A redução de custos com nuvem é uma das estratégias mais eficientes para uma empresa se destacar e conquistar vantagem competitiva. Isso porque as soluções baseadas nessa tecnologia podem ser aproveitadas para que sua empresa tenha um retorno maior de outras despesas operacionais — aquelas inevitáveis.
É o caso do armazenamento de arquivos. Em vez de gastar com arquivos físicos, servidores, tinta, papel, etc., você apenas paga um serviço em nuvem e deixa de se preocupar. Outro exemplo é a questão do reembolso de despesas corporativas. Com uma solução adequada, você tem todos os dados à disposição e evita divergências.
Porém, apenas ter soluções em nuvem é insuficiente. É preciso saber usá-las da forma correta para que tragam o retorno esperado. É o que vamos abordar neste post. Aqui, você entenderá melhor esse assunto e saberá como fazer uma boa gestão de despesas com licenças e softwares. Leia mais!
O que é a nuvem?
O termo nuvem é utilizado para se referir a uma rede global de servidores com funções específicas. Todos esses equipamentos — localizados em diferentes lugares — estão conectados e operam como um ecossistema único. Assim, executam várias atividades. Por exemplo:
- Armazenamento e gestão de dados;
- Execução de aplicativos;
- Fornecimento de serviços ou conteúdos, como sistemas de gestão financeira e transmissão de vídeos.
A tecnologia baseada nesse termo é chamada de cloud computing, ou computação em nuvem. Ela se refere à disponibilidade desses servidores globais para atuação sob demanda. Assim, os dispositivos dos usuários do serviço conseguem utilizar a rede, o armazenamento, o banco de dados, o software e outros recursos por meio da internet.
Uma das principais vantagens é a possibilidade de interação. Como não existe um local fixo de armazenamento, várias pessoas conseguem manusear o arquivo ou o sistema ao mesmo tempo.
É muito diferente do que acontecia antigamente. Antes, era obrigatório que o colaborador estivesse na empresa para acessar esses dados. Ou, pelo menos, que enviasse uma versão para seu e-mail ou guardasse em um pendrive.
Porém, as edições feitas poderiam ser perdidas, justamente porque somente uma pessoa tinha as condições de executá-las. Agora não. Todas as alterações são armazenadas e ficam identificadas no software de computação em nuvem.
Com isso, há mais segurança no armazenamento de dados. Sem contar os outros benefícios verificados na tecnologia, como:
- Atualizações constantes dos sistemas;
- Cumprimento de todas as normas de regulamentação e segurança dos dados;
- Suporte amplo, caso algo aconteça com a solução e ela deixe de funcionar.
Aqui, começa a ficar claro por que a computação em nuvem ajuda a reduzir custos. Afinal, toda essa parte operacional dos sistemas deixa de ficar sob a responsabilidade da sua equipe. Ainda tem mais, conforme veremos ao longo deste post.
Quais são os custos que se tem com a nuvem?
Apesar de garantir a redução de custos, a nuvem também implica alguns gastos. No entanto, eles são muito menores, porque tendem a incidir somente uma vez.
De modo geral, existem duas etapas críticas nas quais os custos são aplicados. Veja quais são elas:
- Implantação inicial da arquitetura em nuvem: foca o curto prazo para garantir que a empresa comece a utilizar a solução. Aqui, estão incluídos alguns quesitos, como a seleção dos serviços, a forma de armazenamento dos dados e o tempo de atividade dos servidores. Tudo isso é determinado pelas necessidades da empresa e o orçamento de TI disponível;
- Gestão do ambiente em produção: implica o pagamento do monitoramento contínuo dos recursos operacionais contratados. Portanto, tem relação com a manutenção e os investimentos mensais, que podem ser diminuídos. Alguns exemplos são programação do horário de funcionamento dos servidores, recursos ociosos e não utilizados, dimensionamento, alterações das formas de contratação e estratégia de armazenamento.
Para entender melhor sobre a questão da redução de custos com a nuvem, ainda, é preciso falar da escalabilidade. Esse termo se refere à capacidade da empresa crescer em quantidade de clientes e em faturamento sem elevar os gastos de forma proporcional.
