O controle de compras é essencial tanto para entender a relação entre os planejamentos e a realidade da companhia quanto para a organização de planos para o futuro.
No entanto, com a centralização de custos não é incomum encontrar os famosos “gastos fantasma”, que constam nas faturas da companhia, mas não se sabe de onde vieram e a que se referem.
Sabendo disso, preparamos aqui um artigo completo, com diversas dicas para você que deseja melhorar o controle de compras na sua empresa.
Desse modo, ficará muito mais fácil entender as suas finanças e ver o seu capital de giro chegar nas alturas. Ficou curioso para saber mais? Então, continue acompanhando e descubra tudo! Boa leitura!
Qual a importância do controle de compras?
De maneira geral, podemos definir o controle de compras como o processo de acompanhar todos os gastos feitos na aquisição de insumos para o funcionamento do negócio, sejam eles diretamente ligados ao processo produtivo ou não.
Normalmente ele é realizado por um setor específico, o setor de compras, que também responde ao departamento financeiro. O setor de compras tem como responsabilidade:
- Selecionar os fornecedores;
- Qualificar os serviços;
- Verificar prazos de vendas;
- Prever preços;
- Realizar negociações;
- Entre outros.
Além disso, também é de responsabilidade da gestão de compras administrar os recursos da empresa de forma eficiente, buscando o equilíbrio entre se manter dentro do orçamento e garantir que a empresa disponha do que for necessário para conseguir atingir suas metas de vendas e crescimento.
Ou seja, principalmente os recursos que têm influência direta sobre os níveis de estoques e o relacionamento com os clientes.
Sendo assim, quando o controle de compras é bem feito, a companhia passa a contar com benefícios como:
- Maior controle entre o orçado x realizado;
- Previsão de custos, facilitando o planejamento financeiro;
- Facilidade e aceleração nos processos do setor financeiro;
- Autonomia entre os setores;
- Visão mais ampla e organizada do capital de giro da companhia.
Como fazer o controle de compras?
Até aqui você já conseguiu perceber que a gestão de compras é mais do que essencial para as empresas que desejam se manter sempre em crescimento. No entanto, também é evidente que essa tarefa pode ser bem difícil, principalmente nas companhias de maior porte.
Por esse motivo, alguns processos podem te ajudar a tornar o seu trabalho mais rápido e eficiente. Confira:
1. Faça um bom planejamento
Cada setor da companhia necessita de compras específicas para executar o seu trabalho. Porém, quando essas necessidades não são detalhadas, pode se tornar bem difícil entender se o valor gasto está adequado ou se existe algum desperdício.
Por esse motivo, é essencial ter um planejamento detalhado, de modo a descrever cada material e o valor correspondente a ele, sabendo o que vai sair do caixa todo mês.
A partir disso fica muito mais fácil visualizar os gastos que estão ultrapassando a cota e aqueles que não foram planejados (orçado x realizado), podendo, em muitos casos, cortar o mal pela raiz.
No entanto, também é importante ter em mente que o custo dos materiais pode variar a cada mês, aumentando, diminuindo e, em alguns casos, precisando ser adquirido somente a cada dois meses, por exemplo.
Sendo assim, nem todos os meses fecharão com o mesmo teto, porém, caso haja uma previsão, pode-se saber antecipadamente quando os valores irão cair ou fecharem mais altos.
2. Analise opções de fornecedores
É possível economizar bastante apenas escolhendo os fornecedores corretos.
Por esse motivo é recomendável estabelecer pesquisas de preço periódicas, de modo a garantir que se está sempre comprando com o menor valor possível — porém, com qualidade.
Outra dica bacana é manter uma boa relação com os fornecedores, conseguindo valores promocionais para compras maiores, por exemplo. Desse modo, ganha-se um desconto bacana e ainda garante-se um bom estoque para o trabalho.
3. Sempre solicite relatórios
Em empresas de maior porte é comum que cada setor tenha um orçamento específico e, muitas vezes, mais autonomia na gestão de suas compras.
No entanto, para que a autonomia se torne um aliado do setor de compras, é necessário definir controles capazes de evitar os chamados gastos fantasmas. Para acabar com esse problema, os relatórios são uma boa pedida.
