Muitos gestores e empresários desconhecem ou negligenciam a importância do fluxo de aprovação para um melhor controle financeiro da companhia.
Se você desconhece o assunto ou precisa de esclarecimentos, pode ser a hora de avaliar com cautela a forma como se dá o fluxo de reembolsos dos seus funcionários.
Sempre que há despesas externas com colaboradores, como viagens ou congressos, é necessário que um relatório de despesas seja entregue à empresa.
Assim, para que o funcionário tenha o seu reembolso, faz-se necessário que esse relatório seja aprovado. Entretanto, se isso é feito manualmente, pode haver grande desperdício de pessoal, tempo e, claro, dinheiro.
Ou seja: para que esse tipo de trabalho seja eficiente, rápido e com o mínimo de erros, faz-se necessário um fluxo de aprovação moderna e com uso de tecnologias.
Afinal, quantos funcionários são necessários para realizar essas análises? Será possível fazer um fluxo de aprovação online e com menos burocracia?
Se você está interessado neste tema, mas não sabe onde pesquisar, chegou ao lugar certo! Continue conosco e entenda agora tudo sobre o tema. Boa leitura!
O que é fluxo de aprovação?
De maneira direta, o fluxo de aprovação nada mais é que a autorização do pagamento de reembolsos aos colaboradores que têm direito. Também é conhecida como fluxo de aprovação.
Além disso, ela também serve para selecionar quem são as pessoas responsáveis pela aprovação de despesas, bem como dos lançamentos de reembolsos.
Contudo, antes de montá-la, são necessários alguns cuidados, como:
- As informações pessoais e valores de reembolsos devem ficar disponíveis apenas para os funcionários diretamente ligados a essa situação;
- Depois de aprovados, os dados de reembolsos devem ser enviados de maneira rápida e detalhada para o financeiro da empresa.
Para agilizar esse processo, o VExpenses possui em seu aplicativo o “Intelliscan“. Essa ferramenta permite que o colaborador escaneie automaticamente as informações da nota do que foi gasto, através da tecnologia OCR, usando apenas a câmera do celular. Mas não é só isso!
O app reconhece todos os dados do comprovante fiscal e preenche de forma automática estes dados nos campos do lançamento de despesas.
A principal vantagem é que há riscos mínimos de fraudes e de “esquecimento” da notinha por parte do colaborador.
Qual a importância de ter uma política de fluxo de aprovação nos processos financeiros da empresa?
Uma política de fluxo de aprovação pode ser muito favorável ao desenvolvimento e rentabilidade da empresa. Veja os principais motivos abaixo:
Com uma política de fluxo de aprovação estruturada, a empresa evitará:
- Erros em valores de pagamentos;
- Minimização de reembolsos duplicados;
- Mais agilidade nos processos de confirmação desses valores.
Benefícios para o colaborador:
- Fim das dúvidas sobre o processo de aprovação;
- Em caso de algum questionamento, ele sabe a quem se dirigir;
- Praticidade em todas as situações que envolvem eventos externos + reembolsos.
Além disso, um fluxo de aprovação simplificada e tecnológica é bom para o aspecto fiscal da empresa, uma vez que:
- Reduz a necessidade de muitos funcionários em conferências de dados para reembolsos;
- Minimiza erros e evita que maiores quantidades de dinheiro sejam despendidos indevidamente;
- Extinção de atrasos de pagamentos de reembolsos com o uso da tecnologia, bem como 100% de certeza de dados conferidos e validados corretamente.
Como montar um fluxo de aprovação eficiente?
Elencamos abaixo tópicos essenciais para a criação de um fluxo de aprovação simples, eficiente e que pode ser utilizada em qualquer empresa.
Se você não tem ideia de como fazer um fluxo, basta seguir o passo a passo abaixo. Confira!
1. Monte um fluxo de processo
Um fluxo de processo ou fluxograma será o primeiro passo da sua metodologia.
