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Comunicado interno: como divulgar sua mensagem com êxito

5 minutos de leitura

A comunicação organizacional é um dos elementos do planejamento estratégico com grande potencial de vantagem competitiva. Por esse motivo, despriorizá-la em meio às rotinas da empresa pode significar uma grande ameaça ao sucesso do seu negócio. Adotar a prática do comunicado interno é a tática mais simples e eficaz para evitar esse risco.

Porém, para que cumpra com o seu papel de forma eficiente, o comunicado interno não pode ser feito de qualquer jeito. Pelo contrário, ele deve contar com uma estratégia na qual possa se apoiar.

Traçar um objetivo, identificar a melhor maneira de comunicar a mensagem, o meio de divulgação certo, são alguns dos cuidados necessários para que a sua mensagem seja transmitida com sucesso.

Se você tem dúvidas ou quer aprender um pouco mais sobre quando ou como fazer um comunicado por escrito, temos aqui algumas dicas importantes para montar seu modelo de comunicado interno. Confira e começa a aplicá-las imediatamente!

Afinal, qual a importância do comunicado interno para a comunicação organizacional?

Um erro cometido por muitos gestores é não levar em consideração a relevância da comunicação interna a ponto de trabalhá-la efetivamente.

A falta de sintonia e alinhamento estratégico entre funcionários, gerentes e líderes da organização diminui, e muito, a eficiência dos processos e das rotinas, prejudicando diretamente os resultados da empresa.

Quando isso acontece, o resultado, claro, não é nada positivo. Essa é uma das formas na qual a comunicação interna falha acaba impactando de maneira bastante negativa o desenvolvimento da empresa, representando uma barreira para o sucesso do negócio.

O fortalecimento do vínculo e a aproximação da equipe são uns dos principais fatores que fazem do comunicado interno uma estratégia empresarial importantíssima e vital para o crescimento de qualquer companhia.

Essa é uma ponte direta entre gestor e colaboradores, que envolve muito mais que conteúdos esporádicos. A comunicação interna é, na verdade, um alinhamento que promove o bem-estar geral, aumentando a força de trabalho da equipe.

Além disso, em tempos de crise e situações emergenciais imprevistas, prezar por uma comunicação interna bem estabelecida pode ser o diferencial que fará sua empresa sobreviver sem sofrer grandes impactos, especialmente sobre a produtividade da equipe.

Quando fazer um comunicado interno?

Dentre os diversos objetivos do comunicado interno, destacamos abaixo alguns momentos mais corriqueiros e que exigem o diálogo entre a empresa e o funcionário:

  • mudança no quadro de funcionários;
  • informações sobre os benefícios corporativos para funcionários;
  • reconhecimento dos resultados dos colaboradores;
  • reforço da cultura organizacional;
  • mudanças internas na empresa, seja nos processos ou na gestão;
  • aviso de eventos;
  • informativos de desempenho da empresa ou do setor;
  • aviso de férias coletivas;
  • diretrizes de uma nova rotina emergencial, como no caso dos home offices durante a pandemia de COVID-19 (coronavírus)

Ter o hábito de envolver os funcionários nos acontecimentos, processos e estratégias da empresa gera muitos ganhos positivos, entre eles: satisfação, engajamento, aumento da produtividade, autonomia e melhor comportamento dos funcionários.

Qual formato de comunicado interno utilizar?

É notório como as opções digitais ganharam força e representatividade no nosso dia a dia. Utilizamos o meio virtual para fazer quase tudo e cada vez mais pessoas estão conectadas.

Por isso, muitas empresas optam por fazer seus comunicados aos funcionários utilizando canais digitais.

Entretanto, apesar da agilidade e da melhor interatividade que esse meio proporciona, escolher entre o meio digital ou o impresso é uma decisão que depende de fatores particulares da sua organização. Entre eles está a cultura interna da empresa, o perfil dos funcionários e o objetivo de cada comunicado.

Para muitas empresas o tradicional jornal mural é um modelo de comunicação interna obsoleto. Já para outras é a opção mais eficiente, com melhor resultado e engajamento.

Veja algumas opções de canais de comunicação para transmitir comunicados internos:

  • face a face;
  • E-mail corporativo ou newsletter digital;
  • mural impresso ou jornal mural;
  • Tv corporativa;
  • intranet ou portal corporativo;
  • jornais e revistas impressas;
  • rede social corporativa;
  • aplicativos.

É importante olhar para dentro e entender o que funciona para a sua empresa, independente do que seja tendência no mercado empresarial. Não existe uma regra definitiva e cada companhia deve adotar o seu próprio modelo para que consiga atingir todos os colaboradores.

