Gestão inclui obter, organizar e controlar recursos para a realização de uma atividade, a fim de cumprir um objetivo.
Nesse sentido, a gestão de viagens é importante para viabilizar, otimizar e controlar a realização das viagens corporativas.
A gestão de viagens é essencial para negócios em que as viagens corporativas são frequentes – tais como os negócios B2B, em que as viagens B2B são importantes para relacionamento, negociação e vendas.
Para que você entenda mais sobre os principais conceitos de gestão de viagens B2B, fizemos este artigo para sanar as principais dúvidas do assunto. Acompanhe até o fim!
O que faz e qual a importância de uma gestão de viagens para a empresa?
A gestão de viagem fica responsável por atividades desde aprovar orçamentos de viagens corporativas até fiscalizar o cumprimento das políticas internas de viagem.
A importância da gestão de viagens é garantir que as viagens corporativas sejam realizadas para cumprir os objetivos da empresa, dentro do orçamento estipulado – minimizando riscos e imprevistos.
Algumas atividades essenciais são:
- Elaborar e fiscalizar políticas de viagens
- Planejar as viagens corporativas e definir seus orçamentos
- Reunir recursos necessários para as viagens, como passagens, reservas em hotéis, ingressos em eventos corporativos, entre outros
- Controlar parcerias com fornecedores, como hotéis e postos de combustíveis
A gestão pode ser feita internamente ou terceirizada através de empresas específicas, como as TMCs, que se responsabilizam por todos os processos, grandes ou pequenos, da viagem empresarial.
Abaixo vamos ver os 16 principais termos usados em gestão de viagens B2B e dicas de como organizar a gestão de viagens na sua empresa. Confira!
16 principais termos de gestão de viagens corporativas
1. B2B
B2B significa business to business – caracterizando negócios e soluções de empresas voltados para outras empresas.
Por exemplo, B2B viagens seriam viagens corporativas realizadas para relacionamento com outras empresas – sejam fornecedores ou clientes.
Por exemplo, uma fintech voltada para soluções empresariais como aplicativo de gestão de despesas e cartões corporativos, como o VExpenses, é um tipo de negócio B2B.
2. TMC
O que significa a sigla TMC?
TMC é a abreviação de Travel Management Companies – que são agências de gerenciamento de viagens.
As TMCs possuem serviços e utilidades um pouco diferentes de uma agência de viagens comum.
As TMCs são agências totalmente especializadas em viagens corporativas – como B2B viagens. Ou seja, são agências de viagens que trabalham apenas com viagens feitas por colaboradores em nome de determinada empresa.
Nesse sentido, a sua principal função é facilitar viagens corporativas, ajudar a empresa em deslocamentos de funcionários e proporcionar ao colaborador mais segurança e bem-estar.
Além de saber o que significa TMC, é interessante conhecer as vantagens das TMCs e como escolher uma agência de viagens B2B.
3. B2C
B2C significa business to consumer – ou seja, são negócios e soluções voltados para consumidores finais, como é o caso de lojas de varejo, bares e restaurantes, por exemplo.
4. Check in
Check in ou check-in é o processo de confirmação de entrada, comum em aeroportos, hotéis, hostels e eventos.
Nos hotéis e hostels, o check in é normalmente realizado na chegada à hospedagem, onde você fornece seus dados e recebe a chave do seu quarto ou apartamento.
Nos aeroportos, o check in é o ato de confirmar presença para o voo, onde você recebe o seu cartão de embarque. O check in é obrigatório para que você consiga embarcar.
Veja dicas para realizar check in online em voos e hotéis!
5. Check out
O check out refere-se ao processo de saída de voos, hospedagens e eventos – sendo o processo complementar ao check in.
Veja mais detalhes e dicas no guia check in e check out online: guia rápido para o viajante corporativo
6. OTA
OTA é a abreviatura de Online Travel Agency – que significa agência de viagens online.
É um tipo de agência que visa modernizar e tornar mais prática a possibilidade de comprar pacotes e passagens e reservar hotéis, por meio da internet.
7. OBT
O OBT (Online Booking Tool) é uma junção de ferramentas 100% online para a gestão de viagens. Pode ser essencial para a gestão de viagens B2B.
Ou seja, ele funciona como um facilitador de viagens B2B e auxilia em algumas tarefas burocráticas, tais como:
- Comparação de voos ou transporte rodoviário;
- Reserva de hotéis (avalia os preços e benefícios);
- Compra de passagens aéreas;
- Acompanhamento em tempo real da localização do colaborador viajante;
- Criação e confirmação de reservas de hospedagem.
8. Selfbooking
Sefbooking é a prática de fazer pesquisas e reservas de passagens, hospedagens e locação de veículos de maneira individual, sem o auxílio de uma agência de gestão de viagens.
