Mesmo em uma empresa como a SMAR APD, que possui soluções tradicionais de gráfica, o uso da tecnologia é, sem dúvida, primordial para transformar a rotina de trabalho. E foi assim que, com a ajuda do VExpenses, a Smar exterminou de vez a obrigação de entrega de notas físicas nas comprovações de despesas com viagens.
Confira o vídeo ou continue a leitura a seguir e conheça 5 dos protagonistas dessa história de transformação.
Sua Smar para simplificar
Esse é o lema da SMAR APD, que desde 1980, desenvolve soluções para a gestão pública e para processos de cobrança digital.
Tratadas como unidades de negócio, de software e de dados variáveis, as duas áreas exploram muito a tecnologia, tendo como objetivo entregar mais produtos e serviços especializados para prefeituras, empresas e instituições financeiras.
Identificando o problema na gestão de despesas com viagens
Atuando em diversos estados brasileiros, a Smar tem muitos colaboradores que precisam viajar para visitar os clientes. Viagens que podem durar de 1 a 2 semanas.
E com tantas despesas com cartões corporativos, hotéis, passagens, a Smar concluiu que não dava mais para continuar com um processo de prestação de contas tão manual e tradicional.
Erlon Magnani, diretor financeiro e RH da Smar, contou como era essa dificuldade.
“Sempre foi um calcanhar de Aquiles no sentido administrativo. Então, dentro do que a gente precisava, o VExpenses foi a ferramenta que mais tinha essas opções e enxergamos que ia ajudar a resolver a nossa dor de prestação de contas, de agilidade na prestação de contas e na transparência.” – Erlon Magnani
Para Juliana Teles, analista administrativo, a ferramenta propôs tudo o que precisavam, foi um grande benefício, principalmente para sua equipe.
Ela contou que, com o antigo processo, tinham muita dificuldade para obter qualquer informação de relatórios gerenciais e todo esse processo era muito trabalhoso.
“A gente tinha que ir em um arquivo buscar todos os relatórios, que eram físicos, para ter essas informações. Então se alguém perguntasse para a gente quanto foi gasto em determinado projeto, a gente não tinha informação de forma rápida.” – Juliana Teles
Por conta de toda essa dificuldade, muitas vezes era preciso levar trabalho para casa ou fazer hora extra. Agilidade não existia.
E foi a partir dessa necessidade que a equipe de projetos entrou de cabeça para encontrar uma ferramenta que facilitasse esse processo, tanto para o administrativo, que faz a gestão e conferência de relatórios, quanto para os viajantes.
José Manoel Romancini, analista de controle de qualidade, contou como essa demanda chegou para sua equipe e como tomou a frente do projeto, testando gratuitamente a plataforma, com lançamento de despesas, criação de relatórios e usufruindo de todas as usabilidades.
“Com a quantidade de notas físicas para as prestações de contas, então foi dado para nós a missão de encontrar uma ferramenta que fizesse toda essa gestão de despesas. Fui eu quem fez o primeiro contato com a equipe comercial solicitando um orçamento e uma apresentação melhor da ferramenta na parte gerencial agora.” – José Manoel Romancini
Depois de testar a ferramenta e obter todas as funcionalidades, o VExpenses foi apresentado à equipe administrativa que se encantou com a praticidade e organização que fora proposto. E chegaram à conclusão que seria um grande benefício para todas as áreas.
Como os processos antiquados afetavam o dia a dia dos colaboradores
O antigo modelo de prestação de contas na Smar era bem trabalhoso e ocupava horas do dia, principalmente dos viajantes.
Era preciso juntar todas as notas fiscais acumuladas durante uma viagem, preencher uma planilha com todos os dados dessas notas e entregar o relatório e as notinhas fisicamente para os responsáveis.
Jayny Cunha, analista de implantação, é uma das que está sempre em viagem para os clientes. Ela contou que para montar esses relatórios e apresentar todas as despesas de uma viagem, demorava pelo menos 4 horas. Um tempo que poderia ser utilizado para outras atividades mais estratégicas.
“Essa prestação de contas levava pelo menos meio período. Quando a gente viajava durante a semana, a segunda de manhã era praticamente só para fazer a prestação de contas. Juntar todas as notas, somar para ver se os valores batiam e verificar quanto que a gente realmente precisava devolver ou não. Ia pelo menos meio período.” – Jayny Cunha
E não para por aí. Segundo a Jayny, tinham situações em que chegavam de viagem numa sexta-feira e na segunda já precisavam ir para outro cliente. Ou seja, haviam episódios em que as notinhas se acumulavam por mais de uma viagem.
