Qual a importância de elaborar um bom orçamento de TI?

É bem provável que você já tenha pensado sobre a importância do orçamento de TI. Essa prática é fundamental para uma boa gestão de despesas com licenças e softwares.

Na prática, o controle do orçamento de tecnologia ajuda a empresa a alcançar bons resultados — e isso acontece com qualquer segmento de atuação. Isso porque a TI já deixou de ser um setor dispensável e se tornou obrigatório.

Afinal, a companhia que ignora a revolução causada pela transformação digital pode estar um passo atrás. A questão é: como fazer um bom gerenciamento dos valores desembolsados e disponíveis?

Neste post, vamos apresentar a resposta. Saiba mais!

O que é custo de TI?

O custo de TI consiste em um processo de governança de TI. Ele deve ser contínuo e multidisciplinar, e tem o propósito de integrar os gastos relativos a projetos, fluxos de trabalho, produtos e serviços de suporte aos objetivos estratégicos do negócio.

Pensando nas questões financeiras, o custo com TI é uma porcentagem do gasto total da empresa. Porém, é importante que esse conceito vá além. Afinal, qualquer valor despendido deve atender às demandas organizacionais de curto e longo prazo.

Por isso, é essencial conhecer os custos atuais para fazer um orçamento adequado à realidade. Esse aspecto também tem relação com as boas práticas de governança de TI. Isso porque há mais transparência nas ações.

Dentro desse aspecto, vários gastos devem ser considerados no orçamento de TI como custos. Por exemplo:

Atualização de infraestrutura;
Segurança da informação;
Gerenciamento remoto;
Checkup de TI;
Manutenção preventiva.

Quanto gastar em TI?

Os gastos de TI dependem de cada empresa e da realidade em que ela está inserida. No entanto, eles tendem a ser constantes e crescentes. Pelo menos, é isso o que os dados recentes indicam, levantados pelo Centro de Tecnologia de Informação Aplicada da Escola de Administração de Empresas de São Paulo da Fundação Getúlio Vargas (FGV-EAESP).

Segundo o relatório relativo a 2020, os gastos das empresas com TI chegaram a 8,2% do faturamento total. O mesmo levantamento indicou que, anualmente, a evolução foi de 6%, em média. Com isso, o custo anual por usuário foi de R$ 48 mil. Por sua vez, em 2021, a média dos investimentos corporativos em TI foi de 8,7%.

Como funciona um projeto de TI?

Um projeto de TI deve ser bem completo e contemplar todas as necessidades da empresa. Isso porque ele permite que a equipe desenvolva suas atividades de forma organizada, rápida e eficiente.

Conforme o Project Management Institute, um projeto é uma ação voltada para a criação de um produto ou serviço, ou alcance de um resultado específico. Na TI, o propósito é sempre melhorar o desempenho do negócio.

Por isso, ele contempla várias boas práticas. Por exemplo:

Definição da equipe, que deve ser capacitada para realizar as atividades propostas;
Planejamento de acordo com as metas e os processos;
Alinhamento do objetivo ao plano de desenvolvimento traçado;
Definição do orçamento.

Portanto, qualquer projeto de TI deve estar condizente com o orçamento delimitado. Dessa forma, fica mais fácil alcançar os objetivos estratégicos organizacionais.

Qual é a importância de um bom gerenciamento de orçamento de TI?

O principal fator para o controle do orçamento de TI é investir nos pilares da governança de TI. Eles são:

Gestão de serviço;
Gestão de projeto;
Nível de maturidade em desenvolvimento;
Gestão de processos;
Gestão da segurança da informação.

Isso significa que é possível fazer investimentos acertados, que direcionam as ações ao alcance dos objetivos de negócio. Tudo isso sem perder de vista a parte financeira e o custo-benefício.

Afinal, toda iniciativa executada precisa ter seus valores previstos. Caso contrário, pode gerar um desequilíbrio orçamentário. Em outras palavras, essa é uma forma de ter uma visão abrangente da previsibilidade financeira.

Isso garante que o planejamento de TI esteja alinhado ao negócio. Além disso, fica mais fácil otimizar recursos e antecipar necessidades. Por exemplo, o armazenamento de informações, a renovação de licenças e a assinatura de software.

Como fazer orçamento de TI?

Para elaborar o orçamento da área de tecnologia, é importante pensar nos exemplos de governança de TI. O principal é a implementação de um processo que traga transparência às tomadas de decisão no momento de priorizar as demandas.

Com o propósito de chegar a esse patamar, algumas boas práticas devem ser adotadas. Confira quais são as principais.

Defina o tipo de orçamento utilizado

Pode parecer estranho, mas existem vários tipos de orçamento que podem ser utilizados como modelo. Os dois principais são:

De base histórica: é contínuo e considera dados passados e do ciclo que está sendo encerrado. Assim, esses números já registrados são observados para a definição do que será feito no futuro;
De base zero: não é contínuo. Portanto, o orçamento é feito somente considerando o planejamento da empresa para o período e a previsão de demanda futura.

