O fechamento de mês é um período de alta demanda para departamentos contábeis e financeiros, ao mesmo tempo que não é uma tarefa fácil. Porém, investir em planejamento e boas práticas ao longo do mês, é uma boa estratégia que facilita o processo de fechamento mensal.
Veja a seguir o passo a passo que montamos para te ajudar a se preparar e não esquecer de nada no fechamento de mês, quais os documentos essenciais e as dicas mais importantes para facilitar e tirar proveito desse processo para a sua gestão financeira!
O que é fechamento de mês?
O fechamento de mês é um processo em que há a apuração de movimentações contábeis e financeiras, fiscais e trabalhistas ocorridas na empresa no período mensal anterior.
Ou seja, o fechamento do mês ocorre logo após o encerramento do mês e normalmente, envolve a contabilidade e o setor financeiro da empresa.
Outras áreas como gestão de pessoas/RH e área operacional podem participar também das atividades de fechamento, mas em grande parte o trabalho é orquestrado pela contabilidade e setor financeiro.
É uma rotina contábil obrigatória para diversas empresas, mas também é importantíssima para análise, controle e projeções da gestão financeira do negócio.
Além disso, é com base nos fechamentos mensais que são elaborados os planejamentos estratégicos de um negócio.
Como fazer um fechamento de mês?
Como o fechamento mensal se trata de um processo bastante detalhado e crítico para a saúde financeira da empresa, é preciso garantir que nada esteja sendo esquecido.
Para isso, separamos uma lista de passos essenciais para te ajudar a se preparar para fazer o fechamento mensal da sua empresa!
1. Defina os responsáveis e participantes do fechamento do mês
O primeiro passo começa antes mesmo do dia do fechamento de mês.
Antes de chegar a época do fechamento mensal, a empresa deve definir quem são os responsáveis e os participantes do processo.
Normalmente, o fechamento de mês gera um aumento no volume de trabalho, uma vez que esse processo precisa ocorrer paralelamente às demais atividades.
Assim, a definição dos responsáveis e participantes ajuda a organizar melhor os procedimentos e facilita a elaboração de um cronograma das atividades e entregas.
2. Faça cronograma e alinhamento sobre o fechamento de mês
É essencial definir prazos para as entregas de documentos e relatórios relacionados ao fechamento do mês.
Também não é incomum que o fechamento de mês demande cumprimento de horas extras, por exemplo.
Nesse caso, os responsáveis e participantes devem ser conscientizados sobre as atividades prioritárias, as demandas, os prazos e a necessidade de trabalhar horas extras.
Para que a entrega de outras atividades e o fechamento do mês não prejudique um ao outro, essas etapas de planejamento e alinhamento são essenciais.
3. Garanta o alinhamento entre o setor financeiro e a contabilidade
Muitas empresas possuem contabilidade externa à organização. Como o fechamento de mês é um processo tanto contábil quanto financeiro, é importante alinhar com a contabilidade os documentos necessários a serem entregues para o fechamento contábil.
Normalmente, o setor financeiro fica responsável pela coleta e entrega dos documentos à contabilidade ou departamento contábil interno.
Nesse sentido, é essencial garantir a integração entre esses dois protagonistas do fechamento de mês.
4. Defina os itens que serão apurados, atividades e documentos necessários
A contabilidade já possui uma lista do que deve ser apurado em fechamento de mês conforme as obrigações contábeis, como lançamento de impostos, cálculos de folha de pagamento e elaboração de holerites, e elaboração de livros obrigatórios.
O departamento financeiro, como já dissemos anteriormente, tem a responsabilidade de reunir todos os documentos necessários para a contabilidade.
Esses documentos são todos os que comprovam movimentações ao longo do mês. Sendo que essas movimentações podem ser fiscais, contábeis/financeiras e trabalhistas.
Em relação às movimentações trabalhistas, alguns exemplos de documentos essenciais são:
- recibos de pagamentos de salários,
- férias,
- vale-transporte e pró-labore a funcionários,
- recibos de pagamentos a autônomos,
- recibos de pagamento de rescisões,
- atestados médicos de funcionários,
- guia de impostos e contribuições como INSS, FGTS e sindical.
Já para a apuração das movimentações fiscais, os documentos essenciais são:
- Notas fiscais de todos os tipos (de prestação e contratação de serviços, de compras de bens, saída e entrada de produtos, de concessionárias de telefonia e energia elétrica, e outras), sejam elas físicas, digitalizadas ou eletrônicas.
Ou seja, notas fiscais que comprovem saída e entrada de todos os produtos e serviços. - Comprovantes de pagamento de todos os impostos referente ao regime da empresa;
Por fim, os documentos necessários para comprovar as movimentações contábeis/financeiras são:
- Extratos de todos os tipos: de contas bancárias, de cartões de crédito, de aplicações, de empréstimos e outros;
- Comprovantes diversos de despesas e receitas;
- Recibos e contratos como aluguel, contratos a pagar, honorários e outros.
Além da coleta e entrega de documentos, o departamento de finanças faz o fechamento de mês financeiro.
