Variação cambial: como gerir em viagens internacionais a trabalho?

A variação cambial é a oscilação de valores das moedas, quando comparadas. Acesse para saber mais sobre o que é e como isso funciona.
22 de dezembro de 2022
7 min de leitura

A variação cambial trata-se de uma taxa que representa a relação de uma moeda em comparação com a outra. Por exemplo: o valor do dólar em relação ao real. Entenda como ela influencia nos gastos com viagens a trabalho. 

Em empresas onde as viagens corporativas são frequentes, a equipe financeira precisa se preocupar com diversos fatores para fazer uma boa gestão dos custos. Por exemplo, o acompanhamento da variação cambial pode ter um grande impacto nos gastos. 

Vivemos em um mundo globalizado que está cada vez mais conectado. Com isso, é possível ter mais relações internacionais entre os países com diferentes moedas. A grande questão é que a variação de câmbio é algo extremamente importante para a economia, já que afeta a relação entre países, bem como o valor da moeda. 

Portanto, quem faz a gestão de custos com viagem internacional a trabalho precisa saber o máximo possível sobre esse assunto. 

Neste artigo, falaremos sobre o que é variação cambial e como ela pode impactar as empresas quando se trata de viagens. Continue a leitura e confira! 

O que é Variação Cambial?

A primeira coisa importante a saber sobre as variações cambiais é que cada país tem o seu próprio regime cambial. Dependendo disso, o câmbio pode não sofrer alterações ou pode flutuar. 

No Brasil, lidamos com o câmbio flutuante. Entretanto, podem ocorrer intervenções do Banco Central. Dito isso, a variação cambial é a mudança de valor entre moedas. Por exemplo, existe variação do câmbio de dólar em relação ao real. 

Logo, a variação pode ocorrer por diferentes fatores, como:

  • Oferta e demanda de moeda estrangeira – flutuações do mercado;
  • Por conta de variações da inflação entre o real e a moeda estrangeira. 

Como funciona a Variação Cambial?

Para entender como funcionam as variações cambiais, é necessário saber que existem ponderações relacionadas a essa questão da economia. Além disso, é importante compreender sua relação com o balanço de pagamentos – medição mensal do saldo das transações realizadas no Brasil com outros países. 

Por esse motivo, a taxa de câmbio – em um câmbio flutuante – aumenta ou diminui. Consequentemente, existe uma preocupação do mercado para que a oferta e demanda pela moeda estrangeira seja igualada. 

Portanto, quando ocorre um déficit no balanço de pagamentos – sai mais dólar do que entra no Brasil –, passa a existir uma necessidade de dólar adicional. Isto é, tem um aumento da demanda pela moeda no país. 

Com isso, ocorre uma desvalorização do real o que, consequentemente, provoca o aumento da taxa de câmbio. 

Quando acontece o oposto, ou seja, entra mais dólar do que sai do país, ocorre uma maior oferta da moeda (dólar) no Brasil. Assim, gera-se a valorização do real, reduzindo a taxa de câmbio. 

Quais os tipos de variação cambial?

Outra questão importante a compreender é que existem diferentes tipos de variação de câmbio. Entenda a seguir quais são elas. 

Variações ativas 

A variação cambial ativa trata-se do ganho de câmbio. Em outras palavras, é quando acontece o aumento dos valores dos direitos ou a redução dos valores das obrigações. 

Variações passivas

Quando se trata de variações passivas, são as perdas de câmbio. Ou seja, quando acontece a redução dos valores dos direitos e o aumento dos valores das obrigações. 

Regime de caixa

No regime de caixa, a contabilização e apuração dos impostos sobre o fato gerador considera o momento em que a entrada ou a retina da finança acontece. Ou seja, quando ocorre o pagamento do bem ou da prestação de serviço. 

Regime de competência

Neste regime, a apuração ou contabilização dos impostos sobre a apuração em questão considera a data em que aconteceu o fato. Isso quer dizer que considera o dia em que aconteceu a venda ou a prestação do serviço, e não importa o dia em que o pagamento será feito. 

Como calcular a variação cambial?

Embora a definição e o funcionamento da variação de câmbio sejam mais complicados de entender, seu cálculo não é difícil de ser feito. 

Se você tem interesse em saber como calcular a variação cambial, saiba que basta fazer a conversão de moedas. 

Por exemplo, vamos supor que o dólar está valendo R$ 5. Logo, $1 vale R$ 5. 

Portanto, são necessários R$ 5 para ter o equivalente a $ 1. Fazer esse cálculo é extremamente útil quando se trata de viagens internacionais. Afinal, é a partir dele que é possível saber quanto é necessário ter em reais para converter para dólar. 

Como contabilizar a variação cambial nos reembolsos de despesas?

Quando se trata de contabilizar a variação cambial nos reembolsos de despesas com viagens, a primeira coisa importante a fazer é realizar um bom planejamento. 

Sim, antes mesmo da viagem acontecer é importante que o departamento financeiro tenha ciência dos possíveis custos que serão gerados. 

É praticamente impossível calcular com exatidão quais serão os gastos de uma viagem. Entretanto, um orçamento ajudará a dar uma estimativa das despesas. Com isso, é possível decidir qual o momento certo e a quantidade ideal de dinheiro que deve ser cambiado. 

Além disso, também é importante para decidir qual será o formato de moeda escolhido para as despesas. Ou seja, se será dinheiro em espécie ou cartão de crédito. 

Entender e definir todas essas questões é essencial para que, depois da viagem, ocorra uma melhor contabilização de tudo o que foi gasto. Outra questão importante é ter uma política de reembolso muito bem definida para evitar problemas. 

Caso o colaborador receba um adiantamento na moeda estrangeira, é necessário que o orçamento tenha os valores convertidos em reais, de acordo com a cotação vigente na data que a troca foi feita. 

Porém, se a viagem for totalmente reembolsada no retorno da viagem, é importante que o colaborador tenha comprovantes de quando a troca de moeda ocorreu. Além disso, se os custos forem em cartão de crédito, é necessário lembrar que existe a taxa de IOF

Leia também: Política de viagem corporativa: entenda como criar a sua

Como inserir regras de variação cambial na política de reembolso? 

Todas as empresas com a necessidade de realizar viagens corporativas precisam ter uma política de viagens bem estabelecida. Quando se trata de viagens internacionais, é necessário ter ainda mais atenção, já que elas são mais longas e as variações cambiais têm grande impacto nos seus custos finais. 

Além de especificar as regras de reembolso para os custos que podem acontecer em uma viagem para fora do Brasil – como a compra de chip de telefonia móvel –, também é essencial deixar claro as questões sobre a troca de moeda. 

Inclua questões sobre o uso de cartão corporativo, de crédito e a taxa de IOF, adiantamento na moeda exterior e comprovantes para transações de câmbio, por exemplo. Vale destacar que existem algumas opções de cartões de crédito PJ que oferecem diversas vantagens para as empresas. 

Tenha em mente que o colaborador precisa ter muito claro como funciona a questão de variação de câmbio em viagens e como funciona o reembolso para seus gastos. 

Afinal, não é um assunto simples de entender na teoria, já que envolve muitas questões. Se necessário, antes do profissional realizar a viagem, marque uma reunião com ele para deixar mais claro como funcionará o processo de reembolso. 

Agora que você entendeu o que é variação cambial, que tal continuar aprendendo? Confira nosso conteúdo sobre custo de viagem: saiba prever variação cambial em viagens corporativas

Tarina Lemmi
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