Com eles pode-se entender exatamente qual custo pertence a cada setor, bem como o porquê deles terem sido feitos em menor ou maior quantidade, facilitando o trabalho do departamento financeiro e a compreensão dos gestores.
4. Conte com a tecnologia
Não é segredo que a digitalização veio para facilitar e automatizar processos, principalmente dentro do ramo empresarial. Com o controle de compras não é diferente.
Existem ferramentas no mercado, como o VExpenses, que auxilia no acompanhamento e controle das despesas da empresa, em tempo real. Além de emitir relatórios gerenciais bastante completos para análises financeiras.
Desse modo, um trabalho que demoraria semanas pode ser feito em menos de um dia e de forma super segura, sem risco de erros.
Como melhorar a gestão de compras da empresa?
Até aqui você já conseguiu perceber que a gestão de compras é mais do que essencial para as empresas que desejam manter seu setor financeiro sempre saudável.
No entanto, é evidente que essa não é uma tarefa fácil, mesmo seguindo todos os processos e acompanhando os relatórios de gestão.
Por esse motivo, algumas dicas podem te ajudar bastante. E uma ótima recomendação é fazer uso de um cartão PJ.
De maneira geral, ele se trata de um cartão pré-pago ou pós-pago, o qual pode ser utilizado por cada setor da companhia, garantindo mais autonomia e agilidade na execução das compras.
No caso, a atribuição de um cartão PJ para cada setor permite mais autonomia para os diferentes departamentos da empresa, e quando se trata de um cartão pré-pago há maior controle do orçamento. Afinal, você pode modificar o teto de gastos conforme sua necessidade.
Além disso, ao buscar por um cartão PJ para te ajudar a melhorar o controle de compras da sua empresa, dê preferência para aqueles que são nativamente integrados a um sistema de gestão de despesas.
Dessa forma, você ganha tempo e praticidade, acompanhando os gastos em tempo real e de forma geral, entendendo o que pertence a cada setor e observado o orçado x realizado o tempo todo.
E, além de otimizar o tempo, esse tipo de ferramenta te permite identificar qualquer problema financeiro com as despesas da empresa e reduzi-los antes do dia de fechamento, por exemplo.
Com isso evita-se prejuízos maiores e garante-se mais transparência em todos os processos de compra executados pela companhia.
A descentralização de gastos como vantagem
Quando se fala em administração de compras, muitas vezes uma das primeiras ideias é a centralização de custos.
Isso porque esse pensamento muitas vezes parece representar praticidade, seguindo pela linha de que se terá somente um relatório e uma fatura para pagar ao fim do mês.
No entanto, a realidade na prática é bem diferente. Ter somente um cartão para gastos gerais gera dependência, lentidão nos processos de compra e uma verdadeira bagunça na hora de entender o extrato geral de gastos.
Por esse motivo, uma das dicas mais bacanas para organizar o controle de compras é descentralizar.
Em outras palavras, ao invés de utilizar somente um cartão, liberar um cartão PJ para cada setor, por exemplo, como comentamos anteriormente.
Com isso proporciona-se autonomia para os gestores, que realizam suas compras de forma independente e evita-se os gastos fantasmas, tendo em vista que ficará muito mais fácil de classificar um custo dentro da fatura que pertence a somente um departamento.
O que gera ganhos em produtividade e também em transparência nos processos. Afinal, no final do mês, o financeiro não precisará ficar se esforçando para descobrir de quem é o gasto e a qual departamento ele deve atribuir o custo.
Ademais, alguns outros benefícios do uso do cartão PJ são:
- Melhora o controle dos gastos/custos para o líder de projeto e gestor de compras, fazendo controle do orçado x realizado em tempo real;
- Melhora o controle dos gastos por departamento e projeto para o financeiro da empresa;
- Facilita a conciliação contábil.
E aí, conseguiu tirar suas dúvidas sobre o controle de compras? Está pronto para implementar esse setor em sua companhia?
Aproveite para explorar nosso blog e encontrar mais conteúdos sobre gestão empresarial e financeira, cheios de dicas para te ajudar a alcançar o sucesso!