Este que inclui atividades como:
- Fechamento de caixa;
- Conciliação bancária;
- Análise de contas a receber e a pagar;
- Pagamentos;
- Conferência de entradas e saídas não identificadas;
- Levantamento de adiantamentos recebidos e levantamento de despesas antecipadas.
O fechamento de mês financeiro também pode incluir um processo de análise estratégica.
Isto é, a comparação de receitas e despesas com as projeções e outros tipos de análises que forem pertinentes, como:
- Análise de despesas por centros de custo;
- Receita por projeto;
- Viabilidade dos projetos;
- Necessidade de atualização de projeções;
- Etc.
De qualquer maneira, é ideal que o departamento financeiro faça uma lista de itens que serão apurados, atividades envolvidas e relatórios que serão entregues, conforme a necessidade do negócio.
Para essa listagem de itens a serem apurados, lembre-se de levar em conta ativos, passivos, receitas, despesas e bens patrimoniais.
Não se esqueça de manter também o controle de estoque atualizado no fechamento de mês.
É essencial lembrar que o controle de estoque afeta diretamente os demonstrativos financeiros, além de ser essencial para as análises voltadas para o planejamento de vendas/comercial.
5. Acompanhe o fechamento na prática e busque otimizações
Definidos os participantes e suas responsabilidades, o cronograma, os itens que serão apurados, documentos necessários e relatórios que serão entregues – chegada a data, a empresa estará pronta para o fechamento mensal.
Ou não.
Na verdade, além do planejamento e da execução das atividades de fechamento de mês, para que a empresa esteja plenamente pronta, é necessário acompanhá-lo e otimizá-lo com boas práticas que facilitarão esse processo.
A seguir, listamos boas práticas que não podem faltar no fechamento do mês na sua empresa.
Boas práticas para o fechamento de mês na sua empresa
1. Realize movimentações financeiras diariamente
Não deixe acumular movimentações financeiras. O volume de movimentações e a demora para processar informações pode gerar falhas no controle do fluxo de caixa e lacunas nas informações posteriormente.
2. Realize conciliação bancária diariamente e mantenha o fluxo de caixa atualizado
Cruzar as movimentações financeiras diariamente, manter o fluxo de caixa e os seus sistemas financeiros/contábeis atualizados, evita perda de informações e sobrecarga no fechamento do mês.
Confira nosso artigo sobre como realizar conciliação bancária para entender melhor sobre o assunto.
3. Registre detalhes sobre todas as entradas e saídas
Padronize categorias de gastos e especifique todas as informações necessárias sobre todas as entradas e saídas, independentemente do valor.
Isto ajuda tanto no fechamento do mês quanto no acompanhamento em tempo real das entradas e saídas para a tomada de decisão e planejamento.
4. Exija, forneça e armazene corretamente as notas fiscais
As notas fiscais são essenciais para o fechamento de mês contábil. Por isso, forneça e exija notas que comprovem as entradas e saídas de produtos e serviços.
No entanto, não se esqueça de armazená-las corretamente para não correr o risco de perder as notas fiscais.
O ideal é contar com sistemas inteligentes, como o VExpenses, que digitalizam e agrupam notas fiscais de despesas de funcionários, eliminando a necessidade de notas fiscais em papel.
5. Invista na organização de documentos
Você viu: são muitos comprovantes e documentos que precisará para o fechamento do mês. Por isso, o ideal é armazená-los de maneira organizada assim que recebê-los.
Se você ainda não organiza esses documentos, é interessante investir um tempo para encontrar uma forma eficaz de organizá-los, como por data e categoria.
Que tal usar as categorias de movimentações que listamos acima, por exemplo?
Para diminuir o caos no fechamento do mês, a organização deve ser um hábito constante durante o mês todo.
6. Use softwares que auxiliam no controle financeiro
O fechamento de mês envolve muitas burocracias e diversas etapas podem ser automatizadas com o auxílio de softwares.
Por exemplo, aplicativos de contabilidade que auxiliam no fluxo de informações e obrigações contábeis, sistemas de automação de cobranças e envio de nota fiscal, pagamentos e fluxo de caixa, aplicativos para reembolso de despesas corporativas entre outros.
As soluções tecnológicas possibilitam alocar mais tempo em atividades estratégicas como planejamento e análise.
Afinal para que serve o fechamento de mês se não sobrar tempo para tirar informações para planejar movimentações e vendas nos próximos meses?
7. Extraia dados valiosos do fechamento de mês para planejar o futuro
O fechamento de mês não deve agregar apenas na sobrevivência da empresa, mas também no crescimento.
Aproveite as nossas dicas de boas práticas de fechamento de mês para ganhar tempo para atividades de planejamento, análise e otimização.
São poucas as empresas que entendem o poder de análise dos seus números contábeis e financeiros.
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E você, como faz para se preparar para não esquecer nada no fechamento de mês da sua empresa? Deixe sua contribuição nos comentários e aproveite para explorar mais assuntos do departamento financeiro em nosso blog!