Ele pode ser em forma de infográfico ou mesmo de desenho e servirá para a identificação da ordem em que as atividades acontecem. Por exemplo:
demanda externa > solicitação de viagem > aprovação da viagem > realização da atividade externa > retorno do colaborador > entrega do relatório de despesas > fluxo de aprovação > reembolso efetuado > avaliação se houve lucro ou prejuízo com determinado contrato, trabalho ou projeto.
2. Construa um workflow
Depois de todos os colaboradores entenderem o fluxograma, chega a hora do workflow.
De maneira resumida, o workflow é o que irá garantir que:
- Cada ação seja desempenhada pela pessoa correta e no momento adequado;
- As atividades serão realizadas na sequência exata e de forma coerente;
- Para que tudo saia como o planejado, é essencial automatizar e permitir um workflow online para o máximo de tarefas, equipes e ações na sua empresa.
Se você tem dúvidas sobre como criar um workflow, veja nosso artigo completo sobre o tema aqui: “Workflow: o que é, como e por que utilizá-lo na empresa”.
Além disso, uma dica valiosa ao estruturar seu fluxo de aprovação é contar com a tecnologia. O VExpenses, por exemplo, é um aplicativo que pode ajudar muito a sua empresa em todas as etapas do processo de prestação de contas e reembolso.
Aliás, uma das vantagens do app, é que ele funciona tanto em celulares iOS quanto em aparelhos com sistema operacional Android.
3. Considere o tamanho da sua equipe e da equipe financeira
Lembre-se de sempre levar em consideração o número de colaboradores que você possui. Ou seja: para um workflow assertivo jamais sobrecarregue seus funcionários.
Desse modo, use a tecnologia a favor da sua empresa em todos os setores. Principalmente, para o fluxo de aprovação, bem como para todo o processo de reembolso.
Assim, você evita que várias pessoas precisem ficar horas conferindo notas fiscais e demais burocracias.
Contudo, tenha atenção ao tipo de plataforma que você assina e que é disponibilizada para os seus funcionários! Alguns aplicativos de gestão empresarial ficam “rodando” em segundo plano nos celulares.
Pode parecer uma bobagem, mas isso esgota a bateria dos aparelhos em pouquíssimo tempo. Ou seja: gera um transtorno para quem está em um evento externo ou viagem.
Por isso, o app VExpenses foi otimizado para que mesmo em funcionamento em segundo plano, não comprometa em nada o nível de energia da bateria do celular do usuário.
4. Considere as boas práticas de governança corporativa
A governança corporativa deve ser sempre levada em consideração. Afinal, ela envolve todas as políticas, práticas, bem como os processos que envolvem a administração de uma companhia.
Isso porque ela:
- Reduz conflitos entre as pessoas;
- Garante tomadas de decisões voltadas para o bem comum;
- Oferece diálogo entre colaboradores, sócios e gestores.
5. Não se esqueça do compliance
O compliance precisa ser seguido sempre, principalmente em fluxos de aprovação.
Em síntese, significa que as regras e normas regulamentares sobre todos e quaisquer setores precisam se fazer cumprir.
6. Menos burocracia é melhor
A gestão estratégica de uma empresa é importante para aumentar a rentabilidade, garantir a conquista de resultados e gerar autonomia dos colaboradores.
Sobre isso, para minimizar a burocracia é importante:
- Delegar funções claras e que condizem com o cargo do funcionário;
- Ter um fluxograma em cada setor, bem como um workflow;
- Possuir um cronograma bem definido e com prazos razoáveis;
- Utilizar a tecnologia ao máximo e garantir a inserção dos funcionários nessa “nova” fase;
- Evitar reuniões, videoconferências e feedbacks desnecessários.
Agora que você já sabe a importância de diminuir a burocracia no seu negócio, comece dando o exemplo aos seus concorrentes. Experimente o VExpenses e tenha:
- Cadastro de políticas internas;
- Gerenciamento de sua equipe;
- Relatórios de gestão;
- Integração de sistemas;
- Dentre outras funcionalidades.
Isso tudo em um só local e por um valor mensal super justo, entre em contato com nossos especialistas!
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