A previsão orçamentária não é apenas uma ferramenta financeira, mas simum instrumento importantíssimo na estratégia de gestão de negócios Ela contribui para que as empresas operem de forma eficiente, rentável e estejam preparadas para enfrentar desafios financeiros.
Nesse sentido, há dois conceitos interligados à previsão orçamentária, que é o planejamento e também a gestão do orçamento da empresa, considerados a espinha dorsal para a tomada de decisões, otimização de recursos e alinhamento das metas e objetivos financeiros.
Quer se aprofundar em previsão orçamentária e aprender como fazer em sua empresa? Leia o nosso artigo!
O que é Previsão Orçamentária na empresa?
A previsão orçamentária é um meio de realizar projeções para operações financeiras, como custos, despesas e recebimento de receita, que sejam necessárias para o funcionamento da empresa. Seu objetivo é nortear as ações que precisarão ser tomadas, baseada em dados históricos da companhia.
Normalmente, essa projeção é feita em um período específico como, por exemplo, um ano fiscal; entretanto, ela pode variar de acordo com as necessidades da empresa.
Para que serve a Previsão Orçamentária?
A previsão orçamentária serve como uma ferramenta de planejamento estratégico, possibilitando que as companhias definam metas concretas em termos financeiros.
Além disso, ela também auxilia no controle financeiro, permitindo que as empresas acompanhem o desempenho real, considerando as metas traçadas.
Com isso, é possível identificar desvios nos objetivos e implementar medidas corretivas para evitar problemas financeiros, garantindo, assim, a sustentabilidade e a saúde financeira da empresa.
A previsão orçamentária serve também para promover uma alocação mais eficiente dos recursos, determinando onde o capital deve ser investido e encontrando oportunidades de cortes de gastos minimizando o desperdício de capital.
Além de tudo, ela ainda auxilia na tomada de decisões informadas, já que fornece dados precisos sobre a disponibilidade de recursos e as implicações financeiras das escolhas.
Quem faz a Previsão Orçamentária?
A elaboração da previsão orçamentária é um procedimento que deve ser feito de forma colaborativa, envolvendo diferentes setores de uma companhia.
Normalmente, a alta gestão da companhia define as metas e objetivos, que norteiam o orçamento.
Os gestores de áreas, como finanças, vendas, marketing e produção fazem o levantamento das informações de cada setor, incluindo projeções de receitas e despesas.
Além disso, há também o envolvimento dos analistas financeiros, que compilam os dados, fazem uma análise detalhada das informações e elaboram o relatório final, que será avaliado pela diretoria e gestores de departamentos.
Por que fazer Previsão Orçamentária na empresa?
O processo de previsão do orçamento para organizações visa oferecer uma avaliação quantitativa da situação financeira de uma empresa em um determinado momento, utilizando o orçamento do próximo período como uma fonte de dados.
Sem essa previsão, a empresa corre riscos de prejuízos financeiros, pois sem um orçamento bem pensado, a companhia pode ter dificuldades em lidar com situações inesperadas.
Além disso, fazer uma boa previsão orçamentária impulsiona a empresa a crescer mais, pois seu orçamento estará voltado às necessidades da companhia e aumentar seu crescimento é algo que boa parte das empresas almeja.
No final das contas, essa previsão é usada para alavancar as áreas da empresa através de gestão orçamentária.
Como fazer uma Previsão Orçamentária? 4 passos
Agora que você já sabe o que é a previsão orçamentária de uma empresa, está na hora de aprender como criar uma para o seu negócio. Confira a seguir quais são os passos necessários que você deve seguir.
1. Defina suas expectativas
O primeiro passo pode ser ignorado por muitas empresas pequenas quando estão prevendo seu orçamento, mas é algo muito importante a se fazer. A primeira coisa que você deve fazer é definir as expectativas para o seu orçamento.
Se você deseja gastar R$ 5 mil, R$ 10 mil ou R$ 100 mil, deve ter uma expectativa do que deseja receber em troca, ou seja, de lucro.
Pense no orçamento como um todo. Por exemplo: “se a empresa gastar R$ 300 mil este ano, esperamos gerar R$ 600 mil em novas receitas.”
O objetivo desse passo é mudar a maneira como enxergar suas despesas. É importante ter em mente que você terá custos na empresa, mas que isso é importante para expandir os negócios – desde que seja muito bem planejado e organizado.
Com isso, você não pensará apenas em quanto pode/deve gastar, mas sim, quanto precisa gastar para atingir seus objetivos.