No que se refere às soluções em nuvem, isso significa aumentar ou diminuir os recursos e a funcionalidade de acordo com a necessidade da empresa. Assim, você evita pagar por itens não utilizados.
Para ficar mais claro, basta ver como era antigamente. Você contratava um sistema que era instalado nos computadores da empresa. O pacote era fechado e a mensalidade, também. Portanto, mesmo que o negócio não utilizasse alguma funcionalidade, ela estava incluída no valor.
Agora, é diferente. Com os sistemas em nuvem, é possível contratar apenas os recursos e o espaço de armazenamento necessários. Além disso, existe a possibilidade de aumentar ou diminuir o plano conforme a demanda.
Isso garante que, em um período de crise, a empresa gaste menos. Por sua vez, se estiver em um momento de alta demanda, fica fácil aumentar os recursos disponíveis para atender às necessidades organizacionais.
Quais são os modelos de custo da nuvem?
As soluções de computação em nuvem sempre cobram de acordo com os recursos contratados. Podem existir planos personalizados ou padronizados. No entanto, costuma haver mais flexibilidade.
Isso também depende do modelo de nuvem adotado. Existem 3 alternativas. Veja quais são elas.
Nuvem pública
É o modelo mais popular, no qual os recursos são oferecidos de maneira virtual. O acesso é feito pela internet e podem ser designados diferentes níveis de acesso e escalabilidade. Portanto, a empresa paga somente pelo que utiliza.
Nesse cenário, as principais vantagens são:
- Escalabilidade ilimitada;
- Recursos sob demanda, com possibilidade de aumento ou redução da infraestrutura a qualquer momento;
- Confiabilidade, porque há um grande número de servidores disponíveis;
- Custos controláveis;
- Disponibilidade.
Nuvem privada
Nesse modelo, os recursos físicos são compartilhados. Portanto, são atendidas as necessidades de apenas uma empresa. Com isso, a implementação pode ser feita diretamente na companhia, de forma interna, ou disponibilizada por um fornecedor, como acontece com a nuvem pública.
Todas as vantagens da nuvem pública são asseguradas. No entanto, os recursos físicos não são divididos. Ou seja, há um servidor dedicado para a empresa. Portanto, o custo é mais elevado.
Na prática, a nuvem privada é mais utilizada por grandes companhias. Especialmente, aquelas com várias filiais e que desejam facilitar o acesso aos sistemas. Os principais benefícios são:
- Confiabilidade;
- Controle total dos recursos, com a possibilidade de configurar o servidor da maneira que deseja;
- Possibilidade de usar sistemas legados, ou seja, aqueles já utilizados na empresa e que podem ser integrados;
- Segurança;
- Atendimento à cultura devido à alta personalização.
Nuvem híbrida
Mistura os dois modelos anteriores. Assim, cada um deles executa uma função. Dessa maneira, a parte da nuvem pública garante a escalabilidade, enquanto a privada aumenta a segurança para o armazenamento de dados sensíveis.
A nuvem híbrida é implementada a partir de uma integração. Dentre os benefícios alcançados, estão:
- Escalabilidade e flexibilidade;
- Controle de custos;
- Possibilidade de personalização.
Como a nuvem tende a reduzir seus custos?
O grande foco da redução de gastos com tecnologia se relaciona à infraestrutura física de TI. Há um grande número de despesas fixas, especialmente com hardwares, equipamentos, servidores, etc. Isso também eleva os gastos com energia elétrica. Com a nuvem, boa parte desses valores deixa de existir.
Além disso, a mão de obra não precisa ficar disponível para solucionar problemas e instabilidades. Afinal, o fornecedor contratado é responsável por essas questões. Assim, alguns dos fatores que fazem a computação em nuvem reduzir custos, são:
- Baixo investimento inicial, já que o custo de implementação é baixo e não exige equipamentos sofisticados nem conhecimentos complexos na maioria dos casos;
- Menor rotatividade, já que é possível permitir que a escala e o local de trabalho dos colaboradores seja flexível. Assim, eles têm mais autonomia e isso interfere na redução do fluxo de contratações e demissões;
- Redução dos gastos com manutenção, mesmo mantendo o sistema sempre atualizado e seguro.
