OBTs: como usar essas ferramentas na gestão de viagens corporativas?

Descubra como as OBTs podem revolucionar a gestão de viagens corporativas, proporcionando economia, eficiência e controle!
11 de junho de 2024
8 min de leitura

Descubra como as Online Booking Tools (OBTs) revolucionam a gestão de viagens corporativas, automatizando processos, oferecendo controle e proporcionando economia de tempo e recursos. Saiba como escolher a melhor OBT para sua empresa e otimize suas operações de viagem hoje!

No mundo das viagens corporativas, otimização e controle são fundamentais para o sucesso operacional. Uma ferramenta que tem se destacado cada vez mais por sua capacidade de otimizar esses aspectos é a Online Booking Tool (OBT). Com a OBT, as empresas podem reduzir custos, economizar tempo e melhorar a experiência de viagem de seus colaboradores.

Neste artigo, vamos explorar o conceito, o funcionamento, os tipos de OBT, assim como as vantagens de incorporá-lo nas viagens corporativas. Ao utilizar uma OBT, as empresas ganham maior eficiência e controle em suas operações, levando a melhores resultados de negócios.

O que é OBT e para que servem essas ferramentas?

Online Booking Tool (OBT) é um sistema que permite às empresas gerenciar e reservar viagens corporativas de forma centralizada e automatizada. Essas ferramentas são essenciais para otimizar as operações de viagens corporativas e oferecem vários benefícios, incluindo:

  • reserva de passagens aéreas e hotéis;
  • aluguel de carros;
  • controle de despesas;
  • criação de relatórios;
  • automatização dos processos de aprovação de viagens;
  • conformidade com as políticas de viagem da empresa.

Como a OBT funciona na prática?

Servindo como intermediário entre a empresa e os fornecedores de serviços de viagem, a OBT integra diversos sistemas e plataformas para proporcionar uma experiência de reserva simplificada e eficiente. Saiba mais a seguir! 

Automatização

Quando o processo de reserva de viagens corporativas é automatizado, a ferramenta reduz a possibilidade de erros humanos e economiza tempo dos colaboradores. Além disso, permite a configuração de aprovações automáticas, garantindo que todas as reservas estejam em conformidade com as políticas de viagem da empresa, sem a necessidade de intervenções manuais. 

Descubra mais sobre como a automatização de processos pode melhorar a eficiência da sua empresa no nosso artigo: Automatização de processos: como melhorar a eficiência em sua empresa

Gestão de passagens

Ao buscar e comparar as melhores tarifas disponíveis em diferentes plataformas, o sistema assegura que a empresa obtenha as opções mais econômicas e vantajosas. Consolidar todas as reservas em um único local facilita a gestão e o acompanhamento das viagens corporativas.

Geração de relatórios

Os relatórios detalhados gerados pela OBT oferecem insights valiosos para a gestão financeira e operacional, permitindo análises precisas e informadas. Com base nos dados coletados, a plataforma faz análises que ajudam na tomada de decisões estratégicas, identificando tendências e áreas de melhoria.

Além dessas funcionalidades principais, a interface intuitiva da ferramenta torna o processo de reserva acessível a todos os colaboradores, independentemente do nível de experiência tecnológica. Integrado com sistemas de gestão de despesas, ERPs e outras ferramentas corporativas, a OBT garante um fluxo contínuo e eficiente de informações.

As empresas podem ainda personalizar a plataforma de acordo com suas necessidades específicas, ajustando parâmetros como limites de gastos, preferências de viagem e políticas internas.

Quais são os tipos de OBTs para viagens corporativas?

Os sistemas de reserva online integram diversos mecanismos e plataformas, proporcionando uma experiência simplificada e eficiente na reserva de viagens corporativas. Eles atuam como intermediários entre a empresa e os fornecedores de serviços de viagem, oferecendo uma variedade de recursos e funcionalidades para otimizar as operações de viagens corporativas, como veremos a seguir. 

Reserva direta

A reserva direta permite que os colaboradores façam reservas diretamente com os fornecedores, eliminando intermediários. Isso proporciona simplicidade e rapidez no processo, tornando a experiência do usuário mais fácil e garantindo que as reservas sejam confirmadas rapidamente.

Ferramentas de reserva para viagens corporativas

Essas ferramentas são especializadas na gestão de viagens, oferecendo recursos avançados de controle, conformidade e relatórios. Elas garantem que todas as reservas estejam alinhadas com os objetivos e políticas da empresa, permitindo uma análise e otimização eficientes das viagens corporativas.

