Veja quais são os tipos de políticas de reembolso de despesa corporativas, quais as vantagens de criar uma para sua empresa e como estruturá-la!
O que é uma política de reembolso de despesas?
A política de reembolso da empresa é um conjunto de normas que regulamenta os reembolsos.
Os reembolsos de despesas acontecem quando a empresa deve ressarcir os funcionários por despesas corporativas que eles pagam do próprio bolso.
É obrigação da empresa, perante a lei, arcar com as despesas relacionadas às atividades de trabalho. Confira mais detalhes em reembolso de despesas: você está cumprindo a lei?
A política de reembolso da empresa é responsável por formalizar quais despesas são elegíveis para reembolso, seus valores, como deve ser o processo de prestação de contas de funcionários e outros aspectos importantes para o reembolso das despesas.
Alguns exemplos de despesas corporativas normalmente cobertas por política de reembolso das empresas são passagens aéreas e rodoviárias, quilometragem rodada, hospedagem e alimentação.
Para que a política de reembolso da empresa funcione bem, além de formalizá-la em um documento e divulgá-la, é essencial monitorá-la e integrá-la com o processo de prestação de contas dos funcionários.
Em aplicativos como o VExpenses, voltado para gestão de despesas corporativas, é possível automatizar um workflow completo para a gestão de reembolsos: desde a prestação de contas até a aprovação e baixa de pagamentos.
Por que devo ter uma política de reembolso de despesas na minha empresa?
Primeiramente, a política de reembolso da empresa permite evitar processos trabalhistas. Com a política bem estruturada, a empresa não deixará de cumprir a obrigação de arcar com despesas corporativas.
Em caso de processos trabalhistas, a política de reembolso da empresa e comprovantes de pagamentos, servem como documentos comprobatórios a respeito dos reembolsos.
O acordo apenas por contrato para o reembolso de despesas pode não ser suficiente – já que pode deixar de abordar pontos importantes e não ser atualizado conforme necessário.
A política de reembolso da empresa se aplica a todos os casos, até mesmo naqueles em que os gastos não foram previstos desde a contratação – unificando as regras para reembolso.
A política de reembolso da empresa é importante também para formalizar regras e evitar fraudes e falhas em relação a reembolsos, e também melhora a gestão financeira.
Assim, a política de reembolso da empresa:
- Auxilia na organização e controle financeiro
- Diminui gastos com reembolsos indevidos
- Ajuda a identificar fraudes na prestação de contas
- Facilita o processo de reembolso, otimizando o tempo demandado na prestação de contas e na análise de solicitações de reembolsos
- Evita conflitos na solicitação e aprovação de reembolsos
Além disso, quando bem aplicada, facilita análises financeiras e criação de orçamentos mais próximos da realidade. Também permite que os funcionários planejem melhor as despesas de viagem, para evitar situações inesperadas.
A política de reembolso da empresa também melhora a transparência e confiança entre empresa e colaboradores – aumentando a satisfação no trabalho. Transparência e satisfação, por sua vez, são importantes para reter talentos e gerar maior comprometimento.
Tão importante quanto ter uma política de reembolso na empresa é colocá-la em prática.
O VExpenses, app ideal para gestão de reembolsos, verifica automaticamente se a política de reembolso da empresa está sendo cumprida e emite alertas para os reembolsáveis.
Além disso, o VExpenses possui o módulo Hórus: voltado para a prevenção de fraudes, capaz de identificar lançamento de notas fiscais com itens como bebidas alcóolicas e notas duplicadas.
Com o Hórus do VExpenses é possível evitar os erros e imprecisões da conferência manual de notas fiscais para reembolso.
Quais os tipos de políticas de reembolso de despesas corporativas?
1. Política de reembolso simples
A política de reembolso da empresa pode ser do tipo simples. Nesse caso, é uma política de reembolso com itens básicos para a regulamentação da prestação de contas e reembolso.
A política de reembolso da empresa quando simples, deve definir aspectos como:
- Como deve ser feita a solicitação para reembolso
- Como deve ser realizada a prestação de contas
- Quais comprovantes de despesas são aceitos para solicitação de reembolso
- Quais despesas são reembolsáveis
- Regras relacionadas às despesas mais comuns, como transporte, hospedagem e alimentação
Em relação ao transporte, por exemplo, é interessante definir:
- Regras relacionadas à compra de passagem aérea (como antecedência e teto para reembolso)
- Orientações sobre reembolso e situações para uso de táxis e apps de transporte
- Normas sobre o reembolso de quilometragem rodada
Em relação a outras despesas reembolsáveis, é interessante estabelecer regras relacionadas a hospedagens, por exemplo, se é reembolsável ou não serviço de lavanderia e frigobar.
Tenha atenção ao processo de reembolso. É intuitivo criar uma política de reembolso e definir quais despesas são reembolsáveis. No entanto, se não especificar como deve ser a prestação de contas, quais ferramentas devem ser utilizadas e quais comprovantes são aceitos para reembolso, pouca efetividade tem a política.
Assim, mesmo que a política de reembolso da empresa seja simples, é interessante contar com a tecnologia para que ela seja cumprida.
Com o VExpenses, por exemplo, os funcionários escaneiam comprovantes de despesas e os relatórios são preenchidos automaticamente para a prestação de contas. Após o preenchimento, antes de chegar ao departamento financeiro, já passa por uma revisão automática conforme a política de reembolso definida.
Com a automatização dos relatórios de prestação de contas, os funcionários tendem a ter maior adesão à política de reembolso da empresa.