2. Organize as despesas da empresa
Depois que definir suas expectativas, é hora de construir, de fato, a sua previsão orçamentária. Isso deve começar com a apresentação de todas as despesas atuais da empresa.
Caso utilize alguma ferramenta de contabilidade, essa etapa pode ser rápida. Afinal, pode ser que ela ofereça uma opção de exportar os dados, o que torna o acesso a eles muito mais prático.
É muito importante que se certifique de que todas as despesas estejam organizadas e classificadas corretamente. Algumas das questões a serem verificadas são:
- Departamentos;
- Despesas fixas e variáveis;
- Despesas únicas e recorrentes.
Vamos entender melhor cada uma delas.
Departamento
Fazer a previsão por departamento é algo muito útil para que você possa entender quanto precisa alocar de dinheiro para cada departamento, bem como projetar o quanto eles gastarão.
Despesas fixas e variáveis
Geralmente, é aqui que as pessoas se confundem quando precisam fazer uma previsão de orçamento.
As despesas fixas, como aluguel, por exemplo, são simples de serem analisadas, já que são gastos que ocorrem todos os meses.
Porém, as despesas variáveis, como o custo dos produtos ou serviços, ou softwares que possuem cobranças de acordo com o seu uso, podem ser mais difícil de serem analisadas.
Leia também: Orçamento de TI: como fazer um bom gerenciamento?
Portanto, comece definindo quais despesas podem variar no decorrer do tempo.
Por exemplo: se a sua empresa utiliza uma determinada ferramenta de chat interno, a despesa mensal com ela pode depender de quantos colaboradores você tem. Ou seja, é uma despesa por funcionário.
Dito isso, sempre que contratar um novo colaborador, sua previsão precisa ser atualizada para refletir a alteração nas despesas com a ferramenta.
Despesas únicas e recorrentes
Outra questão importante a considerar são as despesas únicas e as despesas recorrentes. Novamente, é comum que a maioria das despesas recorrentes sejam simples de serem contabilizadas para sua previsão.
Entretanto, a situação é diferente quando se trata de despesas únicas, que podem ocorrer a qualquer momento ao longo do ano. Por exemplo: pode ser que surja a necessidade de realizar um evento para a equipe.
Logo, se esse tipo de coisa pode acontecer, é importante que esteja presente na sua previsão de orçamento para a empresa.
Saiba mais sobre os tipos de despesas: Classificação de Despesas: Confira o guia completo!
3. Defina suas suposições
Todo tipo de previsão é baseada em suposições, portanto, a sua previsão orçamentária não é diferente. Então, existem duas coisas que você precisa supor:
Como é sua previsão de receita?
Mudanças em sua receita podem provocar um grande impacto em seu orçamento. Caso supere suas metas e sua empresa cresça mais rápido do que o esperado, considere aumentar o orçamento.
Por outro lado, se o seu negócio tiver um desempenho inferior, é importante ter em mente que pode precisar diminuir seu orçamento.
Suas despesas mudarão ao longo do ano?
Ferramentas podem ter seus preços alterados. O custo para produção do seu produto pode alterar. A comissão dos seus vendedores pode ser diferente.
Portanto, deixe um espaço em sua previsão orçamentária considerando possíveis alterações que podem acontecer. Porém, tenha atenção: qualquer suposição que você fizer deve ser baseada em dados.
Por exemplo: se você tentar prever o orçamento de anúncios das redes sociais para o próximo ano, todas as suas projeções devem se basear no que foi gasto no período anterior.
Leia também: Despesas Operacionais, Não-Operacionais e Pré-Operacionais
O que queremos dizer é que você não deve pensar apenas no que espera alcançar. É necessário fazer análises para que sua previsão fique o mais alinhada possível do que realmente você gastará.
Existem muitos cenários possíveis que podem acontecer com uma empresa e, por esse motivo, é importante que você crie três diferentes cenários relacionados ao orçamento do seu negócio:
- Cenário base: descreve sua previsão se tudo ocorrer de acordo com o planejado. Suas expectativas de receita são atendidas e não excede o orçamento.
- Cenário positivo: descreve sua previsão se tiver um desempenho superior ao esperado. Por exemplo: um departamento está com um custo muito menor do que foi definido. Com isso, você pode alocar o orçamento para outro departamento.
- Cenário negativo: não pense nisso como algo ruim, mas como uma previsão conservadora. Nesse caso, a receita gerada é menor do que a esperada e você precisa criar um plano de contingência para o orçamento.