Se você acha que a demora era somente para quem prestava contas, nada disso. Depois que os relatórios eram entregues para aprovação, ainda demorava de 7 a 10 dias para validar qualquer prestação de contas. E isso se não houvesse nenhum erro nos relatórios. Caso contrário, demorava ainda mais.
A inviabilidade de acompanhamento dos relatórios
Depois que os relatórios eram entregues, os problemas não acabavam. Não existia nenhum modelo para acompanhamento das aprovações de relatórios.
De acordo com a Jayny, se tivesse algum erro nos relatórios ou tivesse esquecido de entregar alguma nota, só ficava sabendo disso quando voltava de viagem. Em casos nos quais o colaborador ficava fora por duas semanas, ainda existia o risco de perder o prazo das comprovações e o ressarcimento não acontecer.
E se todas essas situações já eram frustrantes, imagina para o administrativo que precisava ficar cobrando os atrasos e os ajustes em relatórios.
Agora com as prestações de contas centralizadas em uma única plataforma, qualquer tipo de situação chata ou atrasos acabou, segundo a Juliana.
“Hoje se eu reprovo algum relatório, eu coloco na observação o motivo que eu estou reprovando. Eles recebem o alerta com o porquê da reprovação, arrumam e já devolvem. A gente se sentia muito chata de ter que ficar em cima e, hoje em dia, não tem mais essa necessidade.” – Juliana Teles
Uma boa decisão gera mudanças transformadoras
Como pudemos ver, o impacto de um processo antiquado afetava diversas áreas e pessoas dentro da Smar.
Hoje, com a centralização de todas as informações em um único lugar, as equipes ganharam muito mais tempo para outras atividades, facilidade para obtenção de qualquer dado e relatórios gerenciais ali na mão.
Para o viajante, acabaram as preocupações com cálculos errados. Além de facilitar a produção de relatórios. Com o próprio celular, no aplicativo do VExpenses, o colaborador faz a foto da nota, classifica os gastos por tipo de despesas e pronto. O sistema realiza todos os cálculos, facilitando muito a vida de quem precisa prestar contas.
Alexandra Machuca, analista de negócios, contou que quando entrou na SMAR APD, o uso do VExpenses para a gestão de despesas com viagens já existia.
Em outras experiências que teve, Alexandre levava em torno de 20 dias para uma prestação de contas acontecer e agora todo o processo é muito mais rápido.
Aliás, ele ainda brincou que às vezes leva mais tempo para esticar as notinhas, do que para fazer a prestação de contas em si.
“Por mais que eu leve a semana inteira para fechar meu relatório, devido ao fluxo de despesa, coisa de 2 dias depois a equipe já me dá um retorno. Eu levo mais tempo esticando as notinhas para poder fazer a prestação de contas, do que na aplicação em si. O que eu perderia 2 ou 3 horas numa prestação comum na qual eu era acostumado, agora eu levo coisa de 15 minutinhos para fazer a prestação da semana inteira. Desde que as notas estejam esticadinhas, rapidinho vai (risadas).” – Alexandre Machuca
E é assim que segue o clima dentro das equipes da Smar. Juliana contou que hoje a vida do administrativo é muito mais tranquila. Conseguem ter mais tempo para fazer outras atividades, tomar um café com os colegas, além de mais tempo para a família também.
Agora o processo de prestação de contas na SMAR APD é muito mais leve. Principalmente porque não é mais obrigação a entrega física das notas. Chega de papelada!
E será que o pessoal gostou de não precisar mais guardar as notinhas?
“Os feedbacks que escuto, “pô resolveu nosso problema”, “agora vai, agora sim”. A gente tinha um monte de dificuldade, então isso foi, para a gente, em certo aspecto financeiro, como tirar uma dor com a mão mesmo. E de alguma forma o VExpenses vem nessa reflexão, ele resolveu uma dor nossa.” – Erlon Magnani
Quando a tecnologia vem para agregar
A história da SMAR APD é uma grande inspiração. Mesmo com soluções tecnológicas para seus clientes, se viram enroscados em uma situação nada agradável internamente.
O VExpenses vem com esse objetivo, propor soluções tecnológicas que se encaixam de acordo com a necessidade de cada empresa.
Se você se identificou com as situações da Smar no passado ou percebe que na sua empresa ainda falta algo para ter um processo de gestão de despesas mais assertivo, fale com nossos especialistas e descubra como o VExpenses pode ajudar a transformar esse cenário.
