Entenda o que é a política de reembolso de quilometragem, sua importância para a empresa e como criá-la!
O que é política de reembolso de quilometragem?
A política de reembolso de quilometragem é uma parte da política de reembolso de despesas, que determina as diretrizes para que o colaborador solicite o reembolso das despesas que teve com seu carro próprio durante a realização das atividades profissionais.
A política de reembolso de quilometragem determina:
- Como é feito o cálculo para reembolso de despesas de quilometragem rodada;
- Valor de quilometragem para reembolso;
- Tetos de reembolso;
- Trechos percorridos e situações em que será feito o reembolso;
- Como o reembolso será feito;
- Como devem ser comprovadas as despesas de quilometragem rodada.
Normalmente, as empresas que fazem reembolso de quilometragem determinam um valor que será pago por quilometragem rodada.
Nesse cálculo, é considerado, além do gasto com combustível, outras despesas como depreciação, seguro, limpeza, manutenção e tributos.
O que é política de reembolso de despesas?
A política de reembolsos é um conjunto de normas que regulamenta os reembolsos em determinada empresa.
A política de reembolso de despesas é muito importante para empresas que trabalham com viagens corporativas, vendedores externos, representantes comerciais e outros profissionais que paguem determinadas despesas do trabalho com seu próprio dinheiro, e tenham direito a reembolso por parte da empresa.
É obrigação da empresa, perante a lei, arcar com as despesas relacionadas às atividades de trabalho. Confira mais detalhes reembolso de despesas: você está cumprindo a lei?
Assim, a política de reembolso de despesas define quais despesas são elegíveis para reembolso, seus valores, como deve ser o processo de prestação de contas de funcionários e outros aspectos importantes para o reembolso das despesas.
Qual a importância de ter uma política de reembolso de quilometragem?
O reembolso de despesas de trabalho não é só uma questão de ressarcir justamente os funcionários que realizam despesas corporativas com seu próprio dinheiro.
Esse tema envolve também a legislação trabalhista e as finanças do negócio.
Um dos principais pontos de importância da política de reembolso de quilometragem é ser utilizada para evitar processos trabalhistas.
Afinal, com a política de reembolso bem estruturada, a empresa não deixará de cumprir com a obrigação de arcar com as despesas corporativas.
Em caso de processos trabalhistas, com o processo de reembolso consolidado e a política de reembolsos, a empresa estará preparada com documentos comprobatórios a respeito dos reembolsos.
A política de reembolso de quilometragem é importante também para formalizar regras e evitar fraudes e falhas em relação à prestação de contas de despesas de quilometragem.
A política de reembolso de quilometragem também auxilia na organização da gestão financeira, facilitando processos de reembolso, bem como dando suporte a auditorias.
Além disso, quando bem aplicada, facilita análises financeiras e a criação de orçamentos mais próximos da realidade.
A política de reembolso de quilometragem também é importante para melhorar a transparência e confiança na relação entre a empresa e os colaboradores – melhorando a satisfação no trabalho.
Ou seja, se em sua empresa os funcionários realizam atividades e viagens corporativas com carro próprio é importante criar uma política de reembolso de quilometragem.
É também necessário ter uma política de reembolso de quilometragem em um cenário no qual os veículos são da empresa, mas algumas das despesas para o deslocamento corporativo é paga pelos funcionários.
Veja a seguir mais detalhes!
Como definir as despesas no reembolso de quilometragem?
Uma das principais questões à qual você deve se atentar ao elaborar a sua política de reembolso de quilometragem é que tanto para a definição das despesas reembolsáveis, quanto para o cálculo do valor do custo da quilometragem, devem ser considerados outros gastos que não apenas o com combustível. Isto porque o deslocamento com veículo inclui também outras despesas.
Algumas despesas que normalmente compõe o cálculo para reembolso de despesas de quilometragem são:
- Seguro do veículo;
- Tributos do veículo (IPVA e DPVAT);
- Depreciação;
- Limpeza;
- Manutenção;
- Combustível.
Você pode conferir quais despesas devem ser consideradas e como realizar esse cálculo em mais detalhes no nosso artigo “O que é km rodado e como calcular o custo para reembolso?”.
Na política de reembolso de quilometragem também é importante definir também quais trechos percorridos e atividades realizadas são válidos para reembolso de quilometragem.
Alguns exemplos de situações que devem ser cobertas pela política de reembolso de quilometragem são:
- Deslocamentos incluídos em rotas de vendas;
- Deslocamento para atender clientes e retorno à empresa;
- Deslocamento para aeroporto para viagens corporativas;
- Deslocamentos para compra de materiais e equipamentos para a empresa.
Ou seja, deve ser reembolsada a quilometragem percorrida para atividades e viagens de trabalho.
Outro ponto de atenção fundamental para a política de reembolso de quilometragem, é a determinação dos tipos de situações em que não há reembolso. Alguns exemplos:
- Deslocamento de casa para o trabalho e do trabalho para casa;
- Deslocamentos para lazer durante viagens corporativas;
- Deslocamento para almoçar fora do trabalho, sem que o almoço envolva atividade corporativa.
Parece redundante, mas é importante lembrar que: no caso do uso de veículo próprio para atividades corporativas, o veículo é também usado em situações pessoais.
