Realizar o gerenciamento de qualquer tipo de empresa é sempre um grande desafio, especialmente quando se trata de gestão de despesas e outras questões financeiras. No entanto, existem metodologias que podem ajudar a fazer essa gestão, como o GMD.
Quando não existe conhecimento e planejamento financeiro o suficiente em uma companhia, muitos problemas podem acontecer. Em alguns casos, o encerramento de suas atividades.
A falta de planejamento e má gestão financeira são, de fato, alguns dos principais motivos que podem levar empresas à falência. Não importa o seu tamanho ou área de atuação.
Mas, afinal, o que é GMD? Como ele funciona e como ele pode ajudar o seu negócio? Continue a leitura e tenha a resposta para essas e outras dúvidas relacionadas ao assunto!
O que é GMD?
Os termos gestão matricial e GMD podem ser novidade para você. Porém, a primeira coisa a saber sobre o assunto é que estamos falando de algo que pode fazer toda a diferença na gestão de despesas de um negócio.
Basicamente, estamos falando de uma metodologia com foco no controle de orçamentos. Ela é importante para que empreendedores e profissionais da área financeira façam uma melhor gestão orçamentária.
A principal diferença desse processo para um orçamento tradicional é que ele tem uma proposta mais técnica. Ou seja, não é focado apenas na base histórica de gastos.
Com isso, o profissional responsável pelas análises do financeiro pode verificar se existem erros em toda a aplicação de orçamento.
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O que significa GMD?
A sigla GMD é a abreviação para Gerenciamento Matricial de Despesas. Isso quer dizer que essa metodologia é utilizada para fazer o controle de orçamentos, e é aplicada com o agrupamento de despesas parecidas em uma mesma matriz.
Como funciona o GMD?
Também conhecido como orçamento matricial ou gestão matricial, o GMD é utilizado para que ocorra o desenvolvimento e implantação de um processo eficiente para controle de despesas.
A metodologia é aplicada para que informações se cruzem em colunas e linhas. Dessa maneira, uma matriz de despesas é formada e, consequentemente, é possível ter uma melhor visualização de dados e alterações.
Dito isso, para ocorrer a aplicação da técnica, é necessário que despesas iguais, ou que sejam parecidas, sejam agrupadas na mesma matriz. Cada matriz deve conter dois eixos, que são classificados como entidades e pacotes.
As entidades são os departamentos da empresa, como: vendas, marketing, contabilidade, e assim por diante. É necessário que cada entidade tenha uma pessoa responsável, que deve fazer a gestão do departamento.
Já quando se trata dos pacotes, eles representam grupos de despesas e investimentos parecidos e comuns a diferentes centros de custos. Por exemplo, aluguel, salários, viagens, combustível, etc. Nesse caso, também é necessário que exista uma pessoa responsável pela gestão desse grupo.
Isto é, quando se trata de profissionais que fazem a gestão de entidades e pacotes, podemos dizer que existem gestores de entidade e gestores de pacotes.
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Exemplos no Gerenciamento Matricial de Despesas
Para que fique mais claro quais custos envolvem o Gerenciamento Matricial de Despesas, alguns exemplos são:
Despesas comerciais
São gastos com publicidade, ações de marketing digital, comissões, royalties, etc.
Despesas de pessoal
No caso de despesas de pessoal, podemos citar: salários, seguro de vida, plano de saúde, vale transporte, vale refeição e alimentação, etc.
Despesas de terceiros
Já as despesas de terceiros incluem: advogados, consultores, contabilidade terceirizada, etc.
Princípios fundamentais do GMD
Como já citamos, a gestão matricial é diferente do planejamento e controle orçamentário comum. Afinal, no orçamento comum, quem o realiza não costuma analisar os gastos de outros departamentos da empresa.
No caso do GMD, estamos falando de análises em formato de matriz e que não envolvem apenas um responsável. Entenda quais são os princípios fundamentais do processo:
Controle cruzado
O controle cruzado envolve pelo menos 2 pessoas, responsáveis por controlar os gastos e cruzá-los entre si. Geralmente, isso é feito pelo gestor de entidade e o gestor de pacote.
