Redução de custos de TI: como preservar a qualidade e segurança?

Saiba como administrar e fazer redução de custos de TI sem perder qualidade e segurança nos processos da sua empresa agora mesmo!
8 de dezembro de 2021
9 min de leitura

Saiba como administrar e fazer redução de custos de TI sem perder qualidade e segurança nos processos!

Quais os principais custos que devem ser considerados na gestão dos recursos de TI?

A gestão de custos de TI deve ser uma atividade estratégica – capaz de agregar em transparência, fundamentar decisões, otimizar recursos e fazer redução de custos de TI.

Para a redução de custos de TI, primeiramente, deve ser feito um levantamento dos gastos. 

Considere todas as despesas de TI, por exemplo:

  • Gastos relacionados à infraestrutura de TI
  • Servidores
  • Armazenamento (sistemas data center)
  • Largura da banda
  • Licenças e softwares empresariais
  • Manutenções

É importante lembrar que a redução de custos de TI não deve ser associada apenas a cortes, mas também à otimização de recursos e ao papel estratégico da TI para os negócios. 

Não basta fazer redução de custos de TI indiscriminadamente, já que toda a estrutura de TI é essencial para o funcionamento da empresa. Assim, é necessário administrar e fazer redução de custos de TI com bastante cuidado, preservando qualidade e segurança.

Afinal, o uso de equipamentos e ferramentas adequados e a segurança da informação otimizam os processos e evitam prejuízos para o negócio. 

Assim, para a redução de custos de TI é essencial também analisar os custos e processos – para tornar a alocação de investimentos em TI mais eficiente e bem direcionada. 

Como administrar os custos de TI?

Um dos grandes desafios para a redução de custos de TI, é a fragmentação dos serviços e infraestruturas pelas organizações, o que dificulta o controle desses custos, podendo haver redundância nos cálculos de gastos. 

Além disso, o departamento de TI pode não contar com funcionários capacitados para o controle financeiro em si. 

Por isso, também é importante a integração entre o departamento de TI e o financeiro da empresa, com processos que favoreçam a mensuração, visibilidade e transparência dos custos.

Para administrar as despesas de TI, é interessante os pontos a seguir. 

1. Mensuração de todos os custos de TI 

Faça o levantamento de custos de TI do negócio – mesmo de dispersos entre os departamentos, considerando não só a infraestrutura de TI, mas também todos os softwares e licenças. 

Para o levantamento de custos, é interessante analisar o histórico de gastos

Não deixe de considerar também custos relacionados a consertos e manutenções

Custos não frequentes tendem a passar despercebidos, gerando falta de previsibilidade financeira. 

2. Integração entre o departamento de TI e o administrativo-financeiro

A gestão de gastos integrada entre o TI e o administrativo-financeiro pode gerar benefícios para a redução de custos de TI – onde acesso à informação, análise e controle são essenciais. 

A descentralização de gastos do financeiro e atribuição da responsabilidade da gestão de custos ao gestor de cada área é uma prática bastante vantajosa nesses momentos.

A descentralização fornece mais autonomia para os departamentos, que ganham mais visibilidade sobre os gastos e, assim, conseguem tanto controlar melhor as despesas, quanto provar o retorno financeiro frente aos investimentos feitos na área.

Claro que a descentralização precisa ser feita com métodos que ofereçam segurança e controle. Uma boa ferramenta para isso é o uso de diferentes cartões corporativos nos departamentos.

Existem algumas soluções modernas em cartões corporativos, como o do VExpenses, que favorece o acesso a informações em tempo real, por ser nativamente integrado à plataforma de gestão de despesas e prestação de contas.

A integração na gestão de custos ajuda a identificar gastos, oportunidades de redução de custos de TI com ferramentas que não são utilizadas e a monitorar gastos pontuais, que podem ser reduzidos conforme monitoramento e manutenções preventivas. 

O melhor controle financeiro para a redução de custos de TI permite o uso de indicadores para tomada de decisões, tornando a gestão mais orientada a dados, analítica e eficiente.

É importante também que haja um processo de prestação de contas bem estabelecido e fluxo de aprovação de orçamentos bem desenhado.

3. Otimização na gestão de gastos e pagamentos

É necessário otimizar o controle dos gastos em TI, para então conseguir mais visibilidade e transparência para promover a redução de custos de TI.

Como falamos anteriormente, para controlar os custos de TI pode ser interessante o uso do Cartão Controle Corporativo do VExpenses. 

O Cartão Controle é aceito como meio de pagamento na modalidade de crédito e também permite o agendamento de pagamentos recorrentes, além de evitar estouros de orçamento com teto de gastos.

