Gastos de combustível: como gerenciar na sua empresa?

Aprenda a gerenciar os gastos de combustível na sua empresa com práticas eficientes e tecnologias que melhoram a sustentabilidade.
22 de novembro de 2024
8 min de leitura

O gasto de combustível em empresas refere-se às despesas relacionadas ao abastecimento de veículos utilizados em atividades corporativas, como transporte de produtos, deslocamento de colaboradores ou serviços de logística. 

Os gastos de combustível representam uma parcela significativa dos custos logísticos de algumas empresas. Reduzir esse consumo alivia o orçamento e, principalmente, contribui para operações mais sustentáveis.

Neste artigo, vamos abordar os principais fatores que influenciam essas despesas, além de mostrar como calcular o custo por quilômetro e adotar estratégias para otimizar o gerenciamento. Boa leitura!

Quais fatores influenciam o gasto com combustível em uma empresa?

O consumo de combustível é influenciado por uma combinação de variáveis que são monitoradas e ajustadas para maximizar a eficiência. A seguir, detalhamos os pontos que afetam os custos relacionados ao uso de veículos corporativos!

Manutenção preventiva e corretiva

A manutenção preventiva envolve a realização de verificações frequentes e a troca de componentes antes que apresentem falhas. Em viagens a trabalho, por exemplo, pneus com pressão incorreta, filtros de ar obstruídos ou problemas no sistema de ignição podem elevar o consumo em até 20%.

Outro fator crítico é o desalinhamento das rodas, que causa desgaste desigual e prejudica o desempenho do automóvel.

A manutenção corretiva, por sua vez, deve ser uma exceção e não a regra. Corrigir falhas inesperadas é mais caro e impacta diretamente a operação, sobretudo quando um veículo precisa ficar parado por longos períodos.

Assista à nossa demonstração sobre registro de deslocamento!

Veículos novos

Veículos antigos, embora tenham um custo inicial mais acessível, têm motores menos eficientes e tecnologias defasadas. Modelos recentes são equipados com sistemas que otimizam o consumo, como motores híbridos ou com injeção eletrônica avançada.

Investir em uma frota renovada pode parecer oneroso no curto prazo, mas reduz bastante os custos operacionais em médio e longo prazo.

Direção econômica e treinamento para motoristas

Uma condução agressiva, com acelerações e frenagens bruscas, aumenta o consumo de combustível e provoca maior desgaste dos automóveis. Adotar práticas de direção econômica, como manter uma velocidade constante e evitar deixar o motor ligado em marcha lenta por muito tempo, é uma medida simples e eficaz.

Treinamentos periódicos para motoristas são indispensáveis para economizar combustível e conscientizá-los sobre a importância do uso responsável dos veículos. Empresas que investem em capacitação frequentemente percebem uma redução nos custos operacionais.

Planejamento de rotas

Trajetos mal planejados levam ao desperdício de tempo e combustível. Grupos que não analisam previamente as melhores rotas estão sujeitos a problemas como congestionamentos e percursos mais longos.

A análise detalhada das rotas, considerando condições de tráfego, horários de pico e distâncias, é uma estratégia simples, mas poderosa. Utilizar mapas atualizados e softwares de planejamento ajuda a minimizar deslocamentos desnecessários e otimizar os itinerários diários da frota.

Por falar nisso, qual é a melhor opção de deslocamento para os colaboradores a serviço da sua empresa: frota própria, frota alugada, aplicativos de transporte (Uber) ou veículo próprio do funcionário? Baixe a nossa planilha gratuita de comparação de deslocamento e descubra!

Como calcular o gasto de combustível por km?

Calcular o custo de combustível por quilômetro é uma maneira de mensurar e controlar as despesas. Esse processo fornece dados claros para identificar gargalos e implementar melhorias.

Confira um passo a passo simples para realizar o cálculo do consumo de combustível:

Passo 1: determine a distância percorrida

Registre o valor inicial e final do odômetro do veículo durante o período que deseja analisar. Subtraia o valor inicial do final para encontrar a distância total percorrida em quilômetros.

Por exemplo, se o odômetro inicial marcar 12.000 km e o final 12.400 km, a distância percorrida será de 400 km.

Passo 2: encontre o consumo médio do veículo

Para determinar a média do consumo, divida a quantidade de combustível abastecida pelo número de quilômetros percorridos.

Se um veículo abasteceu 40 litros e percorreu 400 km, o consumo médio será de 10 km/l. Esse valor é fundamental para calcular o custo por quilômetro.

Passo 3: insira o preço do combustível

Registre o valor médio do combustível por litro no momento do abastecimento. Como o preço costuma variar, é importante atualizá-lo regularmente para garantir maior precisão no cálculo.

Passo 4: calcule o gasto

Use a fórmula abaixo para calcular o custo por quilômetro:

Custo por quilômetro = (Preço do combustível × Consumo médio do veículo) ÷ Distância percorrida

Por exemplo, se o veículo percorreu 400 km, o consumo médio foi de 10 km/l e o preço do combustível é R$ 6,00 por litro, o gasto será:

400 × 610 = R$240,00

Esse valor permite acompanhar o impacto financeiro de cada trajeto e implementar estratégias de economia.

Acesse também a nossa calculadora gratuita de reembolso de quilometragem.

3 dicas para monitorar e controlar os gastos de combustível

Monitorar e controlar os custos com combustível exige disciplina e a aplicação de medidas inteligentes. Veja três abordagens que podem fazer a diferença!

Implemente uma política de uso de veículos

Crie um documento com regras claras para a utilização dos veículos corporativos. Estabeleça limites de quilometragem, proíba usos não autorizados e defina diretrizes para a manutenção e o abastecimento.

De igual modo, promova o uso consciente, incentivando os motoristas a adotar práticas econômicas e reportar imediatamente quaisquer problemas mecânicos.

Monitore o preço do combustível

Acompanhe regularmente os valores nos postos de abastecimento. Se possível, realize parcerias com redes de postos que ofereçam descontos para abastecimentos frequentes.

Outra dica é usar cartões corporativos para centralizar os gastos e facilitar o controle financeiro.

Invista em softwares de gestão de despesas

Ferramentas digitais para gestão de despesas automatizam o registro e fornecem relatórios detalhados sobre os custos. Essas plataformas ainda integram dados de consumo, auxiliando a empresa a identificar padrões e oportunidades de economia.

Saiba mais no próximo tópico! 

Conheça a solução de gestão de despesas de combustível da VExpenses!

A Vexpenses, maior plataforma de gestão de despesas da América Latina, agora tem uma solução exclusiva para a gestão de combustível. 

Por que contratar?

  • Centralização de todas as despesas das viagens corporativas.
  • Para o colaborador, autonomia de pagamento (mantendo o controle do financeiro).
  • Mais praticidade e agilidade na prestação de contas

Mais funcionalidades da plataforma:

  • coleta de informações sobre os abastecimentos (valor gasto por litro, odômetro, tipo de combustível, veículo utilizado e colaborador responsável);
  • cadastro de veículos; 
  • configuração da política de despesas de combustível;
  • alertas de despesas em aprovação; 
  • dashboard gerencial de combustível.

Acesse o site da VExpenses, fale com um dos nossos especialistas e tire todas as suas dúvidas sobre a plataforma!

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Tarina Lemmi
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