Desdobramento dos gastos
Este princípio é importante para ocorrer o desdobramento dos gastos ao longo da hierarquia orçamentária.
Acompanhamento sistemático
Trata-se de acompanhamento dos resultados e das despesas. Esse princípio é extremamente importante, já que, com ele, é possível identificar qualquer possível questão que possa ser corrigida.
Vantagens e desvantagens
Assim como outras metodologias aplicadas em empresas, o GMD tem suas vantagens e desvantagens. Entenda a seguir quais são elas.
Vantagens
Com o processo é mais fácil colocar algum projeto em prática. Afinal, é possível ter uma maior visão sobre os seus custos.
Além disso, depois que ele for concluído, também é mais simples comparar o que foi planejado inicialmente e o que realmente foi colocado em prática, bem como o que funcionou.
Algumas outras vantagens dessa metodologia, são:
- Redução de erros, já que mais de uma pessoa participa do processo de decisão;
- Conhecimento de diferentes pontos de vista;
- Troca de informações e aprendizados entre os gestores da empresa.
Desvantagens
Quando se trata de desvantagens do processo, podemos destacar:
- Maior lentidão e atraso dos projetos, já que ocorre a participação de mais pessoas;
- Possibilidade de geração de conflitos entre gestores.
Embora as desvantagens da metodologia existam, é importante deixar claro que estamos falando de uma opção que não tem como objetivo cortar gastos, mas tentar obter a redução de despesas.
Portanto, trata-se de um processo que costuma ser muito benéfico para gestores, já que eles podem conseguir mais aprovações para seus projetos.
Como fazer um orçamento com o GMD?
O GMD não é realizada para obter um controle de gastos diferente de um orçamento que já existe. Pelo contrário. Ele é utilizado para criar um orçamento do zero.
Portanto, é necessário seguir alguns passos importantes para desenvolver um planejamento eficiente de orçamentos. Dito isso, a técnica é realizada em três etapas, sendo elas: proposto, negociação e aprovação.
Três fases da elaboração
No proposto, o gestor de cada entidade deve apresentar o orçamento que acredita ser o ideal. Isso pode incluir gastos com viagens corporativas, por exemplo.
Já na segunda fase, a de negociação, o gestor de pacote deve aprovar ou negociar o valor que foi apresentado. Por outro lado, o gestor da entidade pode justificar o porquê dos valores.
Por fim, mas não menos importante, está a fase de aprovação. Nela, o gestor de pacote pode identificar que é necessário fazer ajustes no orçamento ou pode aprová-lo.
Como conclusão, o orçamento precisa ser aprovado entre os dois gestores e, depois que isso acontecer, ele não pode mais ser alterado.
Como fazer o acompanhamento do GMD?
Depois que o orçamento for aprovado, é necessário que ele seja acompanhado para verificar os resultados alcançados. Em outras palavras, os gestores precisam acompanhar o que foi definido no orçamento e o que está sendo feito.
Assim, é possível identificar se os custos estão ultrapassando o que foi estabelecido inicialmente para um determinado período.
Vale destacar que existem ferramentas que podem ajudar a automatizar o processo de cruzamento de dados. Com isso, tanto a tarefa de cruzar informações quanto de acompanhar os resultados se torna mais simples.
No momento de acompanhar o processo, se os gestores identificarem diferenças entre o planejamento e a execução, podem criar planos de ação para que seja possível chegar aos valores que foram definidos.
A grande questão é que a gestão matricial, ou seja, o uso do GMD, é algo que pode proporcionar inúmeros benefícios ao setor financeiro e a empresa. Afinal, com esse processo, é possível fazer uma melhor definição e acompanhamento das despesas.
Com isso, a empresa tem acesso a um recurso eficiente que ajuda a otimizar a gestão de negócios e reduzir as chances de prejuízos.
Entretanto, para que o GMD realmente funcione e traga bons resultados, é essencial que todos os envolvidos no processo saibam como ele funciona. Além disso, os gestores – de entidades e pacotes – precisam compreender que realizarão um trabalho em conjunto.
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