Cartão corporativo para viagens: como funciona? Confira!

O cartão corporativo para viagens é um meio de pagamento fornecido pela empresa para que os colaboradores cubram diretamente as despesas de deslocamentos a trabalho, como passagens, hospedagem, alimentação e transporte, sem a necessidade de usar dinheiro próprio e solicitar reembolso depois.

Gerenciar as despesas de viagens corporativas pode ser um desafio para qualquer empresa. Processos burocráticos, falta de controle sobre os gastos e reembolsos demorados são apenas algumas das dificuldades enfrentadas. É nesse contexto que o cartão corporativo para viagens pode ser a solução ideal.

Com ele, os colaboradores podem pagar despesas sem a necessidade de usar recursos próprios e aguardar reembolsos. Para a empresa, isso significa mais transparência, praticidade e um fluxo financeiro mais organizado. 

Mas, afinal, como esse cartão funciona? Quais são suas vantagens e como escolher a melhor opção para a sua empresa?

Neste artigo, explicamos tudo o que você precisa saber sobre o cartão corporativo para viagens e como ele pode facilitar — e muito —  a gestão de viagens do seu negócio.

Continue com a gente e boa leitura! 

Como funciona o cartão corporativo?

O cartão corporativo é um meio de pagamento empresarial utilizado exclusivamente para cobrir despesas relacionadas às atividades profissionais de uma empresa. Diferentemente dos cartões de crédito tradicionais, ele é emitido em nome da organização e pode ser configurado com limites personalizados, categorias de uso restritas e regras específicas de aprovação.

Seu principal benefício é proporcionar mais controle e transparência nos gastos corporativos, eliminando a necessidade de reembolsos demorados e facilitando a gestão financeira. 

Com um cartão corporativo, a empresa pode acompanhar as transações em tempo real, definir políticas de uso e integrar os dados diretamente ao sistema contábil, garantindo maior eficiência no fechamento financeiro.

Além disso, existem diferentes tipos de cartões corporativos disponíveis, como pré-pagos, de crédito e vinculados a contas empresariais. Cada um atende a necessidades específicas, permitindo que a empresa escolha a opção mais adequada para seu fluxo de caixa e processos internos.

Vejamos, a seguir, um breve exemplo prático de como funciona o cartão corporativo. 

Imagine que um gerente comercial precisa viajar para fechar um contrato com um novo cliente. Durante a viagem, ele deve pagar passagens aéreas, hospedagem e alimentação. 

Com um cartão corporativo, ele pode efetuar esses pagamentos diretamente, sem a necessidade de usar recursos próprios ou solicitar reembolso posteriormente. 

A empresa pode acompanhar os gastos em tempo real e garantir que tudo esteja dentro do orçamento planejado.

Leia também: Nota de débito: guia completo + planilha gratuita para emissão.

O que pode ser comprado com o cartão corporativo?

O cartão corporativo pode ser utilizado para diversas despesas relacionadas ao funcionamento da empresa, desde viagens até compras operacionais. Ele facilita os pagamentos, reduz a burocracia e aumenta a transparência financeira. 

Confira abaixo algumas das principais categorias de gastos com o cartão corporativo e empresarial.

• Passagens aéreas e transporte: passagens de avião, trem ou ônibus, além de aplicativos de transporte e aluguel de veículos.
• Hospedagem e acomodações: reservas de hotéis, aluguel de curta temporada e diárias corporativas.
• Alimentação: refeições em restaurantes, delivery e compras em supermercados durante deslocamentos.
• Materiais de trabalho: suprimentos para eventos, papelaria, notebooks e equipamentos necessários para atividades profissionais.
• Pagamentos de serviços e taxas: assinaturas de softwares, inscrições em conferências e treinamentos, além de serviços administrativos essenciais.

Qual é o limite de um cartão corporativo?

O limite de um cartão corporativo varia conforme a política financeira da empresa e o tipo de contrato firmado com a instituição financeira ou operadora do cartão. 

Ele pode ser definido com base em diferentes critérios, como mostraremos a seguir. 