Oferece diversos benefícios para o departamento de TI e para redução de custos de TI, como:

  • Centraliza o controle de gastos de TI, que ficaram reunidos em uma mesma fatura;
  • Facilita a classificação de despesas por centros de custos;
  • Facilita a integração de informações entre a gestão de TI e o financeiro, já que os custos estarão centralizados em uma fatura específica;
  • Melhora a autonomia para o departamento de TI, que deixa de contar com barreiras e burocracias financeiras para realizar atividades, tendo maior liberdade para gerenciar o orçamento disponível para a TI;
  • Mais e melhor controle dos gastos/custos para o CTO e o DevOps, fazendo controle entre orçado e realizado em tempo real;
  • Melhora também o controle de gastos de TI para o departamento financeiro, facilitando a conciliação contábil quando nativamente integrado com a plataforma de gestão de despesas e prestação de contas, e otimizando o processo de fechamento de mês;
  • Facilita a identificação de serviços que não são mais utilizados e são cobrados de maneira recorrente.

Como fazer redução de custos de TI sem perder qualidade e segurança?

1. Mapeamento de processos

Para a redução de custos de TI de maneira eficiente, é interessante conhecer todos os recursos de TI utilizados e mal utilizados na empresa. 

O mapeamento de processos é um aliado para isso, pois permite conhecer os processos da empresa e os recursos que são utilizados, identificando gargalos, desperdícios e oportunidades de melhorias e redução de custos de TI. 

É uma atividade multidisciplinar que não envolve apenas o departamento de TI, mas é premissa para cortes de custos sem perda de qualidade nos serviços. 

2. Reavaliação de ferramentas, fornecedores e contratos

Para a redução de custos de TI, ao entender quais ferramentas são essenciais e bem utilizadas, é possível identificar também os pontos fracos.

É interessante fazer levantamento de todas as ferramentas, os fornecedores e contratos. 

Assim, renegociar recursos e contratos pode ser eficaz para a redução de custos de TI. 

Buscar novos fornecedores e revisar orçamentos, também é importante para a redução de custos de TI, podendo fornecer maior poder de barganha para renegociação de contratos atuais. 

A padronização e consolidação de fornecedores, serviços e plataformas também é aliada da redução de custos de TI. Quando os serviços são integrados em uma mesma plataforma ganha-se em controle e agilidade nos processos, mas também é possível obter descontos, promoções e outras vantagens. 

3. Ferramentas de gerenciamento 

Ferramentas de gestão tanto de recursos da TI, como plataforma de gestão multicloud, quanto ferramentas de gestão de despesas, facilitam os processos de trabalho, análise de eficiência e promovem ganho de tempo para a equipe. 

Para a redução de custos de TI, as ferramentas de gerenciamento podem servir tanto como guia, como economizar tempo e melhorar as rotinas de trabalho – essencial para otimização de recursos. Também facilitam a gestão de pagamentos recorrentes e evita esquecimentos.

É importante também contar com ferramentas de gestão de tarefas, como softwares para abertura de chamados. Novamente, é interessante que as ferramentas sejam integradas e validadas em processos bem estabelecidos.  

4. Automatização e terceirização de processos

Para a redução de custos de TI, a automatização de processos também é essencial, além de melhorar a qualidade e a precisão do trabalho. Verifique rotinas que é possível automatizar ou terceirizar para outras plataformas.

Considere automatizar processos como: varreduras, atualizações de software, backups, monitoramentos de dispositivos e redes, documentações.

Para a redução de custos de TI com terceirização é preciso levar em conta a operação em si e fazer uma análise de viabilidade mais aprofundada. É possível terceirizar processos relacionados a suporte, segurança, administração de dispositivos e aplicativos, recuperação de desastres, além de outsourcing de infraestrutura. 

5. Monitoramento e manutenções

Processos de monitoramento e manutenção ajudam na redução de custos de TI à medida que permitem identificar e prever possíveis falhas e problemas operacionais – gerando previsibilidade de custos. 

Gastos com consertos e problemas tendem a ter baixo impacto nas receitas a curto prazo, mas a longo prazo, podem impactar bastante. Por isso, para a redução de custos de TI é necessário manutenções preditivas e processos de monitoramento.

6. Cloud Computing

O investimento em cloud computing ajuda na redução de custos de TI e na otimização de recursos e mobilidade operacional. 

Garante maior flexibilidade para a operação e auxilia na automatização de tarefas. 

São muitas possibilidades para aproveitar a tendência de cloud computing

O benefício mais direto para a redução de custos de TI é a redução de custos com infraestrutura, mas os benefícios gerados para uma equipe mais produtiva também impactam diretamente os custos. 

E você, quais ações você adotaria para redução de custos de TI? Está levando em conta o papel estratégico da TI e a segurança na redução de custos de TI? Comente conosco!

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Marcela Rucireta
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