Fechamento de mês: o que é, como fazer + planilhas gratuitas

O fechamento de mês é o processo contábil e financeiro realizado no final de cada mês para consolidar todas as transações da empresa, garantindo que receitas, despesas, impostos e demais movimentações estejam corretas e registradas. 

O fechamento de mês é um período de alta demanda para departamentos contábeis e financeiros — e sabemos que não se trata de uma tarefa fácil. 

Para facilitar o processo de fechamento mensal, investir em planejamento ao longo do mês é uma excelente estratégia.

Neste texto, vamos trazer o passo a passo para se preparar e não se esquecer de nada no fechamento de mês. 

Veja quais são os documentos essenciais e as dicas mais importantes para facilitar esse processo na gestão financeira — e ainda tenha acesso a planilhas gratuitas para otimizar a sua rotina. 

Aproveite a leitura!

O que é fechamento de mês?

O fechamento de mês é o processo contábil e financeiro realizado pelas empresas no final de cada mês para consolidar todas as transações financeiras, verificar a saúde financeira do negócio e garantir que os registros estejam corretos e atualizados.

Confira as principais etapas envolvidas!

• Conferência de receitas e despesas — verificação de todas as entradas e saídas financeiras, garantindo que os valores registrados estejam corretos.
• Lançamento e classificação de transações — categorização de receitas, despesas, impostos e demais movimentações no sistema contábil.
• Conciliação bancária — comparação entre os extratos bancários e os registros financeiros da empresa para garantir que não há divergências.
• Análise de contas a pagar e a receber — revisão das contas que precisam ser quitadas e dos valores que a empresa ainda tem a receber.
• Apuração de impostos e obrigações fiscais — cálculo dos tributos devidos e preparação para o pagamento dentro dos prazos legais.
• Geração de relatórios financeiros — produção de documentos que ajudam na tomada de decisão, como DRE, balanço patrimonial e fluxo de caixa.
• Análise de indicadores financeiros — avaliação de métricas como liquidez, rentabilidade e endividamento para entender a performance do mês.

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Em que dia acontece o fechamento do mês?

O fechamento do mês geralmente acontece nos primeiros dias do mês seguinte, dependendo da política e da estrutura de cada empresa. O mais comum é que ele ocorra entre os dias 1 e 5 do mês seguinte para garantir que todas as transações do período anterior tenham sido registradas corretamente.

Lembrando que alguns fatores podem influenciar a data do fechamento, como:

1. porte e complexidade da empresa — empresas maiores ou com muitas transações podem precisar de mais tempo para consolidar os dados;
2. processos internos — algumas empresas adotam prazos mais curtos para maior agilidade na gestão financeira;
3. exigências contábeis e fiscais — o fechamento precisa considerar prazos de pagamento de impostos e obrigações legais;
4. integração de sistemas — negócios que usam softwares de gestão conseguem acelerar o fechamento, reduzindo o tempo necessário para conferências manuais.

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Como fazer um fechamento de mês?

Como o fechamento mensal se trata de um processo bastante detalhado e crítico para a saúde financeira da empresa, é preciso garantir que nada seja esquecido.

Para isso, separamos uma lista de passos essenciais para te ajudar a se preparar para o fechamento mensal da sua empresa. Confira a seguir!

1.   Defina os responsáveis e participantes do fechamento do mês

Antes de chegar a época do fechamento mensal, a empresa deve definir quem são os participantes do processo. 

Normalmente, o fechamento de mês gera um aumento no volume de trabalho, uma vez que precisa ocorrer paralelamente às demais atividades. 

Assim, a definição dos responsáveis ajuda a organizar melhor os procedimentos e facilita a elaboração de um cronograma das atividades e entregas.

2.   Faça cronograma e alinhamento sobre o fechamento de mês

É essencial definir prazos para as entregas de documentos e relatórios relacionados ao fechamento do mês.

Também não é incomum que o fechamento demande cumprimento de horas extras, por exemplo. 