Uma dica para encontrar o melhor meio de divulgação para o seu comunicado é perguntar diretamente para os colaboradores a opinião deles, afinal eles são o público que você procura atingir. Qual o meio que eles acessam mais durante o dia? Qual seria o melhor canal para transmitir um comunicado importante na opinião deles?

Mais do que informar, o comunicado aos funcionários de uma empresa tem o propósito de reforçar a Cultura Organizacional de transparência, cooperação e coparticipação.

Quais elementos um comunicado interno eficiente deve conter?

Você abre qualquer e-mail ou lê qualquer papel escrito no mural? Não! Portanto é essencial que o comunicado interno seja atrativo e relevante para o colaborador.

Para a mensagem chegar ao destinatário e causar os efeitos desejados, não adianta escrever correndo e no improviso. Essa é uma tarefa que deve ser planejada e ter objetivos bem definidos, levando em conta os seguintes elementos:

Assunto principal

Esse é o primeiro elemento que deve ser pensado e o que vai ditar toda a dinâmica do seu comunicado interno. Principalmente se o informe for passado de forma verbal pelo líder do setor, por meio impresso ou digital. 

Portanto, antes de qualquer coisa pense bem em qual assunto será tratado e use-o como a espinha dorsal do seu discurso. 

Ou seja, a estratégia de apoio ao seu comunicado deve sempre partir do assunto principal do comunicado. É ele quem irá moldar todas os elemento do comunicado, como o tom do discurso.

Uma dica importante neste momento é sempre escolher apenas um assunto para embasar sua estratégia de comunicação. Caso você tenha mais de um assunto para tratar dentro de um mesmo comunicado, procure fazê-los como ramificações do assunto principal. 

Encontre uma ligação entre os assuntos para conseguir explorá-los de forma fluida dentro de um mesmo comunicado. Assim, você não compromete o entendimento do seu informativo por excesso de informação.

Linguagem adequada ao formato e à situação

Para que não haja ruídos ou má interpretação da mensagem, aplicar a linguagem adequada em cada modelo de comunicado é de extrema importância. E a escolha do tom depende de fatores como a cultura organizacional da empresa, o assunto a ser abordado, o objetivo da circular interna e seu público alvo.

Um convite para um happy hour não pode, nunca, ser comunicado com a mesma linguagem de um comunicado de reunião extraordinária, por exemplo.

Sua empresa pode até trabalhar com um pré-modelo de informativo, mas cada caso é um caso. E é essencial que a equipe responsável pelo endomarketing da empresa observe as particularidades de cada situação e desenvolva comunicados eficientes e objetivos, que ganhem a atenção e engajamento da equipe.

Quando o comunicado interno é feito um para um, como um e-mail corporativo, por exemplo, é importante seguir uma estrutura e um tom mais pessoal. 

Quando o funcionário consegue perceber que a conversa é com ele e não com o todo, o comunicado interno ganha eficiência e cumpre melhor seu propósito.

Essa estrutura deve conter: nome do destinatario, assunto, corpo da mensagem e finalização com a assinatura do profissional que está enviando o comunicado e o seu cargo.

Objetividade sempre

Objetividade é fundamental em qualquer tipo de comunicação, para um comunicado aos colaboradores da sua empresa não seria diferente.

Mensagens prolixas, com termos difíceis ou que tem muito rodeio dificilmente serão, de fato, eficazes. Portanto, quanto mais a comunicação é clara e objetiva, mais fácil é o entendimento e memorização do conteúdo comunicado.

Uma dica é se, na comunicação escrita, for necessário transmitir uma mensagem muito longa ou com detalhes, prefira repassá-la utilizando tópicos. Assim a leitura fica mais dinâmica e o leitor consegue assimilar melhor o conteúdo.

Quando o comunicado interno é digital, outra possibilidade é escrever uma mensagem mais resumida e anexar links ou arquivos à mensagem. Dessa forma, quem tiver interesse em se aprofundar no assunto poderá ter acesso à informação mais completa. 

Enviar uma circular interna aos funcionários é uma tarefa que parece bem simples. E realmente não é um bicho de 7 cabeças, mas é uma responsabilidade que exige muito tato e sensibilidade para elaborar uma mensagem que não seja mal entendida.

Se você ainda se sente inseguro em como fazer um comunicado, nossa dica é treinar bastante. Escreva alguns comunicados e mostre para algum colega de sua confiança. Peça que ele explique o que entendeu e se a mensagem ficou bem clara.

E se tiver mais alguma dúvida sobre a elaboração de um comunicado interno pode deixar aqui nos comentários que te ajudaremos!

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