rápido e menos suscetível a erros.
Em tal cenário, quais ferramentas podem ser úteis para o dia a dia da sua empresa?
Vamos conhecer algumas!
1. Enterprise Resource Planning – ERPs
Os Enterprise Resource Planning – ERPs são sistemas integrados que centralizam dados e processos empresariais em uma única plataforma.
No contexto do fechamento financeiro, esses sistemas facilitam todo o processo ao permitir a consolidação de informações de diferentes áreas da empresa, como contabilidade, vendas e compras, em um só lugar.
Com um ERP, você pode acompanhar transações em tempo real e automatizar lançamentos, além de gerar relatórios financeiros.
2. Sistemas de contabilidade
Sistemas de contabilidade são ferramentas especializadas que ajudam na manutenção de registros e na elaboração de demonstrações financeiras.
Estes sistemas facilitam o lançamento de transações, o controle de receitas e despesas e a reconciliação de contas. Eles também permitem gerar relatórios, como balanço patrimonial e demonstração do resultado do exercício (DRE), com apenas alguns cliques.
Como vimos, os relatórios contábeis fazem parte do processo de fechamento financeiro. Portanto, o fechamento se torna mais eficiente, já que os dados são atualizados de maneira rápida e automática.
3. Plataforma de gestão de despesas corporativas
Plataformas de gestão de despesas corporativas — como a VExpenses — são ferramentas que auxiliam no controle e monitoramento das despesas da empresa. Elas permitem que as despesas sejam registradas e categorizadas, ajudando na análise e no acompanhamento dos gastos em tempo real.
A integração dessas plataformas com sistemas ERPs potencializa ainda mais a eficiência no fechamento financeiro, fornecendo uma visão completa e atualizada das finanças da empresa.
Invista no fechamento financeiro da sua empresa
Ao longo deste texto, vimos que gerenciar o fechamento financeiro de forma eficiente pode ser um grande diferencial para sua empresa. Entender os períodos de fechamento e aplicar boas práticas apresentadas ajuda a tornar o processo mais efetivo.
A tecnologia também desempenha um papel importante. Falamos sobre os ERPs, os sistemas de contabilidade e as plataformas de gestão de despesas, além de termos visto os benefícios que facilitam a integração de dados, a automação de processos e a realização de análises.
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