Alçada de aprovação de despesas: como otimizar? Confira!

Entenda a definição de alçada de aprovação e sua importância e confira exemplos práticos de aplicação no dia a dia corporativo.
2 de agosto de 2024
16 min de leitura

A alçada de aprovação é o limite de autoridade dado a um colaborador ou gestor para tomar decisões e autorizar ações dentro de uma empresa, como aprovações de despesas ou projetos.

Você já parou para pensar em como otimizar a aprovação de despesas na sua empresa? A alçada de aprovação é um pilar significativo para a boa governança corporativa e gestão financeira eficiente. 

Neste texto, você vai entender a definição e a importância da alçada de aprovação dentro das empresas, assim como os critérios mais eficientes para definir essas alçadas.

Além da parte teórica, traremos exemplos práticos de como uma alçada de aprovação bem estabelecida pode ser aplicada no dia a dia. 

Continue a leitura para ampliar a sua compreensão do tema e conhecer aplicações práticas para o dia a dia da sua empresa!

O que é a alçada de aprovação?

A alçada de aprovação refere-se ao limite de autoridade designado a diferentes níveis hierárquicos dentro de uma empresa para aprovar despesas, investimentos e outras decisões financeiras. 

Esse conceito surgiu como uma prática de governança para garantir maior controle e responsabilidade na gestão de recursos. 

Historicamente, empresas de grande porte, como a General Electric e a IBM, implementaram políticas rigorosas de alçadas de aprovação para manter a eficiência e a transparência em suas operações.

Globalmente, a alçada de aprovação é uma prática comum em empresas de todos os segmentos, desde a indústria até o setor de serviços. 

Por exemplo, em grandes multinacionais, os gerentes de nível médio podem ter a autoridade para aprovar despesas operacionais menores, enquanto decisões de investimentos maiores podem exigir a aprovação de diretores ou do conselho administrativo. 

Essa estrutura hierárquica permite que as empresas tenham um controle sólido sobre suas despesas, assegurando que todas as transações sejam devidamente autorizadas e justificadas.

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Por que é importante ter alçadas de aprovação bem definidas?

Ter uma alçada de aprovação bem definida é útil para o funcionamento eficiente e seguro de uma empresa, pois isso cria limites claros para a tomada de decisões financeiras, além de promover uma cultura de responsabilidade e transparência. 

A seguir, listamos os principais motivos pelos quais as alçadas de aprovação são importantes para as empresas. Confira!

Controle e segurança

As alçadas de aprovação estabelecem um sistema de controle interno que previne fraudes e erros. Ao definir quem pode aprovar determinadas quantias, a empresa garante que grandes despesas ou investimentos passem por múltiplas camadas de revisão, reduzindo o risco de ações não autorizadas. 

Eficiência operacional

Com alçadas de aprovação bem definidas, a tomada de decisão torna-se mais ágil e eficiente. Funcionários em diferentes níveis hierárquicos podem aprovar despesas dentro de seus limites, sem a necessidade de esperar por aprovações de níveis superiores para cada transação menor. Isso acelera processos e evita gargalos operacionais.

Transparência

Uma política de alçada de aprovação clara contribui para a transparência nas operações financeiras da empresa. Todos os colaboradores sabem exatamente quem tem a autoridade para aprovar quais tipos de despesas, o que diminui a confusão e aumenta a confiança nos processos internos. 

Responsabilidade e accountability

Atribuir responsabilidades específicas a diferentes níveis hierárquicos promove uma cultura de accountability. Cada gestor sabe até onde vai sua autoridade e quais decisões precisa escalar para níveis superiores. 

Conformidade e compliance

Manter conformidade com regulamentos internos e externos é relevante para qualquer empresa. Nesse sentido, uma alçada de aprovação bem definida ajuda a garantir que todas as despesas e investimentos estejam em conformidade com as políticas da empresa e com as leis aplicáveis. Isso é de extrema importância para evitar multas, sanções e danos à reputação da empresa.

Quais são os critérios para definir as alçadas de aprovação?

Definir as alçadas de aprovação é um processo que requer a consideração de diversos fatores para garantir que as despesas sejam gerenciadas de forma eficiente e segura. 

Confira abaixo os principais critérios que devem ser avaliados ao estabelecer essas alçadas na sua empresa.

Montante financeiro

Um dos critérios mais importantes é o montante financeiro. As alçadas de aprovação devem ser definidas com base em limites de valor para diferentes níveis hierárquicos. 

Por exemplo, despesas menores podem ser aprovadas por gerentes de nível médio, enquanto investimentos maiores demandam a aprovação de diretores ou do conselho administrativo ou fiscal. 

Categoria da despesa

Outro critério importante é a categoria da despesa. Diferentes tipos de despesas, como operacionais e de capital, podem ter diferentes níveis de alçada de aprovação. 

