A variação cambial trata-se de uma taxa que representa a relação de uma moeda em comparação com a outra. Por exemplo: o valor do dólar em relação ao real. Entenda como ela influencia nos gastos com viagens a trabalho.
Em empresas onde as viagens corporativas são frequentes, a equipe financeira precisa se preocupar com diversos fatores para fazer uma boa gestão dos custos. Por exemplo, o acompanhamento da variação cambial pode ter um grande impacto nos gastos.
Vivemos em um mundo globalizado que está cada vez mais conectado. Com isso, é possível ter mais relações internacionais entre os países com diferentes moedas. A grande questão é que a variação de câmbio é algo extremamente importante para a economia, já que afeta a relação entre países, bem como o valor da moeda.
Portanto, quem faz a gestão de custos com viagem internacional a trabalho precisa saber o máximo possível sobre esse assunto.
Neste artigo, falaremos sobre o que é variação cambial e como ela pode impactar as empresas quando se trata de viagens. Continue a leitura e confira!
O que é Variação Cambial?
A primeira coisa importante a saber sobre as variações cambiais é que cada país tem o seu próprio regime cambial. Dependendo disso, o câmbio pode não sofrer alterações ou pode flutuar.
No Brasil, lidamos com o câmbio flutuante. Entretanto, podem ocorrer intervenções do Banco Central. Dito isso, a variação cambial é a mudança de valor entre moedas. Por exemplo, existe variação do câmbio de dólar em relação ao real.
Logo, a variação pode ocorrer por diferentes fatores, como:
- Oferta e demanda de moeda estrangeira – flutuações do mercado;
- Por conta de variações da inflação entre o real e a moeda estrangeira.
Como funciona a Variação Cambial?
Para entender como funcionam as variações cambiais, é necessário saber que existem ponderações relacionadas a essa questão da economia. Além disso, é importante compreender sua relação com o balanço de pagamentos – medição mensal do saldo das transações realizadas no Brasil com outros países.
Por esse motivo, a taxa de câmbio – em um câmbio flutuante – aumenta ou diminui. Consequentemente, existe uma preocupação do mercado para que a oferta e demanda pela moeda estrangeira seja igualada.
Portanto, quando ocorre um déficit no balanço de pagamentos – sai mais dólar do que entra no Brasil –, passa a existir uma necessidade de dólar adicional. Isto é, tem um aumento da demanda pela moeda no país.
Com isso, ocorre uma desvalorização do real o que, consequentemente, provoca o aumento da taxa de câmbio.
Quando acontece o oposto, ou seja, entra mais dólar do que sai do país, ocorre uma maior oferta da moeda (dólar) no Brasil. Assim, gera-se a valorização do real, reduzindo a taxa de câmbio.
Quais os tipos de variação cambial?
Outra questão importante a compreender é que existem diferentes tipos de variação de câmbio. Entenda a seguir quais são elas.
Variações ativas
A variação cambial ativa trata-se do ganho de câmbio. Em outras palavras, é quando acontece o aumento dos valores dos direitos ou a redução dos valores das obrigações.
Variações passivas
Quando se trata de variações passivas, são as perdas de câmbio. Ou seja, quando acontece a redução dos valores dos direitos e o aumento dos valores das obrigações.
Regime de caixa
No regime de caixa, a contabilização e apuração dos impostos sobre o fato gerador considera o momento em que a entrada ou a retina da finança acontece. Ou seja, quando ocorre o pagamento do bem ou da prestação de serviço.
Regime de competência
Neste regime, a apuração ou contabilização dos impostos sobre a apuração em questão considera a data em que aconteceu o fato. Isso quer dizer que considera o dia em que aconteceu a venda ou a prestação do serviço, e não importa o dia em que o pagamento será feito.
Como calcular a variação cambial?
Embora a definição e o funcionamento da variação de câmbio sejam mais complicados de entender, seu cálculo não é difícil de ser feito.
Se você tem interesse em saber como calcular a variação cambial, saiba que basta fazer a conversão de moedas.
Por exemplo, vamos supor que o dólar está valendo R$ 5. Logo, $1 vale R$ 5.
Portanto, são necessários R$ 5 para ter o equivalente a $ 1. Fazer esse cálculo é extremamente útil quando se trata de viagens internacionais. Afinal, é a partir dele que é possível saber quanto é necessário ter em reais para converter para dólar.
Como contabilizar a variação cambial nos reembolsos de despesas?
Quando se trata de contabilizar a variação cambial nos reembolsos de despesas com viagens, a primeira coisa importante a fazer é realizar um bom planejamento.
Sim, antes mesmo da viagem acontecer é importante que o departamento financeiro tenha ciência dos possíveis custos que serão gerados.
É praticamente impossível calcular com exatidão quais serão os gastos de uma viagem. Entretanto, um orçamento ajudará a dar uma estimativa das despesas. Com isso, é possível decidir qual o momento certo e a quantidade ideal de dinheiro que deve ser cambiado.
Além disso, também é importante para decidir qual será o formato de moeda escolhido para as despesas. Ou seja, se será dinheiro em espécie ou cartão de crédito.
Entender e definir todas essas questões é essencial para que, depois da viagem, ocorra uma melhor contabilização de tudo o que foi gasto. Outra questão importante é ter uma política de reembolso muito bem definida para evitar problemas.
Caso o colaborador receba um adiantamento na moeda estrangeira, é necessário que o orçamento tenha os valores convertidos em reais, de acordo com a cotação vigente na data que a troca foi feita.
Porém, se a viagem for totalmente reembolsada no retorno da viagem, é importante que o colaborador tenha comprovantes de quando a troca de moeda ocorreu. Além disso, se os custos forem em cartão de crédito, é necessário lembrar que existe a taxa de IOF.
Leia também: Política de viagem corporativa: entenda como criar a sua
Como inserir regras de variação cambial na política de reembolso?
Todas as empresas com a necessidade de realizar viagens corporativas precisam ter uma política de viagens bem estabelecida. Quando se trata de viagens internacionais, é necessário ter ainda mais atenção, já que elas são mais longas e as variações cambiais têm grande impacto nos seus custos finais.
Além de especificar as regras de reembolso para os custos que podem acontecer em uma viagem para fora do Brasil – como a compra de chip de telefonia móvel –, também é essencial deixar claro as questões sobre a troca de moeda.
Inclua questões sobre o uso de cartão corporativo, de crédito e a taxa de IOF, adiantamento na moeda exterior e comprovantes para transações de câmbio, por exemplo. Vale destacar que existem algumas opções de cartões de crédito PJ que oferecem diversas vantagens para as empresas.
Tenha em mente que o colaborador precisa ter muito claro como funciona a questão de variação de câmbio em viagens e como funciona o reembolso para seus gastos.
Afinal, não é um assunto simples de entender na teoria, já que envolve muitas questões. Se necessário, antes do profissional realizar a viagem, marque uma reunião com ele para deixar mais claro como funcionará o processo de reembolso.
Agora que você entendeu o que é variação cambial, que tal continuar aprendendo? Confira nosso conteúdo sobre custo de viagem: saiba prever variação cambial em viagens corporativas!