Delimite os objetivos a atingir

Essa etapa está diretamente relacionada aos objetivos estratégicos. Portanto, deve corresponder à realidade. Dessa forma, os projetos elaborados mantêm sua margem de lucro. Ou seja, é possível fazer investimentos que tragam o retorno esperado.

Além disso, o momento de elaborar o orçamento de TI é ideal para pensar nos próximos gastos a serem realizados e como reduzi-los. Esse é um dos fatores que justificam por que a governança em TI é indispensável nas grandes organizações — e também nos pequenos negócios.

Afinal, com transparência e a adoção de boas práticas, fica mais fácil definir os gastos e os investimentos a serem realizados para continuar atuando com eficiência.

Faça um levantamento de dados

Verifique todas as necessidades do setor de TI para já incluí-los na elaboração do orçamento. Dessa forma, também são evitados gastos desnecessários. Nesse processo, considere:

As ferramentas necessárias;
As principais dificuldades;
Os equipamentos pouco usados;
As mudanças nas tecnologias;
A estimativa de crescimento do negócio.

Também, verifique as novas legislações. Por exemplo, a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) impactou diretamente a área de tecnologia. Portanto, é necessário que todas as ações já prevejam esse cuidado.

Faça um planejamento dos gastos

A etapa de planejamento é fundamental para programar investimentos e focar a eficiência dos recursos. Ao mesmo tempo, é uma maneira de analisar os possíveis riscos.

Nesse contexto, avalie os gastos setoriais e de negócio que estejam voltados à TI. Alguns dos principais, são:

Custos com hardware e software;
Gastos com consultoria;
Pagamentos de terceiros;
Despesas com rede de dados.

Lembre-se, também, de verificar quais são os pontos fracos do sistema e analisar como é possível melhorá-los. Essa prática ajuda a evitar ações imprevistas e emergenciais, que custam mais caro.

A recomendação é válida para descobrir quem são os stakeholders em governança em TI. Eles podem ser acionistas, sócios, fornecedores, clientes, governo, colaboradores e mais. Todo o orçamento deve garantir que esses grupos sejam atendidos em suas demandas.

Monitore o desempenho

O orçamento de TI deve ser controlado e avaliado para saber se está sendo seguido e qual é o impacto no desempenho do setor. Aproveite para conferir se o cronograma de ações está sendo cumprido. Caso contrário, é preciso adotar novas orientações.

Por exemplo, talvez você descubra que é necessário adquirir equipamentos ou mais soluções. É o caso de um ERP, que pode contar com uma ferramenta para a gestão de reembolsos de despesas corporativas.

Para fazer um monitoramento acertado, utilize métricas e indicadores. A escolha vai depender dos objetivos de negócio. De toda forma, esses dados permitem descobrir a eficiência das ações e encontrar saídas para os problemas identificados.

Como fazer o gerenciamento dos gastos de TI?

Como você pôde perceber, o orçamento de TI deve ser elaborado e cumprido à risca. No entanto, isso também depende de uma boa gestão dos gastos. Essa é uma atividade contínua e que implica a adoção das seguintes práticas:

Reavaliação da infraestrutura existente, para verificar se algo pode ser cortado ou otimizado;
Preparação da equipe, a fim de garantir que todos estejam capacitados;
Investimento em automação, para evitar prejuízos financeiros e produtivos devido à realização de atividades manuais;
Reavaliação de contratos com fornecedores, com o objetivo de identificar se algo pode ser melhorado e se a empresa já tem vantagens;
Uso das ferramentas adequadas, tanto no que se refere à análise de funcionalidades, quanto relativo à sua atualização e se ajudam na produtividade e no desempenho dos colaboradores.

Nesse contexto de análise das ferramentas e gestão dos gastos, você pode pensar em uma solução para trazer autonomia ao setor. Porém, sem correr o risco de extrapolar no orçamento de TI.

Isso pode ser feito com o cartão corporativo e empresarial da VExpenses. O cartão serve para várias finalidades, como, por exemplo, assinaturas de software e compra de equipamentos.

Assim, a equipe tem mais autonomia e agilidade, e ainda tem acesso aos recursos no momento em que são necessários. Tudo com a plataforma de gestão de despesas e reembolsos do VExpenses. Dessa forma, os gastos serão comparados com os limites da política de despesas e os valores do cartão serão conciliados de forma automática.

Ainda, há outros benefícios. Por exemplo, a redução das tarefas operacionais, a análise dos gastos em tempo real e o reembolso de despesas sem correr risco de fraudes.

Portanto, essa é uma forma eficiente de fazer o orçamento de TI ser cumprido. Dessa forma, a sua empresa terá mais sucesso nas ações realizadas e oferecerá um retorno melhor no longo prazo. Agora que você sabe como elaborar o orçamento de TI e gerenciá-lo, que tal se aprofundar no assunto? Acesse o site da VExpenses, conheça as soluções disponibilizadas e entenda como ajudam o seu negócio!

Orçamento de TI: como fazer um bom gerenciamento?