Carta de reembolso: como fazer + modelo gratuito

Uma carta de reembolso é um documento formal utilizado para solicitar a devolução de um valor pago pelo solicitante, geralmente em situações como despesas corporativas, cancelamentos de serviços ou compras indevidas. 

A carta de reembolso é um documento necessário para garantir o ressarcimento das despesas corporativas de maneira formal e organizada. Muitas empresas adotam processos internos rigorosos para solicitação de reembolsos, e um pedido bem estruturado pode facilitar a aprovação e evitar atrasos.

Neste guia, vamos explicar o que é uma carta de reembolso, como elaborá-la corretamente e quais informações são indispensáveis, além de disponibilizar, ao final, um modelo pronto para facilitar a sua rotina. 

Continue conosco e aproveite o conteúdo!

O que é uma carta de reembolso?

A carta de reembolso é um documento formal utilizado por colaboradores ou prestadores de serviço para solicitar o ressarcimento de despesas relacionadas às atividades corporativas. 

Esse documento deve conter informações detalhadas sobre os valores gastos, justificativa da despesa e comprovantes anexados, garantindo transparência e conformidade com as políticas da empresa. 

O objetivo principal da carta de reembolso é proporcionar um registro oficial da solicitação, assegurando conformidade com as políticas internas da organização.

Diferentemente do recibo e da nota fiscal, a carta de reembolso funciona como um pedido oficial, demonstrando que o gasto foi necessário para o exercício das funções profissionais.

Além disso, a carta de reembolso pode ser exigida para fins contábeis e auditorias, funcionando como um elemento de comprovação dos gastos operacionais da empresa. 

Manter um processo organizado para esse tipo de solicitação ajuda a evitar inconsistências financeiras e facilita a gestão de custos corporativos.

Quando a carta de reembolso é necessária?

A carta de reembolso é fundamental sempre que um colaborador ou prestador de serviços arca com despesas relacionadas ao trabalho e precisa ser ressarcido. 

Veja algumas das situações mais comuns:

• reembolsos de viagens corporativas — custos com passagens, deslocamentos, hospedagem e alimentação durante viagens a trabalho;
• despesas operacionais — aquisição de materiais necessários para atividades profissionais, custos administrativos ou gastos com treinamentos exigidos pela empresa; 
• pagamentos emergenciais — situações em que um funcionário precisa adiantar os valores para cobrir uma despesa urgente relacionada ao trabalho;
• custos com clientes ou fornecedores — despesas feitas para representar a empresa em reuniões, eventos ou compromissos externos.

A carta de reembolso também pode ser exigida quando a política da empresa prevê um processo formalizado para solicitação de reembolsos, garantindo clareza e controle financeiro.

Para que a solicitação seja aceita, é essencial seguir o formato adequado e incluir todos os dados necessários, como mostraremos a seguir.

Como fazer uma carta de pedido de reembolso?

Uma carta de pedido de reembolso bem estruturada deve ser objetiva e conter todas as informações necessárias para que a análise seja ágil. A seguir, listamos os elementos que não podem faltar. 

1. Identificação do solicitante

• Nome completo.
• Cargo ou função.
• Departamento.
• Dados bancários para depósito do reembolso (se aplicável).

2. Identificação da empresa

• Nome da empresa.
• CNPJ.
• Endereço.

3. Descrição das despesas

• Data da despesa.
• Tipo de despesa (transporte, hospedagem, material, etc.).
• Valor gasto.
• Motivo da despesa.
• Nota fiscal ou comprovante anexado.

4. Justificativa para o reembolso

• Explicação objetiva sobre a necessidade do gasto.
• Relação com a atividade profissional.

5. Assinatura

• Assinatura do solicitante.
• Assinatura da liderança responsável pela aprovação.

Como padronizar as cartas de reembolso dos colaboradores da sua empresa?

A padronização do modelo de carta de reembolso é uma prática recomendada para empresas que desejam otimizar e organizar o processo de solicitação de ressarcimentos. 

Confira algumas diretrizes para padronizar esse documento:

• crie um formulário padrão: um modelo fixo facilita o preenchimento, evitando informações incompletas ou erros;
• defina os campos obrigatórios: isso garante que todos os dados essenciais, como descrição detalhada das despesas e justificativa, estejam sempre presentes;
• estabeleça um fluxo de aprovação: defina um procedimento claro para submissão, análise e aprovação da solicitação de reembolso;
• use assinaturas digitais ou formulários eletrônicos: isso facilita o envio e armazenamento do documento, evitando burocracias desnecessárias;
• mantenha um registro das solicitações: arquive todas as cartas de reembolso para auditorias e controle financeiro.

Essas práticas garantem mais eficiência e transparência no processo, além de evitar problemas como atrasos ou recusas por informações incompletas.

Modelo de carta de solicitação de reembolso

Abaixo, disponibilizamos um modelo de carta de reembolso pronto para ser utilizado. Basta copiar e adaptar conforme a necessidade da sua empresa.

[Nome do colaborador]
[Cargo]
[Departamento]
[Data]

Para: [Nome da empresa]
Aos cuidados do setor financeiro

Assunto: Solicitação de reembolso de despesas

Prezados,

Venho, por meio desta, solicitar o reembolso das despesas realizadas no desempenho das minhas funções profissionais, conforme descrito abaixo:

• Data da despesa: [DD/MM/AAAA]
• Tipo de despesa: [Transporte, hospedagem, etc.]
• Valor gasto: R$ [Valor]
• Justificativa: [Descreva a necessidade do gasto e sua relação com a atividade profissional]

Os comprovantes das despesas estão anexados a esta carta para fins de verificação e aprovação.

Solicito que o reembolso seja realizado na seguinte conta bancária:

• Banco: [Nome do Banco]
• Agência: [Número]
• Conta corrente: [Número]
• CPF/CNPJ: [Número]

Agradeço desde já a atenção e aguardo retorno.

Atenciosamente,

[Nome do colaborador]
[Assinatura]

Automatize as solicitações e aprovações de reembolso com a VExpenses

Agora que você já conhece todos os detalhes sobre a carta de reembolso e tem um modelo pronto para utilizar, que tal uma solução ainda mais eficiente? 

Automatizar esse processo pode eliminar a burocracia dos documentos físicos, acelerar aprovações e oferecer mais transparência na gestão de despesas.

Com a VExpenses, você centraliza todas as solicitações e aprovações de reembolsos na nossa plataforma, ganha mais visibilidade e agilidade nos processos de reembolsos e adiantamentos, consegue prestar contas e aprovar despesas de forma rápida e segura e elimina as surpresas no fim do mês.

Veja como a VExpenses pode facilitar o seu dia a dia!

• Controle dos gastos em tempo real.
• Tecnologia Intelliscan: preenchimento automático de despesas a partir de uma foto da nota fiscal.
• Alertas de possíveis inconsistências e fraudes com o Hórus, nossa IA de auditoria fiscal.
• Reembolsos de quilometragem mais precisos com o acompanhamento via GPS.
• Envio automático de dados para o seu ERP.
• Análises estratégicas com dashboards e relatórios gerenciais personalizados.

A VExpenses também oferece soluções de cartão corporativo, controle de gastos com combustível e gestão completa das viagens a trabalho! 

Fale agora com um de nossos especialistas e solicite um teste gratuito da plataforma VExpenses!