1. Política interna da empresa

Cada organização pode estabelecer limites personalizados para diferentes colaboradores ou setores, considerando fatores como:

• cargo e nível de responsabilidade do usuário;
• tipo de despesa autorizada;
• orçamento disponível para cada área ou projeto.

2. Acordo com o emissor do cartão

Os bancos ou fintechs que oferecem cartões corporativos analisam aspectos como:

• faturamento e histórico financeiro da empresa;
• relacionamento bancário e garantias oferecidas;
• necessidade de ajuste do limite conforme o uso.

3. Modalidades do cartão

Dependendo do tipo de cartão corporativo adotado, os limites podem ser diferentes:

• cartão pré-pago: o limite é definido pelo saldo carregado pela empresa.
• cartão com fatura mensal: há um teto de gastos pré-aprovado pela operadora.
• cartão com limite flexível: algumas instituições oferecem ajustes dinâmicos conforme a necessidade da empresa.

Aqui, destacamos o cartão corporativo pré-pago como uma ótima opção para empresas que querem mais controle sem complicações. Isso porque ele funciona de maneira bem simples e prática: a empresa adiciona um saldo previamente definido no cartão e os colaboradores podem usá-lo dentro desse limite para pagar despesas corporativas. 

Diferentemente de um cartão de crédito tradicional, ele não gera fatura no fim do mês e não permite gastos além do valor carregado, o que dá mais previsibilidade e controle sobre o orçamento.

Como escolher o melhor cartão corporativo para viagens?

Ao selecionar um cartão corporativo para viagens, também chamado de cartão de viagem corporativo, é importante considerar alguns critérios para garantir que ele atenda às necessidades da empresa:

1. tipo de cartão — avalie se um cartão pré-pago, de crédito ou vinculado a uma conta corporativa é a melhor opção para seu modelo de negócio.
2. limites e regras de uso — escolha um cartão que permita personalizar limites por colaborador e categoria de gasto.
3. integração com sistemas financeiros — verifique se o cartão pode ser integrado ao software de gestão financeira da empresa.
4. funcionalidades adicionais — alguns cartões oferecem vantagens como cashback, relatórios detalhados e suporte especializado.
5. cobertura internacional — se a empresa realiza viagens ao exterior, é essencial garantir que o cartão seja aceito globalmente.

A solução completa da VExpenses para sua empresa

Seja para viagens corporativas ou para a gestão financeira do dia a dia, a VExpenses oferece soluções sob medida. Confira!

Cartão corporativo VExpenses 

O Cartão VExpenses é ideal para despesas individuais do colaborador em viagens a trabalho, visita a clientes e outras atividades corporativas. Com os Cartões VExpenses, garantimos para a sua empresa:

• gestão centralizada de despesas e visão clara de pendências;
• controle em tempo real do que está sendo gasto, além de relatórios variados;
• limite flexível — no nosso cartão corporativo para uso individual, a empresa decide previamente quanto o colaborador poderá utilizar;
• sem faturas para pagar e sem surpresas de gastos que fogem do orçamento.

Confira ainda outras vantagens do Cartão VExpenses!

• Aceitação global — realize compras no Brasil e no exterior, incluindo pagamentos em moedas estrangeiras.
• Segurança garantida — nosso cartão conta com certificação PCI-DSS, garantindo proteção máxima para os dados financeiros da sua empresa.
• Integração com sistemas financeiros — os dados são registrados automaticamente, eliminando a necessidade de conciliação manual e reduzindo erros contábeis.
• Facilidade para os colaboradores — dispensa reembolsos demorados e burocráticos, otimizando a experiência dos funcionários.

Como uma plataforma all-in-one de gestão de viagens corporativas, também disponibilizamos, além do Cartão VExpenses, o nosso Cartão Viagens — este exclusivo para pagamentos online de reservas realizadas na nossa plataforma. Ele gera um novo número a cada transação, garantindo mais segurança e eliminando a necessidade de múltiplas fontes de dados.

Quer conhecer melhor as nossas soluções? Assista a uma demonstração 100% gratuita e confira todas as vantagens dos Cartões VExpenses!