As viagens corporativas são um excelente recurso de crescimento para diversos tipos de empresa e correspondem a mais de 70% dos deslocamentos turísticos no Brasil. Entretanto, o gerenciamento de viagens corporativas não é uma tarefa tão simples, visto que alguns erros são frequentemente cometidos na hora de programá-las, gerando prejuízos financeiros, perdas e atrasos nos negócios da empresa, além de desgastes físicos e emocionais para os funcionários.
Para evitar que isso aconteça, é fundamental que você esteja ciente dos erros mais comuns durante o gerenciamento de viagens corporativas. Quer saber que erros são esses? Então, continue a leitura do nosso artigo e aprenda a organizar as viagens dos seus funcionários sem dores de cabeça. Confira!
Falta de planejamento
O planejamento é um ponto crucial para qualquer atividade exercida por uma empresa. Entretanto, por incrível que pareça, ele é a fonte de um dos erros mais comuns na gestão das viagens corporativas, provocando gastos desnecessários.
Devido à falta de planejamento prévio, as passagens são frequentemente compradas em cima da hora e, como consequência, por preços mais altos. Da mesma forma, a hospedagem é geralmente reservada na última hora e, muitas vezes, sobram apenas os quartos ou os hotéis mais caros, principalmente quando está acontecendo algum evento empresarial na cidade de destino.
Para evitar esse tipo de erro, é fundamental que você faça um bom planejamento: agende com antecedência todas as viagens que ocorrerão durante o ano, informe-se sobre os locais de destino, buscando os hotéis com um melhor custo-benefício e estabeleça prazos para a compra das passagens.
Políticas extremamente restritivas ou muito liberais
Estabelecer políticas muito restritivas para a programação das viagens corporativas pode causar um impacto negativo nos custos ou no bem-estar dos seus colaboradores. Colocar, por exemplo, um número muito reduzido de opções de hospedagem, de empresas aéreas ou de restaurantes acaba por não cobrir todas as necessidades do seu funcionário ou todas as demandas que o destino ou o estilo da viagem exigem.
Por outro lado, políticas excessivamente liberais, com uma margem muito grande de gastos ou sem nenhum tipo de restrições, acabam gerando custos extras para a empresa e encarecendo as viagens realizadas pelos seus colaboradores.
Procure um equilíbrio ao estabelecer as políticas de gestão de viagens corporativas, tentando cobrir todas as necessidades que poderão ser exigidas pelo funcionário e, ao mesmo tempo, colocando um limite de gastos para cada viagem.
Não adquirir um seguro de viagem
A todo momento, situações inesperadas acontecem. Qualquer funcionário está sujeito a um acidente, a passar mal ou a ter qualquer outro tipo de imprevisto durante a viagem. Assim, é essencial que ele disponha de um bom seguro para arcar com eventuais emergências médicas.
Nessas situações, os seguros protegem a saúde dos seus colaboradores e ainda evitam despesas muito altas com o atendimento médico exigido pelo momento. Portanto, contrate uma boa seguradora, levando em consideração tanto a qualidade quando os valores dos planos que ela oferece.
Como a tecnologia pode evitar erros no gerenciamento de viagens corporativas?
A tecnologia é uma grande aliada na gestão de viagens empresariais. O Vexpenses, aplicativo específico para essa tarefa, possui diversas funções que auxiliam em uma organização mais assertiva. Nesse aplicativo, você pode construir relatórios, efetuar a aprovação e o pagamento das despesas da viagem.
Outra grande vantagem do Vexpenses é que ele pode ser facilmente utilizado e acessado através de dispositivos móveis, como os celulares e os tablets. Além disso, o app está disponível para Android e para iOS.
Agora que já conhece os erros mais comuns na gestão de viagens corporativas, você certamente saberá como preveni-los e evitará custos extras para a sua empresa. Quer se preparar um pouco melhor para a gestão se suas viagens? Então, confira 5 dicas ao escolher hotéis em viagens corporativas.