Por exemplo, despesas operacionais diárias podem ser aprovadas por gerentes de departamento, enquanto despesas de capital, que envolvem investimentos em ativos em longo prazo, podem necessitar de aprovação de níveis hierárquicos superiores.

Nível hierárquico

Como mencionamos acima, o nível hierárquico tem papel central na definição das alçadas de aprovação. A responsabilidade de aprovação deve ser atribuída de acordo com a posição do funcionário na organização. 

Gerentes podem ter autoridade para aprovar despesas operacionais cotidianas, enquanto os executivos seniores são responsáveis por aprovações de maior valor e importância estratégica.

Recorrência da despesa

A recorrência da despesa também é um fator a ser considerado. Despesas recorrentes, como contratos de fornecedores e serviços de assinatura, têm um processo de aprovação mais simplificado em comparação com despesas não recorrentes, que podem exigir uma revisão mais detalhada.

Impacto no orçamento

O impacto no orçamento é outro critério fundamental. Despesas que estão dentro do orçamento planejado podem seguir um processo de aprovação padrão, enquanto aquelas que excedem o orçamento previsto necessitam de um nível adicional de revisão e justificativa.

Urgência da despesa

A urgência da despesa é um fator crítico em algumas situações. Despesas urgentes podem demandar um processo de aprovação acelerado para garantir que a empresa possa responder rapidamente a necessidades imediatas. No entanto, é importante que mesmo as despesas urgentes sigam diretrizes claras para evitar erros operacionais.

Histórico de aprovações

O histórico de aprovações de funcionários ou departamentos pode influenciar as alçadas de aprovação. Se um departamento ou gestor tem um histórico de aprovações consistentes e bem justificadas, pode haver mais flexibilidade em suas alçadas de aprovação. 

Necessidade de justificação

Finalmente, a necessidade de justificação é um critério crucial. Dependendo da natureza e do valor da despesa, diferentes níveis de detalhamento e justificativa podem ser exigidos. 

Despesas significativas ou fora do comum podem necessitar de uma justificativa mais completa e documentação adicional para serem aprovadas.

Criar critérios claros para definir as alçadas de aprovação é essencial para garantir um processo de aprovação de despesas eficiente e transparente. 

Como implementar alçadas de aprovação eficientes na sua empresa?

Uma vez definidos os critérios, implementar alçadas de aprovação eficientes é o próximo passo para garantir que as decisões financeiras sejam tomadas de forma controlada e transparente. 

Para isso, é necessário seguir algumas etapas importantes que ajudam a estabelecer e manter um sistema funcional de aprovações.

Políticas claras

O primeiro passo para implementar uma alçada de aprovação eficiente é estabelecer políticas claras. Isso inclui definir regras e limites de aprovação específicos para diferentes níveis hierárquicos e categorias de despesas, como despesas operacionais e despesas de capital. 

Documentar essas políticas em manuais de procedimentos e guias internos ajuda a garantir que todos os colaboradores saibam exatamente quais são os limites e responsabilidades. 

Essa política de alçada de aprovação bem estruturada evita ambiguidades e garante que todas as aprovações sejam realizadas de acordo com as diretrizes estabelecidas.

Comunicação interna

Para que as políticas de alçada de aprovação sejam eficientes, é interessante assegurar que todos os colaboradores compreendam claramente essas regras. Isso pede uma comunicação interna transparente, utilizando diferentes canais, como reuniões, e-mails e plataformas de comunicação corporativa. 

Treinamento dos colaboradores

Além de comunicar as políticas, é importante fornecer treinamento adequado aos funcionários sobre as alçadas de aprovação — explicar os procedimentos com exemplos práticos que reforcem a importância de seguir as diretrizes estabelecidas. 

O treinamento regular faz com que todos os colaboradores, especialmente os novos, estejam atualizados e preparados para seguir as políticas corretamente.

Monitoramento e revisão

Uma vez implementadas, as alçadas de aprovação devem ser monitoradas e revisadas periodicamente para garantir sua eficiência e atualização. 

Revisões regulares ajudam a adaptar as alçadas de aprovação às mudanças na estrutura da empresa, no mercado e nas necessidades da companhia, mantendo o sistema de controle sempre atualizado.

3 exemplos práticos de alçadas de aprovação de despesas

Para ilustrar como as alçadas de aprovação podem ser implementadas, trouxemos três exemplos práticos que abordam diferentes tipos de despesas comuns nas empresas.

Eles demonstram que definir limites de aprovação específicos pode ajudar a manter o controle e a eficiência na gestão financeira. Confira!

Despesas de viagens corporativas

Nas viagens corporativas, em que as despesas incluem passagens aéreas, hospedagem, gastos com alimentação, combustível, etc., as alçadas de aprovação são especialmente importantes. 