No caso de viagens B2B, é uma prática comum em empresas que realizam a gestão de viagens internamente – sem terceirizar essa atividade.
9. GDS
GDS significa Global Distribuition System.
São sistemas que centralizam e armazenam dados integrados entre agências de viagens, companhias aéreas, locadoras de veículos e hotéis – permitindo realização, alterações e cancelamento de reservas.
São bastante utilizados por agências de viagens B2B e companhias aéreas.
10. IATA
IATA é a abreviação de Internacional Air Transport Association – que é a Associação Internacional de Transporte Aéreo.
11. ATP
ATP (Average Ticket Price) é um termo comum na linguagem das viagens B2B.
Significa preço médio de passagens – sendo utilizado em relatórios e orçamentos de viagens corporativas.
12. Reembolso de despesas
A empresa é responsável por arcar com as despesas necessárias para que o funcionário possa exercer as atividades para as quais foi designado. Conforme previsto por lei.
O significado de reembolso de despesas é a prática de devolução de dinheiro ao viajante corporativo – referente a gastos que ele teve nas viagens B2B.
Confira nosso guia completo sobre reembolso de despesas.
O reembolso de despesas costuma ser feito após a prestação de contas sobre a viagem.
No VExpenses, por exemplo, o colaborador tira fotos dos comprovantes de despesas de viagens B2B e o app preenche automaticamente um relatório de despesas para reembolso.
13. Km rodado
Km rodado é a expressão usada para referir a quilometragem percorrida em uma viagem.
Nas viagens B2B, é comum que haja deslocamento com veículo próprio, onde o km rodado é essencial para o cálculo do custo da viagem.
O reembolso de km rodado é uma prática utilizada para ressarcir os gastos que os funcionários têm com o deslocamento a trabalho, usando veículo próprio. Veja nosso guia completo sobre reembolso de km.
No VExpenses, por exemplo, o acompanhamento de km rodado é integrado ao aplicativo – facilitando o cálculo e reembolso de km rodado.
14. Bleisure
A expressão bleisure surgiu da junção de business (negócios) com leisure (lazer). Representa a combinação das viagens corporativas com lazer.
15. Turismo corporativo
Também conhecido como turismo de negócios, o turismo corporativo, por definição, envolve viagens e deslocamentos realizados com o objetivo de gerar ou fomentar negócios.
Como, por exemplo, treinamentos, workshops, reuniões comerciais, férias, entre outros eventos.
Um dos objetivos dessas viagens é tornar a empresa ainda mais conhecida, fazer contato com parceiros e clientes, aumentar o portfólio, fazer networking e capacitação de funcionários.
16. Seguro viagem
O seguro viagem tem como objetivo garantir indenização no caso de ocorrência dos riscos cobertos pelo seguro durante a viagem, conforme as condições estabelecidas em contrato.
Como organizar a gestão de viagens corporativas da empresa?
Veja a seguir dicas para melhorar a organização de gestão de viagens B2B na empresa!
1. Estruture a gestão de viagens corporativas
Para uma boa gestão, é necessário ter processos e atividades definidas e também responsáveis por eles.
Veja mais dicas em Gestão de viagens corporativas: o que é e qual sua importância.
2. Calcule os custos das viagens
Durante o cálculo do custo, será feito um levantamento de todos os recursos necessários para as viagens B2B – essencial para otimizar e economizar.
Veja como calcular custo de viagem corporativa!
3. Crie uma política de reembolso de despesas
A política de reembolso de despesas tem como objetivo estabelecer alguns pontos como:
- Quais despesas são reembolsáveis aos funcionários
- Como é calculado o valor que será reembolsado
- Como o processo de reembolso ocorrerá
- Quais procedimentos e regras devem ser respeitados por parte dos funcionários e da empresa para que o reembolso ocorra.
Nas viagens B2B, é essencial ter uma política de reembolso de despesas.
Confira uma ferramenta gratuita do VExpenses para te ajudar a formalizar a política de reembolso de despesas: acesse o Criador de Política de Reembolso de Despesas.
4. Faça gestão das despesas de viagens
Dedicar atenção às despesas de viagens é essencial para garantir a viabilidade das viagens B2B.
Veja 5 dicas para melhorar a gestão das despesas de viagens!
5. Use um app para prestação de contas em viagens B2B
A prestação de contas é essencial para garantir que os recursos estão sendo usados devidamente nas viagens B2B.
Para que o viajante corporativo e os gestores de viagens não percam tempo com relatórios manuais e despadronizados – e nem corram o risco de perder os comprovantes fiscais de despesas – use um aplicativo de gestão de despesas.
O VExpenses, por exemplo, é um app de gestão de despesas corporativas, que permite reduzir gastos com prestação de contas em até 88%.
O VExpenses possui funcionalidades desde o preenchimento automático de relatórios de despesas e monitoramento de km rodado à elaboração de relatórios inteligentes.
