Controle de combustível: como fazer e dicas para economizar!

Muitas empresas fazem uso de viagens corporativas como parte do funcionamento do negócio. Entenda como economizar na combustível!
19 de agosto de 2020
11 min de leitura

Controle de combustível é o acompanhamento e gerenciamento do consumo de combustível em veículos ou frotas de uma empresa. Ele envolve o registro de abastecimentos, monitoramento de quilometragem e análise de gastos.

O controle de combustível eficaz pode gerar impactos positivos na gestão financeira. Entre eles, reduz custos, melhora a produtividade e gera maior controle do fluxo de caixa.   

Neste artigo, vamos entender melhor sobre a importância do controle de combustível na empresa e como economizar com o controle do consumo de combustível com dicas práticas e importantes. Confira!

O que é e quais os benefícios de um controle de combustível eficaz?

O controle de combustível envolve a gestão do consumo e do gasto de combustível na empresa nos mais variados deslocamentos corporativos – seja numa viagem corporativa ou em um serviço de transporte oferecido. 

Empresas de transporte necessitam de uma rígida gestão de frota – que, além da gestão de veículos, implica também em um rígido controle de combustível. 

Porém, se sua empresa não é de transporte, não significa que não deva se preocupar com o controle de combustível.

O preço dos combustíveis é bastante variável. Por isso, o controle é essencial para realizar planejamento e projeções, de modo que o custo de abastecimento não interfira de maneira inesperada no fluxo de caixa da empresa

O fluxo de caixa, por sua vez, pode impactar nos mais diversos setores e atividades – sendo determinante para os pagamentos, investimentos e disponível da empresa. 

Além disso, o controle de gasto de combustível pode ajudar a reduzir custos relacionados a abastecimento e reembolsos de km rodado

Entre os variados benefícios do controle de combustível estão: 

  • Maior controle financeiro;
  • Previsibilidade de custos;
  • Prevenção de impactos no fluxo de caixa;
  • Identificação de veículos que apresentam maiores e menores consumo de combustível;
  • Maior precisão na previsão de custo do km rodado; 
  • Economia e melhora da produtividade com o planejamento de rotas;
  • Redução de fraudes em reembolso de combustível;
  • Maior precisão na definição de auxílio combustível;
  • Prevenção em relação a consumo de combustível adulterado.
Assista à nossa demonstração sobre registro de deslocamento!

Como calcular quanto de combustível será gasto em uma viagem?

No nosso post sobre como fazer reembolso de combustível, nós ensinamos como fazer o cálculo de combustível detalhadamente.

Porém, basicamente o cálculo de combustível que será gasto em uma viagem envolve duas principais variáveis:

  • O consumo médio de combustível do veículo (quantos km ele percorre por litro de combustível);
  • A distância que será percorrida.

Se você não sabe o consumo médio do veículo, você pode medi-lo de duas formas:

  1. Complete o tanque e zere a quilometragem. Ande com o carro para finalidades profissionais até que precise abastecer novamente. Em seguida calcule quanto ele andou por litro de combustível (km/L);
  2. Calcule o gasto de combustível com o Google Maps. Ao invés de zerar a quilometragem do seu carro, basta ligar o GPS depois de encher o tanque para conseguir medir a distância percorrida com exatidão.

Para calcular quanto de combustível será gasto na viagem, faça a seguinte divisão:

distância que será percorrida ÷ consumo médio de combustível do veículo

No entanto, preste atenção em alguns pontos:

  • O consumo médio do veículo muda de modelo para modelo e também conforme o tipo de combustível (etanol x gasolina, por exemplo);
  • O gasto com deslocamento em viagem corporativa não envolve apenas o gasto com combustível, mas também outras variáveis como pedágios, depreciação do veículo, seguro, limpeza, manutenção e outros. 

Como calcular consumo de combustível no Excel para controle de combustível?

O Excel não é a forma ideal de fazer o controle, já que contar com um aplicativo para controle de combustível acaba sendo muito mais vantajoso ao agregar praticidade e precisão na gestão financeira. 

Porém, o Excel pode ajudá-lo a se familiarizar com indicadores importantes e a iniciar o controle. 

Na planilha, é interessante registrar:

  • Identificação da viagem;
  • Data do abastecimento;
  • Horário do abastecimento;
  • Identificação do veículo;
  • Identificação do motorista;
  • Identificação do posto de combustível onde o veículo foi abastecido;
  • Tipo de combustível;
  • Quantidade de combustível (L);
  • Distância que está marcando no hodômetro no momento do abastecimento;
  • Distância percorrida entre o abastecimento atual e o anterior (subtração entre a distância marcada no hodômetro no momento do abastecimento atual e a distância marcada no abastecimento anterior).