Por isso, o cálculo do custo de reembolso deve considerar proporcionalmente a quilometragem rodada a trabalho para reembolsar despesas como seguro, depreciação, manutenção e tributos.
É importante que a empresa incentive a boa manutenção dos veículos e o pagamento adequado de seguro e tributos – para que haja segurança nas viagens corporativas e para que se evite gastos imprevistos com multas e mau funcionamento.
Na política de reembolso de quilometragem também é essencial estabelecer o prazo para reembolso conforme a solicitação.
É responsabilidade dos funcionários a prestação de contas e solicitação de reembolso. No entanto, a empresa deve definir como será esse processo em sua política de reembolso de quilometragem.
A falta de padronização no processo de prestação de contas dificulta a rotina dos viajantes corporativos e do departamento financeiro. Por isso, é ideal contar pelo menos com modelos de relatórios/planilhas padronizados.
Veja nossa planilha gratuita para calcular o custo do km rodado para reembolso!
Plataformas como o VExpenses podem melhorar muito o processo de reembolso, reduzindo custos do processo e melhorando a gestão de tempo. O software possui vantagens como:
- Acompanhamento de trajetos via GPS, registrando relatórios para solicitação de reembolso, facilitando o cálculo de quilometragem para reembolso;
- Possibilidade de registrar trajetos frequentes para facilitar a solicitação de reembolso;
- Permite que a empresa registre o valor pago por km rodado, calculando o valor para reembolso dos trajetos registrados;
- Estabelece teto de valor de reembolso conforme definido pela empresa;
- Fornece relatórios inteligentes sobre as despesas corporativas para o departamento financeiro
Como criar uma política de quilometragem para sua empresa?
Para criar uma política de reembolso quilometragem para sua empresa é necessário abordar os assuntos essenciais para esse tipo de reembolso.
Veja quais são as informações básicas para criar sua política de reembolsos.
1. Valor de quilometragem para reembolso e como é feito o cálculo
Como vimos, é necessário definir qual é o custo do km rodado para facilitar o cálculo de valor para reembolso e ressarcir corretamente as despesas.
Para isso, você deve selecionar as despesas que serão reembolsadas e levar em consideração também os modelos de veículos.
A padronização de modelos de veículo para uso corporativo é importante para a gestão de despesas de reembolso – isso porque o tipo do veículo influencia no consumo de combustível e também no tipo de combustível consumido.
No cálculo do custo da quilometragem para reembolso, é importante considerar também as outras despesas como vimos acima.
Ou seja, em sua política de reembolso de despesas é necessário definir qual é o valor reembolsado por quilometragem rodada. É necessário também mostrar como é feito o cálculo, para ser transparente e formalizado.
Há empresas que definem um teto de reembolso de quilometragem. No entanto, este deve ser condizente com a realidade, para que não haja problemas trabalhistas.
O cálculo do valor de uma taxa para reembolso por quilometragem rodada é mais eficaz e evita abusos tanto por parte da empresa, quanto por parte dos funcionários. Por isso, sugerimos que você confira nossos materiais de reembolso de km rodado antes de fazer esse cálculo!
2. Como o funcionário deve prestar contas e solicitar reembolso
É interessante colocar em sua política de reembolso de quilometragem também como será o processo de prestação de contas e de solicitação de reembolso.
Nesse sentido, defina um modelo de relatório/planilha ou um aplicativo de gestão de reembolso para a prestação de contas.
Caso opte por um processo usando planilhas, defina também por onde e para quem os relatórios devem ser enviados e quais comprovantes devem ser anexados ou entregues.
O uso de aplicativo para a prestação de contas e gestão de reembolsos, como o VExpenses, é uma forma de otimizar os processos e o cumprimento da política de reembolso de quilometragem.
Além das funções voltadas para monitoramento de km rodado e reembolso de quilometragem, o app também automatiza a prestação de contas de outros tipos de despesas como hospedagem e alimentação – bastante comuns em viagens corporativas – preenchendo relatórios automáticos por meio da leitura de notas fiscais.
Nesta etapa da política de reembolso de quilometragem defina também quais são os prazos para a prestação de contas e qual é o prazo para reembolso.
Defina também como será a forma de pagamento do reembolso.
Crie um fluxograma para facilitar a compreensão do processo, que também pode ajudá-los a enxergar otimizações no fluxo de prestação de contas e reembolso.
Otimizando a política de reembolso de quilometragem
A política de reembolso de quilometragem deve ser revisada com certa periodicidade, em vista dos ajustes de preços de combustíveis e outras despesas – que podem influenciar o cálculo do valor de quilometragem para reembolso.
Além de criá-la, é necessário divulgá-la para os funcionários e garantir o seu cumprimento.
Processos mais simples podem ampliar a adesão às políticas de reembolso – já que os funcionários terão praticidade para seguir as regras.
Por isso, avalie a adoção de uma ferramenta voltada para a gestão de reembolso como o VExpenses – que pode reduzir os custos de prestação de contas, gerando também economia financeira.
Fale com um de nossos especialistas e veja como podemos facilitar esse processo dentro da sua empresa!
Confira outras dicas importantes sobre o tema em nosso guia completo de reembolso de quilometragem!