2. Política de reembolso detalhada
A política de reembolso da empresa pode ser também do tipo detalhada ou completa.
Esse modelo abrange os aspectos básicos da política de reembolso simples e acrescenta outros conforme a necessidade da empresa.
É indicado para empresas em que as viagens e deslocamentos corporativos demandam um controle maior e uniformidade nos processos – como em empresas com equipes externas.
Conforme maior volume de reembolsos solicitados, maior torna-se a dificuldade de analisar essas solicitações caso a caso, por isso, um aprofundamento das regras é importante.
Em uma política de reembolso detalhada, a empresa pode incluir aspectos como:
- Autoridade e responsabilidades dos colaboradores, gestores e de funcionários administrativos em relação às viagens e deslocamentos corporativos
- Regras mais aprofundadas sobre cada tipo de despesa reembolsável e os processos que as envolvem
- Definição de processo de aprovação de despesas antes das viagens, junto às regras de prestação de contas e solicitação de reembolso após a realização das atividades
- Limites de valores para as despesas reembolsáveis, com base em orçamentos e histórico de despesas
- Regras específicas conforme diferentes tipos de viagens/cargos, se for necessário
Ou seja, a política de reembolso da empresa, quando é do tipo detalhada, aprofunda-se nas regras relacionadas ao reembolso conforme as especificidades do negócio.
A vantagem da empresa criar uma política de reembolso detalhada é ter maior previsibilidade de despesas e situações, bem como maior praticidade para lidar com análise e aprovação de reembolsos.
Quando a política de reembolso da empresa é detalhada, a tecnologia também é uma grande aliada.
Quanto maior a necessidade de controle das despesas corporativas, mais essenciais são ferramentas que automatizam os processos burocráticos e fornecem dados inteligentes como o VExpenses.
3. Política de reembolso flexível
Tanto uma política de reembolso simples, quanto detalhada, podem ser flexíveis.
É necessário entender que nem todas as situações são previsíveis. É necessário adaptar as regras de reembolso conforme a realidade da empresa e definir como será avaliado o reembolso em situações de imprevistos.
Mesmo que haja flexibilidade em relação ao reembolso, a empresa precisa ter processos de prestação de contas e reembolso consistentes.
Também nesse aspecto, é de grande valia usar uma ferramenta que estabelece um workflow padronizado para a prestação de contas, como o VExpenses.
Em relação à flexibilidade, é possível que empresas prestadoras de serviços, por exemplo, usem a própria política de reembolso ou então a da empresa contratante (cliente). Nesse caso, é preciso formalizar antes das viagens/deslocamentos quais regras serão seguidas.
Como construir uma política de reembolso de despesas para minha empresa?
Comece refletindo sobre as questões básicas:
- Quais despesas serão reembolsadas para os funcionários?
- Como deve ser feita a solicitação para reembolso?
- Como deve ser realizada a prestação de contas?
- Quais comprovantes de despesas são aceitos para solicitação de reembolso?
- Quais são os prazos para solicitação e pagamento de reembolso?
- Para quais cargos se aplicarão as regras de reembolso? É necessário definir diferentes critérios conforme os cargos ou centros de custo?
Ao refletir sobre essas questões e listar as despesas reembolsáveis com base na lei e na realidade da empresa, um segundo passo é calcular e definir valores para reembolso.
No caso de despesas como alimentação, por exemplo, o valor pode depender do que é estabelecido por convenção coletiva da categoria.
Para reembolso de quilometragem recomendamos calcular uma taxa a ser paga por km rodado, que envolverá despesas como combustível, manutenção e impostos.
Ou seja, a partir da listagem das despesas reembolsáveis em sua empresa, é possível aprofundar-se nos detalhes que a política de reembolso da empresa devem formalizar.
Outro aspecto para considerar na política de reembolso da empresa é a prestação de contas e processo de reembolso.
Para quem, como e em que formato os funcionários prestarão as contas?
É necessário ter pelo menos um modelo de relatório para prestação de contas.
O ideal é contar com uma ferramenta que aprimore esse processo. O VExpenses, por exemplo, tem funcionalidades essenciais para a prestação de contas e reembolsos:
- Acompanhamento de km rodado
- Preenchimento de relatórios automáticos com base no escaneamento de comprovantes fiscais
- Armazenamento em nuvem de comprovantes de despesas
- Workflow da prestação de contas à baixa do pagamento de reembolso
- Alertas anti-fraude conforme a política de reembolso da empresa
- Relatórios inteligentes sobre as despesas corporativas
Na política de reembolso da empresa, liste quais documentos podem ser apresentados para solicitar reembolso.
Vale lembrar que notas fiscais eletrônicas e digitalizadas possuem o mesmo valor que uma nota fiscal física. Assim, o uso de app como o VExpenses, que armazena os comprovantes digitalmente é totalmente válido e ainda evita a perda de comprovantes durante a prestação de contas.
Defina também como será implementada e fiscalizada a política de reembolsos. Quais ferramentas serão adotadas? Como será divulgada? Quais as penalidades para descumprimento da política ou fraudes?
Com base nessas reflexões, você está mais apto para criar a política de reembolso da empresa e ainda pensar em mais detalhes importantes como a elegibilidade da política de reembolso.
Para entender mais e colocar a mão na massa, veja nosso artigo: Criando uma política de reembolso de despesas em 10 passos!
Para dar um passo à frente, conheça também o VExpenses: o app de gestão de reembolsos completo – que permite economizar até 88% no processo de prestação de contas e ainda automatizar as burocracias, para ter tempo para o que mais importa. Experimente gratuitamente!