Por exemplo, em uma empresa de médio porte, os gerentes de departamento podem ter a autoridade para aprovar viagens dentro de um determinado orçamento anual, enquanto viagens internacionais ou que excedam esse orçamento podem exigir a aprovação do diretor financeiro. 

Além disso, a política de despesas corporativas pode demandar que todos os gastos em viagens a trabalho sejam detalhadamente documentados em relatórios de despesas, garantindo transparência e responsabilidade.

Despesas de combustível e manutenção de frota

Em empresas que têm frota de veículos, as despesas de combustível e manutenção são recorrentes e podem representar uma parcela significativa dos custos operacionais. 

Neste caso, as alçadas de aprovação podem ser definidas de acordo com o valor das despesas. Por exemplo, o gestor de frota pode aprovar gastos com manutenção até um certo limite, enquanto despesas maiores, como a substituição de componentes caros ou reparos significativos, necessitam da aprovação do gerente de operações. 

O controle de combustível pode ser facilitado com o uso de cartões corporativos específicos para abastecimento, com limites de gastos pré-acordados.

Despesas operacionais gerais

As despesas operacionais gerais, como compras de materiais de escritório, serviços de limpeza e manutenção predial, também podem ser gerenciadas com alçadas de aprovação bem definidas. 

Em uma pequena empresa, os supervisores de departamento podem ter a autoridade para aprovar compras de até R$ 1.000,00, por exemplo, enquanto despesas acima de R$ 1.000,00 e até R$ 5.000,00 necessitam da aprovação do gerente de operações. Gastos que excedem R$ 5.000,00 demandam a autorização do diretor administrativo. 

Esses exemplos práticos demonstram como a implementação de alçadas de aprovação pode ser adaptada para diferentes tipos de despesas. 

Definindo claramente quem tem a autoridade para aprovar cada tipo de despesa, as empresas podem assegurar que todas as transações sejam realizadas de acordo com suas políticas e diretrizes, mantendo a conformidade e a transparência.

3 principais desafios da gestão de alçadas de aprovação

Implementar e gerenciar alçadas de aprovação pode ser um processo complexo, repleto de desafios. A seguir, listamos alguns dos principais. 

Problemas de comunicação 

Um dos desafios mais frequentes na gestão de alçadas de aprovação é a falta de comunicação clara e consistente. 

Quando as políticas não são bem comunicadas, os colaboradores podem ficar confusos sobre os limites de aprovação e os procedimentos a serem seguidos, resultando em aprovações incorretas ou atrasadas.

Resistência interna 

A implementação de novas alçadas de aprovação pode encontrar resistência dentro da organização. Funcionários que estão acostumados a um certo nível de autonomia podem sentir que suas responsabilidades estão sendo reduzidas, levando a uma falta de adesão às novas políticas.

Falhas de compliance 

Manter a conformidade com as políticas de alçada de aprovação é crucial, mas pode ser difícil. Falhas de compliance podem ocorrer quando as aprovações não seguem os procedimentos estabelecidos, seja por negligência ou por falta de controle adequado.

5 soluções para uma alçada de aprovação eficiente

Com a abordagem certa, as dificuldades que vimos no tópico anterior podem ser superadas de maneira eficiente. Confira!

Automatização de processos 

A automatização dos processos de aprovação é uma solução interessante para muitos dos desafios mencionados. Ferramentas de software podem ajudar a garantir que as aprovações sigam as políticas estabelecidas, oferecendo alertas automáticos e fluxos de trabalho configuráveis. 

Treinamento contínuo

Fornecer treinamentos atualizados aos colaboradores é útil para garantir que todos compreendam e sigam as políticas de alçada de aprovação. Sessões de capacitação regulares, workshops e recursos educativos podem ajudar a alinhar todos os níveis da empresa com os procedimentos corretos.

Monitoramento e revisão 

Implementar um sistema de monitoramento e revisão das aprovações ajuda a identificar e corrigir falhas de compliance. 

Auditorias periódicas e relatórios de despesas detalhados são ferramentas úteis para garantir que as políticas estão sendo seguidas corretamente e para ajustar as alçadas de aprovação conforme necessário.

Comunicação eficaz 

Melhorar a comunicação interna é necessário para a gestão eficaz das alçadas de aprovação. Utilizar múltiplos canais de comunicação, como e-mails, reuniões e plataformas internas, assegura que todos os colaboradores estejam informados sobre as políticas e quaisquer mudanças que ocorram.

Flexibilidade e adaptação 

Estabelecer um sistema de alçadas de aprovação que seja flexível e adaptável às mudanças nas necessidades da empresa é importante. Isso inclui ajustar as políticas de aprovação com base no feedback dos colaboradores e nas mudanças do ambiente de negócios.

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Tarina Lemmi
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