Outro fator é que o cloud computing garante a otimização dos processos de TI. Além de ajudar na transformação digital da empresa, também contribui para a adoção de práticas inovadoras na rotina de trabalho e o desenvolvimento de produtos e soluções.
Mais do que isso, assegura o aumento da produtividade e a redução de custos. Tudo isso faz com que as empresas brasileiras invistam muito nessa tecnologia. Tanto é que 94% dos negócios já utilizam algum serviço em nuvem.
Além disso, o investimento em nuvem deve alcançar 482 bilhões de dólares em 2022. No ano anterior, a cifra chegou a 396 bilhões de dólares.
O que pode ser feito para reduzir os custos?
Para reduzir os custos com nuvem, é preciso escolher o fornecedor certo e que apresente o melhor custo-benefício. Além disso, é necessário pensar nas necessidades da empresa para definir quais sistemas são realmente necessários.
Assim, sua empresa alcança mobilidade, disponibilidade e tem acesso a tudo que precisa. No entanto, com gastos mais baixos. Ainda é importante saber gerenciar os custos, como veremos em seguida.
O que é gerenciamento de custos da nuvem?
A prática de gerenciar os custos da nuvem consiste em entender e administrar as necessidades da empresa relacionadas à tecnologia de cloud computing. Assim, é possível alcançar eficiência e maximizar o uso dos recursos. Por exemplo:
- Máquinas virtuais;
- Armazenamento;
- Memória;
- Tráfego de rede;
- Licenças de software;
- Suporte.
Todos esses gastos são variáveis e descentralizados. Por isso, a visibilidade é dificultada. Com uma boa estratégia de gestão de despesas recorrentes é possível analisá-los melhor, assim como o consumo. Dessa forma, fica mais fácil fazer um planejamento.
Essa característica ainda garante que as empresas façam sua contabilidade de maneira acertada. Da mesma forma, o desempenho e a gestão de rendimento da tecnologia são aprimorados.
Como gerenciar os custos?
Para fazer um bom gerenciamento de custos com o cloud computing, é preciso adotar as seguintes boas práticas:
- Faça um bom planejamento e análise das necessidades da empresa. Lembre-se de ter objetivos claros e um plano de execução. Ainda, defina a quantidade de recursos necessária. Assim, é possível conquistar um excelente custo-benefício e reduzir custos com a nuvem;
- Faça otimizações prevendo as necessidades de fornecimento e dimensionando os recursos. Além disso, crie os ambientes de testes quando forem realmente necessários. Em seguida, elimine-os para evitar gastos desnecessários;
- Tenha uma cultura consciente dos custos. Isso exige uma mudança da cultura organizacional para que todos saibam por que isso é importante;
- Torne-se nativo em nuvem. Dessa forma, é possível seguir uma abordagem que cria e executa aplicativos que exploram as diferentes vantagens da tecnologia;
- Explore as oportunidades, utilizando o modelo de serviço com pagamento de acordo com o uso.
Para tudo isso, é importante utilizar um cartão que ajude na gestão de pagamentos recorrentes para uso corporativo. Ele permite que os gastos do setor de TI sejam especificados e estejam relacionados a uma plataforma de gestão de despesas, como a do VExpenses.
Isso também ajuda a controlar os gastos e fazer a alocação de valores nas contas contábeis corretas. Outras vantagens são:
- Conciliação de gastos automática;
- Contraposição de gastos com o limite da política de despesas;
- Atribuição aos centros de custos corretos;
- Disponibilização do comprovante de despesa associado ao lançamento.
Assim, o cartão corporativo é voltado para gastos com infraestrutura, assinatura de serviços e outros detalhes. Portanto, com uma solução de gestão de reembolsos, adiantamentos e cartões corporativos, você tem mais visibilidade nos processos e evita surpresas no final do mês.
Tudo isso ajudará no seu propósito de redução de custos com nuvem. Dessa forma, sua empresa terá mais eficiência e controle dos valores investidos. Especialmente, se contar com as soluções certas.Então, que tal aproveitar? Acesse o site e conheça as possibilidades que o VExpenses oferece!