Nesse caso, os responsáveis e participantes devem ser conscientizados sobre as atividades prioritárias, as demandas, os prazos e a necessidade de trabalhar horas extras.

Para que o fechamento do mês não prejudique a entrega de outras atividades, essas etapas de planejamento e alinhamento são essenciais. 

3.   Garanta o alinhamento entre o setor financeiro e a contabilidade

Muitas empresas contratam um escritório de contabilidade externo à organização. Como o fechamento de mês é um processo tanto contábil quanto financeiro, é importante alinhar com o fornecedor todos documentos necessários a serem entregues para o fechamento contábil. 

Uma coisa é certa: é essencial garantir a integração entre os dois protagonistas do fechamento de mês: o setor de contabilidade e o setor financeiro. 

4.   Defina os itens que serão apurados, atividades e documentos necessários

A contabilidade tem uma lista do que deve ser apurado no fechamento de mês conforme as obrigações contábeis, como lançamento de impostos, cálculos de folha de pagamento, elaboração de holerites e elaboração de livros obrigatórios. 

O departamento financeiro, como já dissemos anteriormente, tem a responsabilidade de reunir todos os documentos necessários para a contabilidade, ou seja, os comprovantes das movimentações ao longo do mês. 

Vale lembrar que essas movimentações podem ser fiscais, contábeis/financeiras e trabalhistas. 

Em relação às movimentações trabalhistas, alguns exemplos de documentos essenciais são: 

• recibos de pagamentos de salários;
• férias;
• vale-transporte e pró-labore; 
• recibos de pagamentos a autônomos; 
• recibos de pagamento de rescisões;
• atestados médicos de funcionários;
• guia de impostos e contribuições como INSS, FGTS e sindical. 

Já para a apuração das movimentações fiscais, os documentos essenciais são:

• notas fiscais de todos os tipos (de prestação e contratação de serviços, de compras de bens, saída e entrada de produtos, de concessionárias de telefonia e energia elétrica e outras), sejam elas físicas, digitalizadas ou eletrônicas.
  Ou seja, notas fiscais que comprovem a saída e entrada de todos os produtos e serviços; 
• comprovantes de pagamento de todos os impostos referente ao regime da empresa.

Por fim, os documentos necessários para comprovar as movimentações contábeis/financeiras são: 

• extratos de todos os tipos: de contas bancárias, de cartões de crédito, de aplicações, de empréstimos e outros;
• comprovantes diversos de despesas e receitas;
• recibos e contratos como aluguel, contratos a pagar, honorários e outros.

Além da coleta e entrega de documentos, o departamento de finanças faz o fechamento de mês financeiro, o que inclui atividades como:

• fechamento de caixa;
• conciliação bancária;
• análise de contas a receber e a pagar;
• pagamentos;
• conferência de entradas e saídas não identificadas;
• levantamento de adiantamentos recebidos e levantamento de despesas antecipadas. 

O fechamento de mês financeiro também pode incluir um processo de análise estratégica — ou seja, a comparação de receitas e despesas com as projeções e outros tipos de análises que forem pertinentes, como:

• análise de despesas por centros de custo;
• receita por projeto;
• viabilidade dos projetos;
• necessidade de atualização de projeções, etc.

De qualquer maneira, é ideal que o departamento financeiro faça uma lista dos itens que serão apurados, atividades envolvidas e relatórios que serão entregues, conforme a necessidade do negócio. 

Para essa listagem, lembre-se de levar em conta ativos, passivos, receitas, despesas e bens patrimoniais. 

Não se esqueça de manter também o controle de estoque atualizado no fechamento de mês, pois ele afeta diretamente os demonstrativos financeiros, além de ser essencial para as análises voltadas para o planejamento de vendas/comercial. 

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5.   Acompanhe o fechamento na prática e busque sempre melhorar o processo

Definidos os participantes e suas responsabilidades, o cronograma, os itens que serão apurados, os documentos necessários e os relatórios que serão entregues, a empresa vai estar pronta para o fechamento mensal, certo? Talvez não. 

