A conciliação de cartões é o processo de conferir as transações dos cartões com os registros financeiros, garantindo que as despesas estejam corretas, sem erros ou duplicidades.
A conciliação de cartões é um procedimento de gestão financeira para empresas que utilizam cartões corporativos para cobrir suas despesas. Isso permite que a equipe financeira verifique se as transações registradas coincidem com o extrato bancário, assegurando a precisão dos registros sem erros ou fraudes.
A seguir, você vai entender em detalhes o que é a conciliação de cartões, suas vantagens e como realizá-la, além de reconhecer como a plataforma da VExpenses otimiza esse processo para negócios de todos os portes. Continue a leitura e saiba mais sobre o assunto!
O que significa conciliar cartão?
Conciliar cartão envolve revisar e verificar todas as transações de cartões corporativos ou empresariais, comparando cada registro de despesa com o extrato bancário. O objetivo é assegurar que todos os valores cobrados estejam corretos, sem inconsistências ou erros nos registros.
O método requer uma análise minuciosa entre as informações do extrato bancário e os lançamentos registrados na organização. Isso garante uma visão clara e precisa sobre o uso dos recursos financeiros enquanto previne problemas contábeis.
A conciliação bancária é particularmente útil para corporações que fazem uso regular de cartões corporativos, seja para cobrir despesas de viagens, compras de materiais e outros fins relacionados às operações. Sem dúvidas, essa prática é decisiva para demonstrar transparência na prestação de contas.
Quais são as vantagens da conciliação de cartões?
A conciliação de cartões é bastante benéfica para a gestão financeira empresarial, uma vez que aumenta a precisão e a segurança das transações. Entre as principais qualidades estão:
- detecção de erros: a conciliação verifica e corrige rapidamente possíveis erros, como cobranças duplicadas ou valores incorretos;
- prevenção de fraude financeira: com a verificação regular das transações, o gestor detecta movimentações suspeitas e age preventivamente contra possíveis problemas;
- controle financeiro: a conciliação ajuda a monitorar de perto as despesas, ampliando o controle sobre os gastos e evitando excessos;
- precisão nos relatórios: com as transações conciliadas, os relatórios financeiros refletem fielmente a situação da corporação, o que facilita a análise de resultados;
- mais facilidade nas auditorias: o método simplifica o trabalho de auditoria, pois os registros financeiros estarão sempre em ordem e atualizados;
- monitoramento do fluxo de caixa: o monitoramento das despesas de cartões facilita a gestão do fluxo de caixa e apoia as decisões mais estratégicas.
Como fazer a conciliação de cartões?
Para conciliar cartões de forma eficiente, é preciso seguir uma série de etapas que mantém a precisão dos registros e reduz a chance de erros. Veja o processo completo de conciliação!
1. Coleta de dados
O primeiro passo para a conciliação de cartões é a coleta dos dados, incluindo extratos bancários, recibos de transações e relatórios de despesas. Esse material servirá para comparar e validar as informações entre os registros internos e o extrato bancário.
Para que todas as transações estejam refletidas com precisão, não deixe de reunir a documentação adicional, a exemplo das faturas de fornecedores e dos comprovantes de pagamentos.
2. Comparação (transação registrada x extrato do cartão)
Na segunda etapa, é realizada a comparação direta entre as transações registradas no sistema de controle financeiro da corporação e as movimentações presentes no extrato do cartão empresarial.
Essa análise identifica discrepâncias e confirma se todos os gastos estão devidamente documentados e corretos.
3. Identificação de discrepâncias
Durante a comparação, podem surgir discrepâncias, como divergências de valores, transações não reconhecidas ou cobranças duplicadas. Além disso, é comum identificar pequenas variações em taxas ou cobranças adicionais que passaram despercebidas.
Esse passo é indispensável para apontar qualquer anomalia que exija correção, evitando impactos negativos no fluxo de caixa e aumentando a precisão dos registros financeiros.
4. Análise de erros
Após identificar as discrepâncias, analise detalhadamente a origem desses erros, verificando se foram causados por lançamentos incorretos na própria empresa, cobranças indevidas por parte de fornecedores ou fatores externos, como taxas bancárias inesperadas.
Isso possibilita a aplicação de medidas corretivas eficazes, como ajustes internos ou negociações com fornecedores, e ajuda a implementar controles preventivos que evitam os mesmos problemas.
5. Ajustes e correções
Com os erros e discrepâncias identificados, o próximo passo envolve realizar os ajustes necessários para corrigir os registros. As ações podem incluir a retificação de lançamentos internos, contato com fornecedores para corrigir cobranças ou, em alguns casos, a contestação de valores junto ao banco.
6. Registro da conciliação
Por fim, após a revisão e correção das informações, registre todo o processo de conciliação com a documentação dos ajustes efetuados e as justificativas de cada correção.
O registro garante a transparência das operações, cria uma base de referência valiosa para auditorias futuras e aprimora os controles internos, facilitando o monitoramento e a identificação de padrões recorrentes que podem exigir atenção.
Como a VExpenses facilita a conciliação de cartões?
A VExpenses é a maior empresa de gestão de despesas corporativas da América Latina e oferece soluções de adiantamentos, reembolsos, cartões e controle de gastos com combustível.
Nossa plataforma facilita a conciliação de cartões ao integrar automaticamente as transações realizadas nos cartões corporativos com as despesas cadastradas na plataforma.
Isso permite a verificação rápida e precisa de cada gasto, evitando erros e duplicidades e garantindo que todas as despesas estejam corretamente alocadas e categorizadas.
A ferramenta também oferece relatórios detalhados e controles de limites, ajudando as empresas a gerenciar de forma eficiente os gastos dos colaboradores e a simplificar o processo de auditoria e aprovação de despesas.
Conheça os cartões empresariais e corporativos da VExpenses
O Cartão VExpenses é um cartão de crédito com bandeira Mastercard e pode ser utilizado como cartão empresarial (para despesas operacionais) e cartão corporativo (indicado, por exemplo, para uso individual do colaborador em viagens a trabalho).
Por ser integrado à plataforma VExpenses, nosso cartão permite um controle muito mais eficiente dos gastos, incluindo:
- monitoramento em tempo real com a conciliação automática das transações;
- dashboards e relatórios personalizados para controle das despesas com cartões;
- resumo de movimentações e extrato completo;
- personalização de limites e garantia do cumprimento das políticas de despesas;
- facilidade de bloqueio em casos de roubo, perda ou uso indevido do cartão.