Agências de viagens online

As agências de viagens online oferecem uma ampla gama de serviços, desde passagens aéreas até pacotes completos. Elas oferecem diversas opções e preços competitivos, frequentemente disponibilizando promoções e descontos atrativos.

Metabuscadores

Os metabuscadores facilitam a comparação de preços entre diferentes fornecedores em um só lugar. Eles permitem uma busca eficiente pelas melhores ofertas no mercado e uma visão mais abrangente das opções de viagem. 

Economia de tempo e recursos financeiros

O uso de uma OBT pode levar a uma economia significativa de tempo e recursos financeiros. Com processos automatizados, as reservas de viagens se tornam mais eficientes, reduzindo o tempo gasto em tarefas administrativas e minimizando erros.

Gestão de tempo e divisão de tarefas

Os sistemas de reserva online permitem uma gestão mais eficaz do tempo e uma melhor distribuição de tarefas. Ao automatizar muitos aspectos do processo de reserva, os colaboradores podem focar em atividades mais estratégicas, aumentando a produtividade.

Autonomia para a equipe de viagem

Com essas ferramentas, a equipe de viagem ganha autonomia para fazer suas próprias reservas, escolhendo opções que melhor se adequem às suas necessidades e preferências, dentro das políticas da empresa.

Política de viagens

Os sistemas de reserva possibilitam a implementação e o cumprimento eficaz das políticas de viagens da empresa, garantindo que todas as reservas estejam alinhadas com os padrões e objetivos organizacionais.

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Métricas e relatórios

As OBTs fornecem métricas detalhadas e relatórios abrangentes sobre as despesas de viagem, permitindo uma análise mais precisa e informada dos gastos e padrões de viagem da empresa.

Agilidade e centralização de dados

Com a centralização de dados proporcionada por esses sistemas, as informações relevantes sobre viagens ficam facilmente acessíveis a todos os envolvidos, promovendo agilidade e eficiência na tomada de decisões.

Como escolher a melhor Online Booking Tool (OBT) para minha empresa?

Escolher a melhor OBT para sua empresa requer uma avaliação cuidadosa. Pensando nisso, trouxemos algumas etapas que vão facilitar esse processo. Confira! 

Passo 1: Avalie as necessidades da sua empresa 

Analise o volume e o tipo de viagens realizadas, assim como as preferências dos viajantes e as políticas de viagem existentes.

Passo 2: Pesquise as opções disponíveis 

Explore diferentes fornecedores de OBT no mercado, avaliando funcionalidades, preços e suporte ao cliente.

Passo 3: Considere a integração 

Verifique se o sistema pode ser integrado com outras ferramentas usadas pela sua empresa, como sistemas de gestão de despesas ou programas de fidelidade.

Passo 4: Avalie a usabilidade 

Teste a interface do usuário para garantir que seja intuitiva e fácil de usar para os colaboradores.

Passo 5: Analise os recursos oferecidos 

Confirme se a OBT oferece funcionalidades essenciais, como reserva de passagens aéreas, hospedagem e aluguel de carros, além de recursos adicionais, como relatórios personalizados e suporte móvel.

Passo 6: Considere o suporte ao cliente 

Certifique-se de que o fornecedor ofereça um bom suporte, com canais de comunicação eficazes e tempos de resposta rápidos.

Passo 7: Faça um teste-piloto 

Antes de tomar uma decisão final, realize um teste-piloto com uma OBT selecionada para avaliar sua eficácia e adequação às necessidades da empresa.

Neste artigo, vimos que ao escolher a melhor ferramenta de reserva online para sua empresa, você está investindo em eficiência, controle e otimização dos processos de viagens corporativas.

Com as funcionalidades certas, esse sistema pode proporcionar economia de tempo e recursos financeiros, melhor gestão de tarefas, autonomia para a equipe de viagem, conformidade com as políticas da empresa, análise detalhada de métricas e relatórios, além de agilidade na centralização de dados. 

Considerando cuidadosamente suas necessidades específicas, pesquisando as opções disponíveis e realizando testes piloto, você garantirá que sua empresa se beneficie ao máximo dessa ferramenta essencial para viagens corporativas.

Agora que você entendeu como escolher a melhor OBT para sua empresa, que tal aprimorar ainda mais seu planejamento financeiro? Baixe nosso material gratuito, o Planejador de orçamento de viagem corporativa, e obtenha detalhes sobre os gastos diários organizados por categorias. Receba previsões de custos, organize as finanças da empresa e gere políticas de reembolso de despesas de forma rápida e eficaz!

Tarina Lemmi
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