Na verdade, além do planejamento e da execução das atividades de fechamento de mês, para que a empresa esteja plenamente pronta é necessário acompanhá-lo e atualizá-lo com boas práticas que vão facilitar cada vez mais esse processo.

E é justamente sobre isso que falaremos no tópico a seguir. Continue a leitura! 

Boas práticas para o fechamento de mês na sua empresa

Como vimos até aqui, o fechamento de mês é uma etapa essencial para manter a saúde financeira da sua empresa e garantir que todas as movimentações estejam corretas e organizadas. 

No entanto, esse processo pode se tornar trabalhoso e gerar erros se não houver um acompanhamento adequado ao longo do período.

Para evitar problemas e tornar o fechamento mais eficiente, algumas boas práticas garantem precisão e agilidade na conferência dos dados. 

Confira as melhores estratégias para adotar na sua empresa!

1.   Faça movimentações financeiras diariamente

Não deixe acumular movimentações financeiras. O volume de movimentações e a demora para processar informações podem gerar falhas no controle do fluxo de caixa e lacunas nas informações posteriormente.

2.   Realize conciliação bancária diariamente e mantenha o fluxo de caixa atualizado

Cruzar as movimentações financeiras diariamente e manter o fluxo de caixa e os seus sistemas financeiros/contábeis atualizados evita a perda de informações e a sobrecarga no fechamento do mês. 

3.   Registre detalhes sobre todas as entradas e saídas

Padronize categorias de gastos e especifique todas as informações necessárias sobre as entradas e saídas, independentemente do valor. 

Isso ajuda tanto no fechamento do mês quanto no acompanhamento em tempo real das entradas e saídas para planejamento e tomada de decisão. 

4.   Exija, forneça e armazene corretamente as notas fiscais

As notas fiscais são essenciais para o fechamento de mês contábil. Forneça e exija notas que comprovem as entradas e saídas de produtos e serviços. 

Não se esqueça de armazená-las corretamente para não correr o risco de perder as notas fiscais.

O ideal é contar com sistemas inteligentes que digitalizam e agrupam notas fiscais de despesas dos funcionários, eliminando a necessidade de notas fiscais em papel. 

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5.   Invista na organização de documentos

São muitos os comprovantes e documentos necessários para fechar o mês. Logo, o ideal é armazená-los de maneira organizada assim que receber. 

Se você ainda não organiza esses documentos, é interessante investir um tempo para encontrar uma forma eficaz de fazer isso, como por data e categoria. 

Que tal usar as categorias de movimentações que listamos acima, por exemplo? Para diminuir o caos no fechamento do mês, a organização deve ser um hábito. 

6.   Extraia dados valiosos do fechamento de mês para planejar o futuro

O fechamento de mês não deve ajudar apenas na sobrevivência da empresa, mas também no crescimento. 

Aproveite as nossas dicas de boas práticas de fechamento de mês para ganhar tempo para atividades de planejamento, análise e otimização. São poucas as empresas que entendem o poder de análise dos seus números contábeis e financeiros. 

7.   Use softwares que auxiliem no controle financeiro

O fechamento de mês envolve muitas burocracias, e diversas etapas podem ser automatizadas com o auxílio de softwares. 

Por exemplo, aplicativos de contabilidade que auxiliam no fluxo de informações e obrigações contábeis, sistemas de automação de cobranças e envio de nota fiscal, pagamentos e fluxo de caixa e plataformas complestas de gestão de despesas corporativas. 

As soluções tecnológicas possibilitam alocar mais tempo em atividades estratégicas como planejamento e análise. 

Afinal, para que serve o fechamento de mês se não sobra tempo para converter essas informações em melhorias e economia nos próximos meses? A verdade é que você pode levar a sua gestão financeira a um novo nível com a tecnologia certa. 

Aproveite as planilhas que mencionamos ao longo do texto e baixe também o nosso e-book gratuito com as principais tendências tecnológicas para o financeiro. Nele, você vai conhecer as soluções que podem transformar o seu dia a dia!