À partir desses registros, é possível calcular indicadores interessantes como:

  • Consumo médio por veículo como vimos acima;
  • Total de consumo de combustível por período (diário, semanal, mensal), em litros;
  • Total do gasto de combustível por período, em reais;

À partir desse controle de combustível é possível:

  • Controlar as datas e os responsáveis pelos abastecimentos;
  • Projetar os gastos de combustível por período e por viagem;
  • Fundamentar auxílio combustível e/ou reembolsos de combustível;
  • Identificar quais veículos são mais econômicos e se eles estão com a autonomia esperada.

Como fazer controle de combustível?

O controle de combustível vai além do registro e monitoramento de gastos. 

Envolve também planejamento e outras ações que permitem reduzir custos e fazer um controle eficaz. 

Acompanhe a seguir as nossas dicas das melhores práticas de controle de combustível para empresas!

1. Faça o planejamento de rotas e de viagens

O planejamento de rotas permite economizar no consumo de combustível. 

Você e/ou o viajante corporativo deve preferir estradas em boas condições, evitar engarrafamentos e  planejar rotas menores, quando possível. 

Para conseguir um planejamento bem feito, vale a pena contar com ferramentas como o  Waze que é um aplicativo de GPS e, além de sugerir as melhores rotas, também consegue relatar as condições da estrada da rota escolhida.

O veículo também é importante: veículos ociosos e/ou com peso e distribuição de peso inadequados consomem mais combustível. 

É interessante, também, fazer um planejamento de gastos com as viagens corporativas para ficar mais fácil de manter o orçamento. 

2. Faça controle de quilometragem

O controle de km rodado auxilia a identificar precisamente quanto cada veículo está rodando e as rotas utilizadas. Isto gera uma série de benefícios, entre os principais:

  • Medir a rentabilidade das viagens corporativas;
  • Definir mais precisamente o custo do km rodado, o qual influencia no custo dos serviços;
  • Fazer reembolsos adequados para os viajantes corporativos;
calculadora do valor do km rodado

Como vimos na seção anterior, utilizar tecnologia mobile no controle de deslocamento pode oferecer diversas vantagens sobre o controle manual. 

Para o controle de km isso não é diferente. A tecnologia permite que esse controle seja mais preciso e prático

O VExpenses, por exemplo, é um dos melhores aplicativos para empresas controlarem o reembolso de km, já que oferece a função GPS integrada. Assim, ao invés de o colaborador indicar quantos quilômetros percorreu a trabalho, o app armazena o trajeto percorrido enquanto o deslocamento está acontecendo.

3. Faça acompanhamento e previsão de gastos

Não basta fazer registro para o controle de combustível se você não usá-los para analisar métricas importantes e para o planejamento de futuras viagens.

Por isso, mais uma vez contar com uma ferramenta como o VExpenses pode ser mais vantajoso, já que ele oferece um dashboard de gestão que facilita a avaliação dos dados históricos da empresa.

4. Faça parceria com postos de confiança

É essencial que os abastecimentos sejam feitos em postos de confiança para evitar golpes de combustível adulterado. 

Além disso, você também pode obter vantagens de prazo e preço se fizer parcerias com postos de confiança.

5. Controle a manutenção dos veículos

A manutenção do veículo interfere tanto na depreciação (relacionada ao custo por km rodado), quando no consumo de combustível. 

Faça manutenção preventiva dos veículos e, além disso, mantenha pneus calibrados e em boas condições – o que ajuda muito a economizar combustível. 

6. Conscientize os viajantes corporativos

Nem todas as práticas que ajudam a economizar combustível são benéficas apenas para a empresa, mas também podem interferir na qualidade da viagem e na segurança dos viajantes corporativos

Listamos algumas boas práticas para que o motorista consiga economizar combustível na hora da viagem também:

  • Evite acelerar ou frear de maneira brusca;
  • Não desça declives em ponto morto;
  • Distribua bem o peso dentro do veículo;
  • Use ar-condicionado quando realmente for necessário;
  • Faça a troca de marcha corretamente;
  • Para escolher entre álcool ou gasolina, divida o preço do etanol pelo preço da gasolina. Se o resultado for inferior a 0,7, o álcool é mais vantajoso, e se o resultado for superior a 0,7, a gasolina é a melhor opção;
  • Evite deixar seu veículo muito tempo ocioso;
  • Abasteça em postos confiáveis. Caso a empresa tenha parceria com postos, siga as orientações;
  • Respeite os prazos de manutenção preventiva do veículo;
  • Caso você tenha que planejar sua própria rota, dê preferência para estradas em boas condições;
  • Use o GPS para evitar engarrafamentos – que aumentam o consumo de combustível –  e para receber alertas sobre obras e trechos perigosos;
  • Mantenha os pneus em boas condições e calibrados. 

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Tarina Lemmi
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