4. Mantenha sua previsão de orçamento atualizada
Cada mês que passar, você terá novos dados para basear suas suposições. Por isso, é importante que tenha flexibilidade para atualizar sua previsão e orçamento com base nas novas informações.
Caso esteja acima do orçamento há alguns meses seguidos, este é um sinal de que você deve revisar sua previsão de orçamento para entender o que deu errado.
Estamos falando de algo que não deve ser definido e esquecido. Mensal ou trimestralmente, verifique sua previsão em relação aos dados reais e veja se as informações batem.
Caso existam discrepâncias, identifique quais são as causas disso ocorrer e faça os ajustes necessários.
5.Organize e controle as contas a receber e a pagar
Nesta etapa, você precisa manter um registro preciso de todas as contas a receber e a pagar.
Por isso, é importante categorizar as contas e obrigações financeiras, além de definir prazos claros de pagamento, garantindo que as entradas e saídas de dinheiro sejam devidamente registradas.
Lembre-se que manter essa organização é fundamental para elaborar uma previsão orçamentária precisa, já que esse documento fornece dados claros sobre quando os recursos serão recebidos e gastos.
6. Fique atento ao surgimento de inadimplentes
Outro ponto que merece atenção é com o surgimento de inadimplentes. Dessa forma, é essencial monitorar as contas a receber para identificar os pagamentos em atraso.
Caso os clientes não cumpram seus compromissos de pagamento, é possível que essa situação comprometa a previsão orçamentária da sua companhia.
Por isso, é importante adotar medidas para lidar com inadimplências, como negociações de pagamento, penalidades ou mesmo ações legais.
7.Mantenha uma reserva financeira
Mantenha uma reserva financeira para garantir a segurança da sua companhia em situações adversas, como instabilidade econômica, queda de vendas, etc.
Essa medida ajuda a evitar crises financeiras, mantendo um fluxo de caixa saudável.
8. Utilize um software para auxiliar nesse processo
A tecnologia tem se tornado cada vez mais importante na elaboração de previsões orçamentárias. O uso de software financeiro, por exemplo, pode facilitar o processo, automatizando cálculos complexos e facilitando a análise de dados.
Muitos soluções possuem recursos de geração de relatórios, que simplificam o acompanhamento de resultados.
Previsão Orçamentária na Indústria
A previsão orçamentária na indústria envolve a projeção e o planejamento de receitas, despesas e investimentos específicos para as operações industriais.
Dessa forma, ela possui aspectos específicos que devem ser considerados na previsão orçamentária deste mercado.
Em setores como manufatura pesada, por exemplo, podem ter custos expressivos relacionados à maquinaria, logística e pessoal.
Por outro lado, as indústrias de alta tecnologia podem dar mais foco na pesquisa e desenvolvimento, inovação e despesas com mão de obra altamente qualificada.
Sendo assim, a previsão orçamentária deve ser adaptada a partir das particularidades de cada setor, alinhando-se com as necessidades e desafios específicos do segmento, garantindo que a empresa esteja preparada para atingir seus objetivos financeiros e estratégicos.
Além desses aspectos, ao fazer sua previsão orçamentária, a indústria também deve considerar fatores externos, como tendências de mercado, regulamentações específicas, flutuações na demanda por produtos ou serviços e até mesmo considerações ambientais e de sustentabilidade.
Como analisar a eficácia da previsão orçamentária?
Para analisar a eficácia da previsão orçamentária, você precisará comparar o desempenho real da empresa com o que foi previsto no orçamento.
O primeiro passo é avaliar as principais variações entre os resultados reais e o orçamento, identificando desvios positivos e negativos.
Uma variação positiva significa um desempenho superior ao planejado; por outro lado, uma variação negativa pode indicar problemas operacionais ou estratégicos que devem ser revistos.
Analise também as causas das variações, que podem ser mudanças no mercado, flutuações de custos ou problemas internos.
A partir dessas avaliações, é possível ajustar o seu planejamento, aprimorar a precisão das previsões futuras.
Lembre-se que essa análise serve não é apenas um instrumento de controle, mas uma ferramenta de aprendizado contínuo e melhoria da gestão financeira da companhia.
Agora que você já sabe o que é previsão orçamentária e como fazer, chegou a hora de colocar as nossas dicas em prática para garantir que a sua empresa opere de forma eficiente, rentável e esteja preparada para enfrentar desafios financeiros.
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